「会議が終わった後の議事録作成が大変…」
「会議内容をClickUpにタスクとして登録する作業に時間を取られている…」
このように、Web会議後の文字起こしやタスク管理といった手作業に追われ、本来集中すべき業務に手が回らないと感じていませんか？
もし、Web会議の録画データを自動で文字起こしし、その内容を要約してClickUpにタスクとして自動で登録できる仕組みがあれば、これらの煩わしい作業から解放されます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
会議の音声を文字起こしする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Web会議を開始すると自動で文字起こしして、ClickUpにタスクを追加する
試してみる
■概要
Web会議後の議事録作成やタスク整理に手間を感じていませんか。会議の内容を思い出しながら手作業で文字起こしを行い、その内容をClickUpへ転記する作業は、時間もかかりタスクの抜け漏れが発生する原因にもなります。 このワークフローを活用すれば、Web会議の開始をトリガーに自動で音声の文字起こしが実行され、その内容を基にClickUpへタスクが自動で作成されるため、会議後の面倒な事務作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Web会議後の議事録作成やタスク整理に多くの時間を費やしている方
- ClickUpでタスク管理をしており、会議の決定事項をスムーズに反映させたい方
- 手作業での会議の文字起こしをやめ、重要なタスクの抜け漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Web会議の開始から文字起こし、ClickUpへのタスク登録までを自動化し、議事録作成やタスク整理にかかる時間を短縮します。
- 手作業による文字起こしの聞き逃しやタスクの転記ミスを防ぎ、会議で決定した事項の正確な管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ClickUpをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWeb会議トリガーを選択し、Web会議が開始されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、会議の文字起こしデータから任意の情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでClickUpの「タスクを作成」を設定し、文字起こしされたテキストや抽出情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Web会議トリガーでは、自動化の対象としたいWeb会議の招待URLを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、会議の音声データからどのような情報を抽出するかを任意で設定できます。
- ClickUpへのタスク作成では、タスクを追加したいTeamやSpace、Listを任意で指定し、文字起こしした内容を担当者や期限などのフィールドに自由に設定してください。
■注意事項
Web会議の文字起こし結果をClickUpに連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Web会議が終了した際に自動で文字起こしを行い、その結果をClickUpにタスクとして追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：ClickUp／Google Meet
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- ClickUpのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Web会議のトリガー設定とテキスト抽出設定、ClickUpのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Web会議を開始すると自動で文字起こしして、ClickUpにタスクを追加する
試してみる
■概要
Web会議後の議事録作成やタスク整理に手間を感じていませんか。会議の内容を思い出しながら手作業で文字起こしを行い、その内容をClickUpへ転記する作業は、時間もかかりタスクの抜け漏れが発生する原因にもなります。 このワークフローを活用すれば、Web会議の開始をトリガーに自動で音声の文字起こしが実行され、その内容を基にClickUpへタスクが自動で作成されるため、会議後の面倒な事務作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Web会議後の議事録作成やタスク整理に多くの時間を費やしている方
- ClickUpでタスク管理をしており、会議の決定事項をスムーズに反映させたい方
- 手作業での会議の文字起こしをやめ、重要なタスクの抜け漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Web会議の開始から文字起こし、ClickUpへのタスク登録までを自動化し、議事録作成やタスク整理にかかる時間を短縮します。
- 手作業による文字起こしの聞き逃しやタスクの転記ミスを防ぎ、会議で決定した事項の正確な管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ClickUpをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWeb会議トリガーを選択し、Web会議が開始されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、会議の文字起こしデータから任意の情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでClickUpの「タスクを作成」を設定し、文字起こしされたテキストや抽出情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Web会議トリガーでは、自動化の対象としたいWeb会議の招待URLを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、会議の音声データからどのような情報を抽出するかを任意で設定できます。
- ClickUpへのタスク作成では、タスクを追加したいTeamやSpace、Listを任意で指定し、文字起こしした内容を担当者や期限などのフィールドに自由に設定してください。
■注意事項
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
ClickUpの連携
以下をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Web会議を開始すると自動で文字起こしして、ClickUpにタスクを追加する
試してみる
■概要
Web会議後の議事録作成やタスク整理に手間を感じていませんか。会議の内容を思い出しながら手作業で文字起こしを行い、その内容をClickUpへ転記する作業は、時間もかかりタスクの抜け漏れが発生する原因にもなります。 このワークフローを活用すれば、Web会議の開始をトリガーに自動で音声の文字起こしが実行され、その内容を基にClickUpへタスクが自動で作成されるため、会議後の面倒な事務作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Web会議後の議事録作成やタスク整理に多くの時間を費やしている方
- ClickUpでタスク管理をしており、会議の決定事項をスムーズに反映させたい方
- 手作業での会議の文字起こしをやめ、重要なタスクの抜け漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Web会議の開始から文字起こし、ClickUpへのタスク登録までを自動化し、議事録作成やタスク整理にかかる時間を短縮します。
- 手作業による文字起こしの聞き逃しやタスクの転記ミスを防ぎ、会議で決定した事項の正確な管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ClickUpをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWeb会議トリガーを選択し、Web会議が開始されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、会議の文字起こしデータから任意の情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでClickUpの「タスクを作成」を設定し、文字起こしされたテキストや抽出情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Web会議トリガーでは、自動化の対象としたいWeb会議の招待URLを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、会議の音声データからどのような情報を抽出するかを任意で設定できます。
- ClickUpへのタスク作成では、タスクを追加したいTeamやSpace、Listを任意で指定し、文字起こしした内容を担当者や期限などのフィールドに自由に設定してください。
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Web会議のトリガー設定
Yoomの設定に入りましょう！
まずは、トリガーとなるアプリの設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
会議を作成します。会議に参加して、会議をするリンクをコピーします。
※今回はGoogle Meetを使用しました！
Yoomの設定に戻り、会議をするURLを登録して、「文字起こしのテストを開始」ボタンを押します。
Yoomボットが会議に参加する通知が会議画面に届きますので、参加の許可をして、Yoomボットを会議に参加させましょう。
会議を終了させると、自動でYoomボットが文字起こしを始めます。
文字起こし結果と取得した値が確認できたら、「保存する」ボタンを押しておきましょう！
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて受け取ったデータのことです。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
ステップ4：テキストを抽出する設定
文字起こししたデータから必要なテキストを抽出する設定を行います。
2つ目の赤枠をクリックしましょう！
対象のテキストを設定します。
ステップ3で取得した値である、「会議内容の文字起こし」を選択しましょう。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
抽出したい項目を指定して「テスト」ボタンをクリックします。
このフローでは、不具合についての対応を前提にしています。
テスト成功で、取得した値に値が反映されます。
確認ができたら、「完了」ボタンを押しておきましょう！
