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【プログラミング不要】Google スプレッドシートのデータを自動で更新する方法
「Google スプレッドシートの進捗管理表を手作業で更新する作業が手間だな…」
「チャットで共有されたアンケート結果を、Google スプレッドシートに転記しているけれど、抜け漏れがないか心配…」
このように、Google スプレッドシートへのデータ入力や更新作業に、手間や心理的な負担を感じていませんか？
もし、SalesforceのようなCRMのデータや、Google Chatのようなチャットツールの投稿、Google Driveなどのストレージサービス上のファイル更新と連携して、Google スプレッドシートのデータが自動で更新される仕組みがあれば、これらの悩みから解放されるでしょう。
入力ミスや更新漏れのリスクを低減でき、より付加価値の高い業務に集中できる時間を創出することができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートのデータを更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要 「Salesforceで商談が受注になったら、Google スプレッドシートも更新する」ワークフローは、情報更新作業が自動化されるため、作業負担を軽減してくれます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット SalesforceとGoogle スプレッドシートを連携させることで、商談の受注情報を迅速に確認できるというメリットがあります。 また、情報の一元管理が可能になるため、メンバー間の情報共有がスムーズになります。
これにより、受注情報の素早い共有が実現します。
適切なタイミングでフォローアップを行うことで、顧客体験の向上と売上の増加が期待できます。
Google スプレッドシートに自動で反映されるため、データの入力ミスが減り、更に正確なデータ管理が行えるようになるでしょう。
Google スプレッドシートのデータ更新を自動化する方法
普段お使いの様々なアプリケーションやサービスと連携して、Google スプレッドシートのデータを自動で更新する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
データベース/CRMサービスのデータ変更に応じてGoogle スプレッドシートを更新する
SalesforceのようなCRMツールで商談のステータスが変更されたら、Google スプレッドシートの情報を自動で更新することができます。
営業進捗の素早い共有や、二重入力の手間を削減し、最新の情報に基づいた判断が可能になります！
■概要 「Salesforceで商談が受注になったら、Google スプレッドシートも更新する」ワークフローは、情報更新作業が自動化されるため、作業負担を軽減してくれます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット SalesforceとGoogle スプレッドシートを連携させることで、商談の受注情報を迅速に確認できるというメリットがあります。 また、情報の一元管理が可能になるため、メンバー間の情報共有がスムーズになります。
これにより、受注情報の素早い共有が実現します。
適切なタイミングでフォローアップを行うことで、顧客体験の向上と売上の増加が期待できます。
Google スプレッドシートに自動で反映されるため、データの入力ミスが減り、更に正確なデータ管理が行えるようになるでしょう。
チャットツールの投稿内容をもとにGoogle スプレッドシートを更新する
Google Chatなどのチャットツールに特定の情報が投稿されたら、その内容をGoogle スプレッドシートの指定したセルに自動で反映させることが可能です。
手作業での転記ミスを防ぎ、情報共有のスピードと正確性を向上させ、チーム内での迅速な情報活用を支援します！
■概要 Google Chatで受け取った報告や依頼内容を、都度Google スプレッドシートに手作業で転記・更新していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Chatに特定のメッセージが投稿されるとAIが内容を解析、自動でGoogle スプレッドシートの該当レコードを更新するため、こうした課題を解消し、業務を効率化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ストレージサービスのファイル更新をトリガーにGoogle スプレッドシートを更新する
Google Driveなどのストレージサービスで特定のファイルが更新されたことを検知し、その情報をGoogle スプレッドシートに自動で記録・更新することができるので、ファイルの変更履歴管理や、関連情報の一元化が容易になります。
これにより手動での確認作業の手間を削減します！
■このワークフローのカスタムポイント
SalesforceとGoogle スプレッドシートを連携してデータ更新を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Salesforceで商談が受注になったら、関連するGoogle スプレッドシートの情報を自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回使用するアプリはこちら：Salesforce／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- SalesforceとGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- Salesforceのトリガー設定とGoogle スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要 「Salesforceで商談が受注になったら、Google スプレッドシートも更新する」ワークフローは、情報更新作業が自動化されるため、作業負担を軽減してくれます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット SalesforceとGoogle スプレッドシートを連携させることで、商談の受注情報を迅速に確認できるというメリットがあります。 また、情報の一元管理が可能になるため、メンバー間の情報共有がスムーズになります。
これにより、受注情報の素早い共有が実現します。
適切なタイミングでフォローアップを行うことで、顧客体験の向上と売上の増加が期待できます。
Google スプレッドシートに自動で反映されるため、データの入力ミスが減り、更に正確なデータ管理が行えるようになるでしょう。
ステップ1：SalesforceとGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録をしよう
Salesforceのマイアプリ登録手順
注：Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録手順
以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
ステップ2：テンプレートをコピー
次にテンプレートをコピーしましょう。
テンプレートを活用すれば、あらかじめ設定されている項目に沿って作成するだけで完成します。
それでは下のバナーをクリックしてください。
■概要 「Salesforceで商談が受注になったら、Google スプレッドシートも更新する」ワークフローは、情報更新作業が自動化されるため、作業負担を軽減してくれます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット SalesforceとGoogle スプレッドシートを連携させることで、商談の受注情報を迅速に確認できるというメリットがあります。 また、情報の一元管理が可能になるため、メンバー間の情報共有がスムーズになります。
これにより、受注情報の素早い共有が実現します。
適切なタイミングでフォローアップを行うことで、顧客体験の向上と売上の増加が期待できます。
Google スプレッドシートに自動で反映されるため、データの入力ミスが減り、更に正確なデータ管理が行えるようになるでしょう。
「このテンプレートを試す」を選択しましょう。
「OK」をクリックします。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
ステップ3：Salesforceのトリガーを設定しよう
次にフローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択
タイトルは変更することが可能です。
Salesforceと連携するアカウント情報を確認しておきましょう。
トリガーアクションは「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」が選択されています。
設定を確認後、次へをクリックしてください。
アプリトリガーのAPI接続設定
トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
マイドメインURLは注釈を確認し、設定しましょう。
設定したら、Salesforceに移動して、トリガーアクション（商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら）を実行してください。
商談オブジェクトにレコードが登録または更新できたら、Yoomに戻りテストをクリックしてください。
テストが成功したら、取得した値にSalesforceの情報が追加されます。
ここまでできたら保存してください。
ステップ4：分岐の設定をしよう
次に「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
分岐条件を指定
タイトルは変更OKです。
ここでは、分岐対象の取得した値のオペレーションは「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたらのトリガーで取得した値のフェーズの値」を分岐条件にする設定になっています。
分岐条件は、「フェーズ」の項目に「受注」と登録または更新されたら分岐して、この後のGoogle スプレッドシートのアクションに進むという設定になっています。
「分岐条件を追加」から項目を増やすことも可能です。
すべて設定できたら、保存してください。
ステップ5：Google スプレッドシートのアクション設定
次に「レコードを更新する」をクリックしてください。
データベースの連携
タイトルは変更できます。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を確認しましょう。
実行アクションは「レコードを更新する」が選択されています。
同様にスプレッドシートのタブ名も候補から選択します。
テーブル範囲を設定後、次へをクリックしてください。
データベース操作の詳細設定
更新したいレコードの条件は更新するレコードを確定するために行います。
用意しているGoogle スプレッドシートにあらかじめ取引先IDが登録してある想定です。
ここでは取引先IDがSalesforceのトリガー設定の取得した値の「取引先ID」と等しいという設定にしています。
詳細はこちらを確認してください。
更新後のレコードの値は、更新したい項目をSalesforceの取得した値から選択しましょう。
ここでは、商談が受注になった企業の情報を更新するように設定しています。
設定後、テストをクリックして、Google スプレッドシートの情報が更新できたら保存してください。
ステップ6：動作をチェックしよう
最後にトリガーをONにして作成したフローボットの動作をチェックしてください。
これでフローボットが完成しました。
Google スプレッドシートに関連するその他の自動化事例
Google スプレッドシートを使った自動化は、今回ご紹介した以外にもたくさんあります。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてくださいね！
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートを使い、チームの進捗やタスクを管理している方
- 手動での情報共有やSlackへの通知作業に、手間や時間を取られている方
- スプレッドシートの更新の見落としを防ぎ、コミュニケーションを円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートの行が更新されると自動でSlackに通知が飛ぶため、これまで手動で共有していた時間を短縮できます。
- 通知の送り忘れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チームへ正確な情報を確実に共有することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、対象のシートなどを指定します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、トリガーで取得した更新情報を任意のチャンネルに通知します
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいスプレッドシート、シート、更新を検知したい列などを任意で設定してください。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを自由に指定できるほか、通知メッセージの本文に固定のテキストを入れたり、更新された行の情報を変数として埋め込んだりするカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートで案件や顧客リストを管理する際、新しい情報が追加されるたびにGoogle Driveに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、指定したGoogle Drive内にフォルダが自動で作成され、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートでの情報管理と連携して、Google Driveのフォルダ作成を手作業で行っている方
- フォルダの作成漏れや命名規則の不統一といった、手作業によるミスをなくしたいと考えている方
- 定型的なファイル管理業務から解放され、本来のコア業務に集中したいと考えているビジネスパーソン
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートに行が追加されると自動でフォルダが作成されるため、手作業でのフォルダ作成にかかる時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名ルールの間違いといったヒューマンエラーを防止し、管理体制の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。フォルダ名はトリガーで取得したスプレッドシートの情報を活用できます。
- 最後に、再度オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定して、作成したフォルダのURLなどを元のシートに書き戻します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるGoogle スプレッドシートのアクションでは、対象のスプレッドシート、シート名、監視するテーブルの範囲を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのレコードを更新するアクションでは、どの列を更新するか、また前段で取得したどの情報を割り当てるかなどを自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- NotionとGoogle スプレッドシートを併用し、二重入力の手間に課題を感じている方
- 手作業によるデータ転記での入力漏れやミスを減らし、業務を効率化したい方
- Notionのデータベース情報を起点に、様々なデータ管理を自動化したいと考えている方
- Notionのデータベース更新をトリガーに、自動でGoogle スプレッドシートへレコードが追加されるため、データ転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ移行が減ることで、コピー＆ペーストによる入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、NotionとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベースが作成または更新されたら」を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、Notionから取得した情報を紐付けます。
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、連携の起点としたいデータベースを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際に、Notionデータベースのどの情報をどの列に追加するかを任意で設定できます。
- Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客情報をもとに、手作業で書類を作成してGmailで送付する業務に手間を感じていませんか？この一連の作業は件数が増えるほど時間に追われ、宛先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで書類の発行からGmailでの送付までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートを基に、手作業で書類作成・送付を行っている営業・事務担当者の方
- 顧客情報の更新から書類送付までのプロセスで発生する、入力ミスや遅延を防止したい方
- Gmailを使った定型的なメール送信を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報更新をトリガーに、書類発行からGmailでの送付までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報転記やメール作成が不要になることで、入力内容や宛先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、対象のスプレッドシートとシートを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、更新された行の情報を基に書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートで「書類を発行する」アクションを設定する際、事前に作成した雛形を利用することで、請求書や送付状など任意のレイアウトでの書類作成が可能です。
- Gmailで「メールを送る」アクションを設定する際、送信先アドレスやメッセージ内容に、Google スプレッドシートから取得した会社名や担当者名などの動的な情報を埋め込めます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートで管理している情報をSalesforceへ手動で入力している方
- Salesforceへのデータ入力ミスや連携漏れを防ぎたいと考えている営業やマーケティング担当者の方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、手作業による定型業務の工数を削減したい方
- Google スプレッドシートへの行追加をきっかけに、Salesforceへ自動でレコードが作成されるため、データ入力にかかっていた時間を削減できます
- 手作業による転記が減ることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ精度の向上に繋がります
- はじめに、Google スプレッドシートとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、対象のシートを指定します
- 続いて、オペレーションでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報を紐付けます
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、Salesforceへの連携が完了したことを示すステータスなどを書き込みます
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいスプレッドシートおよびシートを任意で設定してください
- Salesforceへのレコード作成オペレーションでは、Google スプレッドシートのどの列の情報をSalesforceのどの項目に連携するかを任意で設定できます
- Google スプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます
まとめ
各ツールとGoogle スプレッドシートを連携し、データ更新を自動化することで、これまで手作業で行っていた転記作業や更新作業の手間を削減できるでしょう。
これにより、ヒューマンエラーを防ぐことや営業担当者やプロジェクト管理者は、常に最新の正確性の高い情報に基づいて意思決定が可能になります。
報告業務の負担も軽減され、本来注力すべき戦略的な業務や顧客対応に、より多くの時間を割けるようになるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：自動更新が失敗した場合、どうやって気づけますか？
A：
連携が失敗した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
また以下のサポート窓口を使用することも可能です。
Q：新しい行としてデータを追加できますか？
A：
はい、可能です。今回はレコードの更新の方法をご紹介しましたが、レコードを追加することもできます。以下の赤枠からアクションを変更することができますので、ぜひお試しください。
Q：スプレッドシートの変更を他ツールに反映できますか？
A：
はい、可能です。他のツールだと、Microsoft Excelやkintone、Airtableなどのデータベースアプリと連携することもできます。詳細は以下の連携ができるアプリの一覧をご確認ください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
