Googleカレンダーで予定が追加されたら、ファイルの有無で分岐してMicrosoft Teamsに送信する

■概要

Googleカレンダーに新しい予定が登録されるたびに関連ファイルの有無を確認し、その情報をMicrosoft Teamsの適切なチャネルへ手動で通知する作業は手間がかかり、時には連絡漏れも発生しがちではないでしょうか。特にファイルが関連する場合、その格納や共有ルールの確認も必要になり業務の負担となることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーへの予定追加をトリガーにファイルの有無に応じた処理分岐、そしてMicrosoft Teamsへの自動通知までを一気通貫で行うため、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleカレンダーとMicrosoft Teamsを連携させ、情報共有の効率を上げたい方
• 予定に関連するファイルの取り扱いや通知作業に、多くの時間を費やしているチームの担当者
• 手作業による情報伝達の漏れや遅延を防ぎ、業務の正確性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーに予定が追加されると、ファイルの有無に応じた情報がMicrosoft Teamsへ自動で通知されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮することができます。
• ファイルの見落としや、誤ったチャネルへの通知といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleカレンダー、Google Drive、OneDrive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. トリガーとして、Googleカレンダーで「予定が作成されたら」アクションを設定し、フローボットが起動するきっかけを指定します。
3. 次に、オペレーションで「分岐機能」を使用し、Googleカレンダーの予定にファイルが添付されているかどうかに基づいて、その後の処理を分岐させます。
4. ファイルが添付されている場合は、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、該当のファイルを取得します。その後、必要に応じてOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで指定の場所にファイルを格納することも可能です。
5. 続いて、オペレーションで「AI機能」の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、予定の件名や本文、ファイル情報などから必要な情報を抽出します。ファイルがない場合は、予定の情報のみから抽出を行います。
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出した情報やファイルに関する情報を、指定したチャネルに自動で通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、ファイル添付の有無だけでなく、予定の件名や説明文に含まれる特定のキーワード、時間帯など、ユーザーの運用に合わせたより詳細な条件で処理を分岐させることが可能です。
• OneDriveへファイルをアップロードする際には、保存先のドライブIDやフォルダIDを候補から選択し、任意の格納場所を指定できます。
• AI機能によるデータ抽出では、Googleカレンダーの予定情報から具体的にどの項目（例：会議名、日時、参加者、場所、議題など）を抽出するか、また、どのような形式で抽出するかといった指示内容を自由にカスタマイズできます。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチームやチャネルを任意に選択できるほか、メッセージ本文も固定のテキストだけでなく、Googleカレンダーの予定情報やAI機能によって抽出されたデータを変数として柔軟に組み込むことが可能です。

■注意事項

• Googleカレンダー、Microsoft Teams、Google Drive、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• JSON PATHによるアウトプットの取得方法は下記を参照してください
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443