【簡単設定】Gmailの添付ファイルをストレージに自動で格納する方法

Gmailで受信したファイルをBoxに格納するフローを作ってみよう

ここでは例として、「Gmailで受信したメールの添付ファイルを自動でBoxに格納する」フローの作成プロセスを簡単にご紹介します。
Yoomを使えば、このようなフローも直感的な操作で設定できますよ！
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回は、大きく以下のプロセスで作成していきます。

• GmailとBoxをマイアプリに連携する
• テンプレートをコピーする
• アプリトリガーの設定
• Boxと連携し、ファイルをアップロードする
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：GmailとBoxをマイアプリに連携する

まず、自動化に必要なGmailとBoxをYoomに連携させるため「マイアプリ登録」を行います。
画面の指示に従って各サービスのアカウント情報を入力し、連携を許可するだけで、ツール間の連携が可能になりますよ！

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Gmailをクリックします。

(2)下の画像が出てきたら、「Sign in with Google」をクリックします。
アカウントの選択画面から、お持ちのアカウントでログインを行ってください。

(3)次に、Boxの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からBoxをクリックします。
Boxへのアクセス画面から、メールアドレス、パスワードを入力し、承認をクリックします。

(4)ログインすると下の画像が出てくるので、「Grant access to Box」をクリックします。

連携が完了するとYoomのマイアプリにGmailとBoxが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。

コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！

ステップ3：アプリトリガーの設定

(1)Gmailで特定のラベルのメールを受信した際の設定をします。
アプリトリガーの「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしましょう。

(2)Gmailの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Gmailと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「特定のラベルのメールを受信したら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
また、基本的には最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします！

下へ進み、ラベルを候補から選択します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。

Gmailの情報が「取得した値」に反映されればテスト成功です。
「取得した値ってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご参照ください！

アウトプットについて

「保存する」をクリックし、次の工程に進みましょう！

ステップ4：Boxと連携し、ファイルをアップロードする

(1)次にBoxと連携して、ファイルをアップロードします。
「ファイルをアップロード」をクリックします。

(2)Boxの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Boxと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ファイルをアップロード」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、ファイル名を取得した値を使って入力します。
取得した値を使うことで、Gmailの情報を引用することができます！

下へ進み、Boxの格納先を指定します。あらかじめ、Boxにフォルダを作成しておきましょう！
フォルダが作成できたら、赤線を確認の上、格納先フォルダのコンテンツIDを入力します。

ファイルの添付方法とファイルはプルダウンから選択します。

• ファイルの添付方法：「取得した値を使用する」を選択
• ファイル：対象のファイル名を選択

入力が完了したら、「テスト」をクリックします。

テストに成功すると、Boxの指定のフォルダにGmailのファイルが追加されました！
Yoomに戻り「保存する」をクリックしましょう。

ステップ5：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際にフローボットを起動して、Gmailで受信したファイルがBoxに格納されるか確認してみてくださいね！

GmailのAPIを使ったその他の自動化例

GmailのAPIを活用することで、メールに関するさまざまな業務を自動化することが可能になります。

Gmailを使った自動化例

特定の条件に合致したメール内容をSlackに自動通知したり、Googleスプレッドシートのリストに応じて一斉にメールを送信することが可能です。また、問い合わせメールに対してはChatGPTで返信文を生成して、そのままGmailで返信できます。

まとめ

この記事では、「Gmailの添付ファイルをストレージに自動で格納する方法」について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。Gmailとストレージを連携することで、手動でのファイル保存作業をなくして保存漏れや探す手間といったヒューマンエラーを防ぐことが可能になります。

<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介した添付ファイルの格納以外にも、Gmailを活用した業務効率化テンプレートが多数用意されています。</span>たとえば、問い合わせメールへの自動返信、フォーム回答者へのメール送信、Slackなど他ツールとの連携通知など、さまざまなシーンで役立つ自動化をすぐに始められます。

「日々のファイル整理に時間がかかっている」「うっかり保存漏れを防ぎたい」「情報共有をもっとスムーズにしたい」と感じている方は、Yoomのテンプレートを使って、まずは気軽に試してみてください。

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