■概要
ClickUpでタスクのステータスが更新された際、関係者へのメール連絡を手作業で行っていませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、送信漏れなどのミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、ClickUpのタスク更新をトリガーにGmailからのメール送信を自動化できます。煩雑なClickUpのメール送信設定の手間を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ClickUpのタスク更新に応じて、手作業でGmailからメールを送信している方
- ClickUpのメール送信設定を自動化し、通知業務の工数を削減したいと考えている方
- タスクの進捗共有を自動化し、チーム内の情報伝達を円滑にしたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- ClickUpのタスクが特定のステータスになるとメールが自動で送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます
- 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防止し、確実な情報共有を実現することで業務の信頼性が向上します
■フローボットの流れ
- はじめに、ClickUpとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでClickUpを選択し、「タスクが更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでClickUpの「タスクを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したタスクの詳細情報を取得します
- さらに、オペレーションで「分岐する」アクションを設定し、タスクが特定のステータスに更新された場合のみ、後続の処理に進むよう条件を指定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先にメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのメール送信設定では、To、Cc、Bccに任意のメールアドレスを指定できます。特定の担当者やチームのメーリングリストなどを設定してください
- メールの件名や本文には、固定のテキストを入力するだけでなく、ClickUpから取得したタスク名や期限、担当者名などの情報を変数として差し込み、動的な内容のメールを作成することが可能です
■注意事項
- ClickUpとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
