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【簡単設定】Gmailの添付ファイルをストレージに自動で格納する方法
「添付ファイルの保存、また忘れてたかも…」
「どのメールにファイルがついてたっけ？」
日々届く大量のメールに埋もれて大事なファイルを見逃してしまったり、保存し忘れて後から焦った経験はありませんか？Gmailの添付ファイルを自動でオンラインストレージに保存できたら、そんな不安や手間から解放されるかもしれません。
たとえば、特定のラベルがついたメールに添付されているファイルだけをBoxに自動格納すれば、重要な資料だけを抜け漏れなく保存することができます。しかも、ルールに従ってファイルを整理することも可能なので、後で探すのもスムーズです。
この記事では、ファイル管理の自動化を誰でも簡単に始められる方法をご紹介します。ファイル保存の“うっかり”を減らしたい方は、ぜひチェックしてみてください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには「Gmail」と「Box」や「OneDrive」などのストレージサービスを連携し、添付ファイルを自動格納するためのテンプレートが用意されています。説明を読む前に今すぐ試したい！という方は、以下のバナーをクリックして、テンプレートから自動化フローを作成してみましょう！
■概要
「Gmailで受信したファイルをBoxに格納する」フローは、メール添付ファイルの管理を効率化する業務ワークフローです。
日々大量に届くGmailの添付ファイルを手動で整理するのは時間と労力がかかります。
特に重要なファイルやプロジェクト関連の資料を一元管理する必要がある場合、ミスや漏れが心配になることもあります。
そこで、このワークフローを活用することで、Gmailに届いた添付ファイルを自動的にBoxに保存し、整理整頓をスムーズに行えます。
YoomのAPI連携やRPA機能を駆使し、煩雑な作業を自動化することで、業務効率の向上とデータ管理の信頼性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailを日常的に使用し、多数の添付ファイルをやり取りしているビジネスパーソン
- Boxを活用してファイルを一元管理したいと考えているチームや企業
- 手動でのファイル整理に時間を取られ、業務効率化を図りたいIT担当者
- 重要なファイルの漏れや整理ミスを防ぎたい管理職
- SaaSアプリの連携や自動化ツールを活用して業務プロセスを改善したい方
- RPAやAIを利用して日常業務の自動化に興味がある初心者から中級者までのユーザー
■このテンプレートを使うメリット
このフローを活用することで、Gmailで受信した添付ファイルを自動でBoxに格納するため、手動でのダウンロードや整理が不要になり、時間を有効活用できます。
また、自動化により、ファイルの漏れや誤保存を防止し、重要な資料を確実に保存・管理でき、データ管理の信頼性向上が期待できます。
さらに、Boxのセキュアなクラウドストレージを活用することで、ファイルの安全性が向上します。
■概要
「Gmailで受信したファイルをBoxに格納する」フローは、メール添付ファイルの管理を効率化する業務ワークフローです。
日々大量に届くGmailの添付ファイルを手動で整理するのは時間と労力がかかります。
特に重要なファイルやプロジェクト関連の資料を一元管理する必要がある場合、ミスや漏れが心配になることもあります。
そこで、このワークフローを活用することで、Gmailに届いた添付ファイルを自動的にBoxに保存し、整理整頓をスムーズに行えます。
YoomのAPI連携やRPA機能を駆使し、煩雑な作業を自動化することで、業務効率の向上とデータ管理の信頼性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailを日常的に使用し、多数の添付ファイルをやり取りしているビジネスパーソン
- Boxを活用してファイルを一元管理したいと考えているチームや企業
- 手動でのファイル整理に時間を取られ、業務効率化を図りたいIT担当者
- 重要なファイルの漏れや整理ミスを防ぎたい管理職
- SaaSアプリの連携や自動化ツールを活用して業務プロセスを改善したい方
- RPAやAIを利用して日常業務の自動化に興味がある初心者から中級者までのユーザー
■このテンプレートを使うメリット
このフローを活用することで、Gmailで受信した添付ファイルを自動でBoxに格納するため、手動でのダウンロードや整理が不要になり、時間を有効活用できます。
また、自動化により、ファイルの漏れや誤保存を防止し、重要な資料を確実に保存・管理でき、データ管理の信頼性向上が期待できます。
さらに、Boxのセキュアなクラウドストレージを活用することで、ファイルの安全性が向上します。
Gmailの添付ファイル格納・管理を自動化する方法
Gmailの添付ファイル管理を自動化すれば、日々の業務はもっとスムーズになります。
ここでは、手動でのダウンロードや保存の手間を省き、情報共有を効率化するための具体的な自動化例をいくつか紹介していきます。
気になる自動化例を見つけたら、ぜひクリックして試してみてくださいね！
Gmailで受信した添付ファイルをオンラインストレージに自動で格納する
毎日大量に届くメールの中から、特定の条件（送信者、件名など）に合致するメールに添付されたファイルを、自動でBoxやOneDriveといったオンラインストレージの指定フォルダに格納します。この自動化により、手作業でのファイル保存の手間や、重要なファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防げます。ファイルは設定したルールに基づいて整理されるため、必要なファイルを後から探しやすくなりますよ！
■概要
「Gmailで受信したファイルをBoxに格納する」フローは、メール添付ファイルの管理を効率化する業務ワークフローです。
日々大量に届くGmailの添付ファイルを手動で整理するのは時間と労力がかかります。
特に重要なファイルやプロジェクト関連の資料を一元管理する必要がある場合、ミスや漏れが心配になることもあります。
そこで、このワークフローを活用することで、Gmailに届いた添付ファイルを自動的にBoxに保存し、整理整頓をスムーズに行えます。
YoomのAPI連携やRPA機能を駆使し、煩雑な作業を自動化することで、業務効率の向上とデータ管理の信頼性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailを日常的に使用し、多数の添付ファイルをやり取りしているビジネスパーソン
- Boxを活用してファイルを一元管理したいと考えているチームや企業
- 手動でのファイル整理に時間を取られ、業務効率化を図りたいIT担当者
- 重要なファイルの漏れや整理ミスを防ぎたい管理職
- SaaSアプリの連携や自動化ツールを活用して業務プロセスを改善したい方
- RPAやAIを利用して日常業務の自動化に興味がある初心者から中級者までのユーザー
■このテンプレートを使うメリット
このフローを活用することで、Gmailで受信した添付ファイルを自動でBoxに格納するため、手動でのダウンロードや整理が不要になり、時間を有効活用できます。
また、自動化により、ファイルの漏れや誤保存を防止し、重要な資料を確実に保存・管理でき、データ管理の信頼性向上が期待できます。
さらに、Boxのセキュアなクラウドストレージを活用することで、ファイルの安全性が向上します。
■概要Gmailで受信した書類ファイルや音声ファイルなどを、都度手作業でOneDriveに保存していませんか？手作業での保存は手間がかかるだけでなく、保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、添付ファイルが自動でOneDriveに格納されるため、こうしたファイル管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Gmailに届く添付ファイルを、手作業でOneDriveに保存している方
- ファイルの保存漏れや、格納先のミスといったヒューマンエラーを防ぎたい方
- 日々の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動でOneDriveに格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル保存作業がなくなることで、保存漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■ワークフローの流れ- はじめに、GmailとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailで受信した添付ファイルを格納するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのラベルを指定してください。
- OneDriveへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名を任意にカスタマイズできます。ファイル名には、固定の文字列だけでなく、メールの件名など前のステップで取得した情報を活用することも可能です。
■注意事項- GmailとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要Google Driveにアップロードした請求書や契約書などを、承認後に取引先へGmailで送付する、といった定型業務はございませんか？手作業での対応は、確認漏れや誤送信のリスクがあるだけでなく、他の重要な業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル格納をきっかけに、承認依頼からGmailでのファイル送付までを一気通貫で自動化し、こうした課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Google Driveで管理している請求書などを手作業でメール送付している経理・総務担当者の方
- チームで作成した資料の共有前に、承認フローを挟む必要があり非効率だと感じている方
- Google DriveとGmailを使ったファイル共有のプロセスを自動化し、ヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- Google Driveへのファイル格納をトリガーに承認依頼とGmailでの送付が自動化され、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 手動でのファイル添付や宛先指定が減るため、送信ミスや承認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■ワークフローの流れ- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「画像ファイル・PDFファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 続けて、オペレーションで「承認を依頼する」アクションを設定し、任意の担当者へ承認を依頼します。
- 最後に、承認された場合にのみ後続の処理が実行されるよう設定した上で、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveのトリガー設定では、「承認依頼用」や「顧客送付用」など、特定のフォルダのみを監視対象として任意で設定できます。
- Gmailでメールを送るアクションでは、宛先や件名、本文の内容を自由にカスタマイズし、Google Driveから取得したファイル名などを自動で差し込むことも可能です。
■注意事項- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
「Gmailで受信したファイルをBoxに格納する」フローは、メール添付ファイルの管理を効率化する業務ワークフローです。
日々大量に届くGmailの添付ファイルを手動で整理するのは時間と労力がかかります。
特に重要なファイルやプロジェクト関連の資料を一元管理する必要がある場合、ミスや漏れが心配になることもあります。
そこで、このワークフローを活用することで、Gmailに届いた添付ファイルを自動的にBoxに保存し、整理整頓をスムーズに行えます。
YoomのAPI連携やRPA機能を駆使し、煩雑な作業を自動化することで、業務効率の向上とデータ管理の信頼性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailを日常的に使用し、多数の添付ファイルをやり取りしているビジネスパーソン
- Boxを活用してファイルを一元管理したいと考えているチームや企業
- 手動でのファイル整理に時間を取られ、業務効率化を図りたいIT担当者
- 重要なファイルの漏れや整理ミスを防ぎたい管理職
- SaaSアプリの連携や自動化ツールを活用して業務プロセスを改善したい方
- RPAやAIを利用して日常業務の自動化に興味がある初心者から中級者までのユーザー
■このテンプレートを使うメリット
このフローを活用することで、Gmailで受信した添付ファイルを自動でBoxに格納するため、手動でのダウンロードや整理が不要になり、時間を有効活用できます。
また、自動化により、ファイルの漏れや誤保存を防止し、重要な資料を確実に保存・管理でき、データ管理の信頼性向上が期待できます。
さらに、Boxのセキュアなクラウドストレージを活用することで、ファイルの安全性が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く添付ファイルを、手作業でOneDriveに保存している方
- ファイルの保存漏れや、格納先のミスといったヒューマンエラーを防ぎたい方
- 日々の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動でOneDriveに格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル保存作業がなくなることで、保存漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、GmailとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailで受信した添付ファイルを格納するように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのラベルを指定してください。
- OneDriveへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名を任意にカスタマイズできます。ファイル名には、固定の文字列だけでなく、メールの件名など前のステップで取得した情報を活用することも可能です。
■注意事項
- GmailとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Google Driveで管理している請求書などを手作業でメール送付している経理・総務担当者の方
- チームで作成した資料の共有前に、承認フローを挟む必要があり非効率だと感じている方
- Google DriveとGmailを使ったファイル共有のプロセスを自動化し、ヒューマンエラーを防ぎたい方
- Google Driveへのファイル格納をトリガーに承認依頼とGmailでの送付が自動化され、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 手動でのファイル添付や宛先指定が減るため、送信ミスや承認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「画像ファイル・PDFファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 続けて、オペレーションで「承認を依頼する」アクションを設定し、任意の担当者へ承認を依頼します。
- 最後に、承認された場合にのみ後続の処理が実行されるよう設定した上で、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して送付します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、「承認依頼用」や「顧客送付用」など、特定のフォルダのみを監視対象として任意で設定できます。
- Gmailでメールを送るアクションでは、宛先や件名、本文の内容を自由にカスタマイズし、Google Driveから取得したファイル名などを自動で差し込むことも可能です。
- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
Gmailで受信したファイルをBoxに格納するフローを作ってみよう
ここでは例として、「Gmailで受信したメールの添付ファイルを自動でBoxに格納する」フローの作成プロセスを簡単にご紹介します。
Yoomを使えば、このようなフローも直感的な操作で設定できますよ！
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、大きく以下のプロセスで作成していきます。
- GmailとBoxをマイアプリに連携する
- テンプレートをコピーする
- アプリトリガーの設定
- Boxと連携し、ファイルをアップロードする
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
■概要
「Gmailで受信したファイルをBoxに格納する」フローは、メール添付ファイルの管理を効率化する業務ワークフローです。
日々大量に届くGmailの添付ファイルを手動で整理するのは時間と労力がかかります。
特に重要なファイルやプロジェクト関連の資料を一元管理する必要がある場合、ミスや漏れが心配になることもあります。
そこで、このワークフローを活用することで、Gmailに届いた添付ファイルを自動的にBoxに保存し、整理整頓をスムーズに行えます。
YoomのAPI連携やRPA機能を駆使し、煩雑な作業を自動化することで、業務効率の向上とデータ管理の信頼性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailを日常的に使用し、多数の添付ファイルをやり取りしているビジネスパーソン
- Boxを活用してファイルを一元管理したいと考えているチームや企業
- 手動でのファイル整理に時間を取られ、業務効率化を図りたいIT担当者
- 重要なファイルの漏れや整理ミスを防ぎたい管理職
- SaaSアプリの連携や自動化ツールを活用して業務プロセスを改善したい方
- RPAやAIを利用して日常業務の自動化に興味がある初心者から中級者までのユーザー
■このテンプレートを使うメリット
このフローを活用することで、Gmailで受信した添付ファイルを自動でBoxに格納するため、手動でのダウンロードや整理が不要になり、時間を有効活用できます。
また、自動化により、ファイルの漏れや誤保存を防止し、重要な資料を確実に保存・管理でき、データ管理の信頼性向上が期待できます。
さらに、Boxのセキュアなクラウドストレージを活用することで、ファイルの安全性が向上します。
■概要
「Gmailで受信したファイルをBoxに格納する」フローは、メール添付ファイルの管理を効率化する業務ワークフローです。
日々大量に届くGmailの添付ファイルを手動で整理するのは時間と労力がかかります。
特に重要なファイルやプロジェクト関連の資料を一元管理する必要がある場合、ミスや漏れが心配になることもあります。
そこで、このワークフローを活用することで、Gmailに届いた添付ファイルを自動的にBoxに保存し、整理整頓をスムーズに行えます。
YoomのAPI連携やRPA機能を駆使し、煩雑な作業を自動化することで、業務効率の向上とデータ管理の信頼性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailを日常的に使用し、多数の添付ファイルをやり取りしているビジネスパーソン
- Boxを活用してファイルを一元管理したいと考えているチームや企業
- 手動でのファイル整理に時間を取られ、業務効率化を図りたいIT担当者
- 重要なファイルの漏れや整理ミスを防ぎたい管理職
- SaaSアプリの連携や自動化ツールを活用して業務プロセスを改善したい方
- RPAやAIを利用して日常業務の自動化に興味がある初心者から中級者までのユーザー
■このテンプレートを使うメリット
このフローを活用することで、Gmailで受信した添付ファイルを自動でBoxに格納するため、手動でのダウンロードや整理が不要になり、時間を有効活用できます。
また、自動化により、ファイルの漏れや誤保存を防止し、重要な資料を確実に保存・管理でき、データ管理の信頼性向上が期待できます。
さらに、Boxのセキュアなクラウドストレージを活用することで、ファイルの安全性が向上します。
ステップ1：GmailとBoxをマイアプリに連携する
まず、自動化に必要なGmailとBoxをYoomに連携させるため「マイアプリ登録」を行います。
画面の指示に従って各サービスのアカウント情報を入力し、連携を許可するだけで、ツール間の連携が可能になりますよ！
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Gmailをクリックします。
(2)下の画像が出てきたら、「Sign in with Google」をクリックします。
アカウントの選択画面から、お持ちのアカウントでログインを行ってください。
(3)次に、Boxの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からBoxをクリックします。
Boxへのアクセス画面から、メールアドレス、パスワードを入力し、承認をクリックします。
(4)ログインすると下の画像が出てくるので、「Grant access to Box」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにGmailとBoxが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
「Gmailで受信したファイルをBoxに格納する」フローは、メール添付ファイルの管理を効率化する業務ワークフローです。
日々大量に届くGmailの添付ファイルを手動で整理するのは時間と労力がかかります。
特に重要なファイルやプロジェクト関連の資料を一元管理する必要がある場合、ミスや漏れが心配になることもあります。
そこで、このワークフローを活用することで、Gmailに届いた添付ファイルを自動的にBoxに保存し、整理整頓をスムーズに行えます。
YoomのAPI連携やRPA機能を駆使し、煩雑な作業を自動化することで、業務効率の向上とデータ管理の信頼性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailを日常的に使用し、多数の添付ファイルをやり取りしているビジネスパーソン
- Boxを活用してファイルを一元管理したいと考えているチームや企業
- 手動でのファイル整理に時間を取られ、業務効率化を図りたいIT担当者
- 重要なファイルの漏れや整理ミスを防ぎたい管理職
- SaaSアプリの連携や自動化ツールを活用して業務プロセスを改善したい方
- RPAやAIを利用して日常業務の自動化に興味がある初心者から中級者までのユーザー
■このテンプレートを使うメリット
このフローを活用することで、Gmailで受信した添付ファイルを自動でBoxに格納するため、手動でのダウンロードや整理が不要になり、時間を有効活用できます。
また、自動化により、ファイルの漏れや誤保存を防止し、重要な資料を確実に保存・管理でき、データ管理の信頼性向上が期待できます。
さらに、Boxのセキュアなクラウドストレージを活用することで、ファイルの安全性が向上します。
■概要
「Gmailで受信したファイルをBoxに格納する」フローは、メール添付ファイルの管理を効率化する業務ワークフローです。
日々大量に届くGmailの添付ファイルを手動で整理するのは時間と労力がかかります。
特に重要なファイルやプロジェクト関連の資料を一元管理する必要がある場合、ミスや漏れが心配になることもあります。
そこで、このワークフローを活用することで、Gmailに届いた添付ファイルを自動的にBoxに保存し、整理整頓をスムーズに行えます。
YoomのAPI連携やRPA機能を駆使し、煩雑な作業を自動化することで、業務効率の向上とデータ管理の信頼性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailを日常的に使用し、多数の添付ファイルをやり取りしているビジネスパーソン
- Boxを活用してファイルを一元管理したいと考えているチームや企業
- 手動でのファイル整理に時間を取られ、業務効率化を図りたいIT担当者
- 重要なファイルの漏れや整理ミスを防ぎたい管理職
- SaaSアプリの連携や自動化ツールを活用して業務プロセスを改善したい方
- RPAやAIを利用して日常業務の自動化に興味がある初心者から中級者までのユーザー
■このテンプレートを使うメリット
このフローを活用することで、Gmailで受信した添付ファイルを自動でBoxに格納するため、手動でのダウンロードや整理が不要になり、時間を有効活用できます。
また、自動化により、ファイルの漏れや誤保存を防止し、重要な資料を確実に保存・管理でき、データ管理の信頼性向上が期待できます。
さらに、Boxのセキュアなクラウドストレージを活用することで、ファイルの安全性が向上します。
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
ステップ3：アプリトリガーの設定
(1)Gmailで特定のラベルのメールを受信した際の設定をします。
アプリトリガーの「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしましょう。
(2)Gmailの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Gmailと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「特定のラベルのメールを受信したら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
また、基本的には最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします！
下へ進み、ラベルを候補から選択します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
Gmailの情報が「取得した値」に反映されればテスト成功です。
「取得した値ってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご参照ください！
「保存する」をクリックし、次の工程に進みましょう！
ステップ4：Boxと連携し、ファイルをアップロードする
(1)次にBoxと連携して、ファイルをアップロードします。
「ファイルをアップロード」をクリックします。
(2)Boxの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Boxと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ファイルをアップロード」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、ファイル名を取得した値を使って入力します。
取得した値を使うことで、Gmailの情報を引用することができます！
下へ進み、Boxの格納先を指定します。あらかじめ、Boxにフォルダを作成しておきましょう！
フォルダが作成できたら、赤線を確認の上、格納先フォルダのコンテンツIDを入力します。
ファイルの添付方法とファイルはプルダウンから選択します。
- ファイルの添付方法：「取得した値を使用する」を選択
- ファイル：対象のファイル名を選択
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Boxの指定のフォルダにGmailのファイルが追加されました！
Yoomに戻り「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際にフローボットを起動して、Gmailで受信したファイルがBoxに格納されるか確認してみてくださいね！
GmailのAPIを使ったその他の自動化例
GmailのAPIを活用することで、メールに関するさまざまな業務を自動化することが可能になります。
Gmailを使った自動化例
特定の条件に合致したメール内容をSlackに自動通知したり、Googleスプレッドシートのリストに応じて一斉にメールを送信することが可能です。また、問い合わせメールに対してはChatGPTで返信文を生成して、そのままGmailで返信できます。
■概要日々の業務で大量に届くメールの中から、問い合わせやシステムアラートといった重要なメールを探すのに手間がかかっていませんか。他のメールに埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールを自動でSlackに通知できるため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受信する重要なメールを、チームで利用しているSlackに共有したいと考えている方
- メールの手動確認による見落としや、対応漏れなどの人的ミスを防ぎたい方
- メールチェックの時間を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 特定のキーワードを含むメールだけが自動でSlackに通知されるため、手動で確認する手間を省き、業務時間を短縮することができます。
- 重要なメールの見落としや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、担当者への迅速な情報共有と対応を可能にします。
■ワークフローの流れ- はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、通知の条件となるキーワードなどを指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、受信したメール情報（件名、本文、送信者など）を任意のチャンネルに通知するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定では、通知したいメールの件名や本文に含まれるキーワードを自由にカスタマイズしてください。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、通知するメッセージには、固定のテキストに加え、Gmailで受信したメールの件名や送信者といった情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項- GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要Google スプレッドシートで管理しているリストに対し、一件ずつ手作業でメールを送るのは手間がかかり、宛先間違いなどのミスも起こりがちではないでしょうか。 特に、顧客リストへの案内やイベント参加者へのお礼など、定期的に発生する業務は担当者の負担になりやすい作業です。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのリスト情報を基に、Gmailから自動でメールを送信する一連の流れを構築でき、こうした課題を解消へと導きます。
■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートで管理するリストをもとに、手作業でメールを作成・送信している方
- 営業リストやイベント参加者リストなど、特定の宛先へ定型文の連絡をする機会が多い方
- Gmailでのメール送信業務を効率化し、本来注力すべきコア業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートの情報を参照して自動でメールを送信するため、これまで手作業での転記や送信に費やしていた時間を短縮できます
- 宛先や本文への情報転記を自動化することで、入力間違いや送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります
■ワークフローの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomに連携します
- 次に、トリガーで「手動で起動」を選択し、任意のタイミングでフローを開始できるように設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「値を取得する」アクションを設定し、送信対象のリスト情報を取得します
- 次に、オペレーションで「ループ機能」を設定し、取得したリストの行数分だけ処理を繰り返すようにします
- ループ処理の中で、Google スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、リストから一行ずつ情報を取得します
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したメールアドレス宛にメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートから値を取得、またはレコードを取得する際に、対象としたいスプレッドシートのIDやシート名、セルの範囲を任意で設定してください
- ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得した値のうち、繰り返し処理の対象としたい値を任意で指定します
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定できます。また、本文にはGoogle スプレッドシートから取得した氏名といった情報を変数として埋め込み、パーソナライズすることも可能です
■注意事項- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
■概要日々多くの問い合わせメールが届き、一件ずつ内容を確認して返信する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせへの返信は、手間がかかる一方で迅速な対応が求められます。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけにChatGPTが返信文案を自動で生成し、Gmailから返信するまでの一連の流れを自動化するため、こうした課題をスムーズに解消します。■このテンプレートをおすすめする方- ChatGPTを活用して、問い合わせメールへの一次対応を効率化したい方
- Gmailでの返信作成や送信の手作業を減らし、対応漏れを防ぎたい方
- 定型的なメール対応業務から解放され、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット- ChatGPTがメール内容に基づいた返信文案を自動生成するため、返信作成にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手動でのコピー＆ペーストや宛先設定のミスを防ぎ、メールの誤送信といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■ワークフローの流れ- はじめに、ChatGPTとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定して、フローを起動させたいメールアドレスを指定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメール内容を基に「返信メールを作成」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「返信メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に含めて送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Gmailでメールを返信するアクションでは、本文や件名などを自由に設定できます。トリガーで受信したメールの情報や、前段のChatGPTで生成したテキストなどを変数として埋め込むことで、より柔軟な返信内容の作成が可能です。
■注意事項- ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- 詳しくはOpenAIの「API料金」ページをご確認ください。
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
■概要Zoomウェビナーの開催は効果的なリード獲得手段ですが、終了後のフォローメールの送信に手間がかかっていると感じることはありませんか。参加者一人ひとりへの手作業でのメール送信は時間がかかる上、送信漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナーの終了をきっかけに、参加者リストの取得からGmailでのフォローメール送信までの一連の流れを自動化し、迅速かつ確実なフォローアップを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Zoomウェビナー後のフォローメール作成や送信を手作業で行い、非効率だと感じている方
- ウェビナー参加者への迅速なアプローチで、エンゲージメントを高めたいと考えている方
- 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット- ウェビナー終了後に参加者情報を自動で取得しGmailでメールを送信するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動での宛先設定や情報転記が不要になるため、送信漏れや誤送信といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■ワークフローの流れ- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定します
- 次に、取得した登録者リストのデータをもとに、後続の処理を繰り返すため「ループ機能」を設定します
- 最後に、ループ処理の中でGmailの「メールを送る」アクションを設定し、各参加者にフォローメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Zoomのトリガー設定では、ワークフローを起動したいウェビナーが開催されるアカウントのメールアドレスを任意で設定してください。
- ループ機能では、前段のZoomアクションで取得した参加者リストなど、繰り返し処理を行いたい値を任意で設定します。
- Gmailのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定でき、本文には固定のテキストだけでなく、前段で取得した参加者の氏名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■概要Googleフォームでお問い合わせやアンケートを受け付けた後、回答者一人ひとりに手動でメールを返信するのは手間がかかり、対応漏れのリスクも気になりませんか？このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されたタイミングで、Gmailから自動でサンクスメールなどを返信できます。これにより、手作業による返信業務を効率化し、顧客対応の質を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームを使った問い合わせ対応で、返信作業の自動化を検討しているご担当者の方
- アンケート回答者へのサンクスメールなどをGmailで手動送信しており、効率化したい方
- 手作業によるメール返信での対応漏れや遅延をなくしたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへの回答送信をトリガーにGmailが自動送信されるため、手作業での返信対応に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
- 手作業でのメール送信で起こり得る、返信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、安定した顧客対応を実現します。
■ワークフローの流れ- はじめに、GmailとGoogleフォームをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、トリガーで取得した回答者のメールアドレスなどを宛先にして、自動返信メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、自動返信の対象としたいフォームを任意で指定してください。
- Gmailのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由にカスタマイズできます。Googleフォームで取得した回答者の氏名やメールアドレス、回答内容などを変数として本文に差し込むことで、パーソナライズされたメールの自動送信が可能です。
■注意事項- Gmail、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Gmailで受信する重要なメールを、チームで利用しているSlackに共有したいと考えている方
- メールの手動確認による見落としや、対応漏れなどの人的ミスを防ぎたい方
- メールチェックの時間を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
- 特定のキーワードを含むメールだけが自動でSlackに通知されるため、手動で確認する手間を省き、業務時間を短縮することができます。
- 重要なメールの見落としや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、担当者への迅速な情報共有と対応を可能にします。
- はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、通知の条件となるキーワードなどを指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、受信したメール情報（件名、本文、送信者など）を任意のチャンネルに通知するよう設定します。
- Gmailのトリガー設定では、通知したいメールの件名や本文に含まれるキーワードを自由にカスタマイズしてください。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、通知するメッセージには、固定のテキストに加え、Gmailで受信したメールの件名や送信者といった情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。
- GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで管理するリストをもとに、手作業でメールを作成・送信している方
- 営業リストやイベント参加者リストなど、特定の宛先へ定型文の連絡をする機会が多い方
- Gmailでのメール送信業務を効率化し、本来注力すべきコア業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報を参照して自動でメールを送信するため、これまで手作業での転記や送信に費やしていた時間を短縮できます
- 宛先や本文への情報転記を自動化することで、入力間違いや送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります
■ワークフローの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomに連携します
- 次に、トリガーで「手動で起動」を選択し、任意のタイミングでフローを開始できるように設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「値を取得する」アクションを設定し、送信対象のリスト情報を取得します
- 次に、オペレーションで「ループ機能」を設定し、取得したリストの行数分だけ処理を繰り返すようにします
- ループ処理の中で、Google スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、リストから一行ずつ情報を取得します
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したメールアドレス宛にメールを送信します
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートから値を取得、またはレコードを取得する際に、対象としたいスプレッドシートのIDやシート名、セルの範囲を任意で設定してください
- ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得した値のうち、繰り返し処理の対象としたい値を任意で指定します
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定できます。また、本文にはGoogle スプレッドシートから取得した氏名といった情報を変数として埋め込み、パーソナライズすることも可能です
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ChatGPTを活用して、問い合わせメールへの一次対応を効率化したい方
- Gmailでの返信作成や送信の手作業を減らし、対応漏れを防ぎたい方
- 定型的なメール対応業務から解放され、より重要な業務に集中したい方
- ChatGPTがメール内容に基づいた返信文案を自動生成するため、返信作成にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手動でのコピー＆ペーストや宛先設定のミスを防ぎ、メールの誤送信といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
- はじめに、ChatGPTとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定して、フローを起動させたいメールアドレスを指定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメール内容を基に「返信メールを作成」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「返信メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に含めて送信します。
- Gmailでメールを返信するアクションでは、本文や件名などを自由に設定できます。トリガーで受信したメールの情報や、前段のChatGPTで生成したテキストなどを変数として埋め込むことで、より柔軟な返信内容の作成が可能です。
- ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- 詳しくはOpenAIの「API料金」ページをご確認ください。
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナー後のフォローメール作成や送信を手作業で行い、非効率だと感じている方
- ウェビナー参加者への迅速なアプローチで、エンゲージメントを高めたいと考えている方
- 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ウェビナー終了後に参加者情報を自動で取得しGmailでメールを送信するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動での宛先設定や情報転記が不要になるため、送信漏れや誤送信といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定します
- 次に、取得した登録者リストのデータをもとに、後続の処理を繰り返すため「ループ機能」を設定します
- 最後に、ループ処理の中でGmailの「メールを送る」アクションを設定し、各参加者にフォローメールを送信します
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、ワークフローを起動したいウェビナーが開催されるアカウントのメールアドレスを任意で設定してください。
- ループ機能では、前段のZoomアクションで取得した参加者リストなど、繰り返し処理を行いたい値を任意で設定します。
- Gmailのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定でき、本文には固定のテキストだけでなく、前段で取得した参加者の氏名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームを使った問い合わせ対応で、返信作業の自動化を検討しているご担当者の方
- アンケート回答者へのサンクスメールなどをGmailで手動送信しており、効率化したい方
- 手作業によるメール返信での対応漏れや遅延をなくしたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信をトリガーにGmailが自動送信されるため、手作業での返信対応に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
- 手作業でのメール送信で起こり得る、返信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、安定した顧客対応を実現します。
■ワークフローの流れ
- はじめに、GmailとGoogleフォームをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、トリガーで取得した回答者のメールアドレスなどを宛先にして、自動返信メールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動返信の対象としたいフォームを任意で指定してください。
- Gmailのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由にカスタマイズできます。Googleフォームで取得した回答者の氏名やメールアドレス、回答内容などを変数として本文に差し込むことで、パーソナライズされたメールの自動送信が可能です。
■注意事項
- Gmail、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
この記事では、「Gmailの添付ファイルをストレージに自動で格納する方法」について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。Gmailとストレージを連携することで、手動でのファイル保存作業をなくして保存漏れや探す手間といったヒューマンエラーを防ぐことが可能になります。
Yoomには、今回ご紹介した添付ファイルの格納以外にも、Gmailを活用した業務効率化テンプレートが多数用意されています。たとえば、問い合わせメールへの自動返信、フォーム回答者へのメール送信、Slackなど他ツールとの連携通知など、さまざまなシーンで役立つ自動化をすぐに始められます。
「日々のファイル整理に時間がかかっている」「うっかり保存漏れを防ぎたい」「情報共有をもっとスムーズにしたい」と感じている方は、Yoomのテンプレートを使って、まずは気軽に試してみてください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
