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【簡単設定】AsanaのデータをGoogleドキュメントに自動的に連携する方法
■概要
Asanaでタスク管理を行い、その内容を会議の議事録やプロジェクトのレポートとしてGoogle ドキュメントにまとめる際、手作業での情報転記は時間がかかり、更新漏れも発生しがちです。特に、AsanaとGoogle ドキュメント間での手動連携は、重要な情報の欠落に繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクを追加するだけで、指定したGoogle ドキュメントにタスク情報が自動で追記されるため、こうした連携作業を効率化し、情報の正確性を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogle ドキュメントを併用し、タスク情報を手作業で転記している方
- Asanaでのタスク管理とGoogle ドキュメントでの資料作成を効率化したい方
- タスクの決定事項や更新履歴を、漏れなくドキュメントに集約したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけで自動でGoogle ドキュメントにテキストが追記され、転記作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記漏れやコピー＆ペーストのミスを防ぎ、ドキュメントの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」アクションを設定して、Asanaから取得したタスク情報を指定のドキュメントに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいプロジェクトを任意で指定してください。
- Google ドキュメントのオペレーション設定では、テキストを追加したいドキュメントファイルを任意で指定してください。
- 同じくGoogle ドキュメントのオペレーションで、追加するテキスト情報を任意に設定できます。Asanaのタスク名や担当者、期日など、必要な情報を組み合わせてフォーマットを自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- AsanaとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Asanaでタスク管理を行い、その内容を会議の議事録やプロジェクトのレポートとしてGoogle ドキュメントにまとめる際、手作業での情報転記は時間がかかり、更新漏れも発生しがちです。特に、AsanaとGoogle ドキュメント間での手動連携は、重要な情報の欠落に繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクを追加するだけで、指定したGoogle ドキュメントにタスク情報が自動で追記されるため、こうした連携作業を効率化し、情報の正確性を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogle ドキュメントを併用し、タスク情報を手作業で転記している方
- Asanaでのタスク管理とGoogle ドキュメントでの資料作成を効率化したい方
- タスクの決定事項や更新履歴を、漏れなくドキュメントに集約したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけで自動でGoogle ドキュメントにテキストが追記され、転記作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記漏れやコピー＆ペーストのミスを防ぎ、ドキュメントの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」アクションを設定して、Asanaから取得したタスク情報を指定のドキュメントに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいプロジェクトを任意で指定してください。
- Google ドキュメントのオペレーション設定では、テキストを追加したいドキュメントファイルを任意で指定してください。
- 同じくGoogle ドキュメントのオペレーションで、追加するテキスト情報を任意に設定できます。Asanaのタスク名や担当者、期日など、必要な情報を組み合わせてフォーマットを自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- AsanaとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「AsanaとGoogleドキュメントを連携して、プロジェクト管理を効率化したい！」
「Asanaに新しいタスクが追加されるたびに、その内容を議事録や関連資料用のGoogleドキュメントに手作業で転記していて、正直面倒だしミスも怖い…」
このように、複数のSaaSをまたいだ手作業での情報連携に限界を感じていませんか？
もし、Asanaで発生したアクションをきっかけに、自動でGoogleドキュメントに必要な情報を追記する仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放され、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎながら、より創造的なコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に構築できます。
日々の業務負担を大きく軽減するものなので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAsanaとGoogleドキュメントを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
Asanaでタスク管理を行い、その内容を会議の議事録やプロジェクトのレポートとしてGoogle ドキュメントにまとめる際、手作業での情報転記は時間がかかり、更新漏れも発生しがちです。特に、AsanaとGoogle ドキュメント間での手動連携は、重要な情報の欠落に繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクを追加するだけで、指定したGoogle ドキュメントにタスク情報が自動で追記されるため、こうした連携作業を効率化し、情報の正確性を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogle ドキュメントを併用し、タスク情報を手作業で転記している方
- Asanaでのタスク管理とGoogle ドキュメントでの資料作成を効率化したい方
- タスクの決定事項や更新履歴を、漏れなくドキュメントに集約したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけで自動でGoogle ドキュメントにテキストが追記され、転記作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記漏れやコピー＆ペーストのミスを防ぎ、ドキュメントの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」アクションを設定して、Asanaから取得したタスク情報を指定のドキュメントに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいプロジェクトを任意で指定してください。
- Google ドキュメントのオペレーション設定では、テキストを追加したいドキュメントファイルを任意で指定してください。
- 同じくGoogle ドキュメントのオペレーションで、追加するテキスト情報を任意に設定できます。Asanaのタスク名や担当者、期日など、必要な情報を組み合わせてフォーマットを自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- AsanaとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Asanaでタスク管理を行い、その内容を会議の議事録やプロジェクトのレポートとしてGoogle ドキュメントにまとめる際、手作業での情報転記は時間がかかり、更新漏れも発生しがちです。特に、AsanaとGoogle ドキュメント間での手動連携は、重要な情報の欠落に繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクを追加するだけで、指定したGoogle ドキュメントにタスク情報が自動で追記されるため、こうした連携作業を効率化し、情報の正確性を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogle ドキュメントを併用し、タスク情報を手作業で転記している方
- Asanaでのタスク管理とGoogle ドキュメントでの資料作成を効率化したい方
- タスクの決定事項や更新履歴を、漏れなくドキュメントに集約したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけで自動でGoogle ドキュメントにテキストが追記され、転記作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記漏れやコピー＆ペーストのミスを防ぎ、ドキュメントの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」アクションを設定して、Asanaから取得したタスク情報を指定のドキュメントに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいプロジェクトを任意で指定してください。
- Google ドキュメントのオペレーション設定では、テキストを追加したいドキュメントファイルを任意で指定してください。
- 同じくGoogle ドキュメントのオペレーションで、追加するテキスト情報を任意に設定できます。Asanaのタスク名や担当者、期日など、必要な情報を組み合わせてフォーマットを自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- AsanaとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AsanaとGoogleドキュメントを連携してできること
AsanaとGoogleドキュメントのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたタスク情報の転記やドキュメントの更新といった作業を完全に自動化できます。
この連携により、情報共有のスピードと正確性が向上し、チーム全体の生産性を高めることが可能になります。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Googleドキュメントにテキストを追加する
Asanaの特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されると、そのタスク名や担当者、期日などの情報を自動的に指定のGoogle ドキュメントに追記します。
この連携は、会議の議事録やプロジェクトの進捗報告書などにAsanaのタスク情報をリアルタイムで反映させたい場合に非常に有効であり、手作業による転記の手間とミスを根本からなくすことができます。
■概要
Asanaでタスク管理を行い、その内容を会議の議事録やプロジェクトのレポートとしてGoogle ドキュメントにまとめる際、手作業での情報転記は時間がかかり、更新漏れも発生しがちです。特に、AsanaとGoogle ドキュメント間での手動連携は、重要な情報の欠落に繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクを追加するだけで、指定したGoogle ドキュメントにタスク情報が自動で追記されるため、こうした連携作業を効率化し、情報の正確性を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogle ドキュメントを併用し、タスク情報を手作業で転記している方
- Asanaでのタスク管理とGoogle ドキュメントでの資料作成を効率化したい方
- タスクの決定事項や更新履歴を、漏れなくドキュメントに集約したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけで自動でGoogle ドキュメントにテキストが追記され、転記作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記漏れやコピー＆ペーストのミスを防ぎ、ドキュメントの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」アクションを設定して、Asanaから取得したタスク情報を指定のドキュメントに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいプロジェクトを任意で指定してください。
- Google ドキュメントのオペレーション設定では、テキストを追加したいドキュメントファイルを任意で指定してください。
- 同じくGoogle ドキュメントのオペレーションで、追加するテキスト情報を任意に設定できます。Asanaのタスク名や担当者、期日など、必要な情報を組み合わせてフォーマットを自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- AsanaとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Asanaでタスク管理を行い、その内容を会議の議事録やプロジェクトのレポートとしてGoogle ドキュメントにまとめる際、手作業での情報転記は時間がかかり、更新漏れも発生しがちです。特に、AsanaとGoogle ドキュメント間での手動連携は、重要な情報の欠落に繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクを追加するだけで、指定したGoogle ドキュメントにタスク情報が自動で追記されるため、こうした連携作業を効率化し、情報の正確性を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogle ドキュメントを併用し、タスク情報を手作業で転記している方
- Asanaでのタスク管理とGoogle ドキュメントでの資料作成を効率化したい方
- タスクの決定事項や更新履歴を、漏れなくドキュメントに集約したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけで自動でGoogle ドキュメントにテキストが追記され、転記作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記漏れやコピー＆ペーストのミスを防ぎ、ドキュメントの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」アクションを設定して、Asanaから取得したタスク情報を指定のドキュメントに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいプロジェクトを任意で指定してください。
- Google ドキュメントのオペレーション設定では、テキストを追加したいドキュメントファイルを任意で指定してください。
- 同じくGoogle ドキュメントのオペレーションで、追加するテキスト情報を任意に設定できます。Asanaのタスク名や担当者、期日など、必要な情報を組み合わせてフォーマットを自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- AsanaとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaのプロジェクトに特定条件に合うタスクが追加されたら、Googleドキュメントにテキストを追加する
Asanaのプロジェクトに追加されたタスクの中から、例えば「緊急」タグがついているものや特定の担当者がアサインされたものなど、あらかじめ設定した条件に合致するタスクの情報だけをGoogleドキュメントに自動で追記します。
この分岐処理を含む連携により、膨大なタスクの中から重要な情報だけをフィルタリングしてドキュメント化できるため、情報の整理や共有がより的確かつ効率的になります。
■概要プロジェクト管理ツールのAsanaでタスクを管理し、議事録やメモをGoogleドキュメントで作成していると、両ツール間で情報を手作業で転記する手間が発生しがちです。このワークフローを活用することで、Asanaの特定のプロジェクトに条件に合うタスクが追加された際に、自動でGoogleドキュメントへテキストを追記できるようになり、AsanaとGoogleドキュメント間の連携に伴う作業を効率化し、転記漏れなどのミスを防ぎます。■このテンプレートをおすすめする方- Asanaでプロジェクトを管理し、Googleドキュメントで議事録や仕様書などを作成している方
- AsanaとGoogleドキュメント間の情報転記作業に手間を感じ、自動化したいと考えている方
- タスクの進捗や決定事項の記録を、正確かつ効率的に行いたいチームリーダーや担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- Asanaにタスクが追加されると、自動でGoogleドキュメントに情報が追記されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記ミスや、重要なタスクの記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、記録の正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ- はじめに、AsanaとGoogleドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定し、対象のプロジェクトを指定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致するタスクの場合のみ、後続の処理に進むように設定します
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、指定したドキュメントにAsanaのタスク情報を自動で追記します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- 分岐条件では、どのようなタスクが追加された際にGoogleドキュメントへ追記処理を行うか、担当者やタスクのセクション、タグなどの情報をもとに任意で設定してください
- Googleドキュメントに追加する情報は、Asanaから取得したタスク名や詳細、期日などの情報の中から、必要なものを組み合わせて自由に設定してください
■注意事項- AsanaとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Asanaでプロジェクトを管理し、Googleドキュメントで議事録や仕様書などを作成している方
- AsanaとGoogleドキュメント間の情報転記作業に手間を感じ、自動化したいと考えている方
- タスクの進捗や決定事項の記録を、正確かつ効率的に行いたいチームリーダーや担当者の方
- Asanaにタスクが追加されると、自動でGoogleドキュメントに情報が追記されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記ミスや、重要なタスクの記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、記録の正確性を保つことに繋がります
- はじめに、AsanaとGoogleドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定し、対象のプロジェクトを指定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致するタスクの場合のみ、後続の処理に進むように設定します
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、指定したドキュメントにAsanaのタスク情報を自動で追記します
- 分岐条件では、どのようなタスクが追加された際にGoogleドキュメントへ追記処理を行うか、担当者やタスクのセクション、タグなどの情報をもとに任意で設定してください
- Googleドキュメントに追加する情報は、Asanaから取得したタスク名や詳細、期日などの情報の中から、必要なものを組み合わせて自由に設定してください
- AsanaとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
AsanaとGoogleドキュメントの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にAsanaとGoogleドキュメントを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでAsanaとGoogleドキュメントの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Googleドキュメントにテキストを追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- AsanaとGoogleドキュメントをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Asanaのトリガー設定およびGoogleドキュメントのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
Asanaでタスク管理を行い、その内容を会議の議事録やプロジェクトのレポートとしてGoogle ドキュメントにまとめる際、手作業での情報転記は時間がかかり、更新漏れも発生しがちです。特に、AsanaとGoogle ドキュメント間での手動連携は、重要な情報の欠落に繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクを追加するだけで、指定したGoogle ドキュメントにタスク情報が自動で追記されるため、こうした連携作業を効率化し、情報の正確性を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogle ドキュメントを併用し、タスク情報を手作業で転記している方
- Asanaでのタスク管理とGoogle ドキュメントでの資料作成を効率化したい方
- タスクの決定事項や更新履歴を、漏れなくドキュメントに集約したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけで自動でGoogle ドキュメントにテキストが追記され、転記作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記漏れやコピー＆ペーストのミスを防ぎ、ドキュメントの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」アクションを設定して、Asanaから取得したタスク情報を指定のドキュメントに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいプロジェクトを任意で指定してください。
- Google ドキュメントのオペレーション設定では、テキストを追加したいドキュメントファイルを任意で指定してください。
- 同じくGoogle ドキュメントのオペレーションで、追加するテキスト情報を任意に設定できます。Asanaのタスク名や担当者、期日など、必要な情報を組み合わせてフォーマットを自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- AsanaとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Asanaでタスク管理を行い、その内容を会議の議事録やプロジェクトのレポートとしてGoogle ドキュメントにまとめる際、手作業での情報転記は時間がかかり、更新漏れも発生しがちです。特に、AsanaとGoogle ドキュメント間での手動連携は、重要な情報の欠落に繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクを追加するだけで、指定したGoogle ドキュメントにタスク情報が自動で追記されるため、こうした連携作業を効率化し、情報の正確性を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogle ドキュメントを併用し、タスク情報を手作業で転記している方
- Asanaでのタスク管理とGoogle ドキュメントでの資料作成を効率化したい方
- タスクの決定事項や更新履歴を、漏れなくドキュメントに集約したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけで自動でGoogle ドキュメントにテキストが追記され、転記作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記漏れやコピー＆ペーストのミスを防ぎ、ドキュメントの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」アクションを設定して、Asanaから取得したタスク情報を指定のドキュメントに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいプロジェクトを任意で指定してください。
- Google ドキュメントのオペレーション設定では、テキストを追加したいドキュメントファイルを任意で指定してください。
- 同じくGoogle ドキュメントのオペレーションで、追加するテキスト情報を任意に設定できます。Asanaのタスク名や担当者、期日など、必要な情報を組み合わせてフォーマットを自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- AsanaとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：AsanaとGoogleドキュメントをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
既に各アプリのマイアプリ連携が済んでいる方は、次のステップに進んでください！
【Asanaのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にAsanaと入力し、Asanaをクリックしましょう。
Asanaに登録しているメールアドレスを入力し、「続行」をクリックします。
次の画面でパスワードを入力し、「ログイン」をクリックします。
以上でAsanaのマイアプリ連携は完了です！
【Googleドキュメントのマイアプリ連携】
次に、Googleドキュメントをマイアプリに登録します。
先ほどと同様に、マイアプリの新規接続一覧から、Googleドキュメントをクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
連携したいアカウントを選択します。
画面が遷移したら「次へ」をクリックし、以下の画面で「続行」をクリックしましょう。
マイアプリに各アプリのアイコンが表示されていれば、登録完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
これからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Asanaでタスク管理を行い、その内容を会議の議事録やプロジェクトのレポートとしてGoogle ドキュメントにまとめる際、手作業での情報転記は時間がかかり、更新漏れも発生しがちです。特に、AsanaとGoogle ドキュメント間での手動連携は、重要な情報の欠落に繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクを追加するだけで、指定したGoogle ドキュメントにタスク情報が自動で追記されるため、こうした連携作業を効率化し、情報の正確性を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogle ドキュメントを併用し、タスク情報を手作業で転記している方
- Asanaでのタスク管理とGoogle ドキュメントでの資料作成を効率化したい方
- タスクの決定事項や更新履歴を、漏れなくドキュメントに集約したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけで自動でGoogle ドキュメントにテキストが追記され、転記作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記漏れやコピー＆ペーストのミスを防ぎ、ドキュメントの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」アクションを設定して、Asanaから取得したタスク情報を指定のドキュメントに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいプロジェクトを任意で指定してください。
- Google ドキュメントのオペレーション設定では、テキストを追加したいドキュメントファイルを任意で指定してください。
- 同じくGoogle ドキュメントのオペレーションで、追加するテキスト情報を任意に設定できます。Asanaのタスク名や担当者、期日など、必要な情報を組み合わせてフォーマットを自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- AsanaとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Asanaでタスク管理を行い、その内容を会議の議事録やプロジェクトのレポートとしてGoogle ドキュメントにまとめる際、手作業での情報転記は時間がかかり、更新漏れも発生しがちです。特に、AsanaとGoogle ドキュメント間での手動連携は、重要な情報の欠落に繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクを追加するだけで、指定したGoogle ドキュメントにタスク情報が自動で追記されるため、こうした連携作業を効率化し、情報の正確性を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogle ドキュメントを併用し、タスク情報を手作業で転記している方
- Asanaでのタスク管理とGoogle ドキュメントでの資料作成を効率化したい方
- タスクの決定事項や更新履歴を、漏れなくドキュメントに集約したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけで自動でGoogle ドキュメントにテキストが追記され、転記作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記漏れやコピー＆ペーストのミスを防ぎ、ドキュメントの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」アクションを設定して、Asanaから取得したタスク情報を指定のドキュメントに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいプロジェクトを任意で指定してください。
- Google ドキュメントのオペレーション設定では、テキストを追加したいドキュメントファイルを任意で指定してください。
- 同じくGoogle ドキュメントのオペレーションで、追加するテキスト情報を任意に設定できます。Asanaのタスク名や担当者、期日など、必要な情報を組み合わせてフォーマットを自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- AsanaとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Asanaのトリガー設定
最初の設定です！まずは以下の赤枠をクリックしてください。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報が間違っていないかを確認します。
アクションは「特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら」を選択し、次に進みましょう！
次の画面で、必須項目を設定しましょう！
まず「トリガーの起動間隔」を選択します。
トリガーの起動間隔は、5分・10分・15分・30分・60分から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
「ワークスペースID」と「プロジェクトID」は、以下の画像のように入力バーをクリックすると候補が出てくるので該当するものをクリックしましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプット（取得した値）が表示されます。
このアウトプットは、次の設定で活用します。
問題がなければ、「保存」をクリックします。これで、Asanaのトリガー設定は完了です！
ステップ4：Googleドキュメントに追加する設定
最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう。
以下の画面に遷移したら、タイトルとアクションは任意で設定し、連携するアカウント情報を確認しましょう。
間違いがなければ、「次へ」をクリックします。
API接続設定の画面で、各項目を入力しましょう。
- ドキュメントID：表示される候補からテキストを追加したいドキュメントIDを選択してください。
※URL内の「/document/d/●●●/」の●●●がドキュメントIDとなります。
- 追加するテキスト：任意で作成した文章と前ステップで取得した情報を組み合わせて自由に入力してください。
※今回は以下のように設定してみました。
入力が完了後、「テスト」をクリックしましょう。テストに成功したら、Googleドキュメントに追加されているか確認をしてください。
問題がなければ、「保存する」をクリックし、すべての設定は完了です！
ステップ5：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
以上、「Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Googleドキュメントにテキストを追加する」方法でした！
AsanaやGoogleドキュメントのAPIを使ったその他の自動化例
AsanaやGoogleドキュメントのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Asanaを使った自動化例
Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたらNotionに追加したり、タスクが完了したらOutlookで完了メール通知を送ったりできます。また、Asanaでタスクが追加されたら、Googleスプレッドシートに追加したり、Googleスプレッドシートで行が追加されたら、Asanaにタスクを追加したりすることも可能です。さらに、Asanaでタスクが完了したら、Slackに通知するといった自動化も行えます。
■概要Asanaでタスク管理を行い、Notionでプロジェクト情報を集約している場合、双方への情報入力や転記作業に手間を感じていないでしょうか。この手作業は時間を要するだけでなく、入力漏れやミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Asanaの特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されると、自動でNotionのデータベースに情報が連携されるため、タスク管理と情報集約の連携をスムーズにし、業務の効率化に貢献します。■このテンプレートをおすすめする方- AsanaとNotionを併用しており、タスク情報の二重入力に手間を感じている方
- 手作業による情報転記での入力漏れやミスをなくしたいプロジェクト担当者の方
- チーム内のタスク共有と情報の一元管理をより効率的に行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Asanaにタスクを追加するだけでNotionへ自動で情報が連携されるため、これまで手作業に費やしていた転記の時間を短縮することができます
- 手作業で起こりがちな入力間違いや、重要なタスク情報の転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ- はじめに、AsanaとNotionをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定し、対象のプロジェクトを指定します
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、Asanaから取得したタスク情報を任意のデータベースに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Notionへレコードを追加する際に、どのデータベースを対象にするか任意で設定が可能です
- Notionの各項目には、Asanaから取得したタスク名や期日といった値を埋め込むだけでなく、任意のテキストを固定値として入力することもできます
■注意事項- Asana、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
プロジェクト管理ツールAsanaでタスクを完了するたびに、関係者へOutlookでメール通知を手作業で行っていませんか？
この定型的な報告業務は、対応漏れのリスクがあるだけでなく、本来集中すべきコア業務の時間を奪ってしまう原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Asanaで特定のタスクが完了したことをトリガーに、Outlookから自動で完了通知メールを送信できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとOutlookを併用しており、タスク完了報告の手間を削減したい方
- 手作業によるメール送信での、通知漏れや宛先間違いなどのミスを防ぎたい方
- プロジェクトの進捗共有を自動化し、チームの連携を円滑にしたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaでタスクを完了させるだけで自動でメールが送信されるため、報告業務にかかっていた時間を短縮できます。
- 人の手を介さずに通知が実行されるため、メールの送信忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、タスクの完了を通知するメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、通知の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で指定することが可能です。
- Outlookのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスを自由に設定できます。また、メールの件名や本文に固定のテキストを設定したり、Asanaから取得したタスク名などの動的な情報を埋め込んだりするカスタムが可能です。
■注意事項
- Asana、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Asanaでタスクを管理し、その内容をGoogle スプレッドシートに転記して進捗管理表などを作成する際、手作業による二重入力に手間を感じていないでしょうか。また、手作業での転記は入力ミスや更新漏れの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加された際に、指定したGoogle スプレッドシートへ自動で情報を追加し、タスク管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogle スプレッドシートを併用してタスク管理を行っている方
- タスク情報の二重入力や転記作業に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
- 手作業による入力ミスや更新漏れをなくし、データの正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけで、Google スプレッドシートに自動で情報が追記されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮します。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確な情報に基づいた管理が可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定することで、Asanaで作成されたタスク情報がスプレッドシートに自動で追加されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、Asanaから取得したタスク名や担当者、期日といった情報を、スプレッドシートのどの列に追加するかを任意で設定できます。
- 例えば、「A列にタスク名」「B列に担当者名」のように、管理したい項目に合わせて出力内容を柔軟にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Asana、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要Google スプレッドシートでタスクを管理しているものの、チームで利用しているAsanaへの手作業での転記に手間を感じていませんか？ また、手作業によるタスクの登録漏れや入力ミスは、プロジェクトの遅延に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで、Asanaへのタスク追加を自動化できるため、こうした課題を円滑に解消し、タスク管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートとAsanaでタスク管理を行っており、二重入力に手間を感じている方
- 手作業でのタスク転記による、登録漏れや入力ミスを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
- チームのタスク管理プロセスを自動化し、より効率的な運用を目指している方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートの情報が更新されると、自動でAsanaにタスクが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記が不要になることで、入力ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- 1.はじめに、Google スプレッドシートとAsanaをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 3.次に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報を各項目にマッピングします。
- 4.最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、Asanaへの連携が完了したことを示すステータスなどを記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のスプレッドシートIDやシート名を設定してください。
- Asanaでタスクを追加するアクションでは、担当者や期限、プロジェクトなどを任意で設定できるほか、スプレッドシートから取得した値をタスク名や説明に自由に反映させることが可能です。
■注意事項- Google スプレッドシート、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
■概要Asanaでのタスク管理において、完了報告やチームへの進捗共有を手作業で行うことに手間を感じていませんか？特に複数人が関わるプロジェクトでは、タスクの完了をスムーズに共有することが重要ですが、都度Slackに投稿するのは面倒であり、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Asanaで特定のタスクが完了した際に、その内容を自動でSlackに通知できるため、チーム内の情報共有を円滑にし、プロジェクトの進行をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方- AsanaとSlackを併用し、タスクの進捗報告を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
- 手作業によるAsanaからSlackへの完了報告で、共有漏れや遅延を防ぎたいチームリーダーの方
- チーム内の情報共有を円滑にし、プロジェクト管理の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Asanaでタスクが完了すると自動でSlackに通知されるため、手動での報告作業が減り、時間を節約できます。
- 報告漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム全体へ情報をスムーズに共有できます。
■フローボットの流れ- はじめに、AsanaとSlackをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「slackに通知する」アクションを設定し、Asanaから受け取ったタスク情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Asanaのトリガー設定では、通知の対象としたいプロジェクトを任意で設定してください。
- Slackへの通知オペレーションでは、タスク名や担当者名など、通知に含める情報を任意で設定できます。
■注意事項- Asana、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AsanaとNotionを併用しており、タスク情報の二重入力に手間を感じている方
- 手作業による情報転記での入力漏れやミスをなくしたいプロジェクト担当者の方
- チーム内のタスク共有と情報の一元管理をより効率的に行いたいと考えている方
- Asanaにタスクを追加するだけでNotionへ自動で情報が連携されるため、これまで手作業に費やしていた転記の時間を短縮することができます
- 手作業で起こりがちな入力間違いや、重要なタスク情報の転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
- はじめに、AsanaとNotionをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定し、対象のプロジェクトを指定します
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、Asanaから取得したタスク情報を任意のデータベースに追加します
- Notionへレコードを追加する際に、どのデータベースを対象にするか任意で設定が可能です
- Notionの各項目には、Asanaから取得したタスク名や期日といった値を埋め込むだけでなく、任意のテキストを固定値として入力することもできます
- Asana、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
プロジェクト管理ツールAsanaでタスクを完了するたびに、関係者へOutlookでメール通知を手作業で行っていませんか？
この定型的な報告業務は、対応漏れのリスクがあるだけでなく、本来集中すべきコア業務の時間を奪ってしまう原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Asanaで特定のタスクが完了したことをトリガーに、Outlookから自動で完了通知メールを送信できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとOutlookを併用しており、タスク完了報告の手間を削減したい方
- 手作業によるメール送信での、通知漏れや宛先間違いなどのミスを防ぎたい方
- プロジェクトの進捗共有を自動化し、チームの連携を円滑にしたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaでタスクを完了させるだけで自動でメールが送信されるため、報告業務にかかっていた時間を短縮できます。
- 人の手を介さずに通知が実行されるため、メールの送信忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、タスクの完了を通知するメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、通知の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で指定することが可能です。
- Outlookのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスを自由に設定できます。また、メールの件名や本文に固定のテキストを設定したり、Asanaから取得したタスク名などの動的な情報を埋め込んだりするカスタムが可能です。
■注意事項
- Asana、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Asanaでタスクを管理し、その内容をGoogle スプレッドシートに転記して進捗管理表などを作成する際、手作業による二重入力に手間を感じていないでしょうか。また、手作業での転記は入力ミスや更新漏れの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加された際に、指定したGoogle スプレッドシートへ自動で情報を追加し、タスク管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogle スプレッドシートを併用してタスク管理を行っている方
- タスク情報の二重入力や転記作業に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
- 手作業による入力ミスや更新漏れをなくし、データの正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけで、Google スプレッドシートに自動で情報が追記されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮します。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確な情報に基づいた管理が可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定することで、Asanaで作成されたタスク情報がスプレッドシートに自動で追加されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、Asanaから取得したタスク名や担当者、期日といった情報を、スプレッドシートのどの列に追加するかを任意で設定できます。
- 例えば、「A列にタスク名」「B列に担当者名」のように、管理したい項目に合わせて出力内容を柔軟にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Asana、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとAsanaでタスク管理を行っており、二重入力に手間を感じている方
- 手作業でのタスク転記による、登録漏れや入力ミスを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
- チームのタスク管理プロセスを自動化し、より効率的な運用を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報が更新されると、自動でAsanaにタスクが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記が不要になることで、入力ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、Google スプレッドシートとAsanaをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 3.次に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報を各項目にマッピングします。
- 4.最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、Asanaへの連携が完了したことを示すステータスなどを記録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のスプレッドシートIDやシート名を設定してください。
- Asanaでタスクを追加するアクションでは、担当者や期限、プロジェクトなどを任意で設定できるほか、スプレッドシートから取得した値をタスク名や説明に自由に反映させることが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- AsanaとSlackを併用し、タスクの進捗報告を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
- 手作業によるAsanaからSlackへの完了報告で、共有漏れや遅延を防ぎたいチームリーダーの方
- チーム内の情報共有を円滑にし、プロジェクト管理の生産性を高めたいと考えている方
- Asanaでタスクが完了すると自動でSlackに通知されるため、手動での報告作業が減り、時間を節約できます。
- 報告漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム全体へ情報をスムーズに共有できます。
- はじめに、AsanaとSlackをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「slackに通知する」アクションを設定し、Asanaから受け取ったタスク情報を指定のチャンネルに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、通知の対象としたいプロジェクトを任意で設定してください。
- Slackへの通知オペレーションでは、タスク名や担当者名など、通知に含める情報を任意で設定できます。
- Asana、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleドキュメントを使った自動化例
Notionデータベースの情報をもとにGoogleドキュメントで見積書を作成し、GmailやOutlookでメールを送信したりできます。また、Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Googleドキュメントに追加したり、Gmailで受信した履歴書の内容をもとにGoogleドキュメントで書類を発行したりすることも可能です。さらに、Googleフォームの回答内容でGoogleドキュメントで書類を発行するといった自動化も行えます。
■概要Notionで管理している顧客情報をもとに、都度Googleドキュメントで見積書を作成し、Gmailで手動送付する作業に手間を感じていませんか。手作業での情報転記は、入力ミスや送付先の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベース情報をトリガーに、Googleドキュメントでの見積書作成からGmailでのメール送信までを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- Notionを活用して案件管理を行なっており、見積書作成の手間を削減したい営業担当者の方
- GoogleドキュメントとGmailを使った手作業での書類作成や送付に課題を感じている方
- 顧客情報管理から見積書の送付まで、一連の業務フローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Notionの情報をもとに見積書の作成からGmailでのメール送信までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記がなくなるため、見積金額の入力ミスやメールの宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、Gmail、Googleドキュメント、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベース上でページを選択して起動」を設定します。
- 続けて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで選択したページの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションの「書類を発行する」で、あらかじめ用意したGoogleドキュメントのテンプレートをもとに見積書を発行します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、発行した書類を添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Notionのレコード取得では、検索対象とするデータベースや検索条件を任意に設定できます。固定値だけでなく、前のステップで取得した情報を利用することも可能です。
- 書類発行機能では、テンプレートとして利用するGoogleドキュメントの雛形を任意に指定でき、Notionから取得した顧客名や金額などを書類の特定箇所に差し込む設定が可能です。
- Gmailのメール送信設定では、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由にカスタマイズできます。Notionから取得した担当者名や会社名などを件名や本文に含めることも可能です。
■注意事項- Gmail、Googleドキュメント、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
■概要Notionで案件管理を行っているものの、見積書を作成する際は都度Googleドキュメントを開き、手作業で情報を転記していませんか？さらに、作成した書類をOutlookで送付するまでの一連の作業は、手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベース情報をもとにGoogleドキュメントで見積書を自動で作成し、Outlookでのメール送信までを自動化できるため、こうした見積業務の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- NotionとGoogleドキュメント、Outlookを使い、手作業で見積書作成や送付を行っている営業担当者の方
- Notionの情報を元にした見積書の作成や送付業務での、転記ミスや送付漏れを防ぎたいと考えている方
- 見積書発行からメールでの送付までの一連の流れを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Notionの情報をもとに、Googleドキュメントでの書類作成からOutlookでのメール送信までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業による情報転記のミスや、宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Googleドキュメント、Notion、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベース上でページを選択して起動」アクションを設定します。これにより、Notionの特定の案件ページを選択してフローボットを起動できます。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで選択したページの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、Googleドキュメントをテンプレートとして見積書を生成します。取得したNotionの情報を書類の適切な箇所に差し込みます。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した見積書を添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Notionからレコード情報を取得する際に、検索条件となる項目を任意で設定できます。固定値を入力したり、前のステップで取得した情報を変数として活用したりすることが可能です。
- 書類発行機能では、テンプレートとして使用するGoogleドキュメントのファイルを任意で設定できます。また、Notionから取得した顧客名や金額などの情報を、書類内の好きな場所に差し込む設定が可能です。
- Outlookでのメール送信設定では、宛先（To, CC, BCC）、件名、本文を自由にカスタマイズできます。Notionから取得した担当者名や会社名を変数として本文に含めることも可能です。
■注意事項- Googleドキュメント、Notion、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要Outlookで受信する定型メールの内容を、都度Googleドキュメントへ手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、AIが自動で必要な情報を抽出しGoogleドキュメントへ追記処理を行うため、こうした定型業務の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Outlookで受信したメールの情報を、手作業でGoogleドキュメントに転記している方
- AIを活用して、メールからの情報抽出を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
- 手作業による情報転記での入力漏れやミスをなくし、データの正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookでのメール受信を起点に、AIによる情報抽出とGoogleドキュメントへの追加が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性を保つことができます。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、AIが抽出したテキストを記載します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのトリガー設定では、起動条件となるメールのキーワードや、監視対象としたいフォルダを任意で設定してください。
- AI機能のオペレーション設定では、受信したメールの本文などから抽出したいテキスト項目（例：会社名、担当者名など）を任意で指定することが可能です。
- Googleドキュメントのオペレーション設定では、テキストを追加する対象のドキュメントIDや、追加するテキストの内容を任意で設定してください。
■注意事項- Outlook、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要採用候補者からGmailで履歴書を受け取るたびに、添付ファイルを開いて内容を確認し、手作業で別の書類に転記していませんか。この一連の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすい業務です。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、添付された履歴書からOCRで情報を自動抽出し、Googleドキュメントで書類を自動発行するため、採用業務の効率化に繋がります。■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受け取った履歴書をもとに、手作業で書類を作成している採用担当者の方
- Googleドキュメントを活用した書類作成業務の効率化を検討している方
- 採用フローにおける定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 履歴書メールの受信から書類発行までが自動化されるため、手作業での情報転記や書類作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になることで、名前や連絡先などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、受信したメールに添付された履歴書から必要な情報を抽出します。
- さらに、オペレーションで書類を発行機能を選択し、「Googleドキュメントで書類を発行する」アクションで、抽出した情報をもとに書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「作成した書類を送る」アクションで、完成した書類を指定のアドレスにメールで送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- OCR機能では、読み取るPDFや画像ファイルから抽出したい項目（氏名、連絡先など）を任意で設定できます。
- 書類を発行する機能では、ベースとなるGoogleドキュメントのテンプレートを任意に指定でき、OCRで読み取った情報を差し込む箇所なども設定可能です。
- Gmailで書類を送付するアクションでは、送信先のアドレスや件名、本文を自由に設定でき、本文にはOCRで取得した氏名などを変数として差し込むことも可能です。
■注意事項- GmailとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要Googleフォームで受け付けた申込内容やアンケート回答をもとに、手作業でGoogleドキュメントの書類を作成していませんか？この作業は定型的でありながら、コピー＆ペーストによる入力ミスや対応漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、指定したテンプレートからGoogleドキュメントの書類を自動で発行でき、こうした課題を解消します。■このテンプレートをおすすめする方- GoogleフォームとGoogleドキュメントを使い、手作業で書類作成をしている方
- 申込書やアンケート回答後の御礼状など、定型書類の発行業務を効率化したい方
- フォームからのアクションに対し、迅速かつ正確な書類送付を実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームに回答が送信されると自動で書類が発行されるため、これまで手作業で行っていた転記や作成の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定して、対象のフォームを指定します。
- 最後に、Googleドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションを設定します。ここで、あらかじめ用意したテンプレートと、フォームの回答内容を差し込む箇所を指定することで書類が自動で生成されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- トリガーに設定するGoogleフォームは、申込受付やアンケートなど、ユーザーの業務に合わせて任意のもので設定が可能です。
- オペレーションで設定するGoogleドキュメントのテンプレートや、フォームの回答内容を反映させる箇所は、発行したい書類に合わせて自由にカスタマイズできます。
■注意事項- GoogleフォームとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionを活用して案件管理を行なっており、見積書作成の手間を削減したい営業担当者の方
- GoogleドキュメントとGmailを使った手作業での書類作成や送付に課題を感じている方
- 顧客情報管理から見積書の送付まで、一連の業務フローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionの情報をもとに見積書の作成からGmailでのメール送信までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記がなくなるため、見積金額の入力ミスやメールの宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Googleドキュメント、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベース上でページを選択して起動」を設定します。
- 続けて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで選択したページの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションの「書類を発行する」で、あらかじめ用意したGoogleドキュメントのテンプレートをもとに見積書を発行します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、発行した書類を添付して指定の宛先にメールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのレコード取得では、検索対象とするデータベースや検索条件を任意に設定できます。固定値だけでなく、前のステップで取得した情報を利用することも可能です。
- 書類発行機能では、テンプレートとして利用するGoogleドキュメントの雛形を任意に指定でき、Notionから取得した顧客名や金額などを書類の特定箇所に差し込む設定が可能です。
- Gmailのメール送信設定では、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由にカスタマイズできます。Notionから取得した担当者名や会社名などを件名や本文に含めることも可能です。
■注意事項
- Gmail、Googleドキュメント、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとGoogleドキュメント、Outlookを使い、手作業で見積書作成や送付を行っている営業担当者の方
- Notionの情報を元にした見積書の作成や送付業務での、転記ミスや送付漏れを防ぎたいと考えている方
- 見積書発行からメールでの送付までの一連の流れを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionの情報をもとに、Googleドキュメントでの書類作成からOutlookでのメール送信までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業による情報転記のミスや、宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleドキュメント、Notion、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベース上でページを選択して起動」アクションを設定します。これにより、Notionの特定の案件ページを選択してフローボットを起動できます。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで選択したページの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、Googleドキュメントをテンプレートとして見積書を生成します。取得したNotionの情報を書類の適切な箇所に差し込みます。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した見積書を添付して指定の宛先にメールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionからレコード情報を取得する際に、検索条件となる項目を任意で設定できます。固定値を入力したり、前のステップで取得した情報を変数として活用したりすることが可能です。
- 書類発行機能では、テンプレートとして使用するGoogleドキュメントのファイルを任意で設定できます。また、Notionから取得した顧客名や金額などの情報を、書類内の好きな場所に差し込む設定が可能です。
- Outlookでのメール送信設定では、宛先（To, CC, BCC）、件名、本文を自由にカスタマイズできます。Notionから取得した担当者名や会社名を変数として本文に含めることも可能です。
■注意事項
- Googleドキュメント、Notion、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメールの情報を、手作業でGoogleドキュメントに転記している方
- AIを活用して、メールからの情報抽出を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
- 手作業による情報転記での入力漏れやミスをなくし、データの正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に、AIによる情報抽出とGoogleドキュメントへの追加が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性を保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、AIが抽出したテキストを記載します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、起動条件となるメールのキーワードや、監視対象としたいフォルダを任意で設定してください。
- AI機能のオペレーション設定では、受信したメールの本文などから抽出したいテキスト項目（例：会社名、担当者名など）を任意で指定することが可能です。
- Googleドキュメントのオペレーション設定では、テキストを追加する対象のドキュメントIDや、追加するテキストの内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Gmailで受け取った履歴書をもとに、手作業で書類を作成している採用担当者の方
- Googleドキュメントを活用した書類作成業務の効率化を検討している方
- 採用フローにおける定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
- 履歴書メールの受信から書類発行までが自動化されるため、手作業での情報転記や書類作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になることで、名前や連絡先などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
- はじめに、GmailとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、受信したメールに添付された履歴書から必要な情報を抽出します。
- さらに、オペレーションで書類を発行機能を選択し、「Googleドキュメントで書類を発行する」アクションで、抽出した情報をもとに書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「作成した書類を送る」アクションで、完成した書類を指定のアドレスにメールで送付します。
- OCR機能では、読み取るPDFや画像ファイルから抽出したい項目（氏名、連絡先など）を任意で設定できます。
- 書類を発行する機能では、ベースとなるGoogleドキュメントのテンプレートを任意に指定でき、OCRで読み取った情報を差し込む箇所なども設定可能です。
- Gmailで書類を送付するアクションでは、送信先のアドレスや件名、本文を自由に設定でき、本文にはOCRで取得した氏名などを変数として差し込むことも可能です。
- GmailとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- GoogleフォームとGoogleドキュメントを使い、手作業で書類作成をしている方
- 申込書やアンケート回答後の御礼状など、定型書類の発行業務を効率化したい方
- フォームからのアクションに対し、迅速かつ正確な書類送付を実現したいと考えている方
- Googleフォームに回答が送信されると自動で書類が発行されるため、これまで手作業で行っていた転記や作成の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、GoogleフォームとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定して、対象のフォームを指定します。
- 最後に、Googleドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションを設定します。ここで、あらかじめ用意したテンプレートと、フォームの回答内容を差し込む箇所を指定することで書類が自動で生成されます。
- トリガーに設定するGoogleフォームは、申込受付やアンケートなど、ユーザーの業務に合わせて任意のもので設定が可能です。
- オペレーションで設定するGoogleドキュメントのテンプレートや、フォームの回答内容を反映させる箇所は、発行したい書類に合わせて自由にカスタマイズできます。
- GoogleフォームとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
まとめ
AsanaとGoogleドキュメントの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたAsanaのタスク情報をGoogleドキュメントへ転記する作業から解放され、ヒューマンエラーの心配なく、常に最新の情報をドキュメントに反映させることができます。
これにより、情報共有の遅延や漏れを防ぎ、担当者はより迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
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