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「問い合わせ内容に応じて、JUST.DBのステータスを手で更新するのが大変…」
「手作業でのチェックボックス更新は、漏れやミスが発生しそうで不安…」
このように、データベースのレコード情報を手動で更新する作業に、手間やリスクを感じていませんか？
特に、問い合わせの種別や進捗状況に応じてチェックボックスを更新するような定型業務は、単純でありながらもミスのないデータが求められるため、担当者の負担になりがちです。
もし、フォームで受け付けた問い合わせ内容をAIが自動で判別し、その結果に応じてJUST.DBの該当レコードのチェックボックスを自動で更新してくれる仕組みがあれば、こうした日々の更新作業から解放されることも可能です！
そのうえ、より優先度の高いコア業務に集中できる貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはJUST.DBのチェックボックスを自動で更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、フォームで受け付けた問い合わせ内容をAIが判定し、その内容に応じてJUST.DBのレコードにあるチェックボックスを自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：JUST.DB
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するJUST.DBのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
JUST.DBのマイアプリ連携
マイアプリ画面にある+新規接続ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
JUST.DBと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
表示内容を確認し、アカウント名とアクセストークンを入力したら追加をクリックしましょう。
JUST.DBと連携してできることについて詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
JUST.DBと連携してできること
JUST.DBの各種識別名を一括で確認する方法
JUST.DBでファイルや画像データをレコードに追加する方法
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
フォームをクリックします。
今回ご紹介するテンプレートでは、Yoomのフォームを利用します。
フォームで行えることについて詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
フォームトリガーの設定方法
フォームにはデフォルトで、問い合わせ種別、氏名、会社名、詳細内容の項目が設定されています。
今回問い合わせ種別には、以下のように設定しました。
※問い合わせ種別の項目に設定した値は、以下のようにJUST.DBのエラー内容と一致するように設定しています。
この後の処理でこのエラー内容の項目を利用してレコードの取得を行いますので、このブログと同じ手順で設定を進めたい方は、問い合わせ種別と内容が一致する項目をJUST.DB側に作成してください。
※JUST.DBのエラー内容の項目はプルダウンメニューではなくテキストとして設定しています。
項目を追加したい場合は、+質問を追加をクリックし設定を行ってください。
※今回は会社名の項目を使用しないため削除しています。
削除はゴミ箱ボタンから行えます。
完了ページの設定はYoomの有料プランでご利用いただけます。
他にも有料プランのみで利用できる機能がございますので、ご興味のある方は以下のリンク先をご確認ください。
フォームの基本設定・オプション設定について
次に、共有フォーム利用時のフローボットの起動者を設定します。
デフォルトで設定されていますが、プルダウンメニューから選択することも可能です。
ご自身の状況に合わせて設定してください。
ここまで確認できたら次へをクリックします。
このページでは、実際にフォームを受け取った場合と同じように、取得した値を設定することで次の処理でテスト利用することができます。
※取得した値とは、実行した結果が設定される動的な値のことです。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
テストの重要性：「取得した値」のテスト値について
入力できたら完了をクリックしましょう。
※今回は、問い合わせ種別、氏名の項目はフォームの内容とJUST.DBのレコードの内容を一致するように設定しています。
※フローボットの設定が完了後、トリガーをONにすると、回答ページが有効になりますのでご確認ください。
テキストを生成をクリックします。
テキスト生成について詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
「テキストを生成する」の設定方法
今回はデフォルトで設定されているテキストを生成 500文字以内（3タスク）を利用しますが、変更をクリックすることで別のものに変えることも可能です。
文字数やタスク数を確認し、利用したいものをお選びください。
タスク数について詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
「タスク実行数」のカウント方法について
タスク実行数を調べる方法
プロンプトはデフォルトで設定されていますが、自由に編集可能です。
ご自身の状況に合わせて変更してください。
また、プロンプト内には取得した値が設定されています。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新情報の反映が可能です。
また、取得した値は以下のように入力欄をクリックすることで設定できます。
言語について今回は使用しないため空欄となっておりますが、使用したい方は注釈を確認し設定してください。
※プロンプトも含めて入力欄に直接記入すると入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのテキスト生成の設定に適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値に生成結果が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
分岐するをクリックします。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
「分岐」の設定方法
分岐では、取得した値を利用してこのあとの処理を分けることができます。
分岐条件を指定の項目で分岐に利用する取得した値の設定を行っています。
デフォルトでテキストを生成のアクションで取得した、生成結果が設定されていますのでご確認ください。
次に、分岐条件では先ほど設定した生成結果と比較する情報の設定を行います。
デフォルトで以下のように生成結果に要対応を含む場合は処理を行うように設定していますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
※分岐の設定は変更できます。
ご自身の状況に合わせて設定してください。
レコードを取得するをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へ進みます。
ドメイン、テーブル識別名、シート名、テーブル定義ファイルはそれぞれ注釈を確認して設定します。
設定できたら次へをクリックしましょう。
取得したいレコードの条件を設定します。
左端にはJUST.DBのテーブルに設定している各項目が表示されますので、取得したいレコードの条件として利用したいものを選択して条件を設定してください。
※注釈にあるように一部の項目のみ表示されます。
JUST.DBのテーブルにプルダウンメニューやチェックボックスとして設定している項目は表示されませんのでご注意ください。
また、条件は以下のように+トリガー条件を追加をクリックすることで追加できます。
今回は以下のように、氏名とエラー内容を利用して設定しました。
ご自身の状況に合わせて、レコードを絞り込めるように設定してください。
設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
レコードを更新するをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ6と同じアカウントが設定されていることを確認したら次へ進みます。
ドメイン、テーブル識別名、シート名、テーブル定義ファイルはそれぞれステップ6と同じものを設定します。
設定できたら次へをクリックしましょう。
更新したいレコードの条件を設定します。
ステップ6の取得したいレコードの条件と同様に、レコードを絞り込めるようにご自身の状況に合わせて設定してください。
今回は、以下のようにステップ6で取得した問い合わせIDを利用して設定しました。
更新後のレコードの値の項目には、先ほど連携したJUST.DBのテーブルに設定している項目が表示されます。
更新したい項目に値を設定しましょう。
今回は以下のように、重要フラグというチェックボックスにチェックをつけるため、trueと入力しました。
注釈にあるように、ついているチェックを外したい場合は、falseを入力してください。
入力できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると、実際にレコードが更新されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
JUST.DBのレコードが更新されていますのでご確認ください。
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
トリガーをONにしたら実際にフローが起動するか確認してみましょう。
お疲れ様でした！
以上がフォームで受け付けた問い合わせ内容をAIが判定し、その内容に応じてJUST.DBのレコードにあるチェックボックスを自動で更新するフローでした！
JUST.DBのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
JUST.DBをGoogle カレンダーやSlackと連携し、レコード登録に合わせた予定追加や通知の自動化が可能です。
さらに、名刺やメールからの情報を抽出してJUST.DBに登録したり、Shopifyで注文が発生したらJUST.DBに追加したりするなどの連携も実現できます。
■概要
JUST.DBに新しく登録されたら、Googleカレンダーで予定を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データベースのレコードを元にスケジュールを管理する必要がある方
2.手動でのスケジュール登録を減らし、自動化したいと考えている方
3.JUST.DBとGoogleカレンダーを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・JUST.DBでのイベント登録と同時に、Googleカレンダーに自動的に予定を追加することで、スケジュールの重複を避け、効率的なスケジュール管理が可能となります。
・自動化により、人為的なエラーや手違いを減らし、データの精度と信頼性を向上させます。
■注意事項
・JUST.DB、GoogleカレンダーそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
JUST.DBで新しいレコードが作成される度に、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データベースに頻繁に新しいレコードを追加する必要がある方
2.リアルタイムでの通知を求めている方
3.JUST.DBとSlackを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・新規レコードの作成をすぐに把握できるため、チーム全体でのリアクションや迅速な対応が可能です。
・Slackを活用することで、チーム内での情報共有と議論を促進し、意思決定プロセスを迅速化します。
■注意事項
・JUST.DB、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
JUST.DBにレコードが登録されたら、Onedriveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBに新しいレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したいチーム
・データの整理とアクセスを効率化したい部門
2.プロジェクト管理チーム
・新しいプロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際に、プロジェクトごとにフォルダを自動生成してドキュメントを管理したいチーム
・プロジェクトの開始時に必要なフォルダ構成を自動化したい部門
3.営業部門
・新しい顧客情報や商談データがJUST.DBに追加された際に、顧客ごとにフォルダを作成して資料を整理したいチーム
4.カスタマーサポートチーム
・顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、ケースごとにフォルダを作成して関連資料を一元管理したいチーム
5.マーケティング部門
キャンペーンデータや分析データがJUST.DBに追加された際に、フォルダを自動生成して資料を整理したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・手動でフォルダを作成し、データや資料を整理する手間を省けるため、作業時間を大幅に短縮することができます。
・業務の効率化とデータ整理の効率化が実現でき、リソースの最適化とスケーラビリティも向上し、チームのコラボレーション強化とプロアクティブな対応が可能になります。
■注意事項
・JUST.DB、OnedriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
JUST.DBにレコードが登録されたら、Microsoft Excelに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBで管理されているデータをMicrosoft Excelでも一元管理したいチーム
・データの可視化や分析を効率化したい部門
2.プロジェクト管理チーム
・プロジェクト関連のデータをJUST.DBで管理し、Excelでも追跡・分析したいチーム
・リアルタイムにデータを反映させ、チーム全員で最新の情報を共有したい部門
3.営業部門
・JUST.DBで管理している顧客情報や営業データをExcelに反映し、分析やレポートに活用したい営業チーム
4.マーケティング部門
・JUST.DBで収集したデータをExcelに自動で反映させ、キャンペーンの効果測定やデータ分析を行いたいチーム
5.財務・経理部門
・JUST.DBで管理している財務データをExcelに反映し、リアルタイムで予算管理や財務分析を行いたい部門
■このテンプレートを使うメリット
・JUST.DBにレコードが登録されると同時に自動でExcelに情報が格納されるため、迅速な対応が可能となります。
・チーム全員がMicrosoft Excelで最新の情報を共有することで、より効果的なコラボレーションが実現できます。
■注意事項
・JUST.DB、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
JUST.DBにレコードが登録されたら、Google Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBで管理されているデータの追加を迅速に把握し、チーム全員で共有したいチーム
・レコードが追加された際に即時に対応する必要がある部門
2.プロジェクト管理チーム
・プロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際、リアルタイムで通知を受け取りたいチーム
・プロジェクトの進行状況を素早く把握し、チーム全員で共有したい部門
3.営業部門
・新しい顧客情報や営業データがJUST.DBに追加された際に、迅速に営業チーム全員に通知したい部門
4.カスタマーサポートチーム
・新しい顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、迅速に対応したいチーム
5.マーケティング部門
・JUST.DBに新しいデータが追加された際に、リアルタイムで通知を受け取り、キャンペーンの効果測定やデータ分析に迅速に対応したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・レコードが登録されると同時にGoogle Chatに通知が届くため、情報の遅延がなくなります。
・迅速な情報共有により、チーム全員が同じ情報を基に対応できるため、ミスコミュニケーションが減少します。
■注意事項
・JUST.DB、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
名刺情報をOCRで読み取り、JUST.DBに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.名刺情報をデジタル化し、顧客管理や営業活動を効率化したいビジネスパーソン
・営業担当者
・人事担当者
・マーケティング担当者
2.業務効率化やデータ活用を推進するIT担当者
・名刺情報の入力作業を自動化し、人的リソースを削減したい方
・名刺情報をデータベース化し、社内で共有・活用できる環境を構築したい方
・OCR技術を活用して、名刺情報の読み取り精度を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
・OCR技術による高精度な文字認識で、手入力によるミスを防止し、データの信頼性を向上させます。
・名刺管理システムの導入コストや運用コストを削減できます。
■注意事項
・JUST.DBとYoomを連携させてください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
メールの情報を抽出してJUST.DBに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.メールからの情報収集とデータ分析を効率化したいビジネスパーソン
・顧客からの問い合わせメールや注文確認メールなど、大量のメールから必要な情報を抽出する必要がある方
・抽出した情報をJUST.DBに登録し、顧客管理、売上分析、マーケティング施策などに活用したい方
・手作業での情報抽出やデータ入力に時間を取られ、本来の業務に集中できない方
2.業務効率化やデータ活用を推進するIT担当者
・メール情報抽出とJUST.DB登録のプロセスを自動化し、業務効率化を図りたい方
・抽出されたデータをJUST.DBで可視化し、経営層への報告や意思決定に活用したい方
・メールデータのセキュリティを確保しつつ、効率的なデータ連携を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
・メール情報抽出とJUST.DB登録の自動化により、手作業による手間と時間を大幅に削減することができます。
・抽出する情報や登録先のJUST.DBを自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
・JUST.DBとYoomを連携させてください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Shopifyで注文が発生したらJUST.DBに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Shopifyを活用してオンラインストアの運営をしている方
・Shopifyを通じて商品やサービスを行っている方
2.データ管理でJUST.DBを活用している方
・JUST.DBへのデータ入力を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Shopifyは自社のビジネスニーズに合わせてオンラインストアの構築・運営を行えるのがメリットです。
しかし、Shopifyで発生した注文データを都度JUST.DBに手動で追加している場合、着手しているタスクへの集中を妨げることがあります。
このテンプレートは、Shopifyで注文が発生すると自動でJUST.DBに追加することができるため、注文データの追加をシームレスに行うことができます。
また、チャットツールと連携することで、注文が発生した際に通知を出せるため、後続作業をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・Shopify、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
DocuSignで契約が完了したらJUST.DBの情報を更新するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約業務を担当している方
・企業の営業部門の方
・Docusignで書類の送付や承認プロセスの効率化を図っている方
2.JUST.DBでデータ管理を行う方
・Docusignのエンベロープのデータを蓄積している方
・他のツールのデータを効率的に連携したい方
■このテンプレートを使うメリット
Docusignは契約業務をペーパーレスで行うことができ、業務運営をスムーズにすることができます。
しかし、JUST.DBで契約情報を管理している場合、Docusignにおける契約完了を毎回把握して更新するのは非効率的です。
このフローは、Docusignで契約が完了すると自動でJUST.DBの情報を更新できるため、JUST.DBへの更新作業を効率化します。
JUST.DBへの更新が自動化されることで、データが常に最新化されるため、管理業務の効率化を図ることが可能です。
また、手動による更新作業も不要となるため、更新漏れや入力ミスを防止することもできます。
■注意事項
・DocuSign、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
BASEで注文が発生したらJUST.DBに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BASEを業務に活用している方
・ECサイト運営に活用し自社商品の販売を行う方
・顧客や在庫情報を登録、管理する方
2.JUST.DBで情報の管理を行なっている方
・データを集計し分析を行う方
・管理する商品や、顧客情報と合わせて帳票情報を管理している方
■このテンプレートを使うメリット
BASEはECサイト運営を円滑に行うために活用できるツールです。
同時にJUST.DBでも情報を管理することで情報の分析をし、より細かいマーケティング施策を行うことができます。
しかしBASEの注文情報を毎回JUST.DBに手作業で追加するのは、ミスの発生リスクを高める可能性があります。
手作業によるヒューマンエラーの発生を防ぎたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを使用すると、BASEで注文が発生したことをトリガーに自動でJUST.DBにデータ追加を行います。
入力作業を自動化することで、入力ミスや作業漏れを未然に防ぐことができます。
また入力にかかっていた時間をコア業務に充てることで業務全体が活性化し、生産性の向上につながります。
■注意事項
・BASE、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
JUST.DBのチェックボックス更新を自動化することで、これまで手作業で行っていたステータス更新の手間を削減してヒューマンエラーを防ぎ、より迅速な進捗管理を実現します。
これにより、対応漏れの防止や、より迅速な顧客対応へと繋げることができます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：AIの判定が間違っていた場合の対処法は？
A：
基本的にそのまま更新されてしまいます。
AIの判定が不安な方には、承認を依頼する機能の追加がおすすめです。
ステップ4が終わったあとに承認を依頼する機能を追加することで、AIが出した結果を担当者が確認してから次のステップに進めることができます。
フローボットは自由に編集できますので、ぜひこの機会にお試しください。
「承認を依頼する」の設定方法
Q：Googleフォームなどを起点に自動化できますか？
A：
はい、できます。
YoomではGoogleフォームやJotform、Typeformなど様々なアプリと連携可能です。
連携できるアプリにご興味のある方は以下のリンク先をご覧ください。
連携アプリ一覧
Q：一度にJUST.DBの複数のチェックボックスを更新できますか？
A：
はい、可能です。
レコードを更新するアクションで、更新したいチェックボックスにtrueやfalseを設定することで、複数更新できます。
また、例えば要対応にならなかった場合の処理の箇所にJUST.DBのアクションを加えることで、要対応にならなかった場合ば別のチェックボックスにtrueやfalseを設定するといった利用も可能です。
