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「Google スプレッドシートのデータが増えるたびに、クエリを手動で更新するのが面倒…」
「クエリの更新を忘れて、古いデータで判断してしまった…」
このように、Google スプレッドシートの更新作業に手間を感じたり、ヒューマンエラーに悩まされたりしていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートのデータ変更をトリガーに、クエリ関数を自動で実行し、その結果を即座に更新・共有できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、常に最新のデータに基づいた意思決定が可能になり、より重要な分析業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートのデータをクエリで自動更新する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートでクエリ関数を利用してデータを集計・分析する際に、その更新作業を自動化し、さらに更新結果を 様々なツールに通知・記録する方法を具体的なテンプレートでご紹介します。
これにより、手動での更新作業や確認の手間を省き、常に最新の情報をチームで共有できるようになるため、業務の効率化に繋がります。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートのデータが更新された際に、自動でクエリを実行して結果を更新し、その内容をSlackなどのチャットツールに通知する</span>ことで、関係者へリアルタイムに最新情報を共有できるため、迅速な意思決定や対応が可能になります。
<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートでクエリが自動更新されたタイミングで、その結果やサマリーをGmailなどのメールツールを通じて関係者に自動送信する</span>ことで、定期的な報告業務を効率化し、情報共有の漏れを防ぎます。
<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートのクエリによる分析結果を、Notionのようなデータベースサービスに自動で記録・蓄積する</span>ことで、過去のデータトレンドの分析や、他の情報との関連付けが容易になり、より深い洞察を得るのに役立ちます。
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートで行が追加された際に、クエリ関数で結果を自動で更新し、その結果をSlackに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
Yoomのワークスペースにログインし、マイアプリの画面内で「＋新規接続」をクリックします。
検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、表示される候補をクリックしましょう。
GoogleとYoomのアカウント連携画面が表示されます。
赤枠の「Sign in with Google」をクリックしましょう。
今回連携するGoogleアカウントを選択し、連携を進めましょう。
※全ての権限を付与するにチェックを入れます。
連携が完了するとマイアプリの画面にGoogle スプレッドシートが表示されます。
Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
「アプリ名で検索」でSlackを探すか、アプリ一覧から探してください。
以下の画像のような画面が表示されます。
通知を受け取るチャンネルを設定したら、「許可する」をクリックしましょう。
マイアプリの画面に戻りSlackが表示されていれば完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Google スプレッドシートの行が追加されたことを、この自動化のトリガー（起点）にするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogle スプレッドシートのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
シートIDは以下の画面のように、表示される候補から任意のGoogle スプレッドシートを選択しましょう。
今回は簡易的な表を作成しています。
200以上の数量が追加された際に、別シートにレコードを追加する想定で進めていきます。
クエリ関数を挿入しているシートは以下です。
内容に従ってテーブルの範囲を入力していきましょう。
入力後、「テスト」をクリックし、Google スプレッドシートの内容が取得した値に表示されていればテスト成功です。
この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※アウトプットに関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、クエリ関数で結果を自動でアップロードするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogle スプレッドシートのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
結果をアップデートしたいGoogle スプレッドシートのデータを入力しましょう。
ボックスをクリックすることで選択可能です。
データベース操作の詳細設定が表示されます。
取得したいレコードの条件を入力しましょう。
今回は商品が追加されたことを通知したいため、以下のように「商品」に一致する値を取得するよう設定しました。
入力後「テスト」をクリックし、実際にGoogle スプレッドシートの内容が取得できているか確認しましょう。
確認後「保存する」をクリックします。
取得したレコードの情報をSlackに通知するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するSlackのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
API接続設定が表示されるので、入力を進めましょう。
メッセージにはSlackに通知したい内容を入力します。
取得した内容は、以下の画像のように「取得した値」から入力するとスムーズです。
入力後「テスト」をクリックし、実際にSlackにメッセージが送信されているか確認しましょう。
確認後「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
Google スプレッドシートを使った自動化は、今回ご紹介したテキストの抽出やレポートの作成以外にも様々な業務に応用できます。ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
Google スプレッドシートのクエリ更新を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたクエリの実行や結果の確認といった手間を削減し、常に最新の分析データを関係者と共有できます。</span>
これにより、データに基づいた迅速な意思決定が可能になり、分析業務の質を向上させ、チーム全体の業務効率アップに貢献します！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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