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「Microsoft Dynamics365 Salesに新しい案件が登録されたら、関係者にGmailで通知したい」
「取引先企業の情報が更新されるたびに、手動でメールを作成して共有するのが面倒…」
このように、Microsoft Dynamics365 SalesとGmail間での手作業による情報連携に、手間や限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft Dynamics365 Sales上のデータ更新をきっかけに、必要な情報をGmailで自動的に送信する仕組み</span>があれば便利ですよね。
こうした日々の定型業務から解放され、情報共有の漏れや遅れを防ぎ、より重要な営業活動や顧客対応に集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化に踏み出せなかった方でもすぐに実践可能です。
ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft Dynamics365 SalesとGmailを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft Dynamics365 SalesとGmailのAPIを連携すれば、Microsoft Dynamics365 Salesで発生したイベントをトリガーに、Gmailで通知を送信するといった作業を自動化できます。
これにより、手作業による情報共有の手間や、連絡漏れといったヒューマンエラーを削減し、チーム全体の業務効率を向上させることに繋がります。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Microsoft Dynamics365 Salesに新しい案件情報が登録されるたびに、担当者や関係部署へ自動でGmail通知を送信します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">これまで手動で行っていた情報共有の手間を削減し、正確な案件共有を実現できる</span>ため、営業チーム内の連携がスムーズになります。
この自動化は、Dynamics365 SalesのデータをGmailに直接連携するシンプルな構成のため設定が簡単です。
Microsoft Dynamics365 Salesに新しい取引先企業が作成されたタイミングで、その情報を自動でGmailに通知します。
新しい取引先の登録情報をスムーズに関係者に共有できるため、<span class="mark-yellow">経理部門やカスタマーサポート部門など、他部署との連携を円滑にし、顧客対応スピードの向上</span>に繋がります。
それでは、さっそく実際にMicrosoft Dynamics365 SalesとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft Dynamics365 SalesとGmailの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はMicrosoft Dynamics365 Salesで案件情報が作成されたらGmailに通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Microsoft Dynamics365 SalesとGmailをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.アプリ一覧でMicrosoft Dynamics365 Salesを検索して選択します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。
2.次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
3.続いてGmailをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からGmailを検索します。
次の画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
※認証時にアクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
4.次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
マイアプリにMicrosoft Dynamics365 SalesとGmailが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。
以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Microsoft Dynamics365 Salesで案件情報が作成されたらGmailに通知する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するMicrosoft Dynamics365 Salesに、案件を作成しておきましょう！
※後続のMicrosoft Dynamics365 Salesのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のような案件を作成してみました。
テスト用のため、案件情報内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「案件情報が作成されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「ドメイン」は、入力欄下の注釈を参考にして、Microsoft Dynamics365 Salesの画面のURLから取得して、入力しましょう。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくは、こちらをご参照ください。
1.「メールを送る」をクリックしましょう。
各項目を確認して、メール内容の設定に進みます。
2.メール内容の各項目を設定していきます。
「To」は、任意の宛先メールアドレスを設定してください。
※入力したメールアドレスが、アドレス形式になっているか、@などが大文字になっていないかを確認しましょう！
「件名」は、任意の件名を設定してください。入力欄をクリックして表示される取得した値や日付から選択することもできます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
「本文」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
今回は、以下画像のように、設定しました。
※メッセージの内容は、固定の文章や取得した値など、自由にカスタマイズできるので、送信したい形式で設定してみてくださいね。
※固定値で設定すると、毎回同じ内容が通知されてしまいます。今回の「案件情報が作成されました▼」などの文は固定値で設定しても大丈夫ですが、それ以外は、取得した値を設定するようにしましょう。
Tips:「件名」「本文」は、固定の文章や前ステップで取得した値を組み合わせて自由にカスタマイズできます。送信したい形式で設定しましょう！
各項目を入力して確認し、「次へ」をクリックします。
3.メールの送信内容を確認します。
※テストを行うと、設定したメールアドレスに、実際にメールが送信されます。送信してもよいアドレスか、事前に確認していただくと安心です。
確認後は「テスト」を行い、実際にGmailからメールが送信されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。
赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
今回はMicrosoft Dynamics365 SalesからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからMicrosoft Dynamics365 Salesへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
特定のキーワード（例：「問い合わせ」「資料請求」など）を含むメールをGmailで受信した際に、そのメール情報からMicrosoft Dynamics365 Salesに取引先企業を自動で作成する連携です。
この連携はメール本文から企業名や担当者名などの必要な情報を自動で抽出する処理を含むため、<span class="mark-yellow">問い合わせ内容をもとにリード情報を手入力する手間を削減し、営業機会の損失を防ぐことに繋がります。</span>
Gmailで受信した名刺画像や申込書のPDFといった添付ファイルをOCR（光学的文字認識）機能で自動的に読み取り、そのテキスト情報をもとにMicrosoft Dynamics365 Salesにリード情報を作成する連携です。
この自動化により、<span class="mark-yellow">PDFや画像データからの面倒な手入力作業をなくし、リード情報のデータ化にかかる時間を短縮</span>できます。
Microsoft Dynamics365 SalesやGmailのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
データベースアプリと連携することで、Microsoft Dynamics365 Salesに登録されたリード情報の転記を自動化できます。
テンプレートの設定だけで、手動での転記作業が削減されるため、業務の効率化を図りたいときにおすすめです。
他のアプリをトリガーとして連携することで、アクションがあった際にGmailを自動送信することができます。
これにより、メールを作成して送信する手間を省けるため、共有漏れなどの人為的ミスを防ぎたいときに利用してみてください。
Microsoft Dynamics365 SalesとGmailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ転記や情報共有のメール作成といった手間を削減し、連絡漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、営業担当者は正確な情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべき商談準備や顧客対応といったコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q:通知メールの内容はどこまで細かく設定できますか？
A:メール本文は、自由にカスタマイズ可能です。
「案件の売上見込み」「予算」「取引先企業ID」など、Microsoft Dynamics365 Salesのトリガーで取得した値を自由に本文に設定することが可能です。
その他、リスト化や太文字といった装飾も利用できます。
Q:案件の「作成」以外をきっかけに通知できますか？
A:はい、可能です。
取引先企業や取引先担当者の作成時などにも通知を送ることができます。
その他の利用できるアクションは、Microsoft Dynamics365 Salesで利用できるアクションの一覧をご確認ください。
Q:もし連携が失敗した場合、どのように気づけますか？
A:フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
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