Notionでステータスが更新されたら、Outlookでメールを送信する

■概要

Notionで管理しているタスクのステータスが更新されるたびに、関係者へ手動でメール連絡をしていませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、連絡漏れなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースでステータスが更新されたタイミングをトリガーに、Outlookから自動でメールを送信でき、このような課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• NotionとOutlookを連携させ、進捗共有を効率化したいと考えている方
• Notionのステータス変更のたびに、手作業でメール通知をしているプロジェクトマネージャーの方
• タスクの進捗共有における連絡漏れや、それに伴う確認作業をなくしたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionのステータス更新に連動して自動でメールが送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報伝達で発生しがちな、宛先の間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、更新されたページの情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでコマンドオペレーションを設定し、取得した情報からメール本文に必要な情報を抽出・加工します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、加工した情報を用いて任意の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Notionのトリガー設定では、自動化の対象としたいデータベースIDを指定してください。
• Outlookのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文などを任意の内容に編集してください。Notionから取得した情報を本文に差し込むことも可能です。

■注意事項

• NotionとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。