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「Google スプレッドシートの顧客リストをもとに、一件ずつメールを作成して送信するのが大変…」
「手作業での差し込みメールは、宛名や内容を間違えてしまわないか不安…」
このように、Google スプレッドシートのデータを使ったメール送信作業に、多くの時間と手間をかけていませんか？
もし、Google スプレッドシートの特定の行が更新されたことをトリガーに、その行の情報を差し込んだメールをGmailから自動で送信できる仕組みがあれば、こうした定型業務から解放されるでしょう。本来注力すべき顧客とのコミュニケーションや戦略立案といったコア業務に時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です！
ぜひこの機会に導入して、日々のメール送信業務をもっと効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートのデータを基にメールを送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートの更新をトリガーにメールを自動送信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートで行が更新されたら、Gmailでメールを送信し任意のテキストを追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：Google スプレッドシートとGmailをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。。
1.Google スプレッドシートのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
2．Gmailのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーしましょう。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Google スプレッドシートで行が更新されたら
「行が更新されたら」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「トリガーの起動間隔」を設定します。
【注意】
今回のフローボットで使用したいGoogle スプレッドシートの準備がまだの方はこのタイミングで作成し、任意の行を更新しましょう。
今回は顧客の契約状況管理を想定して以下のように作成しました！
先ほど作成したGoogle スプレッドシートの「スプレッドシートID」と「シートID」を候補から選択しましょう。
「テーブルの範囲(始まり)」と「テーブルの範囲(終わり)」をそれぞれ手動で入力します。
「一意の値が入った列」を手動で入力しましょう。
「更新を検知したい列」を手動で入力します。
今回はE列の「進捗状況」が更新された際にトリガーが起動するように設定しました！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を選択しましょう。
ステップ4：Gmailでメールを送る
「メールを送る」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Gmailと連携するアカウント情報」を確認しましょう。
「メール内容」を設定します。
「取得した値」の使用も可能です！
取得した値は変数となり固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
今回は固定のテキストと「取得した値」を用いて以下のように設定しました！
設定できたら次に進みましょう。
「メールの送信内容」を確認したら、「テスト」を行います。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
メールが送信されました！
ステップ5：Google スプレッドシートのレコードを更新する
「レコードを更新する」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」を確認してください。
次に進んだらデータベース操作の詳細設定を行います。
「①更新したいレコードの条件」を設定しましょう。
「②更新後のレコードの値」を設定しましょう。
レコードを更新しない項目は空白のままでOKです！
今回は「取得した値」を使って以下のように設定しました！
