Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Google ドキュメントにテキストを追加する
試してみる
■概要
Asanaでタスク管理を行い、その内容を会議の議事録やプロジェクトのレポートとしてGoogle ドキュメントにまとめる際、手作業での情報転記は時間がかかり、更新漏れも発生しがちです。特に、AsanaとGoogle ドキュメント間での手動連携は、重要な情報の欠落に繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクを追加するだけで、指定したGoogle ドキュメントにタスク情報が自動で追記されるため、こうした連携作業を効率化し、情報の正確性を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogle ドキュメントを併用し、タスク情報を手作業で転記している方
- Asanaでのタスク管理とGoogle ドキュメントでの資料作成を効率化したい方
- タスクの決定事項や更新履歴を、漏れなくドキュメントに集約したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけで自動でGoogle ドキュメントにテキストが追記され、転記作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記漏れやコピー＆ペーストのミスを防ぎ、ドキュメントの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」アクションを設定して、Asanaから取得したタスク情報を指定のドキュメントに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいプロジェクトを任意で指定してください。
- Google ドキュメントのオペレーション設定では、テキストを追加したいドキュメントファイルを任意で指定してください。
- 同じくGoogle ドキュメントのオペレーションで、追加するテキスト情報を任意に設定できます。Asanaのタスク名や担当者、期日など、必要な情報を組み合わせてフォーマットを自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- AsanaとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「AsanaとGoogleドキュメントを連携して、プロジェクト管理を効率化したい！」
「Asanaに新しいタスクが追加されるたびに、その内容を議事録や関連資料用のGoogleドキュメントに手作業で転記していて、正直面倒だしミスも怖い…」
このように、複数のSaaSをまたいだ手作業での情報連携に限界を感じていませんか？
もし、Asanaで発生したアクションをきっかけに、自動でGoogleドキュメントに必要な情報を追記する仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放され、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎながら、より創造的なコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に構築できます。
日々の業務負担を大きく軽減するものなので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAsanaとGoogleドキュメントを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Google ドキュメントにテキストを追加する
試してみる
■概要
Asanaでタスク管理を行い、その内容を会議の議事録やプロジェクトのレポートとしてGoogle ドキュメントにまとめる際、手作業での情報転記は時間がかかり、更新漏れも発生しがちです。特に、AsanaとGoogle ドキュメント間での手動連携は、重要な情報の欠落に繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクを追加するだけで、指定したGoogle ドキュメントにタスク情報が自動で追記されるため、こうした連携作業を効率化し、情報の正確性を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogle ドキュメントを併用し、タスク情報を手作業で転記している方
- Asanaでのタスク管理とGoogle ドキュメントでの資料作成を効率化したい方
- タスクの決定事項や更新履歴を、漏れなくドキュメントに集約したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけで自動でGoogle ドキュメントにテキストが追記され、転記作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記漏れやコピー＆ペーストのミスを防ぎ、ドキュメントの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」アクションを設定して、Asanaから取得したタスク情報を指定のドキュメントに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいプロジェクトを任意で指定してください。
- Google ドキュメントのオペレーション設定では、テキストを追加したいドキュメントファイルを任意で指定してください。
- 同じくGoogle ドキュメントのオペレーションで、追加するテキスト情報を任意に設定できます。Asanaのタスク名や担当者、期日など、必要な情報を組み合わせてフォーマットを自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- AsanaとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AsanaとGoogleドキュメントを連携してできること
AsanaとGoogleドキュメントのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたタスク情報の転記やドキュメントの更新といった作業を完全に自動化できます。
この連携により、情報共有のスピードと正確性が向上し、チーム全体の生産性を高めることが可能になります。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Googleドキュメントにテキストを追加する
Asanaの特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されると、そのタスク名や担当者、期日などの情報を自動的に指定のGoogle ドキュメントに追記します。
この連携は、会議の議事録やプロジェクトの進捗報告書などにAsanaのタスク情報をリアルタイムで反映させたい場合に非常に有効であり、手作業による転記の手間とミスを根本からなくすことができます。
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Google ドキュメントにテキストを追加する
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■概要
Asanaでタスク管理を行い、その内容を会議の議事録やプロジェクトのレポートとしてGoogle ドキュメントにまとめる際、手作業での情報転記は時間がかかり、更新漏れも発生しがちです。特に、AsanaとGoogle ドキュメント間での手動連携は、重要な情報の欠落に繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクを追加するだけで、指定したGoogle ドキュメントにタスク情報が自動で追記されるため、こうした連携作業を効率化し、情報の正確性を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogle ドキュメントを併用し、タスク情報を手作業で転記している方
- Asanaでのタスク管理とGoogle ドキュメントでの資料作成を効率化したい方
- タスクの決定事項や更新履歴を、漏れなくドキュメントに集約したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけで自動でGoogle ドキュメントにテキストが追記され、転記作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記漏れやコピー＆ペーストのミスを防ぎ、ドキュメントの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」アクションを設定して、Asanaから取得したタスク情報を指定のドキュメントに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいプロジェクトを任意で指定してください。
- Google ドキュメントのオペレーション設定では、テキストを追加したいドキュメントファイルを任意で指定してください。
- 同じくGoogle ドキュメントのオペレーションで、追加するテキスト情報を任意に設定できます。Asanaのタスク名や担当者、期日など、必要な情報を組み合わせてフォーマットを自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- AsanaとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaのプロジェクトに特定条件に合うタスクが追加されたら、Googleドキュメントにテキストを追加する
Asanaのプロジェクトに追加されたタスクの中から、例えば「緊急」タグがついているものや特定の担当者がアサインされたものなど、あらかじめ設定した条件に合致するタスクの情報だけをGoogleドキュメントに自動で追記します。
この分岐処理を含む連携により、膨大なタスクの中から重要な情報だけをフィルタリングしてドキュメント化できるため、情報の整理や共有がより的確かつ効率的になります。
Asanaのプロジェクトに特定条件に合うタスクが追加されたら、Googleドキュメントにテキストを追加する
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■概要
プロジェクト管理ツールのAsanaでタスクを管理し、議事録やメモをGoogleドキュメントで作成していると、両ツール間で情報を手作業で転記する手間が発生しがちです。このワークフローを活用することで、Asanaの特定のプロジェクトに条件に合うタスクが追加された際に、自動でGoogleドキュメントへテキストを追記できるようになり、AsanaとGoogleドキュメント間の連携に伴う作業を効率化し、転記漏れなどのミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaでプロジェクトを管理し、Googleドキュメントで議事録や仕様書などを作成している方
- AsanaとGoogleドキュメント間の情報転記作業に手間を感じ、自動化したいと考えている方
- タスクの進捗や決定事項の記録を、正確かつ効率的に行いたいチームリーダーや担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクが追加されると、自動でGoogleドキュメントに情報が追記されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記ミスや、重要なタスクの記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、記録の正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogleドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定し、対象のプロジェクトを指定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致するタスクの場合のみ、後続の処理に進むように設定します
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、指定したドキュメントにAsanaのタスク情報を自動で追記します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐条件では、どのようなタスクが追加された際にGoogleドキュメントへ追記処理を行うか、担当者やタスクのセクション、タグなどの情報をもとに任意で設定してください
- Googleドキュメントに追加する情報は、Asanaから取得したタスク名や詳細、期日などの情報の中から、必要なものを組み合わせて自由に設定してください
■注意事項
- AsanaとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
AsanaとGoogleドキュメントの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にAsanaとGoogleドキュメントを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでAsanaとGoogleドキュメントの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Googleドキュメントにテキストを追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- AsanaとGoogleドキュメントをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Asanaのトリガー設定およびGoogleドキュメントのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Google ドキュメントにテキストを追加する
試してみる
■概要
Asanaでタスク管理を行い、その内容を会議の議事録やプロジェクトのレポートとしてGoogle ドキュメントにまとめる際、手作業での情報転記は時間がかかり、更新漏れも発生しがちです。特に、AsanaとGoogle ドキュメント間での手動連携は、重要な情報の欠落に繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクを追加するだけで、指定したGoogle ドキュメントにタスク情報が自動で追記されるため、こうした連携作業を効率化し、情報の正確性を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogle ドキュメントを併用し、タスク情報を手作業で転記している方
- Asanaでのタスク管理とGoogle ドキュメントでの資料作成を効率化したい方
- タスクの決定事項や更新履歴を、漏れなくドキュメントに集約したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけで自動でGoogle ドキュメントにテキストが追記され、転記作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記漏れやコピー＆ペーストのミスを防ぎ、ドキュメントの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」アクションを設定して、Asanaから取得したタスク情報を指定のドキュメントに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいプロジェクトを任意で指定してください。
- Google ドキュメントのオペレーション設定では、テキストを追加したいドキュメントファイルを任意で指定してください。
- 同じくGoogle ドキュメントのオペレーションで、追加するテキスト情報を任意に設定できます。Asanaのタスク名や担当者、期日など、必要な情報を組み合わせてフォーマットを自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- AsanaとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：AsanaとGoogleドキュメントをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
既に各アプリのマイアプリ連携が済んでいる方は、次のステップに進んでください！
【Asanaのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にAsanaと入力し、Asanaをクリックしましょう。
Asanaに登録しているメールアドレスを入力し、「続行」をクリックします。
次の画面でパスワードを入力し、「ログイン」をクリックします。
以上でAsanaのマイアプリ連携は完了です！
【Googleドキュメントのマイアプリ連携】
次に、Googleドキュメントをマイアプリに登録します。
先ほどと同様に、マイアプリの新規接続一覧から、Googleドキュメントをクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
連携したいアカウントを選択します。
画面が遷移したら「次へ」をクリックし、以下の画面で「続行」をクリックしましょう。
マイアプリに各アプリのアイコンが表示されていれば、登録完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
これからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Google ドキュメントにテキストを追加する
試してみる
■概要
Asanaでタスク管理を行い、その内容を会議の議事録やプロジェクトのレポートとしてGoogle ドキュメントにまとめる際、手作業での情報転記は時間がかかり、更新漏れも発生しがちです。特に、AsanaとGoogle ドキュメント間での手動連携は、重要な情報の欠落に繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクを追加するだけで、指定したGoogle ドキュメントにタスク情報が自動で追記されるため、こうした連携作業を効率化し、情報の正確性を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogle ドキュメントを併用し、タスク情報を手作業で転記している方
- Asanaでのタスク管理とGoogle ドキュメントでの資料作成を効率化したい方
- タスクの決定事項や更新履歴を、漏れなくドキュメントに集約したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけで自動でGoogle ドキュメントにテキストが追記され、転記作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記漏れやコピー＆ペーストのミスを防ぎ、ドキュメントの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」アクションを設定して、Asanaから取得したタスク情報を指定のドキュメントに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいプロジェクトを任意で指定してください。
- Google ドキュメントのオペレーション設定では、テキストを追加したいドキュメントファイルを任意で指定してください。
- 同じくGoogle ドキュメントのオペレーションで、追加するテキスト情報を任意に設定できます。Asanaのタスク名や担当者、期日など、必要な情報を組み合わせてフォーマットを自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- AsanaとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Asanaのトリガー設定
最初の設定です！まずは以下の赤枠をクリックしてください。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報が間違っていないかを確認します。
アクションは「特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら」を選択し、次に進みましょう！
次の画面で、必須項目を設定しましょう！
まず「トリガーの起動間隔」を選択します。
トリガーの起動間隔は、5分・10分・15分・30分・60分から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
「ワークスペースID」と「プロジェクトID」は、以下の画像のように入力バーをクリックすると候補が出てくるので該当するものをクリックしましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプット（取得した値）が表示されます。
このアウトプットは、次の設定で活用します。
問題がなければ、「保存」をクリックします。これで、Asanaのトリガー設定は完了です！
ステップ4：Googleドキュメントに追加する設定
最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう。
以下の画面に遷移したら、タイトルとアクションは任意で設定し、連携するアカウント情報を確認しましょう。
間違いがなければ、「次へ」をクリックします。
API接続設定の画面で、各項目を入力しましょう。
- ドキュメントID：表示される候補からテキストを追加したいドキュメントIDを選択してください。
※URL内の「/document/d/●●●/」の●●●がドキュメントIDとなります。
- 追加するテキスト：任意で作成した文章と前ステップで取得した情報を組み合わせて自由に入力してください。
※今回は以下のように設定してみました。
入力が完了後、「テスト」をクリックしましょう。テストに成功したら、Googleドキュメントに追加されているか確認をしてください。
問題がなければ、「保存する」をクリックし、すべての設定は完了です！
ステップ5：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
以上、「Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Googleドキュメントにテキストを追加する」方法でした！
AsanaやGoogleドキュメントのAPIを使ったその他の自動化例
AsanaやGoogleドキュメントのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Asanaを使った自動化例
Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたらNotionに追加したり、タスクが完了したらOutlookで完了メール通知を送ったりできます。また、Asanaでタスクが追加されたら、Googleスプレッドシートに追加したり、Googleスプレッドシートで行が追加されたら、Asanaにタスクを追加したりすることも可能です。さらに、Asanaでタスクが完了したら、Slackに通知するといった自動化も行えます。
Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたらNotionに追加する
試してみる
■概要
Asanaでタスク管理を行い、Notionでプロジェクト情報を集約している場合、双方への情報入力や転記作業に手間を感じていないでしょうか。この手作業は時間を要するだけでなく、入力漏れやミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Asanaの特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されると、自動でNotionのデータベースに情報が連携されるため、タスク管理と情報集約の連携をスムーズにし、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとNotionを併用しており、タスク情報の二重入力に手間を感じている方
- 手作業による情報転記での入力漏れやミスをなくしたいプロジェクト担当者の方
- チーム内のタスク共有と情報の一元管理をより効率的に行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけでNotionへ自動で情報が連携されるため、これまで手作業に費やしていた転記の時間を短縮することができます
- 手作業で起こりがちな入力間違いや、重要なタスク情報の転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとNotionをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定し、対象のプロジェクトを指定します
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、Asanaから取得したタスク情報を任意のデータベースに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionへレコードを追加する際に、どのデータベースを対象にするか任意で設定が可能です
- Notionの各項目には、Asanaから取得したタスク名や期日といった値を埋め込むだけでなく、任意のテキストを固定値として入力することもできます
■注意事項
- Asana、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaでタスクが完了したらOutlookで完了メール通知
試してみる
■概要
プロジェクト管理ツールAsanaでタスクを完了するたびに、関係者へOutlookでメール通知を手作業で行っていませんか？
この定型的な報告業務は、対応漏れのリスクがあるだけでなく、本来集中すべきコア業務の時間を奪ってしまう原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Asanaで特定のタスクが完了したことをトリガーに、Outlookから自動で完了通知メールを送信できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとOutlookを併用しており、タスク完了報告の手間を削減したい方
- 手作業によるメール送信での、通知漏れや宛先間違いなどのミスを防ぎたい方
- プロジェクトの進捗共有を自動化し、チームの連携を円滑にしたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaでタスクを完了させるだけで自動でメールが送信されるため、報告業務にかかっていた時間を短縮できます。
- 人の手を介さずに通知が実行されるため、メールの送信忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、タスクの完了を通知するメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、通知の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で指定することが可能です。
- Outlookのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスを自由に設定できます。また、メールの件名や本文に固定のテキストを設定したり、Asanaから取得したタスク名などの動的な情報を埋め込んだりするカスタムが可能です。
■注意事項
- Asana、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Asanaに新しいタスクが追加されたら、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
Asanaでタスクを管理し、その内容をGoogle スプレッドシートに転記して進捗管理表などを作成する際、手作業による二重入力に手間を感じていないでしょうか。また、手作業での転記は入力ミスや更新漏れの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加された際に、指定したGoogle スプレッドシートへ自動で情報を追加し、タスク管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogle スプレッドシートを併用してタスク管理を行っている方
- タスク情報の二重入力や転記作業に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
- 手作業による入力ミスや更新漏れをなくし、データの正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけで、Google スプレッドシートに自動で情報が追記されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮します。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確な情報に基づいた管理が可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定することで、Asanaで作成されたタスク情報がスプレッドシートに自動で追加されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、Asanaから取得したタスク名や担当者、期日といった情報を、スプレッドシートのどの列に追加するかを任意で設定できます。
- 例えば、「A列にタスク名」「B列に担当者名」のように、管理したい項目に合わせて出力内容を柔軟にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Asana、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Asanaにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートで情報管理を行なっている方
・情報の一元管理に活用している方
・チーム全体でシートの編集をして情報の蓄積を行う方
2.Asanaを活用したプロジェクト管理を行う方
・タスクの状況把握のために活用している方
・進捗管理を行い確実なタスク解消を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Asanaはタスク管理によってプロジェクトの進行をスムーズにすることが期待できるツールです。
しかし、Google スプレッドシートでもタスクの管理を行なっている場合、重複する登録作業は従業員のモチベーションを低下させるかもしれません。
登録にかかる手間を省き、業務の進行を円滑化したいと考える方にこのフローは適してます。
このフローを活用することでGoogle スプレッドシートの登録内容を引用してAsanaへの情報の登録を自動で完了することができます。
登録作業の自動化によって手作業を待つことなく異なるツール間での登録を完了させることができ、チーム内の情報共有を円滑にします。
また手作業の手間や時間を省くことで、タスク解決に時間をかけることができ、生産性向上へと繋げることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaの特定のプロジェクトのタスクが完了したら、Slackに通知する
試してみる
■概要
Asanaの特定のプロジェクトのタスクが完了したら、Slackの指定したチャンネルにその情報を自動で送信します。
タスク完了の通知をよく使うチャットツールと連携することで、確認の漏れなどをなくすことができます。
Slackの送信先のチャンネルやメッセージのカスタマイズが可能です。
■注意事項
・Asana、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・Slackの投稿先のチャンネルIDやメッセージ内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
Googleドキュメントを使った自動化例
Notionデータベースの情報をもとにGoogleドキュメントで見積書を作成し、GmailやOutlookでメールを送信したりできます。また、Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Googleドキュメントに追加したり、Gmailで受信した履歴書の内容をもとにGoogleドキュメントで書類を発行したりすることも可能です。さらに、Googleフォームの回答内容でGoogleドキュメントで書類を発行するといった自動化も行えます。
Notionデータベースの情報でGoogleドキュメントで見積書を作成し、Gmailでメールを送信する
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■概要
Notionデータベースの情報でGoogleドキュメントで見積書を作成し、Gmailでメールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースを活用して顧客情報や商品情報を登録している方
・商談に関する詳細情報を登録している方
2.Googleドキュメントを業務に活用している企業
・帳票類の雛形を作成し、業務に活用している方
3.Gmailを主なコミュニケーションツールとして活用している企業
・顧客企業との情報伝達手段に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Notionは顧客に関連する情報の一元管理によって、業務を効率化することのできるツールです。
しかし、Notionの情報を使用して見積書を作成するたびに情報を手入力するのは、意思決定の遅延を招く可能性があります。
このフローを活用することで、見積書の雛形にNotionに登録されている情報を自動で追加し見積書を作成して、メールで送付することができます。
Notionの情報を引用して見積書の作成を行うため、正確性の高い見積書を作成することができます。
また見積書を送付する際のメールも任意で設定できるため、迅速な見積書送付ができ、業務の効率化を行います。
Notionデータベースの情報でGoogleドキュメントで見積書を作成し、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Notionデータベースの情報でGoogleドキュメントで見積書を作成し、Outlookでメールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースに顧客情報や商談に関する情報を登録している方
・見積書作成のためのデータの管理を行う方
2.Googleドキュメントを業務に活用している企業
・帳票の雛形を作成し、業務に活用している方
3.Outlookを主なコミュニケーションツールとして活用している企業
・顧客企業との情報伝達手段に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Notionは顧客に関連するデータを一元管理することでチーム内へ情報共有をスムーズに行うい、業務進行を円滑にするツールです。
しかし、毎回Notionに登録された情報を手入力して見積書を作成し、メールで作成データを送るのは、組織全体の成長を妨げるかもしれません。
このフローを活用すると、Googleドキュメントにあらかじめ作成した雛形に自動でNotionの情報を追加して見積書を作成し、作成データをメールで送付することができます。
見積書の作成を自動化することで、作業の手間を省き、他の業務に時間を使うことができます。
チーム全体がコア業務に注力することで、生産性向上に繋げることができます。
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Googleドキュメントに追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信した問い合わせやアンケートの回答などを、一つひとつ確認してGoogleドキュメントに転記する作業に時間を要していませんか。手作業による転記は、コピー＆ペーストのミスや入力漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが自動で必要な情報のみを抽出し、指定のGoogleドキュメントに追記します。定型的なデータ入力業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する問い合わせやアンケート回答の管理に手間を感じている方
- 受信メールの内容を手作業でGoogleドキュメントに転記しており、ミスを減らしたい方
- AIを活用して、メールからの情報抽出とデータ蓄積業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール受信をトリガーに、AIによる情報抽出からGoogleドキュメントへの追記までが自動化され、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。
- 人の手による情報の転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の起点となるメールの件名を指定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、AIが抽出したデータを指定のドキュメントに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信したメールの本文からどの情報を抽出対象とするかを任意で設定することが可能です。
- Googleドキュメントにテキストを追加するアクションでは、固定の文言を入れたり、前段のAI機能で抽出したデータを動的な値として組み込んだりするなど、出力内容を自由に設定できます。
■注意事項
- Outlook、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信した履歴書の内容をもとにGoogleドキュメントで書類を発行する
試してみる
■概要
採用候補者からGmailで履歴書を受け取るたびに、添付ファイルを開いて内容を確認し、手作業で別の書類に転記していませんか。この一連の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすい業務です。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、添付された履歴書からOCRで情報を自動抽出し、Googleドキュメントで書類を自動発行するため、採用業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った履歴書をもとに、手作業で書類を作成している採用担当者の方
- Googleドキュメントを活用した書類作成業務の効率化を検討している方
- 採用フローにおける定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 履歴書メールの受信から書類発行までが自動化されるため、手作業での情報転記や書類作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になることで、名前や連絡先などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、受信したメールに添付された履歴書から必要な情報を抽出します。
- さらに、オペレーションで書類を発行機能を選択し、「Googleドキュメントで書類を発行する」アクションで、抽出した情報をもとに書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「作成した書類を送る」アクションで、完成した書類を指定のアドレスにメールで送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、読み取るPDFや画像ファイルから抽出したい項目（氏名、連絡先など）を任意で設定できます。
- 書類を発行する機能では、ベースとなるGoogleドキュメントのテンプレートを任意に指定でき、OCRで読み取った情報を差し込む箇所なども設定可能です。
- Gmailで書類を送付するアクションでは、送信先のアドレスや件名、本文を自由に設定でき、本文にはOCRで取得した氏名などを変数として差し込むことも可能です。
■注意事項
・GmailとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleフォームの回答内容でGoogleドキュメントで書類を発行する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申込内容やアンケート回答をもとに、手作業でGoogleドキュメントの書類を作成していませんか？この作業は定型的でありながら、コピー＆ペーストによる入力ミスや対応漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、指定したテンプレートからGoogleドキュメントの書類を自動で発行でき、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGoogleドキュメントを使い、手作業で書類作成をしている方
- 申込書やアンケート回答後の御礼状など、定型書類の発行業務を効率化したい方
- フォームからのアクションに対し、迅速かつ正確な書類送付を実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると自動で書類が発行されるため、これまで手作業で行っていた転記や作成の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定して、対象のフォームを指定します。
- 最後に、Googleドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションを設定します。ここで、あらかじめ用意したテンプレートと、フォームの回答内容を差し込む箇所を指定することで書類が自動で生成されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定するGoogleフォームは、申込受付やアンケートなど、ユーザーの業務に合わせて任意のもので設定が可能です。
- オペレーションで設定するGoogleドキュメントのテンプレートや、フォームの回答内容を反映させる箇所は、発行したい書類に合わせて自由にカスタマイズできます。
■注意事項
まとめ
AsanaとGoogleドキュメントの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたAsanaのタスク情報をGoogleドキュメントへ転記する作業から解放され、ヒューマンエラーの心配なく、常に最新の情報をドキュメントに反映させることができます。
これにより、情報共有の遅延や漏れを防ぎ、担当者はより迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
