「添付ファイルの保存、また忘れてたかも…」
「どのメールにファイルがついてたっけ？」
日々届く大量のメールに埋もれて大事なファイルを見逃してしまったり、保存し忘れて後から焦った経験はありませんか？Gmailの添付ファイルを自動でオンラインストレージに保存できたら、そんな不安や手間から解放されるかもしれません。
たとえば、特定のラベルがついたメールに添付されているファイルだけをBoxに自動格納すれば、重要な資料だけを抜け漏れなく保存することができます。しかも、ルールに従ってファイルを整理することも可能なので、後で探すのもスムーズです。
この記事では、ファイル管理の自動化を誰でも簡単に始められる方法をご紹介します。ファイル保存の“うっかり”を減らしたい方は、ぜひチェックしてみてください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには「Gmail」と「Box」や「OneDrive」などのストレージサービスを連携し、添付ファイルを自動格納するためのテンプレートが用意されています。説明を読む前に今すぐ試したい！という方は、以下のバナーをクリックして、テンプレートから自動化フローを作成してみましょう！
■概要
「Gmailで受信したファイルをBoxに格納する」フローは、メール添付ファイルの管理を効率化する業務ワークフローです。
日々大量に届くGmailの添付ファイルを手動で整理するのは時間と労力がかかります。
特に重要なファイルやプロジェクト関連の資料を一元管理する必要がある場合、ミスや漏れが心配になることもあります。
そこで、このワークフローを活用することで、Gmailに届いた添付ファイルを自動的にBoxに保存し、整理整頓をスムーズに行えます。
YoomのAPI連携やRPA機能を駆使し、煩雑な作業を自動化することで、業務効率の向上とデータ管理の信頼性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを日常的に使用し、多数の添付ファイルをやり取りしているビジネスパーソン
・Boxを活用してファイルを一元管理したいと考えているチームや企業
・手動でのファイル整理に時間を取られ、業務効率化を図りたいIT担当者
・重要なファイルの漏れや整理ミスを防ぎたい管理職
・SaaSアプリの連携や自動化ツールを活用して業務プロセスを改善したい方
・RPAやAIを利用して日常業務の自動化に興味がある初心者から中級者までのユーザー
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
Gmailの添付ファイル格納・管理を自動化する方法
Gmailの添付ファイル管理を自動化すれば、日々の業務はもっとスムーズになります。
ここでは、手動でのダウンロードや保存の手間を省き、情報共有を効率化するための具体的な自動化例をいくつか紹介していきます。
気になる自動化例を見つけたら、ぜひクリックして試してみてくださいね！
Gmailで受信した添付ファイルをオンラインストレージに自動で格納する
毎日大量に届くメールの中から、特定の条件（送信者、件名など）に合致するメールに添付されたファイルを、自動でBoxやOneDriveといったオンラインストレージの指定フォルダに格納します。この自動化により、手作業でのファイル保存の手間や、重要なファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防げます。ファイルは設定したルールに基づいて整理されるため、必要なファイルを後から探しやすくなりますよ！
Gmailで受信したファイルをOneDriveに格納する
試してみる
■概要
「Gmailで受信したファイルをOneDriveに格納する」ワークフローは、ファイルの保存作業を効率化します。
自動で格納されるので、保存漏れのリスクも軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを日常的に利用している方
・Gmailで頻繁にファイルを受信し、その管理に時間と手間を感じている方
・ファイルを整理整頓し、スピーディに必要な情報にアクセスしたい方
・クラウドストレージとしてOneDriveを利用している方
・OneDriveを利用してファイル管理を行っており、Gmailで受信したファイルをスムーズにOneDriveに格納したい方
・効率的にファイル管理を行い、業務の生産性を向上させたい方
■注意事項
・GmailとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
「Gmailで受信したファイルをBoxに格納する」フローは、メール添付ファイルの管理を効率化する業務ワークフローです。
日々大量に届くGmailの添付ファイルを手動で整理するのは時間と労力がかかります。
特に重要なファイルやプロジェクト関連の資料を一元管理する必要がある場合、ミスや漏れが心配になることもあります。
そこで、このワークフローを活用することで、Gmailに届いた添付ファイルを自動的にBoxに保存し、整理整頓をスムーズに行えます。
YoomのAPI連携やRPA機能を駆使し、煩雑な作業を自動化することで、業務効率の向上とデータ管理の信頼性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを日常的に使用し、多数の添付ファイルをやり取りしているビジネスパーソン
・Boxを活用してファイルを一元管理したいと考えているチームや企業
・手動でのファイル整理に時間を取られ、業務効率化を図りたいIT担当者
・重要なファイルの漏れや整理ミスを防ぎたい管理職
・SaaSアプリの連携や自動化ツールを活用して業務プロセスを改善したい方
・RPAやAIを利用して日常業務の自動化に興味がある初心者から中級者までのユーザー
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
Google Driveにファイルが格納されたら承認を受け、Gmailでファイルを送付する
試してみる
Google Driveにファイルが格納されたら承認を受け、Gmailと連携して格納されたファイルを送付するフローです。
Gmailで受信したファイルをBoxに格納するフローを作ってみよう
ここでは例として、「Gmailで受信したメールの添付ファイルを自動でBoxに格納する」フローの作成プロセスを簡単にご紹介します。
Yoomを使えば、このようなフローも直感的な操作で設定できますよ！
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、大きく以下のプロセスで作成していきます。
- GmailとBoxをマイアプリに連携する
- テンプレートをコピーする
- アプリトリガーの設定
- Boxと連携し、ファイルをアップロードする
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
■概要
「Gmailで受信したファイルをBoxに格納する」フローは、メール添付ファイルの管理を効率化する業務ワークフローです。
日々大量に届くGmailの添付ファイルを手動で整理するのは時間と労力がかかります。
特に重要なファイルやプロジェクト関連の資料を一元管理する必要がある場合、ミスや漏れが心配になることもあります。
そこで、このワークフローを活用することで、Gmailに届いた添付ファイルを自動的にBoxに保存し、整理整頓をスムーズに行えます。
YoomのAPI連携やRPA機能を駆使し、煩雑な作業を自動化することで、業務効率の向上とデータ管理の信頼性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを日常的に使用し、多数の添付ファイルをやり取りしているビジネスパーソン
・Boxを活用してファイルを一元管理したいと考えているチームや企業
・手動でのファイル整理に時間を取られ、業務効率化を図りたいIT担当者
・重要なファイルの漏れや整理ミスを防ぎたい管理職
・SaaSアプリの連携や自動化ツールを活用して業務プロセスを改善したい方
・RPAやAIを利用して日常業務の自動化に興味がある初心者から中級者までのユーザー
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：GmailとBoxをマイアプリに連携する
まず、自動化に必要なGmailとBoxをYoomに連携させるため「マイアプリ登録」を行います。
画面の指示に従って各サービスのアカウント情報を入力し、連携を許可するだけで、ツール間の連携が可能になりますよ！
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Gmailをクリックします。
(2)下の画像が出てきたら、「Sign in with Google」をクリックします。
アカウントの選択画面から、お持ちのアカウントでログインを行ってください。
(3)次に、Boxの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からBoxをクリックします。
Boxへのアクセス画面から、メールアドレス、パスワードを入力し、承認をクリックします。
(4)ログインすると下の画像が出てくるので、「Grant access to Box」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにGmailとBoxが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
「Gmailで受信したファイルをBoxに格納する」フローは、メール添付ファイルの管理を効率化する業務ワークフローです。
日々大量に届くGmailの添付ファイルを手動で整理するのは時間と労力がかかります。
特に重要なファイルやプロジェクト関連の資料を一元管理する必要がある場合、ミスや漏れが心配になることもあります。
そこで、このワークフローを活用することで、Gmailに届いた添付ファイルを自動的にBoxに保存し、整理整頓をスムーズに行えます。
YoomのAPI連携やRPA機能を駆使し、煩雑な作業を自動化することで、業務効率の向上とデータ管理の信頼性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを日常的に使用し、多数の添付ファイルをやり取りしているビジネスパーソン
・Boxを活用してファイルを一元管理したいと考えているチームや企業
・手動でのファイル整理に時間を取られ、業務効率化を図りたいIT担当者
・重要なファイルの漏れや整理ミスを防ぎたい管理職
・SaaSアプリの連携や自動化ツールを活用して業務プロセスを改善したい方
・RPAやAIを利用して日常業務の自動化に興味がある初心者から中級者までのユーザー
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
ステップ3：アプリトリガーの設定
(1)Gmailで特定のラベルのメールを受信した際の設定をします。
アプリトリガーの「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしましょう。
(2)Gmailの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Gmailと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「特定のラベルのメールを受信したら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
また、基本的には最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします！
下へ進み、ラベルを候補から選択します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
Gmailの情報が「取得した値」に反映されればテスト成功です。
「取得した値ってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご参照ください！
アウトプットについて
「保存する」をクリックし、次の工程に進みましょう！
ステップ4：Boxと連携し、ファイルをアップロードする
(1)次にBoxと連携して、ファイルをアップロードします。
「ファイルをアップロード」をクリックします。
(2)Boxの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Boxと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ファイルをアップロード」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、ファイル名を取得した値を使って入力します。
取得した値を使うことで、Gmailの情報を引用することができます！
下へ進み、Boxの格納先を指定します。あらかじめ、Boxにフォルダを作成しておきましょう！
フォルダが作成できたら、赤線を確認の上、格納先フォルダのコンテンツIDを入力します。
ファイルの添付方法とファイルはプルダウンから選択します。
- ファイルの添付方法：「取得した値を使用する」を選択
- ファイル：対象のファイル名を選択
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Boxの指定のフォルダにGmailのファイルが追加されました！
Yoomに戻り「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際にフローボットを起動して、Gmailで受信したファイルがBoxに格納されるか確認してみてくださいね！
GmailのAPIを使ったその他の自動化例
GmailのAPIを活用することで、メールに関するさまざまな業務を自動化することが可能になります。
Gmailを使った自動化例
特定の条件に合致したメール内容をSlackに自動通知したり、Googleスプレッドシートのリストに応じて一斉にメールを送信することが可能です。また、問い合わせメールに対してはChatGPTで返信文を生成して、そのままGmailで返信できます。
Googleスプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する
試してみる
■概要
・Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
・同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。
■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/dUv9YYx5wHo
■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。
Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
無料トライアルでできることと開始方法および注意点▼
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する
試してみる
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する
試してみる
■概要
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Zoomでウェビナーを頻繁に開催する方
・ウェビナー終了後に参加者へのフォローメールを欠かさず送りたいが、手動での作業に手間を感じている方
・ウェビナーの参加者に迅速かつ効率的にフォローメールを送りたい方
2. Gmailを主要なコミュニケーション手段として利用している方
・Gmailを日常的に使っており、テンプレートメールを自動化することで業務効率を上げたい方
・参加者全員に個別にメールを送る手間を省きたい方
■注意事項
・ZoomとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する
試してみる
■概要
このワークフローでは、GmailとChatGPTの連携を活用して、顧客からの問い合わせ対応を自動化することが可能です。この自動化により、対応のスピードと精度が向上し、担当者の業務負担を軽減できるでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを使用して多数の問い合わせメールを受け取っているサポート担当者の方
・ChatGPTとGmailの連携を通じて業務の自動化を図りたいIT担当者の方
・顧客対応の迅速化と品質向上を目指している経営者の方
・業務効率を高めつつ、顧客満足度を維持・向上させたい企業の担当者の方
■注意事項
・ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する
試してみる
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知するフローです。
■注意事項
・GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
この記事では、「Gmailの添付ファイルをストレージに自動で格納する方法」について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。Gmailとストレージを連携することで、手動でのファイル保存作業をなくして保存漏れや探す手間といったヒューマンエラーを防ぐことが可能になります。
Yoomには、今回ご紹介した添付ファイルの格納以外にも、Gmailを活用した業務効率化テンプレートが多数用意されています。たとえば、問い合わせメールへの自動返信、フォーム回答者へのメール送信、Slackなど他ツールとの連携通知など、さまざまなシーンで役立つ自動化をすぐに始められます。
「日々のファイル整理に時間がかかっている」「うっかり保存漏れを防ぎたい」「情報共有をもっとスムーズにしたい」と感じている方は、Yoomのテンプレートを使って、まずは気軽に試してみてください。
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