Google Chatの投稿内容をもとに、Google スプレッドシートの値を更新する

■概要

Google Chatで受け取った報告や依頼内容を、都度Google スプレッドシートに手作業で転記・更新していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Chatに特定のメッセージが投稿されるとAIが内容を解析、自動でGoogle スプレッドシートの該当レコードを更新するため、こうした課題を解消し、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Chatでの報告内容をGoogle スプレッドシートで管理しており、手入力に手間を感じている方
• 定型的なデータ更新作業を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい業務担当者
• チームの進捗やタスク状況の集計を効率化したいと考えているマネージャーやリーダー

■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatへの投稿をトリガーに、AIが内容を解析しスプレッドシートを自動で更新するため、手作業での転記や更新作業の時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定して、投稿メッセージから必要な情報を抜き出します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定して、抽出したデータをもとに特定の行を更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の設定では、Google Chatの投稿から抽出したい項目や、抽出するための指示（プロンプト）を任意の内容にカスタムできます。
• Google スプレッドシートの設定では、更新対象のスプレッドシートやシートを選択し、更新する項目に固定値を設定したり、AI機能で抽出した値を埋め込んだりすることが可能です。

■注意事項

• Google ChatとGoogle スプレッドシートのそれぞれをYoomと連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336‍
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。