【ラクラク設定】Google スプレッドシートのクエリ関数でデータを自動更新する方法

Google スプレッドシートで行が追加されたら、クエリ関数で結果を更新し、Slackに通知する

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■概要

Google スプレッドシートに新しいデータが追加されるたびに、手動で関連情報を確認し、Slackに必要な情報を通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、迅速な情報共有が求められる業務では、この作業の遅延や入力ミスが業務効率の低下を招くこともあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの行追加をトリガーとして、自動で特定のデータを取得しSlackへ通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートの更新を手動で確認し、Slackに報告している方
• データ入力や転記作業におけるヒューマンエラーを削減したいと考えているチーム
• Google スプレッドシートとSlack間の情報連携を効率化したい業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの行追加時に、関連データの取得とSlackへの通知が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による情報伝達の遅れや、通知内容の入力間違い、報告漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したスプレッドシートに新しい行が追加されるとフローが起動します。
3. オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、追加された行に関連する情報や、特定の条件に合致するデータを取得します。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した情報を指定したチャンネルに自動で通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」オペレーションでは、取得対象のスプレッドシートIDやシート名、そして取得したいレコードの条件（例：特定の列の値が〇〇である行、などクエリに類する条件）を任意で指定してください。
• Slackでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知先のチャンネルIDやメッセージ本文の内容を、共有したい情報に合わせてカスタマイズしてください。メッセージ内容には、前のオペレーションで取得したGoogle スプレッドシートのデータなどを動的に含めることが可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• クエリ関数については、事前に関数や範囲を入力しておく必要があります。

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「Google スプレッドシートのデータが増えるたびに、クエリを手動で更新するのが面倒…」
「クエリの更新を忘れて、古いデータで判断してしまった…」

このように、Google スプレッドシートの更新作業に手間を感じたり、ヒューマンエラーに悩まされたりしていませんか？

もし、Google スプレッドシートのデータ変更をトリガーに、クエリ関数を自動で実行し、その結果を即座に更新・共有できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、常に最新のデータに基づいた意思決定が可能になり、より重要な分析業務に集中できる時間を生み出すことができます！

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGoogle スプレッドシートのデータをクエリで自動更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Google スプレッドシートで行が追加されたら、クエリ関数で結果を更新し、Slackに通知する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートに新しいデータが追加されるたびに、手動で関連情報を確認し、Slackに必要な情報を通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、迅速な情報共有が求められる業務では、この作業の遅延や入力ミスが業務効率の低下を招くこともあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの行追加をトリガーとして、自動で特定のデータを取得しSlackへ通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートの更新を手動で確認し、Slackに報告している方
• データ入力や転記作業におけるヒューマンエラーを削減したいと考えているチーム
• Google スプレッドシートとSlack間の情報連携を効率化したい業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの行追加時に、関連データの取得とSlackへの通知が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による情報伝達の遅れや、通知内容の入力間違い、報告漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したスプレッドシートに新しい行が追加されるとフローが起動します。
3. オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、追加された行に関連する情報や、特定の条件に合致するデータを取得します。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した情報を指定したチャンネルに自動で通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」オペレーションでは、取得対象のスプレッドシートIDやシート名、そして取得したいレコードの条件（例：特定の列の値が〇〇である行、などクエリに類する条件）を任意で指定してください。
• Slackでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知先のチャンネルIDやメッセージ本文の内容を、共有したい情報に合わせてカスタマイズしてください。メッセージ内容には、前のオペレーションで取得したGoogle スプレッドシートのデータなどを動的に含めることが可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• クエリ関数については、事前に関数や範囲を入力しておく必要があります。

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Google スプレッドシートのクエリ更新結果を通知・記録する方法

Google スプレッドシートでクエリ関数を利用してデータを集計・分析する際に、その更新作業を自動化し、さらに更新結果を 様々なツールに通知・記録する方法を具体的なテンプレートでご紹介します。

これにより、手動での更新作業や確認の手間を省き、常に最新の情報をチームで共有できるようになるため、業務の効率化に繋がります。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

クエリ更新結果をチャットツールに通知する

Google スプレッドシートのデータが更新された際に、自動でクエリを実行して結果を更新し、その内容をSlackなどのチャットツールに通知することで、関係者へリアルタイムに最新情報を共有できるため、迅速な意思決定や対応が可能になります。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、クエリ関数で結果を更新し、Slackに通知する

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■概要

Google スプレッドシートに新しいデータが追加されるたびに、手動で関連情報を確認し、Slackに必要な情報を通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、迅速な情報共有が求められる業務では、この作業の遅延や入力ミスが業務効率の低下を招くこともあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの行追加をトリガーとして、自動で特定のデータを取得しSlackへ通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートの更新を手動で確認し、Slackに報告している方
• データ入力や転記作業におけるヒューマンエラーを削減したいと考えているチーム
• Google スプレッドシートとSlack間の情報連携を効率化したい業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの行追加時に、関連データの取得とSlackへの通知が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による情報伝達の遅れや、通知内容の入力間違い、報告漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したスプレッドシートに新しい行が追加されるとフローが起動します。
3. オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、追加された行に関連する情報や、特定の条件に合致するデータを取得します。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した情報を指定したチャンネルに自動で通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」オペレーションでは、取得対象のスプレッドシートIDやシート名、そして取得したいレコードの条件（例：特定の列の値が〇〇である行、などクエリに類する条件）を任意で指定してください。
• Slackでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知先のチャンネルIDやメッセージ本文の内容を、共有したい情報に合わせてカスタマイズしてください。メッセージ内容には、前のオペレーションで取得したGoogle スプレッドシートのデータなどを動的に含めることが可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• クエリ関数については、事前に関数や範囲を入力しておく必要があります。

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クエリ更新結果をメールで送信する

Google スプレッドシートでクエリが自動更新されたタイミングで、その結果やサマリーをGmailなどのメールツールを通じて関係者に自動送信することで、定期的な報告業務を効率化し、情報共有の漏れを防ぎます。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、クエリ関数で結果を更新し、Gmailで通知する

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■概要

Google スプレッドシートに新しい行が追加されるたびに、手動で内容を確認し、クエリ関数を更新して関係者にメールで通知する作業は、手間がかかりミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの行追加をトリガーとして、クエリ関数の結果を自動で更新し、Gmailで指定した宛先に通知する一連の処理を自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとGmailを連携させた業務を日常的に行っている方
• 手作業でのデータ更新や通知作業に時間的制約や非効率を感じている方
• 定型的な報告業務を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの行追加からGmailでの通知までを自動化することで、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業によるクエリ関数の更新ミスや、メールの送信漏れ、宛先間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したスプレッドシートに新しい行が追加されるとフローが起動します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定します。ここでクエリ関数を用いて必要なデータを抽出・更新する処理を行います。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、前のステップで取得・更新された結果を指定した宛先にメールで通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションでは、連携するデータベース（スプレッドシートのシートや範囲）を指定し、取得したいレコードの条件（クエリ関数など）を任意で設定してください。
• Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知メールの宛先（To, Cc, Bcc）、件名、そしてメール本文の内容を、実際の運用に合わせて自由にカスタマイズしてください。

■注意事項‍

• Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• クエリ関数については、事前に関数や範囲を入力しておく必要があります。

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クエリ更新結果をデータベースに記録する

Google スプレッドシートのクエリによる分析結果を、Notionのようなデータベースサービスに自動で記録・蓄積することで、過去のデータトレンドの分析や、他の情報との関連付けが容易になり、より深い洞察を得るのに役立ちます。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、クエリ関数を使用して更新し、Notionに追加する

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■概要

Google スプレッドシートとNotionを併用して情報を管理しているものの、データの転記や更新作業に手間を感じていませんか？手作業による入力は時間がかかるだけでなく、ミスが発生する可能性も拭えません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加された際に、クエリ関数でデータを整理しNotionへ自動で追加するため、これらの課題を解消し、業務の効率化を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとNotion間で、頻繁にデータ連携を行っている方
• 手作業によるデータ入力や更新作業の時間を削減したいと考えている方
• データの入力ミスや漏れを防ぎ、情報管理の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの行追加をトリガーにNotionへ自動でデータが追加されるため、手作業による転記時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、クエリ関数を用いて必要なデータを抽出・整理します。
4. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得・整理したデータをNotionの指定データベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Notionの「レコードを追加する」アクションでは、追加するデータベースや各プロパティに設定する値を任意で指定できます。固定値を設定したり、Google スプレッドシートから取得した動的なデータを各プロパティと結びつけたりすることが可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• クエリ関数については、事前に関数や範囲を入力しておく必要があります。

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Google スプレッドシートのクエリ更新とSlack通知フローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートで行が追加された際に、クエリ関数で結果を自動で更新し、その結果をSlackに通知するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google スプレッドシートとSlackのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Google スプレッドシートのトリガー設定、クエリ実行のアクション設定、Slack通知のアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Google スプレッドシートで行が追加されたら、クエリ関数で結果を更新し、Slackに通知する

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■概要

Google スプレッドシートに新しいデータが追加されるたびに、手動で関連情報を確認し、Slackに必要な情報を通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、迅速な情報共有が求められる業務では、この作業の遅延や入力ミスが業務効率の低下を招くこともあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの行追加をトリガーとして、自動で特定のデータを取得しSlackへ通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートの更新を手動で確認し、Slackに報告している方
• データ入力や転記作業におけるヒューマンエラーを削減したいと考えているチーム
• Google スプレッドシートとSlack間の情報連携を効率化したい業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの行追加時に、関連データの取得とSlackへの通知が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による情報伝達の遅れや、通知内容の入力間違い、報告漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したスプレッドシートに新しい行が追加されるとフローが起動します。
3. オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、追加された行に関連する情報や、特定の条件に合致するデータを取得します。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した情報を指定したチャンネルに自動で通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」オペレーションでは、取得対象のスプレッドシートIDやシート名、そして取得したいレコードの条件（例：特定の列の値が〇〇である行、などクエリに類する条件）を任意で指定してください。
• Slackでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知先のチャンネルIDやメッセージ本文の内容を、共有したい情報に合わせてカスタマイズしてください。メッセージ内容には、前のオペレーションで取得したGoogle スプレッドシートのデータなどを動的に含めることが可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• クエリ関数については、事前に関数や範囲を入力しておく必要があります。

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ステップ1：Google スプレッドシートとSlackのマイアプリ連携

今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！

先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。

1．Google スプレッドシートのマイアプリ登録

Yoomのワークスペースにログインし、マイアプリの画面内で「＋新規接続」をクリックします。

検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、表示される候補をクリックしましょう。

GoogleとYoomのアカウント連携画面が表示されます。
赤枠の「Sign in with Google」をクリックしましょう。

今回連携するGoogleアカウントを選択し、連携を進めましょう。
※全ての権限を付与するにチェックを入れます。

連携が完了するとマイアプリの画面にGoogle スプレッドシートが表示されます。

2．Slackのマイアプリ登録

Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
「アプリ名で検索」でSlackを探すか、アプリ一覧から探してください。

以下の画像のような画面が表示されます。
通知を受け取るチャンネルを設定したら、「許可する」をクリックしましょう。

マイアプリの画面に戻りSlackが表示されていれば完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、クエリ関数で結果を更新し、Slackに通知する

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■概要

Google スプレッドシートに新しいデータが追加されるたびに、手動で関連情報を確認し、Slackに必要な情報を通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、迅速な情報共有が求められる業務では、この作業の遅延や入力ミスが業務効率の低下を招くこともあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの行追加をトリガーとして、自動で特定のデータを取得しSlackへ通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートの更新を手動で確認し、Slackに報告している方
• データ入力や転記作業におけるヒューマンエラーを削減したいと考えているチーム
• Google スプレッドシートとSlack間の情報連携を効率化したい業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの行追加時に、関連データの取得とSlackへの通知が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による情報伝達の遅れや、通知内容の入力間違い、報告漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したスプレッドシートに新しい行が追加されるとフローが起動します。
3. オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、追加された行に関連する情報や、特定の条件に合致するデータを取得します。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した情報を指定したチャンネルに自動で通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」オペレーションでは、取得対象のスプレッドシートIDやシート名、そして取得したいレコードの条件（例：特定の列の値が〇〇である行、などクエリに類する条件）を任意で指定してください。
• Slackでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知先のチャンネルIDやメッセージ本文の内容を、共有したい情報に合わせてカスタマイズしてください。メッセージ内容には、前のオペレーションで取得したGoogle スプレッドシートのデータなどを動的に含めることが可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• クエリ関数については、事前に関数や範囲を入力しておく必要があります。

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画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

ステップ3：トリガーとなるGoogle スプレッドシートの更新設定

Google スプレッドシートの行が追加されたことを、この自動化のトリガー（起点）にするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。

連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogle スプレッドシートのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。

トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。

※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

シートIDは以下の画面のように、表示される候補から任意のGoogle スプレッドシートを選択しましょう。

今回は簡易的な表を作成しています。
200以上の数量が追加された際に、別シートにレコードを追加する想定で進めていきます。

クエリ関数を挿入しているシートは以下です。

内容に従ってテーブルの範囲を入力していきましょう。

入力後、「テスト」をクリックし、Google スプレッドシートの内容が取得した値に表示されていればテスト成功です。
この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※アウトプットに関して、詳しくはこちらをご確認ください。

テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：クエリ関数で結果をアップデートする

Google スプレッドシートで行が更新されたら、クエリ関数で結果を自動でアップロードするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。

連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogle スプレッドシートのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。

結果をアップデートしたいGoogle スプレッドシートのデータを入力しましょう。
ボックスをクリックすることで選択可能です。

データベース操作の詳細設定が表示されます。

取得したいレコードの条件を入力しましょう。
今回は商品が追加されたことを通知したいため、以下のように「商品」に一致する値を取得するよう設定しました。

入力後「テスト」をクリックし、実際にGoogle スプレッドシートの内容が取得できているか確認しましょう。
確認後「保存する」をクリックします。

ステップ5：Slackに通知する

取得したレコードの情報をSlackに通知するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックします。

連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するSlackのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。

API接続設定が表示されるので、入力を進めましょう。

メッセージにはSlackに通知したい内容を入力します。
取得した内容は、以下の画像のように「取得した値」から入力するとスムーズです。

入力後「テスト」をクリックし、実際にSlackにメッセージが送信されているか確認しましょう。
確認後「保存する」をクリックします。

ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

設定お疲れ様でした！

Google スプレッドシートを活用したその他の自動化テンプレート事例

Google スプレッドシートを使った自動化は、今回ご紹介したテキストの抽出やレポートの作成以外にも様々な業務に応用できます。ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。

Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知する

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■概要

Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知するフローです。‍

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Google スプレッドシートを業務で活用している方

・部内の共有シートで業務管理を行う事務職の方

・同じシートを同時に編集したいチームの責任者

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2.Slackを主なコミュニケーションツールとして使用している方

・部門ごとの情報共有ツールとして使用している企業

・プロジェクトごとチャンネルを作成し、情報共有を行うチームの担当者

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■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートは同時に複数人でシートの編集を行えるため、業務を円滑に行うために有効なツールです。
Slackを併せて使用し情報の共有を行うことで、チーム内の情報精度を上げることができます。
しかし行の更新をその都度手動通知するのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。

Google スプレッドシートのデータが更新ごとに通知が欲しい、と考える方にこのフローは有効です。
情報更新がGoogle スプレッドシートで行われたら更新内容を基に自動でSlackへ通知を送付するため、手入力によるミスを防ぎます。
また更新後すぐに通知を行えるため、チーム内への素早い情報共有を行います。

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■注意事項‍

・Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する

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■概要

Google スプレッドシートで案件や顧客リストを管理する際、新しい情報が追加されるたびにGoogle Driveに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、指定したGoogle Drive内にフォルダが自動で作成され、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートでの情報管理と連携して、Google Driveのフォルダ作成を手作業で行っている方
• フォルダの作成漏れや命名規則の不統一といった、手作業によるミスをなくしたいと考えている方
• 定型的なファイル管理業務から解放され、本来のコア業務に集中したいと考えているビジネスパーソン

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートに行が追加されると自動でフォルダが作成されるため、手作業でのフォルダ作成にかかる時間を短縮することができます。
• 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名ルールの間違いといったヒューマンエラーを防止し、管理体制の標準化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。フォルダ名はトリガーで取得したスプレッドシートの情報を活用できます。
4. 最後に、再度オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定して、作成したフォルダのURLなどを元のシートに書き戻します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるGoogle スプレッドシートのアクションでは、対象のスプレッドシート、シート名、監視するテーブルの範囲を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートのレコードを更新するアクションでは、どの列を更新するか、また前段で取得したどの情報を割り当てるかなどを自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。

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Google スプレッドシートの顧客情報が更新されたら、書類を発行してGmailで送付する

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■概要

Google スプレッドシートで管理している顧客情報をもとに、手作業で書類を作成してGmailで送付する業務に手間を感じていませんか？この一連の作業は件数が増えるほど時間に追われ、宛先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで書類の発行からGmailでの送付までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートを基に、手作業で書類作成・送付を行っている営業・事務担当者の方
• 顧客情報の更新から書類送付までのプロセスで発生する、入力ミスや遅延を防止したい方
• Gmailを使った定型的なメール送信を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートの情報更新をトリガーに、書類発行からGmailでの送付までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での情報転記やメール作成が不要になることで、入力内容や宛先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、対象のスプレッドシートとシートを指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、更新された行の情報を基に書類を作成します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートで「書類を発行する」アクションを設定する際、事前に作成した雛形を利用することで、請求書や送付状など任意のレイアウトでの書類作成が可能です。
• Gmailで「メールを送る」アクションを設定する際、送信先アドレスやメッセージ内容に、Google スプレッドシートから取得した会社名や担当者名などの動的な情報を埋め込めます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加する

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■概要

Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方

・共有データを管理し、情報共有を行う事務職の方

・取引先企業とシートを共有し、情報のやりとりを行う営業アシスタント

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2.Salesforceで商談管理を行なっている企業

・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方

・社内案件すべてを確認している経営者や営業部長‍

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■このテンプレートを使うメリット

Googleスプレッドシートは情報を蓄積し共有することがスムーズにできるため、業務を円滑に進めることに役立ちます。
しかし、Google スプレッドシートの情報をSalesforceに手動で入力することは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。

異なるアプリ間での登録を時間をかけないで行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
Googleスプレッドシートの登録内容を引用してSalesforceへも登録することができるため、手作業によるミスを防ぎ、手間を省きます。
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■注意事項‍

・Googleスプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。

・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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NotionDBに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加する

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■概要

Notionの任意のデータベースに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加するフローです。

NotionとGoogle スプレッドシートを連携することで、新しく追加された情報を自動的にGoogle スプレッドシートのデータベースへ格納されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。

また、Notionのデータベースへの登録または更新によってトリガーが起動するため、作成日時や更新日時を用いて、分岐オペレーションを使用して登録と更新のルートを分岐させてGoogle Chatに通知するといった高度なフローも作成することができます。‍

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■注意事項‍

・Notion、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。

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まとめ

Google スプレッドシートのクエリ更新を自動化することで、これまで手作業で行っていたクエリの実行や結果の確認といった手間を削減し、常に最新の分析データを関係者と共有できます。

これにより、データに基づいた迅速な意思決定が可能になり、分析業務の質を向上させ、チーム全体の業務効率アップに貢献します！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！