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「毎朝、チームに進捗確認をリマインドするのが面倒…」
「担当者にSlackでリマインドを送るのを忘れがち…」
このように、Slackを使ったリマインド業務に手間や抜け漏れの不安を感じていませんか？
もし<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートや各種ツールにある情報をもとに、指定した時間にSlackへ自動でリマインド通知を送れる仕組み</span>があればこうした日々の定型業務から解放されますね。
また、重要な情報の伝達ミスを防ぎながら、より生産的な業務に集中する時間を確保できそうです！
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。
手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">定期的なリマインドをSlackへ自動通知する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールと連携してSlackへのリマインド通知を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートなどのデータベースにある情報をもとに、Slackへ自動でリマインド通知を送る</span>フローです。
タスクリストや進捗状況の共有漏れを防ぎ、チーム全体の連携をスムーズにしましょう！
<span class="mark-yellow">Googleカレンダーなどのスケジュールツールと連携し、当日の予定をSlackに自動でリマインド通知する</span>フローです。
重要な会議やタスクのうっかり忘れを防ぎ、スムーズな一日をスタートできます。
<span class="mark-yellow">Zoomなどのミーティングツールから当日の予定を取得し、Slackに自動でリマインド通知する</span>フローです。
会議の準備や参加漏れを防ぎ、効率的なミーティング運営をサポートします。
それではここから代表的な例として、毎日、Google スプレッドシートからデータを取得して、Slackにリマインド通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Slack／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
Google スプレッドシートとSlackの連携方法を解説しているナビをご覧ください！
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「指定したスケジュールになったら」をクリック。
スケジュール設定は日付指定・曜日指定・Cron設定の3種類あります。
ご自身の業務に合わせていずれかで設定し保存しましょう。
1) 日付指定…フローボットを起動したい日付と時刻を入力
2) 曜日指定…フローボットを起動したい曜日にチェックを入れ、時刻を入力
3) Cron設定…毎時何分にフローボットを起動したいかを入力
はじめに準備として、タスク管理用のシートを用意しておきましょう。
上記2記事も併せてご参照ください。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「複数のレコードを取得する（最大300件）」をクリック。
データベースの連携に入ります。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次に、先ほど用意したシートの「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を候補から選択してください。
最後に任意でテーブル範囲を選択して「次へ」をクリックしましょう。
ここからは取得したいレコードの条件を設定していきます。
左の欄は用意したシートの項目名がプルダウンになっているので、取得したい条件に合わせて選択してください。
今回は例として「期限」の項目が「今日(変数として設定)」と等しい場合にレコードを取得するよう設定しています。
優先度や担当者で絞ることもできるので、ご自身の業務に合わせて設定しましょう。
※Googleスプレッドシートのレコード取得における注意点と対応方法も併せてご参照ください。
条件は「+ トリガー条件を追加」から最大5個まで設定できます。
設定が完了したらテストしましょう。
成功したら保存してください。当日が期限のタスクのみ抽出されました！
ステップ4で抽出したタスクをSlackで送信します。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「チャンネルにメッセージを送る」のまま「次へ」をクリック。
まずこちらを参考に、該当チャンネルの「インテグレーション」からYoomを追加してください。
次に投稿先のチャンネルIDを候補から選択しましょう。
メッセージは予め設定されていますが、編集できるので通知したい形式で設定してみてください。
固定の文章や、Google スプレッドシートから取得した値などの変数を組み合わせて自由にカスタマイズ可能です。
これにより、Google スプレッドシートのレコードごとに変わる情報をSlackへ動的に反映できます。
設定が完了したらテストしましょう。
「テスト」をクリックすると設定したチャンネルに実際に投稿されます。
テストの際はテスト用のチャンネルに投稿したり、事前にメンバーに通知しておくなどがおすすめです。
成功したら保存してください。
当日が期限のタスクのみSlackに届きました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が毎日、Google スプレッドシートからデータを取得して、Slackにリマインド通知する方法でした！
特定のメッセージが投稿されたら、課題を自動で作成したり、カレンダーの予定を更新したりできます。
また、フォームの回答をRPAで自社システムに登録し、チャットツールに通知することも可能です。
これらの連携により、手動でのデータ入力や情報共有の手間を削減し、業務効率を向上させます。
Slackへのリマインド業務を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手動で行っていた確認作業やコピペ・通知の手間をなくし、重要な情報の共有漏れやタスクの失念を防ぐ</span>ことができます。
これによりメンバーは常に最新の情報を把握でき、チーム全体の連携がよりスムーズになりそうです。
その結果、本来注力すべき創造的な業務に集中する環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：タスク担当者に応じてメンション先を変えられますか？
A：はい、できます。
「分岐」や「進行先を切り替える」オペレーションで実現可能です。
業務に合わせて使い分けてください。
両方とも、有料プランで利用可能です。
Q：期限の前日に通知することもできますか？
A：はい、できます。
Google スプレッドシートのアクション設定で、取得したいレコードの条件を下記のように設定することで、翌日が期限となっているタスクを抽出して通知することができます。
Q：Slack以外のツールで通知することはできますか？
A：はい、できます。
下記のSlackアクション画面で赤枠の部分をクリックするとアプリ一覧が表示されます。
通知したいアプリ名で検索し、アクションを設定しましょう。
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