Googleフォームで回答が送信されたら、OpenAIで解析しOutlookで自動返信する

■概要

フォームからの問い合わせやアンケートへの返信対応は、内容を確認し都度メールを作成する必要があるため、手間がかかる業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、OpenAIが回答内容を解析し、最適なメール文面を自動で生成します。その後、Outlookから自動でメールが送信されるため、一連の対応業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームを活用しており、問い合わせへの一次対応を自動化したいと考えている方
• OpenAIをメール対応に活用し、コミュニケーションの質と速度を向上させたい方
• Outlookでの定型的なメール送信を手作業で行っており、業務の効率化を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答からメール送信までが自動化されるため、手作業での対応時間を短縮し、より重要な業務へ集中することが可能です
• OpenAIが回答内容に応じてメール文面を生成するため、担当者による返信内容のばらつきを防ぎ、応対品質の均一化に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、OpenAI、OutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します
3. 次に、オペレーションでOpenAIの「テキストの生成（Chat completion）」アクションを設定し、フォームの回答内容を基に返信メールを作成するようプロンプトを設定します
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、フォーム回答者のメールアドレスを宛先に、OpenAIが生成したテキストを本文に設定して送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください
• OpenAIのオペレーションでは、生成したいメール文面の指示（プロンプト）を自由にカスタマイズでき、フォームの回答内容を変数として活用することも可能です
• Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、本文などを任意で設定できます。前段のオペレーションで取得した情報を変数として利用したり、固定の署名を設定したりすることが可能です

■注意事項

• Googleフォーム、OpenAI、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。