Googleフォームの回答内容をRPAで自社システムに登録してSlackに通知する

■概要

Googleフォームで受け付けた問い合わせや申し込み情報を、都度コピーして自社システムへ手作業で入力し、さらにチームへ共有するのは手間がかかる作業です。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、RPAが自社システムへ情報を自動で登録し、Slackへ通知する一連の流れを自動化できます。面倒な定型業務から解放され、より重要な業務に集中することが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた回答内容の転記作業に手間を感じている方
• RPAを活用して、Web上のシステムへのデータ入力を自動化したいと考えている方
• 手作業によるデータ入力のミスをなくし、迅速な情報共有を実現したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答からシステムへの登録、関係者への通知までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
3. 続いて、オペレーションで、トリガーで取得したフォームの回答内容を、RPA機能である「ブラウザを操作する」アクションを用いて自社システムに自動で入力するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、登録が完了した旨を任意のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガーから特定の回答項目を取得する際は、JSONPathを用いて必要な情報を指定し、後続のオペレーションで利用できるように設定してください。
• 「ブラウザを操作する」オペレーションは、Yoomのサクセスプランでのみ利用可能な機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランではエラーとなるためご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランで利用できる機能は、2週間の無料トライアルで試すことが可能です。トライアル期間中は「ブラウザを操作する」オペレーションもご利用いただけます。