Microsoft Teamsで議事録が投稿されたら、PDFにしてDropboxに自動格納する

■概要

Microsoft Teamsのチャネルで共有された議事録を、後から見返せるように手作業でPDF化し、Dropboxに保存していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、保存忘れなどのミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへの議事録投稿をトリガーに、内容をPDF化してDropboxの指定フォルダへ自動で格納できます。面倒な議事録の管理業務を自動化し、重要な情報の確実な保管を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとDropboxを利用し、議事録のPDF化や保存を手作業で行っている方
• 会議後の議事録管理を自動化し、チーム内での情報共有を円滑にしたいと考えている方
• 定型業務の工数を削減することで、より生産性の高い業務に時間を活用したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿後、手動で行っていたPDF化やDropboxへの保存作業が自動化され、これまで費やしていた時間を短縮できます。
• 議事録のPDF化や指定フォルダへの格納が自動で実行されるため、保存忘れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Teams、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、議事録が投稿されるチャネルを指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」を設定し、Microsoft Teamsの投稿内容をもとにPDF形式で議事録を作成します。
4. 最後に、Dropboxのオペレーションでファイルをアップロードするアクションを設定し、作成した議事録PDFを任意のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントで書類を発行する際に、事前に作成した雛形を指定することで、任意のフォーマットで議事録PDFを作成できます。
• Dropboxにファイルを格納する前に「フォルダを作成」アクションを追加することで、議事録の日付や件名など動的な値に基づいたフォルダを自動生成し、整理することが可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、Dropbox、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。