【ノーコードで実現】受信したメールをOpenAIで自動要約し、活用する方法

「毎日大量に届くメールのチェックに時間がかかりすぎる…」

「重要な情報が埋もれてしまい、対応漏れが起きていないか不安…」

このように、絶え間なく届くメールの処理に追われ、本来の業務に集中できないと感じていませんか？

もし、Gmailなどで受信したメールの内容をOpenAI（ChatGPT）が自動で要約し、要点をSlackなどのチャットツールに通知してくれる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されます。
情報収集にかかる時間を削減でき、より生産的な業務に時間を使えるようになるでしょう！

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかかりません。ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはメールをAIで要約する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Gmailでメールを受信したら、OpenAIで内容を要約してSlackに通知する

試してみる

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■概要
日々Gmailに届く大量のメール、特に長文の内容把握に時間を取られていませんか？このワークフローは、GmailとOpenAIを連携させることで、特定のメールを受信した際にその内容をAIが自動で要約するものです。要約された内容は即座にSlackへ通知されるため、重要なメールの見落としを防ぎ、迅速な情報共有を実現します。手作業での確認や転記の手間を省き、業務効率を高めます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailに届く問い合わせや通知が多く、内容の確認に追われているカスタマーサポートや営業担当の方
・GmailとOpenAIを連携させて、日々の情報収集やメール対応の効率化を図りたいと考えている方
・チーム内での重要メールの共有漏れを防ぎ、コミュニケーションを円滑にしたいと考えている方

■注意事項
・Gmail、OpenAI、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Gmailで受信したメールをOpenAIで要約するフローを作ってみよう

ここからは代表的な例として、Gmailでメールを受信したら、OpenAI（ChatGPT）で内容を要約し、Slackに通知するフローを解説します。

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：ChatGPT／Gmail／Slack

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Gmail、OpenAI、Slackのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• トリガーとアクションの設定
• フローをONにし、正常に起動するかを確認

Gmailでメールを受信したら、OpenAIで内容を要約してSlackに通知する

試してみる

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■概要
日々Gmailに届く大量のメール、特に長文の内容把握に時間を取られていませんか？このワークフローは、GmailとOpenAIを連携させることで、特定のメールを受信した際にその内容をAIが自動で要約するものです。要約された内容は即座にSlackへ通知されるため、重要なメールの見落としを防ぎ、迅速な情報共有を実現します。手作業での確認や転記の手間を省き、業務効率を高めます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailに届く問い合わせや通知が多く、内容の確認に追われているカスタマーサポートや営業担当の方
・GmailとOpenAIを連携させて、日々の情報収集やメール対応の効率化を図りたいと考えている方
・チーム内での重要メールの共有漏れを防ぎ、コミュニケーションを円滑にしたいと考えている方

■注意事項
・Gmail、OpenAI、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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ステップ1：Gmail、OpenAI、Slackをマイアプリ登録

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

Gmailのマイアプリ登録

以下をご確認ください。

OpenAIのマイアプリ登録

以下をご確認ください。

Slackのマイアプリ登録

以下をご確認ください。

上記設定が完了したら、今回使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

Gmailでメールを受信したら、OpenAIで内容を要約してSlackに通知する

試してみる

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■概要
日々Gmailに届く大量のメール、特に長文の内容把握に時間を取られていませんか？このワークフローは、GmailとOpenAIを連携させることで、特定のメールを受信した際にその内容をAIが自動で要約するものです。要約された内容は即座にSlackへ通知されるため、重要なメールの見落としを防ぎ、迅速な情報共有を実現します。手作業での確認や転記の手間を省き、業務効率を高めます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailに届く問い合わせや通知が多く、内容の確認に追われているカスタマーサポートや営業担当の方
・GmailとOpenAIを連携させて、日々の情報収集やメール対応の効率化を図りたいと考えている方
・チーム内での重要メールの共有漏れを防ぎ、コミュニケーションを円滑にしたいと考えている方

■注意事項
・Gmail、OpenAI、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

ステップ3：トリガー設定を行う

まず、フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。
フローボットの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてください。

連携アカウントを確認していきます。

アプリはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。

トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。

ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。

なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

受信を感知したいキーワードを入力します。今回は「テスト」にしました。検索演算子を利用してのキーワードの指定もできるので活用してみてください。

テストボタンをクリックします。指定したキーワードを含んだ情報（取得した値）が取得できればテスト成功です。

※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した情報のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは以下をご覧ください。

取得した値とは

ここまで終わったら「完了」ボタンをクリックして次に進みます。

ステップ4：OpenAIで自動要約設定を行う

次にOpenAIで自動要約設定を行います。「テキストの生成」をクリックしてください。

連携アカウントを確認していきます。

アプリはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。

「メッセージコンテンツ」には、取得した値を使いつつ、以下のように入力しました。

今回、モデルIDはgpt-4にしましたが、候補より好きなモデルを選んでください。他にも設定できる項目がありますので、必要に応じて設定してください。

テストボタンをクリックします。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。

ここまで終わったら「完了」ボタンをクリックして次に進みます。

ステップ5：Slackに要約結果の通知を行う

次に、Slackに要約結果の通知を行っていきます。「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。

連携アカウントを確認していきます。

アプリはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。

マイアプリ連携がうまくいっていれば「投稿先のチャンネルID」にチャンネルの候補が表示されますので、投稿したいチャンネルIDを選択してください。

メッセージ内容はアウトプットを活用し、以下のように入力しました。

テストボタンをクリックします。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。

連携先のSlackチャンネルも見に行き、要約内容が投稿されていればフローの完成です。

ここまで終わったら「完了」ボタンをクリックしましょう！

ステップ6：トリガーをONにして動作確認

お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
動作確認をしてみましょう。

OpenAIを活用したその他の自動化例

Airtableにレコードが登録されたら、OpenAIで内容を要約してレコードを更新する

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■概要
Airtableに顧客からの問い合わせや議事録などのテキスト情報を蓄積しているものの、その内容を都度確認し、手作業で要約や転記を行うことに手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、AirtableとOpenAIを連携させ、レコード登録をトリガーに内容の要約から記録までを自動化できます。煩雑なテキスト処理業務を効率化し、データの活用を促進します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Airtableに蓄積されたテキストデータの要約や転記作業に時間を要している方
・AirtableとOpenAIを連携させて、情報管理や分析業務を効率化したいと考えている方
・手作業によるコピー＆ペーストでのミスをなくし、業務の正確性を高めたい方

■注意事項
・Airtable、OpenAIのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Airtableのアウトプットの取得方法は下記を参考にしてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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Backlogで特定の課題が作成されたら、課題の説明をOpenAIで要約し更新する

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■概要
「Backlogで特定の課題が作成されたら、課題の説明をOpenAIで要約し更新する」業務ワークフローは、新規課題の説明文を自動で簡潔にまとめ、メンバー間の情報共有をスムーズにするフローです。

■このテンプレートをおすすめする方
・Backlogの課題説明が長文化し、要点がつかみにくい方
・課題ごとに手作業で要約を作成し、進捗管理に時間がかかっている方
・OpenAIで生成した要約をBacklogに自動反映させてみたい運用担当者
・BacklogとOpenAIの連携による自動化で業務効率を底上げしたいチームリーダー

■注意事項
・Backlog、OpenAIのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Discordで投稿された内容を基にOpenAIで画像を生成し、スレッドに画像URLを送信する

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■概要
Discordでのアイデア出しや議論の際、テキストだけでは伝わりにくいイメージを画像で共有したいと感じることはありませんか。
その都度、画像生成ツールを開いてプロンプトを入力し、画像を共有する作業は手間がかかります。
このワークフローは、Discordへの投稿をきっかけに、OpenAIのAPIを利用して自動で画像を生成し、スレッドに共有するため、アイデアのビジュアル化とスムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Discordでのブレインストーミングを、より円滑に進めたいチームリーダーの方
・OpenAIのAPIを利用した画像生成の自動化に興味がある企画担当者や開発者の方
・テキストベースの指示から素早く参考画像を生成し、チームに共有したいと考えている方

■注意事項
・Discord、OpenAIのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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Dropboxの音声ファイルを文字起こしたら、OpenAIで要約しGoogle スプレッドシートに追加する

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■概要
「Dropboxの音声ファイルを文字起こしたら、OpenAIで要約しGoogle スプレッドシートに追加する」ワークフローは、音声データの管理と活用を効率化する業務ワークフローです。
Dropboxにアップロードされた音声ファイルを自動で文字起こしし、OpenAIのAI要約機能を使って要約後、Google スプレッドシートに自動で追加します。
これにより手作業でのデータ整理が不要となりスプレッドシート上での情報管理がスムーズに行えます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxに音声ファイルを多く保存しており、効率的に文字起こし・要約したい方OpenAIのAI要約機能を活用して、情報の整理・分析を自動化したいビジネスパーソン
・Google スプレッドシートを使用してデータ管理を行っており、業務フローを自動化したい方手作業での文字起こしやデータ入力に時間を取られているチームリーダーや管理者
・音声データを活用してレポート作成や分析業務を効率化したい企業の担当者‍

■注意事項
・Dropbox、OpenAI、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google スプレッドシートに行が追加されたら、OpenAIで内容を分析しGitHubにIssueを作成する

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■概要
GitHubでのIssue作成や、タスク内容の要約を手作業で行っていませんか？
特に、プロジェクト管理で多くのタスクを扱う場合、手入力の手間や抜け漏れが課題となりがちです。
このワークフローは、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、OpenAIがその内容を分析・要約し、GitHubへ自動でIssueを作成します。
OpenAIとGitHubを連携させたタスク管理の自動化により、開発チームの生産性向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方
・GitHubへのIssue起票を手作業で行っており、工数を削減したい開発者やプロジェクトマネージャーの方
・OpenAIとGitHubを連携させ、タスク管理やバグ報告のフローを効率化したいと考えている方
・Google スプレッドシートで管理しているタスクリストから、自動でIssueを作成したいチーム

■注意事項
・Google スプレッドシート、ChatGPT、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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定期的にGoogle スプレッドシートの学習進捗をOpenAIでまとめ、保護者にGmailで自動通知する

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Slackでメッセージが投稿されたら、OpenAIでテキストを生成しMemでNoteを作成する

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■概要
Slackでの活発な議論やアイデア共有は重要ですが、情報が流れてしまい後から見返すのが大変だと感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Slackへの投稿をトリガーとして、OpenAIがテキストを自動で要約・整形し、ナレッジ管理ツールであるMemへノートとして自動作成します。MemとOpenAIを連携させることで、手作業での情報集約の手間を省き、チームの知識資産を効率的に蓄積できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Slackの情報をナレッジとして効率的に蓄積、活用したいと考えている方
・MemとOpenAIを連携させ、議事録やアイデアの整理を自動化したいチームリーダーの方
・手作業での情報転記をなくし、ナレッジマネジメントの効率化を目指すプロジェクトマネージャーの方

■注意事項
・Slack、Open AI、MemのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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Zoom通話内容を文字起こしし、OpenAIで要約後kintoneに追加する

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■概要
「Zoom通話内容を文字起こしし、OpenAIで要約後kintoneに追加する」ワークフローは、Zoomで行った通話内容を自動で文字起こしし、その後、OpenAIで要約を行い、最終的にその要約をkintoneに追加する仕組みです。
これにより、会議や通話内容を効率的に要約し、kintoneでの後追いや管理が容易になります。通話内容を簡潔にまとめ、素早く共有できるため、業務の効率化が図れます。
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■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを利用して会議や通話を行い、その内容を後から確認したり共有したりする必要がある方
・会議の内容を要約してkintoneで整理したい担当者
・OpenAIを使って文字起こしや要約作業を自動化し、業務を効率化したいチームリーダー
・通話や会議の内容を簡単に整理・分析し、後で活用したいプロジェクト管理者
・kintoneを活用して情報の一元管理を進めている方

■注意事項
・OpenAI、Zoom、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
　・ミーティングが終了したら
　・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398-zoom%E3%81%A7%E3%83%9F%E3%83%BC%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%81%AE%E3%83%AC%E3%82%B3%E3%83%BC%E3%83%87%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E6%83%85%E5%A0%B1%E3%82%92%E5%8F%96%E5%BE%97%E3%81%99%E3%82%8B%E9%9A%9B%E3%81%AE%E6%B3%A8%E6%84%8F%E7%82%B9

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Googleフォームで回答が送信されたら、OpenAIで解析しGmailで自動返信する

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■概要
フォームからの問い合わせやアンケートへの返信対応は、内容を確認し都度メールを作成する必要があるため、手間がかかる業務の一つです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、OpenAIが回答内容を解析し、最適なメール文面を自動で生成します。
その後、Outlookから自動でメールが送信されるため、一連の対応業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用しており、問い合わせへの一次対応を自動化したいと考えている方
・OpenAIをメール対応に活用し、コミュニケーションの質と速度を向上させたい方
・Outlookでの定型的なメール送信を手作業で行っており、業務の効率化を目指している方

■注意事項
・Googleフォーム、OpenAI、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Notionにデータが追加されたら、OpenAIで広告のコピーライティングを作成する

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まとめ

受信したメールをOpenAIで自動要約することで、これまで手作業で行っていた大量のメール確認業務から解放され、重要な情報を素早く把握できるようになります。

これにより、情報収集の時間を短縮し、対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎながら、より優先度の高いコア業務に集中できる環境が整うのです！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひYoom会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：要約結果をスプレッドシートなどに自動で記録できますか？

A：

はい、可能です。テキストの生成を行った後のフローを、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」などに変更してお試しください。