Gmailで受信したファイルをOneDriveに格納する

■概要

Gmailで受信した書類ファイルや音声ファイルなどを、都度手作業でOneDriveに保存していませんか？手作業での保存は手間がかかるだけでなく、保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、添付ファイルが自動でOneDriveに格納されるため、こうしたファイル管理の課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailに届く添付ファイルを、手作業でOneDriveに保存している方
• ファイルの保存漏れや、格納先のミスといったヒューマンエラーを防ぎたい方
• 日々の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動でOneDriveに格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動でのファイル保存作業がなくなることで、保存漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailで受信した添付ファイルを格納するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのラベルを指定してください。
• OneDriveへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名を任意にカスタマイズできます。ファイル名には、固定の文字列だけでなく、メールの件名など前のステップで取得した情報を活用することも可能です。

■注意事項

• GmailとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら