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「SmartsheetとMicrosoft Excelを日常的に使っていて、それぞれのデータを連携させたい！」
「Smartsheetに登録されたプロジェクトの進捗を、分析のためにMicrosoft Excelへ手動で転記しているけど、正直手間がかかって大変…」
このように、複数のアプリケーション間での手作業によるデータ連携に限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Smartsheetで更新された情報を自動的にMicrosoft Excelのシートに反映させる仕組み</span>があれば、こうした日々の繰り返し作業から解放され、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、より重要な分析や戦略立案といったコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、導入に手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に業務の自動化を実現して、日々の作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">SmartsheetとMicrosoft Excelを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SmartsheetとMicrosoft ExcelのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたアプリケーション間のデータ転記作業を自動化し、業務効率を向上させることが可能になります。
例えば、Smartsheetで管理しているタスクやプロジェクトの情報を、手間なくMicrosoft Excelシートに集約できます。
ここでは、具体的な自動化のユースケースを複数ご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Smartsheetに新しい行（タスクやデータなど）が追加されるたびに、その内容を自動でMicrosoft Excelの指定したシートに行として追加します。
この連携により、<span class="mark-yellow">手動でのデータ転記作業が一切不要となり、素早い情報共有とバックアップが可能になる</span>ため、入力ミスや転記漏れのリスクを根本からなくすことができます。
Smartsheetに追加された行の中から、「ステータスが完了」や「優先度が高い」といった<span class="mark-yellow">特定の条件を満たす行だけをフィルタリングし、該当するデータのみをMicrosoft Excelに自動で追加</span>します。
これにより、膨大なデータの中から必要な情報だけを効率的に抽出し、レポート作成やデータ分析の手間を削減できます。
それでは、さっそく実際にSmartsheetとMicrosoft Excelを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSmartsheetとMicrosoft Excelの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Smartsheetで行が追加されたらMicrosoft Excelに追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Smartsheetの連携
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Microsoft Excelの連携
検索ボックスにMicrosoft Excelと入力し、Microsoft Excelのアイコンをクリックします。
連携したいアカウントを選択してください。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
〈注意事項〉
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面になるので、下記のように設定しましょう。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして進んでください。
画面が切り替わったら、API接続設定のページになります。
こちらの設定の前に、トリガーとなるSmartsheetの準備をしましょう。なお、この後のテスト操作ために、カラムに作成日時を作成し、テスト用に行を1つ追加してください。(内容はテスト株式会社などの架空の情報でOKです)
今回は、下記のようなシートを準備しました。
Smartsheetの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を設定してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。Smartsheetのシート情報が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
続いて、Smartsheetで抽出したデータを、Microsoft Excelのレコードに追加する設定をしましょう。
赤枠の「レコードを追加する」をクリックしてください。
画面が遷移するので、操作するMicrosoft Excelについて設定しましょう!
まだ、対象のMicrosoft Excelを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のようなMicrosoft Excelを作成したので、こちらにレコードを追加するように設定していきたいと思います。
Microsoft Excelの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
まずは、タイトルとアクションを前のステップと同じように任意で修正・確認してください。
画面を下に進み、データベースの連携欄を入力していきましょう。下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
※データベースを操作するオペレーションの設定に関して、詳しくはこちらをご覧ください。
各項目を入力したら、「次へ」を押して進みましょう。
次の画面では、先ほど設定したMicrosoft Excelに追加するレコードを設定していきます。
「追加するレコードの値」の、それぞれの項目欄をクリックすると下記のようなアウトプットが表示されます。お好みに合わせてそれぞれの項目を入力してください。
今回は、下記のようにそれぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、Microsoft Excelにレコードが追加されているはずなので確認してください。下記のように指定したデータが反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回はSmartsheetからMicrosoft Excelへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にMicrosoft ExcelからSmartsheetへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。その際は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
毎日や毎週の決まった時間に、Microsoft Excelのファイルから特定のデータを自動で取得し、Smartsheetに新しい行として追加します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">定期的に行っているMicrosoft Excelからのデータ集計や転記作業を完全に自動化</span>し、手作業による手間の削減はもちろん、報告漏れや入力ミスを防ぎ、常に最新の状態でプロジェクト管理を行えます。
Yoomのフォーム機能などで受け付けた回答内容をトリガーとして、その情報をMicrosoft ExcelとSmartsheetの両方に同時にレコードとして追加します。
この連携を活用することで、<span class="mark-yellow">問い合わせや申し込み情報をMicrosoft Excelでバックアップしつつ、Smartsheetでタスクとして自動起票する</span>といった一連の流れを自動化でき、迅速かつ漏れのない顧客対応を実現します。
SmartsheetやMicrosoft ExcelのAPIを活用すると、業務の効率化やデータ連携がぐっと進みます。
気になる自動化例があればぜひお試しください！
Smartsheetはプロジェクト管理や業務管理に優れたツールで、Google スプレッドシートやGoogleフォーム、Google Workspaceのユーザー登録情報、さらにMeta広告（Facebook）からのリードデータなど、多彩な情報を自動で取り込み・反映できます。
これにより、手作業の負担を軽減し、最新のデータを一元管理することが可能です。
Microsoft Excelは多くの業務で活用されるデータ管理ツールで、Outlookのメール受信やGmailでのアンケート結果、HubSpotでのコンタクト作成などを自動でMicrosoft Excelに反映できます。
さらに、Microsoft Excelの予算データを指定日時に抽出してMicrosoft Teamsへ通知したり、SharePointでのファイル格納情報を自動でMicrosoft Excelに追加することで、データ活用の幅が大きく広がります。
SmartsheetとMicrosoft Excelの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたSmartsheetとMicrosoft Excel間のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はより迅速に正確な情報に基づいて業務を進められ、データの入力や集計といった定型業務から解放され、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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