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「Microsoft Excelのタスクリストを毎日チェックしてリマインドメールを送るのが面倒…」
「手作業だから、うっかり期日を見落としてしまってヒヤッとしたことがある…」
このように、Microsoft Excelを使ったタスク管理にリマインド業務の手間やリスクを感じていませんか？
もし、Microsoft Excelで管理しているタスクの中から期日の近いものを自動で抽出し、担当者へリマインドメールを自動送信できる仕組みがあれば、こうした繰り返し作業から解放され、タスクの抜け漏れを防ぎながら、より創造的な業務に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft Excelで管理するタスクの期日を自動でリマインドする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft Excelのタスク期日をOutlookで自動リマインドするフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、「毎日Microsoft Excelで期日の近いタスクを取得し、Outlookでリマインド通知する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Excel／Outlook
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：Microsoft ExcelとOutlookをマイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます！
それぞれナビを用意しているので、同じ手順で進めてみてくださいね。
※Microsoft 365（旧称 Office 365）には、個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
1.Microsoft Excelのマイアプリ連携
まず、連携するデータベースを確認をしましょう！
列名などの指定はありませんが、タスク名・詳細・期日などリマインド通知に含めたい情報が適切な列に入力されているよう整えておいてくださいね！
以下の手順を参考にして、Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
2.Outlookのマイアプリ連携
以下の手順を参考にして、OutlookとYoomを連携してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーすると下記画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされます。
「OK」をクリックして設定を進めていきましょう！
ステップ3： スケジュールトリガー設定
「スケジュールトリガー」をクリックしてください。
フローボットを起動させるスケジュールを設定します。
日付指定・曜日指定・Cron設定から希望の形式を選択できます。
詳しい設定方法については、下記をご参照ください。
今回は、毎日朝9時にフローボットを起動する設定を例にしています。
ぜひ参考にしてみてくださいね！
入力できたら「完了」をクリックして、設定完了です！
ステップ4：日時・日付の加算減算のアクション設定
次に、本日を起点として、何日後に期日を迎えるタスク情報をOutlookで通知するかを設定します。
「日時・日付の加算減算」をクリックしてください。詳しくは下記をご参照ください。
連携するMicrosoft Excelのデータベースに、どの形式で日付が入っているかを入力します。
編集欄をクリックして、「日付」→「今日」を選択すると候補が表示されます。
その中から、連携するMicrosoft Excelのデータベースに入力している日付形式を選択してください。
加算/減算設定では、本日を起点に指定した日数前または後の日付を計算できます。
今回は、7日後に期日を迎えるタスクをピックアップする設定にしました。
下記の画像を参考に、任意の日数を指定してください。
次に、変換対象の日付形式と変換後の形式を指定します。
編集欄をクリックすると、候補から選択できます。
指定できたら、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功して、本日を起点とした計算後の値が取得できました！
「完了」をクリックして、設定完了です！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値として引用できます。
ステップ5：Microsoft Excelからレコードを取得する設定
次に、Microsoft Excelののタスク管理表からレコードを取得する設定を行います。
「複数のレコードを取得する（最大10件）」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に移ります。
アカウント情報と書かれた項目にはステップ1でマイアプリ連携した際のアカウント情報が記載されています。
アクションは、「複数のレコードを取得する（最大10件）」のままで次に進みましょう！
【Tips】
Microsoft Excelのアクションでは、最大10件までのレコードが取得できます。
10件以上のレコードを取得したい場合は、「同じ処理を繰り返す」というアクションを追加することができます。
次に、連携するMicrosoft Excelを指定します。
編集欄をクリックして、連携したいドライブを選択してください。
選択するとドライブIDが自動で入力されます。
編集欄をクリックして、連携するMicrosoft Excelが保存されているデータベースを選択してください。
次に、アイテムIDを選択します。
こちらも編集欄をクリックすると、候補が表示されるので、その中から連携したいアイテムを選択してください。
選択すると自動でアイテムIDが反映されます。
同様に、シート名を選択してください。
取得したいレコードが記載されているテーブル範囲を任意で入力し、「次へ」をクリックします。
次に、取得したいレコードの条件を指定してください。
今回は、今日を起点に7日後に期日を迎えるタスクのレコードを取得したいので、下記画像のように設定します。
レコードの条件を指定したら、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功して、今日を起点に7日後に期日を迎えるタスクのレコードが取得できました！
「完了」をクリックして、設定完了です！
ステップ6：テキスト生成の設定
次に、ステップ5で取得したMicrosoft Excelのレコードから、各タスクごとに情報を分ける設定を行います。
「テキストを生成」をクリックしてください。
テキストを生成するためのプロンプトを設定します。
編集欄をクリックして、「複数のレコードを取得する（最大10件）」から、Microsoft Excelの情報を引用できます。
今回は、下記のように設定したので参考にしてみてください！
【Tips】
出力したい言語を指定して、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功して、テキストが生成されました！
「完了」をクリックして、設定完了です！
【Tips】
生成されたテキストがイメージと異なる場合は、プロンプトを修正することで理想に近づくはずなので、再度お試しくださいね！
ステップ7：Outlookで送る設定
最後に、Microsoft Excelから取得したタスク情報をOutlookでリマインド通知する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に移ります。
Microsoft Excelと同様に、ステップ1でマイアプリ連携したOutlookのアカウント情報が自動で表示されます。
Outlookでタスクのリマインド通知を送りたい関係者のアドレスを入力します。
通知先は複数入力することができます！
【Tips】
動作確認のため、まずは自分のメールアドレスを追加しておくことをおすすめします！
なお、テンプレートで設定した内容はすべての連携で反映されます！
フローボット設定後に変更することができますので、適時修正してくださいね！
続いて、下記を任意で入力しましょう。
件名と本文はカスタマイズ可能です！
必要な情報を入力して、内容を調整しましょう！
【Tips】
取得した値は、フローボットを起動する度に変動する値として扱われます。
テキストを直接入力した部分は固定値として処理されるため、毎回変動が必要な情報（{{計算後の値}}や{{生成結果}}）には取得した値を活用することが重要です！
これにより、毎回手動で変動する情報を入力する手間が省け、効率的に連携することができます！
件名と本文の編集が完了したら、「次へ」をクリックします。
編集したメッセージの内容が表示されます。
取得した値が正しく反映されていることを確認し、テストを実行しましょう！
テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！
指定したメールアドレスに連携したOutlookアカウントから通知が届きました！
ステップ8：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
実際にフローボットを起動して、正常に動作するか確認してみてくださいね！
在庫不足やレコードが更新されたら、チャットツールへ通知します。
また、外部システムでのイベント発生をトリガーに、書類や帳票を自動作成、データ集計を自動記載、レコードを自動で登録・更新することも可能です。
手作業によるデータ転記や書類作成をなくし、最新の情報を確実に共有・管理しましょう。
まとめ
Microsoft ExcelとOutlookを連携してリマインドを自動化することで、これまで手作業で行っていた期日の確認やメール作成・送信といった業務をなくし、ヒューマンエラーによるタスクの抜け漏れを防ぐことができます。
これにより、担当者は面倒な繰り返し作業から解放され、本来注力すべきコア業務に集中できるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面に沿って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：どんな形式のMicrosoft Excelシートでも連携できますか？
A：
基本的に、Microsoft Excelシートの形式であれば、問題なく連携できます。
重要なのは、各列に対応する値が正しく入力されていることです。
たとえば、「期日」や「担当者名」など、タスクに必要な情報が適切に入力されていれば、連携に問題はありません。
ただし、フローボット設定後に、列名が変更されてたり、必要なデータが不足していると正しくデータが取得できないことがあります。
そのため、Microsoft Excelシートを編集した際は、フローボットの設定も合わせて修正する必要があります！
Q：Outlook以外のツールにも通知できますか？
A：
はい、できます！
連携可能なアプリ一覧は以下のリンクからご確認いただけます。
連携するアプリをOutlookから変更したい場合は、下記の手順で変更できますので、ぜひお試しください！
1.フローボットの設定画面で、「メールを送る」オペレーションを削除します。
2.「メールを送る」オペレーションを削除した場所の「＋」をクリックします。
3.赤枠内の検索窓で、連携したいアプリを検索して選択します。
上記の手順で、連携するアプリを変更することができます！
詳しくは下記をご参照ください。
Q：エラーが発生した場合はどうなりますか？
A：
Yoomに登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知にはエラーが発生したオペレーションも記載されているので、問題がどこで起きたかすぐに確認できます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定可能です。
再実行は自動で行われませんので、通知を確認後、手動で再実行を行ってください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご利用いただけます。
