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「添付ファイルの保存、また忘れてたかも…」
「どのメールにファイルがついてたっけ？」
日々届く大量のメールに埋もれて大事なファイルを見逃してしまったり、保存し忘れて後から焦った経験はありませんか？Gmailの添付ファイルを自動でオンラインストレージに保存できたら、そんな不安や手間から解放されるかもしれません。
たとえば、特定のラベルがついたメールに添付されているファイルだけをBoxに自動格納すれば、重要な資料だけを抜け漏れなく保存することができます。しかも、ルールに従ってファイルを整理することも可能なので、後で探すのもスムーズです。
この記事では、ファイル管理の自動化を誰でも簡単に始められる方法をご紹介します。ファイル保存の“うっかり”を減らしたい方は、ぜひチェックしてみてください！
Yoomには「Gmail」と「Box」や「OneDrive」などのストレージサービスを連携し、添付ファイルを自動格納するためのテンプレートが用意されています。説明を読む前に今すぐ試したい！という方は、以下のバナーをクリックして、テンプレートから自動化フローを作成してみましょう！
■概要
「Gmailで受信したファイルをBoxに格納する」フローは、メール添付ファイルの管理を効率化する業務ワークフローです。
日々大量に届くGmailの添付ファイルを手動で整理するのは時間と労力がかかります。
特に重要なファイルやプロジェクト関連の資料を一元管理する必要がある場合、ミスや漏れが心配になることもあります。
そこで、このワークフローを活用することで、Gmailに届いた添付ファイルを自動的にBoxに保存し、整理整頓をスムーズに行えます。
YoomのAPI連携やRPA機能を駆使し、煩雑な作業を自動化することで、業務効率の向上とデータ管理の信頼性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを活用することで、Gmailで受信した添付ファイルを自動でBoxに格納するため、手動でのダウンロードや整理が不要になり、時間を有効活用できます。
また、自動化により、ファイルの漏れや誤保存を防止し、重要な資料を確実に保存・管理でき、データ管理の信頼性向上が期待できます。
さらに、Boxのセキュアなクラウドストレージを活用することで、ファイルの安全性が向上します。
Gmailの添付ファイル管理を自動化すれば、日々の業務はもっとスムーズになります。
ここでは、手動でのダウンロードや保存の手間を省き、情報共有を効率化するための具体的な自動化例をいくつか紹介していきます。
気になる自動化例を見つけたら、ぜひクリックして試してみてくださいね！
毎日大量に届くメールの中から、特定の条件（送信者、件名など）に合致するメールに添付されたファイルを、自動でBoxやOneDriveといったオンラインストレージの指定フォルダに格納します。この自動化により、手作業でのファイル保存の手間や、重要なファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防げます。ファイルは設定したルールに基づいて整理されるため、必要なファイルを後から探しやすくなりますよ！
■概要
Gmailで受信した書類ファイルや音声ファイルなどを、都度手作業でOneDriveに保存していませんか？手作業での保存は手間がかかるだけでなく、保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、添付ファイルが自動でOneDriveに格納されるため、こうしたファイル管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
「Gmailで受信したファイルをBoxに格納する」フローは、メール添付ファイルの管理を効率化する業務ワークフローです。
日々大量に届くGmailの添付ファイルを手動で整理するのは時間と労力がかかります。
特に重要なファイルやプロジェクト関連の資料を一元管理する必要がある場合、ミスや漏れが心配になることもあります。
そこで、このワークフローを活用することで、Gmailに届いた添付ファイルを自動的にBoxに保存し、整理整頓をスムーズに行えます。
YoomのAPI連携やRPA機能を駆使し、煩雑な作業を自動化することで、業務効率の向上とデータ管理の信頼性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを活用することで、Gmailで受信した添付ファイルを自動でBoxに格納するため、手動でのダウンロードや整理が不要になり、時間を有効活用できます。
また、自動化により、ファイルの漏れや誤保存を防止し、重要な資料を確実に保存・管理でき、データ管理の信頼性向上が期待できます。
さらに、Boxのセキュアなクラウドストレージを活用することで、ファイルの安全性が向上します。
■概要
Google Driveにファイルが格納されたら承認を受け、Gmailと連携して格納されたファイルを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Google Driveを使用している企業の方
・総務部、事務職員など顧客対応業務担当者
・経理担当者や人事担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・ファイルの格納をトリガーに自動で承認からメール送付まで行うため、手作業による手間を省き業務を効率化します。
・一連の流れが自動で完了することにより、手入力によるミスを防ぐことができます。
■注意事項
Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
ここでは例として、「Gmailで受信したメールの添付ファイルを自動でBoxに格納する」フローの作成プロセスを簡単にご紹介します。
Yoomを使えば、このようなフローも直感的な操作で設定できますよ！
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、大きく以下のプロセスで作成していきます。
■概要
「Gmailで受信したファイルをBoxに格納する」フローは、メール添付ファイルの管理を効率化する業務ワークフローです。
日々大量に届くGmailの添付ファイルを手動で整理するのは時間と労力がかかります。
特に重要なファイルやプロジェクト関連の資料を一元管理する必要がある場合、ミスや漏れが心配になることもあります。
そこで、このワークフローを活用することで、Gmailに届いた添付ファイルを自動的にBoxに保存し、整理整頓をスムーズに行えます。
YoomのAPI連携やRPA機能を駆使し、煩雑な作業を自動化することで、業務効率の向上とデータ管理の信頼性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを活用することで、Gmailで受信した添付ファイルを自動でBoxに格納するため、手動でのダウンロードや整理が不要になり、時間を有効活用できます。
また、自動化により、ファイルの漏れや誤保存を防止し、重要な資料を確実に保存・管理でき、データ管理の信頼性向上が期待できます。
さらに、Boxのセキュアなクラウドストレージを活用することで、ファイルの安全性が向上します。
まず、自動化に必要なGmailとBoxをYoomに連携させるため「マイアプリ登録」を行います。
画面の指示に従って各サービスのアカウント情報を入力し、連携を許可するだけで、ツール間の連携が可能になりますよ！
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Gmailをクリックします。
(2)下の画像が出てきたら、「Sign in with Google」をクリックします。
アカウントの選択画面から、お持ちのアカウントでログインを行ってください。
(3)次に、Boxの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からBoxをクリックします。
Boxへのアクセス画面から、メールアドレス、パスワードを入力し、承認をクリックします。
(4)ログインすると下の画像が出てくるので、「Grant access to Box」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにGmailとBoxが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
「Gmailで受信したファイルをBoxに格納する」フローは、メール添付ファイルの管理を効率化する業務ワークフローです。
日々大量に届くGmailの添付ファイルを手動で整理するのは時間と労力がかかります。
特に重要なファイルやプロジェクト関連の資料を一元管理する必要がある場合、ミスや漏れが心配になることもあります。
そこで、このワークフローを活用することで、Gmailに届いた添付ファイルを自動的にBoxに保存し、整理整頓をスムーズに行えます。
YoomのAPI連携やRPA機能を駆使し、煩雑な作業を自動化することで、業務効率の向上とデータ管理の信頼性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを活用することで、Gmailで受信した添付ファイルを自動でBoxに格納するため、手動でのダウンロードや整理が不要になり、時間を有効活用できます。
また、自動化により、ファイルの漏れや誤保存を防止し、重要な資料を確実に保存・管理でき、データ管理の信頼性向上が期待できます。
さらに、Boxのセキュアなクラウドストレージを活用することで、ファイルの安全性が向上します。
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
(1)Gmailで特定のラベルのメールを受信した際の設定をします。
アプリトリガーの「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしましょう。
(2)Gmailの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Gmailと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「特定のラベルのメールを受信したら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
また、基本的には最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします！
下へ進み、ラベルを候補から選択します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
Gmailの情報が「取得した値」に反映されればテスト成功です。
「取得した値ってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご参照ください！
「保存する」をクリックし、次の工程に進みましょう！
(1)次にBoxと連携して、ファイルをアップロードします。
「ファイルをアップロード」をクリックします。
(2)Boxの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Boxと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ファイルをアップロード」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、ファイル名を取得した値を使って入力します。
取得した値を使うことで、Gmailの情報を引用することができます！
下へ進み、Boxの格納先を指定します。あらかじめ、Boxにフォルダを作成しておきましょう！
フォルダが作成できたら、赤線を確認の上、格納先フォルダのコンテンツIDを入力します。
ファイルの添付方法とファイルはプルダウンから選択します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Boxの指定のフォルダにGmailのファイルが追加されました！
Yoomに戻り「保存する」をクリックしましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際にフローボットを起動して、Gmailで受信したファイルがBoxに格納されるか確認してみてくださいね！
GmailのAPIを活用することで、メールに関するさまざまな業務を自動化することが可能になります。
特定の条件に合致したメール内容をSlackに自動通知したり、Googleスプレッドシートのリストに応じて一斉にメールを送信することが可能です。また、問い合わせメールに対してはChatGPTで返信文を生成して、そのままGmailで返信できます。
■概要
Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。
実際のフローボットの動き：https://youtu.be/dUv9YYx5wHo
■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
※無料トライアルでできることと開始方法および注意点：https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
■概要
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務効率化・自動化を進めたい方
・定型的なメール送信作業を自動化して業務効率を向上させたい方
・他のGoogle Workspaceアプリと連携した自動化フローを構築したい方
2.Googleフォームを活用して情報収集を行う方
・Googleフォームの送信後に回答者へのお礼や確認メールを手動で送信する手間を省きたい方
・回答者への対応漏れを防いで顧客満足度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームは情報収集に非常に便利なツールですが、送信者への迅速な対応は顧客満足度向上や良好な関係構築に不可欠です。しかし、フォーム送信のたびに手動でGmailを返信するのは、時間と手間がかかってしまい対応漏れが発生するリスクもあります。
このフローを活用すれば、Googleフォームが送信されたら、自動的に回答者にGmailが返信されるため、対応者は手作業での返信作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また人的ミスのリスクも軽減されることで、より迅速かつ正確な対応が可能になります。
■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
ウェビナー開催後のフォローメールは重要ですが、参加者リストをもとに手作業で対応するのは時間がかかり、送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでのウェビナー終了をきっかけに、参加者情報をもとにGmailでフォローメールを自動で送信できます。この自動化により、迅速で確実なフォローアップが実現し、煩雑な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
日々多くの問い合わせメールが届き、一件ずつ内容を確認して返信する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせへの返信は、手間がかかる一方で迅速な対応が求められます。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけにChatGPTが返信文案を自動で生成し、Gmailから返信するまでの一連の流れを自動化するため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
日々の業務で大量に届くメールの中から、問い合わせやシステムアラートといった重要なメールを探すのに手間がかかっていませんか。他のメールに埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールを自動でSlackに通知できるため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
この記事では、「Gmailの添付ファイルをストレージに自動で格納する方法」について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。Gmailとストレージを連携することで、手動でのファイル保存作業をなくして保存漏れや探す手間といったヒューマンエラーを防ぐことが可能になります。
Yoomには、今回ご紹介した添付ファイルの格納以外にも、Gmailを活用した業務効率化テンプレートが多数用意されています。たとえば、問い合わせメールへの自動返信、フォーム回答者へのメール送信、Slackなど他ツールとの連携通知など、さまざまなシーンで役立つ自動化をすぐに始められます。
「日々のファイル整理に時間がかかっている」「うっかり保存漏れを防ぎたい」「情報共有をもっとスムーズにしたい」と感じている方は、Yoomのテンプレートを使って、まずは気軽に試してみてください。
