Google Driveにファイルが格納されたら承認を受け、Gmailでファイルを送付する
Google Driveにファイルが格納されたら承認を受け、Gmailでファイルを送付する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
と
Gmail
を自動連携できます。
■概要
Google Driveにアップロードした請求書や契約書などを、承認後に取引先へGmailで送付する、といった定型業務はございませんか？手作業での対応は、確認漏れや誤送信のリスクがあるだけでなく、他の重要な業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル格納をきっかけに、承認依頼からGmailでのファイル送付までを一気通貫で自動化し、こうした課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで管理している請求書などを手作業でメール送付している経理・総務担当者の方
- チームで作成した資料の共有前に、承認フローを挟む必要があり非効率だと感じている方
- Google DriveとGmailを使ったファイル共有のプロセスを自動化し、ヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル格納をトリガーに承認依頼とGmailでの送付が自動化され、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 手動でのファイル添付や宛先指定が減るため、送信ミスや承認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「画像ファイル・PDFファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 続けて、オペレーションで「承認を依頼する」アクションを設定し、任意の担当者へ承認を依頼します。
- 最後に、承認された場合にのみ後続の処理が実行されるよう設定した上で、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、「承認依頼用」や「顧客送付用」など、特定のフォルダのみを監視対象として任意で設定できます。
- Gmailでメールを送るアクションでは、宛先や件名、本文の内容を自由にカスタマイズし、Google Driveから取得したファイル名などを自動で差し込むことも可能です。
■注意事項
- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
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