「Microsoft Dynamics365 Salesに新しい案件が登録されたら、関係者にGmailで通知したい」
「取引先企業の情報が更新されるたびに、手動でメールを作成して共有するのが面倒…」
このように、Microsoft Dynamics365 SalesとGmail間での手作業による情報連携に、手間や限界を感じていませんか？
もし、Microsoft Dynamics365 Sales上のデータ更新をきっかけに、必要な情報をGmailで自動的に送信する仕組みがあれば便利ですよね。
こうした日々の定型業務から解放され、情報共有の漏れや遅れを防ぎ、より重要な営業活動や顧客対応に集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化に踏み出せなかった方でもすぐに実践可能です。
ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft Dynamics365 SalesとGmailを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft Dynamics365 Salesで案件情報が作成されたらGmailで通知する
試してみる
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesで管理している新しい案件情報を、都度Gmailで関係者に共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この手作業による通知は、共有の遅延や連絡漏れといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesに案件情報が作成されると、自動でGmailに通知メールを送信できます。Microsoft Dynamics365 SalesとGmailの連携を自動化し、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Dynamics365 Salesの案件情報を手動でGmail通知している営業担当者の方
・Microsoft Dynamics365 Salesからの通知を自動化し、チームへの情報共有を迅速化したいマネージャーの方
・手作業による連絡漏れを防ぎ、営業プロセスの効率化を目指す情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
・Microsoft Dynamics365 Salesへの案件登録をトリガーに通知が自動化されるため、Gmailを開いて手作業でメールを作成する時間を短縮できます
・手動での通知作業がなくなることで、宛先間違いや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■注意事項
・Gmail、Microsoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Dynamics365 SalesとGmailを連携してできること
Microsoft Dynamics365 SalesとGmailのAPIを連携すれば、Microsoft Dynamics365 Salesで発生したイベントをトリガーに、Gmailで通知を送信するといった作業を自動化できます。
これにより、手作業による情報共有の手間や、連絡漏れといったヒューマンエラーを削減し、チーム全体の業務効率を向上させることに繋がります。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Microsoft Dynamics365 Salesで案件情報が作成されたらGmailに通知する
Microsoft Dynamics365 Salesに新しい案件情報が登録されるたびに、担当者や関係部署へ自動でGmail通知を送信します。
この仕組みにより、これまで手動で行っていた情報共有の手間を削減し、正確な案件共有を実現できるため、営業チーム内の連携がスムーズになります。
この自動化は、Dynamics365 SalesのデータをGmailに直接連携するシンプルな構成のため設定が簡単です。
Microsoft Dynamics365 Salesで案件情報が作成されたらGmailで通知する
試してみる
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesで管理している新しい案件情報を、都度Gmailで関係者に共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この手作業による通知は、共有の遅延や連絡漏れといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesに案件情報が作成されると、自動でGmailに通知メールを送信できます。Microsoft Dynamics365 SalesとGmailの連携を自動化し、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Dynamics365 Salesの案件情報を手動でGmail通知している営業担当者の方
・Microsoft Dynamics365 Salesからの通知を自動化し、チームへの情報共有を迅速化したいマネージャーの方
・手作業による連絡漏れを防ぎ、営業プロセスの効率化を目指す情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
・Microsoft Dynamics365 Salesへの案件登録をトリガーに通知が自動化されるため、Gmailを開いて手作業でメールを作成する時間を短縮できます
・手動での通知作業がなくなることで、宛先間違いや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■注意事項
・Gmail、Microsoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Dynamics365 Salesで取引先企業が作成されたらGmailに通知する
Microsoft Dynamics365 Salesに新しい取引先企業が作成されたタイミングで、その情報を自動でGmailに通知します。
新しい取引先の登録情報をスムーズに関係者に共有できるため、経理部門やカスタマーサポート部門など、他部署との連携を円滑にし、顧客対応スピードの向上に繋がります。
Microsoft Dynamics365 Salesで取引先企業が作成されたらGmailで通知する
試してみる
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesに新しい取引先情報を登録した後、関係者への共有をGmailで手動で行う作業に手間を感じていませんか。この連絡作業は、対応が遅れたり、通知が漏れたりするリスクを伴います。このワークフローを活用することで、Microsoft Dynamics365 Salesでの取引先作成をトリガーとして、指定した宛先にGmailで自動通知を送信できます。Microsoft Dynamics365とGmail間の情報共有を効率化し、迅速かつ正確な連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Dynamics365 Salesの更新情報をGmailで手作業で共有している営業担当者の方
・Dynamics 365から関係部署への情報伝達を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
・営業プロセスにおける情報共有のタイムラグや、連絡漏れなどのミスを防ぎたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
・Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が作成されると自動で通知が飛ぶため、これまでGmailを作成・送信していた時間を短縮できます
・手作業による連絡漏れや宛先間違い、情報の誤記といったヒューマンエラーを防ぎ、Dynamics 365の情報を正確に関係者へ共有することが可能です
■注意事項
・Gmail、Microsoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Dynamics365 SalesとGmailの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にMicrosoft Dynamics365 SalesとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft Dynamics365 SalesとGmailの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト： Microsoft Dynamics365 Sales／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はMicrosoft Dynamics365 Salesで案件情報が作成されたらGmailに通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Microsoft Dynamics365 SalesとGmailをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Microsoft Dynamics365 Salesのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにして、フローの動作確認をする
Microsoft Dynamics365 Salesで案件情報が作成されたらGmailで通知する
試してみる
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesで管理している新しい案件情報を、都度Gmailで関係者に共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この手作業による通知は、共有の遅延や連絡漏れといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesに案件情報が作成されると、自動でGmailに通知メールを送信できます。Microsoft Dynamics365 SalesとGmailの連携を自動化し、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Dynamics365 Salesの案件情報を手動でGmail通知している営業担当者の方
・Microsoft Dynamics365 Salesからの通知を自動化し、チームへの情報共有を迅速化したいマネージャーの方
・手作業による連絡漏れを防ぎ、営業プロセスの効率化を目指す情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
・Microsoft Dynamics365 Salesへの案件登録をトリガーに通知が自動化されるため、Gmailを開いて手作業でメールを作成する時間を短縮できます
・手動での通知作業がなくなることで、宛先間違いや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■注意事項
・Gmail、Microsoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Microsoft Dynamics365 SalesとGmailをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Microsoft Dynamics365 Salesの連携
1.アプリ一覧でMicrosoft Dynamics365 Salesを検索して選択します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。
2.次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
これでMicrosoft Dynamics365 Salesの連携が完了しました。
Gmailの連携
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。
以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
Microsoft Dynamics365 Salesで案件情報が作成されたらGmailで通知する
試してみる
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesで管理している新しい案件情報を、都度Gmailで関係者に共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この手作業による通知は、共有の遅延や連絡漏れといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesに案件情報が作成されると、自動でGmailに通知メールを送信できます。Microsoft Dynamics365 SalesとGmailの連携を自動化し、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Dynamics365 Salesの案件情報を手動でGmail通知している営業担当者の方
・Microsoft Dynamics365 Salesからの通知を自動化し、チームへの情報共有を迅速化したいマネージャーの方
・手作業による連絡漏れを防ぎ、営業プロセスの効率化を目指す情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
・Microsoft Dynamics365 Salesへの案件登録をトリガーに通知が自動化されるため、Gmailを開いて手作業でメールを作成する時間を短縮できます
・手動での通知作業がなくなることで、宛先間違いや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■注意事項
・Gmail、Microsoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
ステップ3：Microsoft Dynamics365 Salesのトリガー設定
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するMicrosoft Dynamics365 Salesに、案件を作成しておきましょう！
※後続のMicrosoft Dynamics365 Salesのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のような案件を作成してみました。
テスト用のため、案件情報内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「案件情報が作成されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。詳しい説明は、Yoomの料金プランを参照してみてください。
4.「ドメイン」は、入力欄下の注釈を参考にして、Microsoft Dynamics365 Salesの画面のURLから取得して、入力しましょう。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
ステップ4：Gmailでメールを送る設定
1.「メールを送る」をクリックしましょう。
各項目を確認して、メール内容の設定に進みます。
2.メール内容の各項目を設定していきます。
「To」は、任意の宛先メールアドレスを設定してください。
※入力したメールアドレスが、アドレス形式になっているか、@などが大文字になっていないかを確認しましょう！
「件名」は、任意の件名を設定してください。
入力欄をクリックして表示される取得した値や日付から選択することもできます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
「本文」は、入力欄をクリックして表示される取得した値を引用し入力しましょう。
今回は、以下画像のように、設定しました。
※「件名」や「本文」は、固定の文章や取得した値を組み合わせ、自由にカスタマイズできるので、送信したい形式で設定してみてくださいね。
固定値で設定すると、毎回同じ内容が通知されてしまいます。今回の「案件情報が作成されました▼」などの文は固定値で設定しても大丈夫ですが、それ以外は、取得した値を設定するようにしましょう。
各項目を入力して確認し、「次へ」をクリックします。
3.メールの送信内容を確認します。
※テストを行うと、設定したメールアドレスに、実際にメールが送信されます。送信してもよいアドレスか、事前に確認していただくと安心です。
確認後は「テスト」を行い、実際にGmailからメールが送信されることを確認してください。
メールが届いていたら、Yoomに戻り「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。
赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
GmailのデータをMicrosoft Dynamics365 Salesに連携したい場合
今回はMicrosoft Dynamics365 SalesからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからMicrosoft Dynamics365 Salesへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Microsoft Dynamics365 Salesに取引先企業を作成する
特定のキーワード（例：「問い合わせ」「資料請求」など）を含むメールをGmailで受信した際に、そのメール情報からMicrosoft Dynamics365 Salesに取引先企業を自動で作成する連携です。
この連携はメール本文から企業名や担当者名などの必要な情報を自動で抽出する処理を含むため、問い合わせ内容をもとにリード情報を手入力する手間を削減し、営業機会の損失を防ぐことに繋がります。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Microsoft Dynamics365 Salesに取引先企業を作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信した問い合わせやリード情報を、都度Microsoft Dynamics 365 Salesへ手入力で登録していませんか。こうした反復作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローは、特定のキーワードを含むメールをGmailで受信した際に、Microsoft Dynamics 365 Salesへ取引先企業を自動で作成するため、手作業による連携の手間を省き、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとMicrosoft Dynamics 365 Sales間のデータ入力に手間を感じている方
・メールからのリード情報をMicrosoft Dynamics 365 Salesに迅速かつ正確に反映させたい営業担当者の方
・Microsoft Dynamics 365 Salesとgmailを連携させて、顧客管理業務の自動化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
・Gmailでのメール受信を起点に、Microsoft Dynamics 365 Salesへの取引先登録が自動で完了するため、手作業の時間を削減できます。
・手作業でのコピー＆ペーストが不要になることで、会社名や担当者情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■注意事項
・Gmail、Microsoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
Microsoft Dynamics365 SalesとGmailの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ転記や情報共有のメール作成といった手間を削減し、連絡漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、営業担当者は正確な情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべき商談準備や顧客対応といったコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：通知メールの内容はどこまで細かく設定できますか？
A：
メール本文は、自由にカスタマイズ可能です。
「案件の売上見込み」「予算」「取引先企業ID」など、Microsoft Dynamics365 Salesのトリガーで取得した値を自由に本文に設定することが可能です。
その他、リスト化や太文字といった装飾も利用できます。
Q：もし連携が失敗した場合、どのように気づけますか？
A：
フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
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