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「Google スプレッドシートの進捗管理表を手作業で更新する作業が手間だな…」
「チャットで共有されたアンケート結果を、Google スプレッドシートに転記しているけれど、抜け漏れがないか心配…」
このように、Google スプレッドシートへのデータ入力や更新作業に、手間や心理的な負担を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">SalesforceのようなCRMのデータや、Google Chatのようなチャットツールの投稿、Google Driveなどのストレージサービス上のファイル更新と連携して、Google スプレッドシートのデータが自動で更新される仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されるでしょう。
入力ミスや更新漏れのリスクを低減でき、より付加価値の高い業務に集中できる時間を創出することができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートのデータを更新する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なアプリケーションやサービスと連携して、Google スプレッドシートのデータを自動で更新する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">SalesforceのようなCRMツールで商談のステータスが変更されたら、Google スプレッドシートの情報を自動で更新する</span>ことができます。
営業進捗の素早い共有や、二重入力の手間を削減し、最新の情報に基づいた判断が可能になります！
<span class="mark-yellow">Google Chatなどのチャットツールに特定の情報が投稿されたら、その内容をGoogle スプレッドシートの指定したセルに自動で反映させる</span>ことが可能です。
手作業での転記ミスを防ぎ、情報共有のスピードと正確性を向上させ、チーム内での迅速な情報活用を支援します！
<span class="mark-yellow">Google Driveなどのストレージサービスで特定のファイルが更新されたことを検知し、その情報をGoogle スプレッドシートに自動で記録・更新する</span>ことができるので、ファイルの変更履歴管理や、関連情報の一元化が容易になります。
これにより手動での確認作業の手間を大幅に削減します！
それではここから代表的な例として、Salesforceで商談が受注になったら、関連するGoogle スプレッドシートの情報を自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
注：Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
それではYoomにログインし、左上のマイアプリを選択し、新規接続をクリックしてください。
アプリ一覧でSalesforceを選択しましょう。
検索窓を活用するとすぐに見つけられます。
Salesforceのログイン画面に移動したら、ユーザー名とパスワードを入力してログインしましょう。
これでSalesforceのマイアプリ登録ができました。
先ほどと同様に、左上に表示されているマイアプリを選択し、新規接続をクリックします。
アプリ一覧でGoogle スプレッドシートを選択してください。
検索窓を活用すると見つけやすいです。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択してください。
「次へ」をクリックします。
「続行」を選択しましょう。
これでGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録ができました。
次にテンプレートをコピーしましょう。
テンプレートを活用すれば、あらかじめ設定されている項目に沿って作成するだけで完成します。
それでは下のバナーをクリックしてください。
「このテンプレートを試す」を選択しましょう。
「OK」をクリックします。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」をクリックしてください。
タイトルは変更することが可能です。
Salesforceと連携するアカウント情報を確認しておきましょう。
トリガーアクションは「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」が選択されています。
設定を確認後、次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
マイドメインURLは注釈を確認し、設定しましょう。
設定したら、Salesforceに移動して、トリガーアクション（商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら）を実行してください。
商談オブジェクトにレコードが登録または更新できたら、Yoomに戻りテストをクリックしてください。
テストが成功したら、取得した値にSalesforceの情報が追加されます。
ここまでできたら保存してください。
次に「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
タイトルは変更OKです。
ここでは、分岐対象の取得した値のオペレーションは「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたらのトリガーで取得した値のフェーズの値」を分岐条件にする設定になっています。
分岐条件は、「フェーズ」の項目に「受注」と登録または更新されたら分岐して、この後のGoogle スプレッドシートのアクションに進むという設定になっています。
「分岐条件を追加」から項目を増やすことも可能です。
すべて設定できたら、保存してください。
次に「レコードを更新する」をクリックしてください。
タイトルは変更できます。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を確認しましょう。
実行アクションは「レコードを更新する」が選択されています。
スプレッドシートIDは候補から選択しましょう。
同様にスプレッドシートのタブ名も候補から選択します。
テーブル範囲を設定後、次へをクリックしてください。
更新したいレコードの条件は更新するレコードを確定するために行います。
用意しているGoogle スプレッドシートにあらかじめ取引先IDが登録してある想定です。
ここでは取引先IDがSalesforceのトリガー設定の取得した値の「取引先ID」と等しいという設定にしています。
詳細はこちらを確認してください。
更新後のレコードの値は、更新したい項目をSalesforceの取得した値から選択しましょう。
ここでは、商談が受注になった企業の情報を更新するように設定しています。
設定後、テストをクリックして、Google スプレッドシートの情報が更新できたら保存してください。
最後にトリガーをONにして作成したフローボットの動作をチェックしてください。
これでフローボットが完成しました。
Google スプレッドシートを使った自動化は、今回ご紹介した以外にもたくさんあります。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてくださいね！
各ツールとGoogle スプレッドシートを連携し、データ更新を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた転記作業や更新作業の手間を削減できるでしょう。</span>
これにより、ヒューマンエラーを防ぐことや営業担当者やプロジェクト管理者は、常に最新の正確性の高い情報に基づいて意思決定が可能になります。
報告業務の負担も軽減され、本来注力すべき戦略的な業務や顧客対応に、より多くの時間を割けるようになるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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