「SmartsheetのディスカッションIDを一つずつ確認してコピーするのは時間がかかる…」
「手作業での取得は抜け漏れやミスが心配…」
このように、SmartsheetのディスカッションIDを手作業で取得する業務に、手間や課題を感じていませんか？
もし、Smartsheetから特定のシートや行に関連するディスカッションIDを自動で一括取得できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、手作業による時間的コストやミスのリスクを削減し、より生産性の高い業務に時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSmartsheetのディスカッションIDを一括取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
定期的にSmartsheetでディスカッション一覧を取得し、Slackで担当者へ通知する
試してみる
■概要
Smartsheetで複数のプロジェクトを管理していると、各シートのディスカッションを手動で確認する作業に手間がかかり、重要な更新を見落としてしまうことはありませんか？ このワークフローを活用すれば、定期的なスケジュールでSmartsheetから特定シートのディスカッションIDを一括取得し、内容を要約してSlackへ自動で通知できます。手作業による確認漏れを防ぎ、プロジェクトの進捗管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetでプロジェクト管理を行い、ディスカッションの確認を効率化したい方
- SmartsheetのディスカッションIDを一括で取得し、チームへの共有を自動化したい方
- 手動での確認作業による見落としを防ぎ、コミュニケーションを活性化させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに沿ってSmartsheetの情報を自動で取得し通知するため、これまで手作業での確認に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での確認作業が不要になることで、重要なコメントの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「ディスカッションID一覧を取得」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、取得したディスカッション情報をもとに、通知用のメッセージを生成するためのマニュアル（指示）を作成します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成されたメッセージを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローを起動する頻度や曜日、時間などを任意で設定できます。
- Smartsheetのアクションでは、ディスカッションIDを取得する対象のシートIDを任意で指定してください。
- テキスト生成機能では、Smartsheetから取得した情報などを含め、通知したい内容に合わせて自由にプロンプト（指示文）を設定することが可能です。
- Slackへの通知先チャンネルは任意で設定でき、本文も固定のテキストと前段のオペレーションで取得した情報を組み合わせて柔軟に作成できます。
■注意事項
- Smartsheet、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
定期的にSmartsheetのディスカッションIDを取得して通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、定期的にSmartsheetでディスカッション一覧を取得し、その結果をSlackで担当者へ通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Smartsheet／Slack
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- SmartsheetとSlackのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールトリガーとSmartsheet、Slackのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
定期的にSmartsheetでディスカッション一覧を取得し、Slackで担当者へ通知する
試してみる
■概要
Smartsheetで複数のプロジェクトを管理していると、各シートのディスカッションを手動で確認する作業に手間がかかり、重要な更新を見落としてしまうことはありませんか？ このワークフローを活用すれば、定期的なスケジュールでSmartsheetから特定シートのディスカッションIDを一括取得し、内容を要約してSlackへ自動で通知できます。手作業による確認漏れを防ぎ、プロジェクトの進捗管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetでプロジェクト管理を行い、ディスカッションの確認を効率化したい方
- SmartsheetのディスカッションIDを一括で取得し、チームへの共有を自動化したい方
- 手動での確認作業による見落としを防ぎ、コミュニケーションを活性化させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに沿ってSmartsheetの情報を自動で取得し通知するため、これまで手作業での確認に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での確認作業が不要になることで、重要なコメントの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「ディスカッションID一覧を取得」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、取得したディスカッション情報をもとに、通知用のメッセージを生成するためのマニュアル（指示）を作成します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成されたメッセージを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローを起動する頻度や曜日、時間などを任意で設定できます。
- Smartsheetのアクションでは、ディスカッションIDを取得する対象のシートIDを任意で指定してください。
- テキスト生成機能では、Smartsheetから取得した情報などを含め、通知したい内容に合わせて自由にプロンプト（指示文）を設定することが可能です。
- Slackへの通知先チャンネルは任意で設定でき、本文も固定のテキストと前段のオペレーションで取得した情報を組み合わせて柔軟に作成できます。
■注意事項
- Smartsheet、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：SmartsheetとSlackをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それでは今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【Smartsheetのマイアプリ連携】
以下のナビを参照してください。
【Slackのマイアプリ連携】
以下のナビを参照してください。
※Slackで任意のチャンネルにメッセージを送信する場合、該当のチャンネルにYoomアプリを事前にインストールしておく必要があります。
該当チャンネルの「インテグレーション」からYoomを追加しておいてください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
定期的にSmartsheetでディスカッション一覧を取得し、Slackで担当者へ通知する
試してみる
■概要
Smartsheetで複数のプロジェクトを管理していると、各シートのディスカッションを手動で確認する作業に手間がかかり、重要な更新を見落としてしまうことはありませんか？ このワークフローを活用すれば、定期的なスケジュールでSmartsheetから特定シートのディスカッションIDを一括取得し、内容を要約してSlackへ自動で通知できます。手作業による確認漏れを防ぎ、プロジェクトの進捗管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetでプロジェクト管理を行い、ディスカッションの確認を効率化したい方
- SmartsheetのディスカッションIDを一括で取得し、チームへの共有を自動化したい方
- 手動での確認作業による見落としを防ぎ、コミュニケーションを活性化させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに沿ってSmartsheetの情報を自動で取得し通知するため、これまで手作業での確認に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での確認作業が不要になることで、重要なコメントの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「ディスカッションID一覧を取得」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、取得したディスカッション情報をもとに、通知用のメッセージを生成するためのマニュアル（指示）を作成します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成されたメッセージを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローを起動する頻度や曜日、時間などを任意で設定できます。
- Smartsheetのアクションでは、ディスカッションIDを取得する対象のシートIDを任意で指定してください。
- テキスト生成機能では、Smartsheetから取得した情報などを含め、通知したい内容に合わせて自由にプロンプト（指示文）を設定することが可能です。
- Slackへの通知先チャンネルは任意で設定でき、本文も固定のテキストと前段のオペレーションで取得した情報を組み合わせて柔軟に作成できます。
■注意事項
- Smartsheet、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
最初の設定です。
ここから「定期的にSmartsheetでディスカッション一覧を取得し、Slackで担当者へ通知する」フローの設定をしていきます！
まずは赤枠をクリックしましょう！
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
「スケジュール設定」では、フローボットを起動したい日付や時刻を設定しましょう。
今回はコピーしたテンプレートの既存設定のままにしますが、自由に設定してOKです。
最後に「完了」をクリックしましょう！
ステップ4：Smartsheetのアクション設定
ここでは、ディスカッションID一覧を取得する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、「シートID」を設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
※なお、今回は以下のシートを対象とします。
テストをクリックしましょう！
テストに成功すると取得した値が表示されます。最後に「完了」をクリックしてください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
