Asanaの特定のプロジェクトでタスクが作成されたらGmailで通知する

■概要‍

Asanaで作成されたタスクを手作業で関係者に共有するのは手間ですし、通知のミス漏れも発生しますよね。
このワークフローを活用すれば、Asanaの特定のプロジェクトでタスクが作成された際に、指定した宛先へGmailで通知する流れを自動化できます。
情報共有の漏れや遅れを防ぎ、プロジェクトをスムーズに進行しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Asanaでのタスク作成時に、手動で関係者へメール連絡をしているプロジェクト担当者の方
• AsanaとGmailを日常的に利用しており、チーム内の情報共有をより円滑にしたい方
• タスクの通知漏れをなくし、プロジェクト管理の確実性を高めたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaでタスクが作成されると自動でGmailでの通知が行われるため、連絡業務の時間が短縮され、より重要な業務に集中できます。
• 連絡のし忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーをなくし、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、通知先や内容を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaのトリガー設定では、通知の対象とするワークスペースやプロジェクトを指定してください。
  これにより、特定のプロジェクトでタスクが作成された場合のみフローを起動できます。
• Gmailでの通知メールは、宛先や件名、本文を自由に設定可能です。
  Asanaから取得したタスク名や担当者といった情報を本文に埋め込むことで、より具体的な通知を作成できます。

‍■注意事項

• Asana、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。