ClickUpでタスクが更新されたら、Gmailでメールを送信する

■概要

ClickUpでタスクが更新されるたびに、関係者にGmailで通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手動でメールを作成・送信していると時間もかかり、連絡漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、ClickUpのタスク更新をトリガーにGmailでのメール送信を自動化するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• ClickUpでのタスク更新情報を、手作業でGmailにて関係者に通知している方
• タスクの変更連絡を自動化し、コミュニケーションを効率化したい方
• ClickUpとGmail間の連携作業で、連絡漏れや遅延を防ぎたいプロジェクト管理者

■このテンプレートを使うメリット

• ClickUpでのタスク更新時に自動でGmailからメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた通知作成・送信の時間を短縮することができます。
• 手動でのメール作成・送信による、宛先間違いや連絡漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ClickUpとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでClickUpを選択し、「タスクが更新されたら」というアクションを設定します。この設定により、ClickUp上でタスク情報に変更があった場合にフローが自動で起動します。
3. 続いて、オペレーションでClickUpの「タスクを取得」アクションを設定し、更新されたタスクの詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したタスク情報を基に、指定した宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでメールを送信するアクションにおいて、通知先のメールアドレスは任意で設定が可能です。特定の担当者や関係者のメーリングリストなどを指定してください。
• 送信するメールの件名や本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、ClickUpから取得したタスク名、担当者、期限、更新内容といった情報を変数として埋め込むことで、状況に応じた柔軟な通知内容にカスタムが可能です。

■注意事項

• ClickUpとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。