■概要
学習塾やオンラインスクールなどで、生徒一人ひとりの学習進捗を管理し、定期的に保護者へ通知する作業は手間がかかるものではないでしょうか。LMSのデータを手作業で転記し、メールを作成していると、時間的コストだけでなく、ミスの原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに記録された学習進捗を基に、定例で保護者への通知メールが自動送信されるため、こうした連絡業務の負担を軽減し、より円滑な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- LMSで管理する生徒の学習進捗を、保護者へ定期的に通知している教育関係者の方
- Google スプレッドシートで生徒情報を管理し、手作業で保護者連絡を行っている方
- 保護者への学習状況の通知業務を自動化し、講師の負担を減らしたい運営担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的なスケジュールで学習進捗の確認から保護者への通知までを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
- 手動でのメール作成や宛先設定による、誤送信や連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の実現に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、OpenAI、GmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、このワークフローを起動したい日時（例：毎週金曜日の17時）を指定します
- オペレーションで、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、生徒の学習進捗データを取得します
- 次に、繰り返し処理機能を設定し、取得した生徒データ一人ひとりに対して後続の処理を実行するようにします
- 繰り返し処理の中で、OpenAIの「 テキストの生成（Chat completion） 」アクションを設定し、取得した進捗データを基に保護者向けの通知文面を自動生成します
- 次に、Gmailの「メールを送る」アクションで、生成した文面と生徒情報（宛先）を使い、保護者へ通知メールを送信します
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションで、通知が完了したことがわかるようにシートのステータスなどを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、通知を実行したい曜日や時間などを任意の日時にカスタマイズできます
- Google スプレッドシートでレコードを取得する際に、特定の生徒や期間など、対象となるデータを絞り込むための検索条件を任意に設定可能です
- 繰り返し処理機能では、取得した一覧データの中から、さらに条件を指定して処理の対象を絞り込むといったカスタマイズができます
- OpenAIでは、保護者への通知文面を生成するためのプロンプト（指示文）を自由にカスタマイズでき、生徒名や進捗状況といった変数を組み込めます
- Gmailのメール送信設定では、保護者のメールアドレスや件名、本文などを、スプレッドシートから取得した情報や固定のテキストを用いて自由に設定できます
- 最後のGoogle スプレッドシートの更新アクションでは、通知完了のステータスなどを書き込むスプレッドシート、シート、およびセルを任意に指定可能です
■注意事項
- Google スプレッドシート、OpenAI、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
アシスタントを作成（アシスタントAPI v2）
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