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「Microsoft Excelのタスクリストを毎日チェックしてリマインドメールを送るのが面倒…」
「手作業だから、うっかり期日を見落としてしまってヒヤッとしたことがある…」
このように、Microsoft Excelを使ったタスク管理にリマインド業務の手間やリスクを感じていませんか？
もし、Microsoft Excelで管理しているタスクの中から期日の近いものを自動で抽出し、担当者へリマインドメールを自動送信できる仕組みがあれば、こうした繰り返し作業から解放され、タスクの抜け漏れを防ぎながら、より創造的な業務に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft Excelで管理するタスクの期日を自動でリマインドする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Microsoft Excelでのタスク管理において、期日の見落としや関係者へのリマインドメールの送信に手間を感じていませんか。手作業での確認やメール作成は、抜け漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にMicrosoft Excelの情報を自動で取得し、期日の近いタスクに関するリマインドメールをOutlookから自動で送信することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Microsoft Excelのタスク期日をOutlookで自動リマインドするフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、「毎日Microsoft Excelで期日の近いタスクを取得し、Outlookでリマインド通知する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Excel／Outlook
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Microsoft Excelでのタスク管理において、期日の見落としや関係者へのリマインドメールの送信に手間を感じていませんか。手作業での確認やメール作成は、抜け漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にMicrosoft Excelの情報を自動で取得し、期日の近いタスクに関するリマインドメールをOutlookから自動で送信することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ステップ1：Microsoft ExcelとOutlookをマイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます！
それぞれナビを用意しているので、同じ手順で進めてみてくださいね。
※Microsoft 365（旧称 Office 365）には、個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
1.Microsoft Excelのマイアプリ連携
まず、連携するデータベースを確認をしましょう！
列名などの指定はありませんが、タスク名・詳細・期日などリマインド通知に含めたい情報が適切な列に入力されているよう整えておいてくださいね！
以下の手順を参考にして、Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
2.Outlookのマイアプリ連携
以下の手順を参考にして、OutlookとYoomを連携してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Microsoft Excelでのタスク管理において、期日の見落としや関係者へのリマインドメールの送信に手間を感じていませんか。手作業での確認やメール作成は、抜け漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にMicrosoft Excelの情報を自動で取得し、期日の近いタスクに関するリマインドメールをOutlookから自動で送信することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
コピーすると下記画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされます。
「OK」をクリックして設定を進めていきましょう！
ステップ3： スケジュールトリガー設定
「スケジュールトリガー」をクリックしてください。
フローボットを起動させるスケジュールを設定します。
日付指定・曜日指定・Cron設定から希望の形式を選択できます。
詳しい設定方法については、下記をご参照ください。
今回は、毎日朝9時にフローボットを起動する設定を例にしています。
ぜひ参考にしてみてくださいね！
入力できたら「完了」をクリックして、設定完了です！
ステップ4：日時・日付の加算減算のアクション設定
次に、本日を起点として、何日後に期日を迎えるタスク情報をOutlookで通知するかを設定します。
「日時・日付の加算減算」をクリックしてください。詳しくは下記をご参照ください。
連携するMicrosoft Excelのデータベースに、どの形式で日付が入っているかを入力します。
編集欄をクリックして、「日付」→「今日」を選択すると候補が表示されます。
その中から、連携するMicrosoft Excelのデータベースに入力している日付形式を選択してください。
加算/減算設定では、本日を起点に指定した日数前または後の日付を計算できます。
今回は、7日後に期日を迎えるタスクをピックアップする設定にしました。
下記の画像を参考に、任意の日数を指定してください。
次に、変換対象の日付形式と変換後の形式を指定します。
編集欄をクリックすると、候補から選択できます。
指定できたら、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功して、本日を起点とした計算後の値が取得できました！
「完了」をクリックして、設定完了です！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値として引用できます。
ステップ5：Microsoft Excelからレコードを取得する設定
次に、Microsoft Excelののタスク管理表からレコードを取得する設定を行います。
「複数のレコードを取得する（最大10件）」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に移ります。
アカウント情報と書かれた項目にはステップ1でマイアプリ連携した際のアカウント情報が記載されています。
アクションは、「複数のレコードを取得する（最大10件）」のままで次に進みましょう！
【Tips】
Microsoft Excelのアクションでは、最大10件までのレコードが取得できます。
10件以上のレコードを取得したい場合は、「同じ処理を繰り返す」というアクションを追加することができます。
次に、連携するMicrosoft Excelを指定します。
編集欄をクリックして、連携したいドライブを選択してください。
選択するとドライブIDが自動で入力されます。
編集欄をクリックして、連携するMicrosoft Excelが保存されているデータベースを選択してください。
次に、アイテムIDを選択します。
こちらも編集欄をクリックすると、候補が表示されるので、その中から連携したいアイテムを選択してください。
選択すると自動でアイテムIDが反映されます。
同様に、シート名を選択してください。
取得したいレコードが記載されているテーブル範囲を任意で入力し、「次へ」をクリックします。
次に、取得したいレコードの条件を指定してください。
今回は、今日を起点に7日後に期日を迎えるタスクのレコードを取得したいので、下記画像のように設定します。
レコードの条件を指定したら、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功して、今日を起点に7日後に期日を迎えるタスクのレコードが取得できました！
「完了」をクリックして、設定完了です！
ステップ6：テキスト生成の設定
次に、ステップ5で取得したMicrosoft Excelのレコードから、各タスクごとに情報を分ける設定を行います。
「テキストを生成」をクリックしてください。
テキストを生成するためのプロンプトを設定します。
編集欄をクリックして、「複数のレコードを取得する（最大10件）」から、Microsoft Excelの情報を引用できます。
今回は、下記のように設定したので参考にしてみてください！
【Tips】
出力したい言語を指定して、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功して、テキストが生成されました！
「完了」をクリックして、設定完了です！
【Tips】
生成されたテキストがイメージと異なる場合は、プロンプトを修正することで理想に近づくはずなので、再度お試しくださいね！
ステップ7：Outlookで送る設定
最後に、Microsoft Excelから取得したタスク情報をOutlookでリマインド通知する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に移ります。
Microsoft Excelと同様に、ステップ1でマイアプリ連携したOutlookのアカウント情報が自動で表示されます。
Outlookでタスクのリマインド通知を送りたい関係者のアドレスを入力します。
通知先は複数入力することができます！
【Tips】
動作確認のため、まずは自分のメールアドレスを追加しておくことをおすすめします！
なお、テンプレートで設定した内容はすべての連携で反映されます！
フローボット設定後に変更することができますので、適時修正してくださいね！
続いて、下記を任意で入力しましょう。
件名と本文はカスタマイズ可能です！
必要な情報を入力して、内容を調整しましょう！
【Tips】
取得した値は、フローボットを起動する度に変動する値として扱われます。
テキストを直接入力した部分は固定値として処理されるため、毎回変動が必要な情報（{{計算後の値}}や{{生成結果}}）には取得した値を活用することが重要です！
これにより、毎回手動で変動する情報を入力する手間が省け、効率的に連携することができます！
件名と本文の編集が完了したら、「次へ」をクリックします。
編集したメッセージの内容が表示されます。
取得した値が正しく反映されていることを確認し、テストを実行しましょう！
テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！
指定したメールアドレスに連携したOutlookアカウントから通知が届きました！
ステップ8：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
実際にフローボットを起動して、正常に動作するか確認してみてくださいね！
在庫不足やレコードが更新されたら、チャットツールへ通知します。
また、外部システムでのイベント発生をトリガーに、書類や帳票を自動作成、データ集計を自動記載、レコードを自動で登録・更新することも可能です。
手作業によるデータ転記や書類作成をなくし、最新の情報を確実に共有・管理しましょう。
■概要
BacklogとMicrosoft Excelを連携し、Backlogで課題が追加されたら、自動的にエクセルにも課題の内容を記載するフローボットです。
Backlogの課題をMicrosoft Excelでも管理する際などにご利用ください。連携するMicrosoft Excelの情報や設定内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Backlog、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・エクセルオンラインにてご利用いただけます。ローカルのエクセルファイルでは使用できませんのでご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
毎日指定の時間に前日のecforceから広告集計レポート情報を取得して、自動的にMicrosoft Excelに記載するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1. ecforceとMicrosoft Excelを利用している企業やチーム
2.広告集計レポートの作成を効率化したい方
3.データ管理やレポート作成の自動化を推進したい方
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのデータ取得や入力の手間を省き、リアルタイムで正確な広告パフォーマンスを把握できるようになり、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・定期的なレポート作成を自動化することで、マーケティング戦略の改善にも役立ちます。
■注意事項
・ecforce、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ecforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Googleフォームで収集した回答データを、Microsoft Excelの在庫情報へ手作業で転記する際、手間や入力ミス、更新の遅れに悩まされていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、特定の条件に合致する場合のみMicrosoft Excelの在庫情報を自動で更新し、これらの課題を解消し業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームに回答された内容を用いて、Microsoft Excelで書類を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 見積書や申込書、申請書を頻繁に作成する必要がある方
・セールス担当者や営業アシスタント
・事務職員やオフィスマネージャー
・プロジェクトマネージャー
・購買部門の担当者
2. 手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・ワークフローの自動化に関心があるビジネスアナリスト
・データの正確性を高めたい会計や経理担当者
3. GoogleフォームとMicrosoft Excelを日常的に活用している方
・オンラインフォームを用いて顧客や社員から情報を収集している人事担当者
・デジタルツールを活用してデータ管理を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・フォームの回答のみで見積書や申込書、申請書など様々な書類を作成することができます。
・手入力の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
■注意事項
・Microsoft Excel、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
Jotformに新しい回答が送信されたら、Microsoft Excelのレコードに登録してTrelloにカードを作成するフローです。
JotformとMicrosoft Excel、Trelloを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができ、自動的にMicrosoft Excelのレコード登録とTrelloにカードが作成されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Jotform、Microsoft Excel、TrelloそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Microsoft Excelでの在庫管理は便利ですが、在庫数が少くなった際の確認や関係者への通知を手作業で行うのは手間がかかり、見落としのリスクも伴うのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Excelで管理している在庫数を定期的にチェックし、設定した基準値を下回った場合に自動でDiscordに通知することが可能となり、在庫切れによる機会損失の防止や、迅速な発注対応に繋げられます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・Microsoft Excel、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
kintoneに新規のレコードが登録されたら、Microsoft Excelのデータベースに格納してMicrosoft Teamsに通知するフローです。
kintoneとMicrosoft Excel、Microsoft Teamsを連携することで、1度の入力でMicrosoft ExcelとMicrosoft Teams両方に情報を格納することが可能です。
Microsoft Teamsの通知内容など自由にカスタムすることができます。
■注意事項
・kintone、Microsoft Excel、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Salesforceの商談ページからChrome拡張機能でエクセルの雛形をもとに任意の帳票PDFを作成し、Slackにファイルを送信します。
商談に紐づいている商品情報を用いて見積書や請求書などを作成することが可能です。
作成した帳票ファイルの送信はメールで送信したり、Slack、Teams、Chatworkなどの任意のチャットツールに送信が可能です。
■注意事項
・オンライン版のエクセルで雛形の用意が必要です。
・Salesforceの商談情報に商品情報を関連付けておく必要があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Zendeskで新しくチケットが作成されたらMicrosoft Excelのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zendeskを利用するカスタマーサポートチーム
・チケット情報をZendeskとMicrosoft Excel間で手動で同期する手間を削減したい方
・常に最新のチケット情報をMicrosoft Excelで確認したい方
2.Zendeskのチケット情報に基づいて業務を行う方
・チケット情報をMicrosoft Excelに取り込み、詳細な分析を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskは顧客サポート業務を効率化するツールですが、発生するチケットを手作業でMicrosoft Excelのデータベースに転記する作業は、サポート担当者にとって負担が大きくミスや情報漏洩のリスクも懸念されます。
このフローを導入することで、Zendeskで新しいチケットが作成されたらMicrosoft Excelのデータベースにチケット情報が自動的に追加されます。これにより、サポート担当者は手作業でのデータ入力から解放され、顧客対応など、より重要な業務に集中できます。
■注意事項
・Zendesk、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
Microsoft ExcelとOutlookを連携してリマインドを自動化することで、これまで手作業で行っていた期日の確認やメール作成・送信といった業務をなくし、ヒューマンエラーによるタスクの抜け漏れを防ぐことができます。
これにより、担当者は面倒な繰り返し作業から解放され、本来注力すべきコア業務に集中できるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面に沿って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：どんな形式のMicrosoft Excelシートでも連携できますか？
A：
基本的に、Microsoft Excelシートの形式であれば、問題なく連携できます。
重要なのは、各列に対応する値が正しく入力されていることです。
たとえば、「期日」や「担当者名」など、タスクに必要な情報が適切に入力されていれば、連携に問題はありません。
ただし、フローボット設定後に、列名が変更されてたり、必要なデータが不足していると正しくデータが取得できないことがあります。
そのため、Microsoft Excelシートを編集した際は、フローボットの設定も合わせて修正する必要があります！
Q：Outlook以外のツールにも通知できますか？
A：
はい、できます！
連携可能なアプリ一覧は以下のリンクからご確認いただけます。
連携するアプリをOutlookから変更したい場合は、下記の手順で変更できますので、ぜひお試しください！
1.フローボットの設定画面で、「メールを送る」オペレーションを削除します。
2.「メールを送る」オペレーションを削除した場所の「＋」をクリックします。
3.赤枠内の検索窓で、連携したいアプリを検索して選択します。
上記の手順で、連携するアプリを変更することができます！
詳しくは下記をご参照ください。
Q：エラーが発生した場合はどうなりますか？
A：
Yoomに登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知にはエラーが発生したオペレーションも記載されているので、問題がどこで起きたかすぐに確認できます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定可能です。
再実行は自動で行われませんので、通知を確認後、手動で再実行を行ってください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご利用いただけます。
