「会議が終わった後の議事録作成が大変…」
「会議内容をClickUpにタスクとして登録する作業に時間を取られている…」
このように、Web会議後の文字起こしやタスク管理といった手作業に追われ、本来集中すべき業務に手が回らないと感じていませんか？
もし、Web会議の録画データを自動で文字起こしし、その内容を要約してClickUpにタスクとして自動で登録できる仕組みがあれば、これらの煩わしい作業から解放されます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
会議の音声を文字起こしする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Web会議を開始すると自動で文字起こしして、ClickUpにタスクを追加する
試してみる
Web会議の文字起こし結果をClickUpに連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Web会議が終了した際に自動で文字起こしを行い、その結果をClickUpにタスクとして追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：ClickUp／Google Meet
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- ClickUpのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Web会議のトリガー設定とテキスト抽出設定、ClickUpのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Web会議を開始すると自動で文字起こしして、ClickUpにタスクを追加する
試してみる
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
ClickUpの連携
以下をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Web会議を開始すると自動で文字起こしして、ClickUpにタスクを追加する
試してみる
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Web会議のトリガー設定
Yoomの設定に入りましょう！
まずは、トリガーとなるアプリの設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
会議を作成します。会議に参加して、会議をするリンクをコピーします。
※今回はGoogle Meetを使用しました！
Yoomの設定に戻り、会議をするURLを登録して、「文字起こしのテストを開始」ボタンを押します。
Yoomボットが会議に参加する通知が会議画面に届きますので、参加の許可をして、Yoomボットを会議に参加させましょう。
会議を終了させると、自動でYoomボットが文字起こしを始めます。
文字起こし結果と取得した値が確認できたら、「保存する」ボタンを押しておきましょう！
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて受け取ったデータのことです。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
ステップ4：テキストを抽出する設定
文字起こししたデータから必要なテキストを抽出する設定を行います。
2つ目の赤枠をクリックしましょう！
対象のテキストを設定します。
ステップ3で取得した値である、「会議内容の文字起こし」を選択しましょう。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
抽出したい項目を指定して「テスト」ボタンをクリックします。
このフローでは、不具合についての対応を前提にしています。
テスト成功で、取得した値に値が反映されます。
確認ができたら、「完了」ボタンを押しておきましょう！
ステップ5：ClickUpのアクション設定
今まで取得した値を使って、タスクを作成する設定を行います。最後の赤枠をクリックしましょう。
連携するアカウント情報に間違いがないかを確認したら、新規タスクを作成する設定へ進みましょう。
タスクを作成するClickUp上のチームを設定します。
入力欄をクリックすると候補が表示されますので、その中から選択しましょう！
同様にスペースも選択します。
続けて、フォルダとリストも選択しましょう。
nameは先ほどのステップで取得した値の中からタスク名を設定しましょう。
説明欄も任意で設定が可能です。
取得した値を利用することで、Web会議ごとに変わる情報をClickUpへ動的に反映できます。
その他の設定も希望に合わせて行い、全ての設定ができたら赤枠のボタンでテストを実行しましょう！
テスト成功という表示がされたら、ClickUpにタスクが作成されています。
確認してみましょう！
新規タスクが確認できます！
確認ができたら、最後に完了ボタンを押しておきます。
ステップ6：フローを有効化してテストする
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。
ClickUpを使った自動化例
タスクが作成・更新・完了されたら、カレンダーへの予定登録やメールで自動通知します。
また、外部システムからの情報をトリガーにタスクを自動作成・更新。
手動での転記や連絡漏れがなくなり、タスク管理の効率と情報連携の正確性が向上するでしょう。
Airtableで特定条件に合うレコードが追加されたら、ClickUpにタスクを作成する
試してみる
■概要
プロジェクト管理ツールAirtableとタスク管理ツールClickUpを併用しているものの、Airtableの情報を手作業でClickUpに転記してタスクを作成する作業は、手間がかかり入力ミスや対応漏れの原因になりがちです。このワークフローを活用すれば、Airtableで特定の条件に合うレコードが追加された際に、ClickUpへ自動でタスクを作成するフローを構築できます。手作業による非効率を解消し、ClickUpとAirtableのスムーズな連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・AirtableとClickUpを連携させ、タスク管理を効率化したいと考えている方
・手作業によるタスクの作成漏れや、内容の転記ミスなどを防ぎたいチームリーダーの方
・定型的なタスク作成業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
◼️注意事項
・AirtableとClickUpのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ClickUpで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録しSlackに通知する
試してみる
■概要
ClickUpでタスクを管理し、Googleカレンダーでスケジュールを管理している場合、それぞれのツールに情報を手入力する作業は手間がかかるのではないでしょうか。
特に、タスクの期日をカレンダーに転記する作業は、入力漏れやミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、ClickUpでタスクが作成されると、その期日情報がGoogleカレンダーに自動で登録され、Slackにも通知が届くため、GoogleカレンダーとClickupの連携をスムーズに実現し、タスク管理の効率を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ClickUpとGoogleカレンダーを併用しており、二重入力の手間をなくしたいと考えている方
・Googleカレンダーへのタスク期日の登録漏れを防ぎ、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
・ClickUpのタスク情報を関係者に迅速に共有し、プロジェクトの連携を円滑にしたい方
■注意事項
・ClickUp、Googleカレンダー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
ClickUpでタスクが登録されたらAsanaに追加する
試してみる
ClickUpでタスクが登録されたらAsanaに追加するフローです。
ClickUpでタスクが作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
ClickUpでタスクを管理し、関連資料をGoogle Driveに保存している場合、タスクごとに手作業でフォルダを作成するのは手間がかかり、作成漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、ClickUpに新しいタスクが作成されるだけで、関連フォルダがGoogle Driveに自動で生成されます。ClickUpとGoogle Driveの連携を自動化し、ファイル管理の手間を解消しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・ClickUpとGoogle Driveを連携させ、ファイル管理を効率化したいと考えている方
・タスク作成時のフォルダ作成を手作業で行い、手間や漏れに課題を感じている担当者の方
・プロジェクトごとの情報管理を徹底し、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
◼️注意事項
・ClickUpとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
ClickUpでタスクが作成されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
「ClickUpでタスクが作成されたら、Outlookでメールを送信する」ワークフローを利用すると、情報共有が効率化されます。
タスク情報を自動で送信できるため、対応漏れの防止が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ClickUpを利用してプロジェクト管理やタスク管理を行っている方
・チームでClickUpを使ってタスク管理をしているが、コミュニケーションがスムーズに進まないと感じている方
・迅速にタスクの進捗を共有し、プロジェクトを効率的に進めたいと考える方
・Outlookを利用しており、メールでの通知が一番便利だと感じている方
・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバー間の情報共有をスピーディに行いたい方
■注意事項
・ClickUpとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ClickUpで特定ステータスのタスクのみをNotionに定期レポートとして出力する
試してみる
■概要
「ClickUpで特定ステータスのタスクのみをNotionに定期レポートとして出力する」ワークフローは、プロジェクト管理の効率を高める業務ワークフローです。
ClickUpとNotionの連携を活用し、指定したステータスのタスクを定期的にNotionに自動出力します。
これにより、チーム全体の進捗を簡単に把握でき、情報共有が円滑に行われます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ClickUpとNotionを活用してチームの進捗を管理している方
・定期的なレポート作成に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
・業務の自動化を通じて情報共有を効率化したいと考えているビジネスリーダーの方
・ClickUpで管理するタスクのステータスに基づいたレポートを活用したい方
■注意事項
・ClickUp、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ClickUpでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新する
試してみる
ClickUpでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新するフローです。
GitHubでIssueが作成されたらClickUpにタスクを作成する
試してみる
■概要
開発プロジェクトでGitHubとClickUpを併用している場合、Issueが作成されるたびに手動でタスクを作成するのは手間がかかり、対応漏れの原因にもなり得ます。
特に複数のリポジトリを管理していると、その負担は大きくなりがちです。
このワークフローを活用すれば、GitHubで新しいIssueが作成された際に、自動でClickUpにタスクを作成できるため、こうした課題を解消し、プロジェクト管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・GitHubとClickUpを併用し、手動でのタスク作成に手間を感じている開発担当者の方
・Issueの対応漏れを防ぎ、タスク管理を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
・開発チームの生産性向上に繋がる自動化の仕組みを検討しているチームリーダーの方
■注意事項
・GitHub、ClickUpのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotのコンタクトが更新されたら、ClickUpのタスクも更新する
試してみる
HubSpotのコンタクトが更新されたら、ClickUpのタスクも更新するフローです。
ClickUpでタスクが指定のステータスに更新されたら、Gmailでメールを送信する
試してみる
■概要
「ClickUpでタスクが更新されたら、Gmailでメールを送信する」ワークフローは、ClickUpでタスクが更新されるたびに、その変更内容を自動的にGmailで通知する業務ワークフローです。
これにより、タスクの進捗がリアルタイムで関係者に伝わり、チームの作業効率が向上します。
手動での通知作業が省け、重要な情報が即座に共有されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ClickUpを利用してタスク管理を行っているチーム
・タスクが更新されるたびに、メールで自動的に通知を送りたい方
・プロジェクトマネージャーやチームリーダー
・タスクの進捗を効率的に監視したい方
・タスク更新の通知を手動で行っている方
■注意事項
・ClickUpとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
YouTubeチャンネルで最新の動画が公開されたら、AIで改善点を提案しClickupにタスクを作成する
試してみる
■概要
YouTubeチャンネルの動画公開後、その分析や改善点の洗い出し、次のアクションをタスクに落とし込む作業は手間がかかるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、YouTubeでの動画公開をきっかけに、AIが動画の改善点を自動的に分析し、その内容をClickUpにタスクとして作成します。
YouTubeとClickUpを連携させることで、コンテンツ改善のサイクルを効率化し、より創造的な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
・YouTubeチャンネルを運営しており、動画公開後の分析やタスク化を効率化したい方
・ClickUpでタスク管理を行い、YouTube関連の業務を手作業で登録しているチームの方
・AIを活用してコンテンツの分析を行い、改善の質とスピードを向上させたい方
■注意事項
・YouTube Data API、ClickupのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
Web会議の文字起こしとClickUpへのタスク登録を自動化することで、これまで手作業で行っていた議事録作成やタスクの転記作業にかかる時間を削減し、ヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。
これにより、会議で決定した事項の実行がスムーズになり、担当者はより創造的で重要なコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Google Meet以外の会議ツールでも使えますか？
A：
はい、Zoomのリンクも今回のフローボットにて利用することが可能です。
どちらかよく使うツールを設定してください！
Q：自動登録の前に人間が内容を確認するステップは挟めますか？
A：
はい、できます。
「テキスト抽出」オペレーション直下に、「担当者へ対応を依頼する」や「承認を依頼する」オペレーションを追加することで実現可能です。
Q：連携処理が失敗した場合、どうなりますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生個所がすぐにわかります。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
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