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Salesforceの取引先責任者情報を更新する際、問い合わせフォームやアンケートなど、別のツールで得た情報を一つひとつ手作業でコピー＆ペーストしていませんか？
このような手作業での更新は、多くの時間を要するだけでなく、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを引き起こす原因となり、正確な顧客情報の管理を妨げてしまうこともあります。
もし、Webフォームなどから送信された最新情報をもとに、Salesforceの取引先責任者データが自動で更新される仕組みがあれば、こうした日々の面倒な作業から解放されます。より戦略的な営業活動や顧客との関係構築といったコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に導入して、手間のかかる顧客管理業務をもっと効率化しましょう！
YoomにはSalesforceの取引先責任者情報を自動で更新する業務フローのテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
■概要
Salesforceの取引先責任者情報は常に最新の状態に保ちたいものの、手作業での更新は手間がかかり、入力ミスや更新漏れの原因になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、フォームに入力された内容をもとに、Salesforceの取引先責任者情報を自動で更新する仕組みを構築できます。面倒な手作業から解放され、顧客データの鮮度と正確性を維持することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、Yoomで作成したフォームが送信された際に、その内容をもとにSalesforceの取引先責任者情報を自動で更新するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Salesforceの取引先責任者情報は常に最新の状態に保ちたいものの、手作業での更新は手間がかかり、入力ミスや更新漏れの原因になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、フォームに入力された内容をもとに、Salesforceの取引先責任者情報を自動で更新する仕組みを構築できます。面倒な手作業から解放され、顧客データの鮮度と正確性を維持することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
この記事では、フォームの回答に基づきSalesforceの取引先責任者情報を更新することを前提として設定を進めますので、Salesforce上にテスト用の取引先責任者情報をご用意ください。
今回のテストでは「役職」を変更します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Salesforceの連携
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
以下の手順をご参照ください。
Salesforceのマイアプリ登録方法もあわせてご確認ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
Salesforceの取引先責任者情報は常に最新の状態に保ちたいものの、手作業での更新は手間がかかり、入力ミスや更新漏れの原因になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、フォームに入力された内容をもとに、Salesforceの取引先責任者情報を自動で更新する仕組みを構築できます。面倒な手作業から解放され、顧客データの鮮度と正確性を維持することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「フォーム」をクリックしてください。
フォームトリガーの設定方法 | Yoomヘルプセンターもあわせてご確認ください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
フォームは元から設定されており、「氏名」や「アドレス」が送信できるようになっています。
フォームのカスタマイズも可能ですが、一部有料プランの機能も含まれています。
有料プランにはトライアル期間があるので、気になる方はお試しください！
詳しい設定方法についてはこちらを、参照してください。
下へスクロールすると、「完了ページの設定」が表示されます。
共有フォーム利用時のフローボット起動者設定では、フォームに回答が送信された際に、どのユーザーをフローボットの起動者とするかを選択できます。
この設定で、エラーが発生したときの通知が誰に届くかを管理できます。
任意で必要があれば変更し、「次へ」をクリックしましょう。
フォームの表示設定と詳細設定が、表示されます。
「取得した値」にはそれぞれ、Salesforceの更新テストで使用するサンプル値を設定しましょう。
今回のテストでは役職を「営業部長」に更新するよう入力しました。
入力したら「保存する」を押してください。
「レコードを更新する」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わるので、Salesforceと連携するアカウントに間違いがないかを確認してください。
データベースの連携を行います。
「マイドメインURL」は、注釈を確認し入力してください。
「オブジェクトのAPI参照名」も、注釈を確認し入力しましょう。
Salesforceのオブジェクトマネージャから確認可能です。
設定が完了したら、次へ進んでください。
「更新したいレコードの条件」は、複数存在するレコードの中から更新対象となるレコードを指定します。
今回はメールアドレスが等しいレコードを更新するため、以下のように設定しました。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
「更新後のレコード値」は、どの項目をどの値に変更するかを設定していきます。
今回のテストでは「役職」を変更します。なお、更新する必要がない他の項目は空白にしています。
設定が完了したら、「テスト」を実行しましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にレコードが更新されるので、Salesforceを確認してみましょう。
今回のテストでは役職が営業主任→営業部長に、更新されています。
確認できたら、Yoomに戻り「保存する」を押してください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
他にもSalesforceを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
フォームや名刺OCRからSalesforceへの顧客登録を自動化できます。
Slack情報のスクレイピング登録やDropbox連携に加え、商談後の帳票作成やfreeeでの請求書発行まで一気通貫し、営業と事務の工数を削減します。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・共有データを管理し、情報共有を行う事務職の方
・取引先企業とシートを共有し、情報のやりとりを行う営業アシスタント
2.Salesforceで商談管理を行なっている企業
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
・社内案件すべてを確認している経営者や営業部長
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは情報を蓄積し共有することがスムーズにできるため、業務を円滑に進めることに役立ちます。
しかし、Google スプレッドシートの情報をSalesforceに手動で入力することは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
異なるアプリ間での登録を時間をかけないで行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
Googleスプレッドシートの登録内容を引用してSalesforceへも登録することができるため、手作業によるミスを防ぎ、手間を省きます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Googleフォームに新しい回答が送信されたらSalesforceにリード情報を追加して、Google Chatに通知するフローです。
お問い合わせフォームから送信したユーザー情報などをリードとして登録したい際などにご活用いただけます。
また、データ格納先のオブジェクトを商談オブジェクト、取引先オブジェクトなど、任意のオブジェクトに変更して利用することも可能です。
■注意事項
・Googleフォーム、Salesforce、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しGmailでお礼メールを送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
このフローにより、Googleフォームで送信された名刺画像をもとに、Salesforceでの取引先責任者の登録およびGmailでの名刺に記載されたメールアドレスへのお礼メール送信が自動化されます。
画像の撮影やスキャンとフォーム送信だけで名刺情報がデジタル化され、担当者の負担軽減や情報共有の迅速化が可能になることで、顧客へのアプローチやフォローアップをスムーズに進められます。
また、データ登録時、名刺画像が自動的にアップロードされるため、データとの照合が容易です。
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、kintoneにも手作業で情報を転記するのは手間がかかりませんか？二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、避けたい業務課題の一つです。このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、こうしたデータ連携の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを利用している企業やチーム
2.Dropboxを利用している企業やチーム
3.システム連携とプロセス自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのフォルダ作成やURL登録の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・顧客情報と関連ファイルが一元管理されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、営業活動や顧客対応がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Salesforce、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
◼️概要
Salesforceに新規リードが登録された際に、LINE WORKSの指定のルームに通知を自動的に送信します。
◼️設定方法
1.Salesforce、LINE WORKSそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.Salesforceの「新規リードが作成されたら」というトリガーで、連携するアカウント情報を設定してください。
3.LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」というオペレーションで、通知メッセージの送信先や内容を設定してください。
4.Salesforceから取得した情報を含めることもできます。
5.設定が完了したらトリガーをONに変更してください。
6.新規リードが登録されるたびに、LINE WORKSに通知が送信されます。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・LINE WORKSとSalesforceの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
◼️概要
Salesforceの商談ページからChrome拡張機能でスプレッドシートの雛形をもとに任意の帳票PDFを作成し、Slackにファイルを送信します。
商談に紐づいている商品情報を用いて見積書や請求書などを作成することが可能です。
作成した帳票ファイルの送信はメールで送信したり、Slack、Teams、Chatworkなどの任意のチャットツールに送信が可能です。
◼️注意事項
・スプレッドシートで事前に帳票の雛形の用意が必要です。
・Salesforceの商談情報に商品情報を関連付けておく必要があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Typeformで集めたお問い合わせやアンケートの回答を、手作業でSalesforceに入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Typeformのフォームが送信されると同時に、Salesforceへ自動でレコードが追加されるため、顧客情報を迅速かつ正確に管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
毎月発生する請求書作成業務において、Salesforceから必要な情報を探し出し、freee請求書へ手入力する作業に手間を感じていませんか。
この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、毎月1日にSalesforceから特定のステータスにある会社情報を自動で取得し、freee請求書で請求書を作成するため、こうした手作業の課題を解消し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Salesforceの取引先責任者情報の更新を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報転記の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎながら、顧客情報を更新された状態に保つことができます。
これにより、営業担当者は面倒なデータ入力作業から解放され、より迅速な顧客対応や商談活動といった本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：複数の項目を一度に更新できますか？
A：
はい、可能です。
Salesforceのアクション設定における「更新後のレコード値」では、複数の項目に対して自由に値を設定できます。
Q：更新対象のレコードが複数見つかった場合の挙動は？
A：
複数のレコードが条件に合致した場合は、レスポンス結果の先頭にあるレコードが更新されます。
結果をより絞り込みたい場合は、「＋トリガー条件を追加」から条件を追加することで、対象を限定できます。
Q：更新が失敗した場合、エラーに気づく仕組みはありますか？
A：
自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
