Microsoft Teamsに議事録ファイルが投稿されたら、Dropboxに自動格納する

■概要

Microsoft Teamsのチャネルに投稿された議事録を、その都度手作業でDropboxに保存するのは手間がかかるだけでなく保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルにファイルが投稿された際に、自動でDropboxの指定フォルダへ格納することが可能です。これにより、議事録の管理業務を効率化して重要な情報の確実な保管を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとDropboxで議事録などのファイル管理を手作業で行っている方
• ファイルの保存漏れや格納場所の間違いを防ぎ、管理体制を強化したいチームリーダーの方
• 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Teamsへのファイル投稿をきっかけにDropboxへの格納が自動化されるため、手作業での保存業務にかかっていた時間を短縮できます。
• 手動でのファイル移動に伴う保存忘れや、誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報共有に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、DropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メッセージにファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
4. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、添付されたファイルを取得します。
5. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガーでは、自動化の対象としたいチャネルを任意で設定してください。
• 分岐機能では、「メッセージに特定のキーワード（例：議事録）が含まれている場合」など、ファイルが添付されている以外の条件も追加で設定可能です。
• Dropboxのファイルアップロード設定では、ファイルの格納先となるフォルダを任意で指定してください。

■注意事項

• Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 「分岐」、「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924