ClickUpで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録しSlackに通知する

■概要

ClickUpでタスクを管理し、Googleカレンダーでスケジュールを管理している場合、それぞれのツールに情報を手入力する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、タスクの期日をカレンダーに転記する作業は、入力漏れやミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、ClickUpでタスクが作成されると、その期日情報がGoogleカレンダーに自動で登録され、Slackにも通知が届くため、GoogleカレンダーとClickupの連携をスムーズに実現し、タスク管理の効率を高めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• ClickUpとGoogleカレンダーを併用しており、二重入力の手間をなくしたいと考えている方
• Googleカレンダーへのタスク期日の登録漏れを防ぎ、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
• ClickUpのタスク情報を関係者に迅速に共有し、プロジェクトの連携を円滑にしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• ClickUpへのタスク登録だけでGoogleカレンダーへの予定作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるGoogleカレンダーへの転記ミスや登録漏れがなくなるため、タスクの期日管理におけるヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ClickUp、Googleカレンダー、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでClickUpを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで、ClickUpの「タスクを取得」アクションを設定し、作成されたタスクの詳細情報を取得します。
4. 続けて、データ変換機能や計算機能を設定し、カレンダー登録や通知に必要な情報を自動で整形します。
5. 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、整形した情報を基に予定を登録します。
6. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、関係者にタスク情報を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• ClickUpのトリガー設定では、自動化の対象としたいteam_id、space_id、folder_id、list_idを任意で設定してください。
• ClickUpのオペレーションでは、特定のtask_idを固定値で設定したり、前段のトリガーで取得した情報を変数として利用したりできます。
• 正規表現によるデータの置換オペレーションでは、置換対象の文字列や置換後の文字列を自由に設定でき、前段で取得した情報を変数として利用可能です。
• 日時・日付の加算減算や形式変換のオペレーションでは、対象の日付や変換後の形式などを、業務要件に合わせて柔軟に設定できます。
• Googleカレンダーへの予定作成では、予定のタイトルや詳細などに、ClickUpから取得したタスク情報を変数として自由に埋め込めます。
• Slackへの通知では、通知先のチャンネルを任意で設定できるほか、メッセージ本文にも固定のテキストや前段で取得した動的な情報を組み合わせてカスタマイズが可能です。

■注意事項

• ClickUp、Googleカレンダー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。