フォームの情報からGoogleカレンダーで予定を作成して、資料やリンクをGmailで送信する

■概要

フォームで受け付けた打ち合わせや面談の予約をカレンダーに登録し、案内メールを送信するといった一連の対応業務には手間がかかりますよね。
このワークフローを活用すれば、フォームの送信をトリガーとして、Googleカレンダーへの予定登録とGmailでのメール送信を自動化できます。
日程調整の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け付けた予約情報を手作業でGoogleカレンダーに登録している方
• 日程調整後の確認メールや資料送付に手間や時間を要している営業担当者の方
• 繰り返し発生する連絡業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点に予定登録とメール送信が自動で行われるため、予定管理や連絡業務に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業での情報転記が不要になることで、日時の入力間違いやメールの送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. GoogleカレンダーとGmailをYoomと連携します。
2. トリガーでフォームトリガーを選択し、フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
3. オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを選択し、フォームで受け付けた情報を基に予定を登録します。
4. オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを選択し、予定の詳細や関連資料のリンクなどを記載したメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、会社名や氏名、予約希望日時といった、取得したい項目を設定してください。
• Googleカレンダーの予定作成アクションでは、予定を登録するカレンダーを指定していしてください。
  予定のタイトルや開始・終了日時などには、フォームで取得した値を埋め込むことが可能です。
• Gmailでのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文などを自由に設定でき、フォームで取得した氏名などの変数を本文に埋め込むこともできます。

■注意事項

• Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。