Googleカレンダーで予定が追加されたら、添付ファイルをOCRしMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Googleカレンダーに登録された予定にファイルが添付されており、その内容を確認して関係部署にMicrosoft Teamsで共有するといった一連の手作業に時間を取られていませんか？また、手作業による情報共有の遅れや内容の伝え漏れが発生することもあるかもしれません。 このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーへの予定追加をトリガーに添付ファイルをOCRでテキスト化、その内容をMicrosoft Teamsへ自動で通知できます。これにより、情報共有の迅速化と作業負担の軽減が期待できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleカレンダーとMicrosoft Teamsを日常的に利用し、情報共有の効率を上げたい方
• 予定に添付されたファイルの確認と内容の通知作業を自動化したい方
• OCR機能を活用して、画像やPDF内の文字情報を業務に活かしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーへの予定追加から添付ファイルのOCR処理、Microsoft Teamsへの通知までの一連の作業が自動化され、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てられます。
• 手作業による添付ファイルの見落としや、Microsoft Teamsへの通知漏れ、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、より正確な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Yoomのマイアプリへ「Googleカレンダー」、「Google Drive」、「Microsoft Teams」を連携します。
2. 次に、トリガーとして「Googleカレンダー」を選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したGoogleカレンダーに新しい予定が作成されるとフローが起動します。
3. 続いて、オペレーションで「Google Drive」の「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleカレンダーの予定に添付されているファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでYoomの「OCR機能」を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定します。ここで、前のステップでダウンロードしたファイルを指定し、ファイル内のテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションで「Microsoft Teams」の「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能によって抽出されたテキスト情報を含んだメッセージを、指定のチャネルに自動で投稿します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「OCR機能」のアクション設定では、どのファイルからテキストを抽出するかを指定するだけでなく、抽出したい項目に合わせて、使用するAIモデルや読み取り言語を選択することが可能です。
• 「Microsoft Teams」へメッセージを送信するアクション設定では、通知先のチームやチャネルを任意で設定できます。また、通知するメッセージ本文は、固定のテキストを入力するだけでなく、前のステップであるOCR処理で取得したテキスト情報などを変数として柔軟に埋め込むことができます。

■注意事項

• Googleカレンダー、Microsoft Teams、Google Drive、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• JSON PATHによるアウトプットの取得方法は下記を参照してください
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。