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「スマレジのスタッフ情報を手動で更新する作業、手間がかかっていませんか？」
「スタッフの入退社があるたびに、関連するリストを手作業でメンテナンスするのは大変で、更新漏れやミスが発生しがちです。」
このように、スマレジのスタッフ情報管理における手作業の煩雑さやヒューマンエラーのリスクに悩んでいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">スマレジに登録されているスタッフ一覧を定期的に自動取得し、Google スプレッドシートなどで常に最新の状態に保てる仕組み</span>があれば、こうした日々の面倒な更新作業から解放され、人事管理や店舗運営といった本来注力すべきコア業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、スタッフ管理業務をもっと効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">スマレジのスタッフ一覧を自動で取得する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、毎週スマレジに登録されているスタッフの一覧情報を自動で取得し、Google スプレッドシートの情報を最新化するフローを解説していきます！
このフローを構築することで、手作業による転記や更新作業をなくし、常に最新のスタッフ情報を関係者間で共有できるようになります。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：スマレジ／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【スマレジのマイアプリ連携】
検索窓にスマレジと入力し、選択します。
以下の画面が表示されたら、「アカウント名」と「契約ID」を設定しましょう。
登録方法は以下をご参照ください。
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートは「マイプロジェクト」から確認できます。
最初の設定です。
ここから「毎週スマレジのスタッフ一覧を自動取得し、Google スプレッドシートで最新化する」フローの設定をしていきます！
まずは赤枠部分をクリックしましょう！
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
ここでは、フローボットを起動したい日付や時刻を設定します。今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。
設定後、「完了」をクリックしましょう！
ここでは、スタッフ一覧を取得する設定を行います。
赤枠をクリックしてください！
次の画面でアクションはそのままで、連携するアカウントを確認します。
確認後、「次へ」をクリックしてください。
続いて、必須項目を設定していきます！まずは、注意事項を読んでください。
それでは、各項目を設定しましょう！
※例えば、赤枠部分のフィールドの情報を取得したい場合は、フィールドは、「staffId,staffCode,staffName」となります。
他の項目を任意で設定し、「テスト」をクリックしましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に、「完了」をクリックしましょう！
ここでは、繰り返し処理の設定を行います。
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
ここでは、「繰り返し対象の取得した値」を設定します。
ここで指定した取得した値は、後続のオペレーションで活用することができます。
今回はテンプレートを使用しているため、既に設定されているので変更は不要です。
最後に「完了」をクリックして、次のステップに進みましょう！
最後の設定です！
ここでは、指定したスプレッドシートのレコードを更新する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
次の画面で、更新したいスプレッドシートIDとシート名を設定していきます！
ここでは、入力欄下の注釈を参照して設定しましょう。
「スプレッドシートID」や「タブ名」は入力欄をクリックして表示される候補から選択することも可能です。
注意点として、ヘッダがテーブル範囲内に含まれている必要があります。
設定後、「次へ」のボタンをクリックしてください。
※今回はテスト用に下記のシートを作成したため、テーブル範囲は「A1:L」になります。
続いて、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。
まずは、「更新したいレコードの条件」を設定しましょう。
ここでは「staffId」が「同じ処理を繰り返す」設定で取得した値の「スタッフIDのリスト」と等しい場合に、レコードの値が更新されるように設定しました。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
※条件の変更や追加は自由なので、運用に合わせて設定してください！
続いて、「更新後のレコードの値」を設定します。
ここでは「同じ処理を繰り返す」設定で取得した値を該当の項目に設定してください。
設定後、「テスト」をクリックし、テスト成功の表示を確認します。
「完了」をクリックしましょう。
最後に、フローボットの画面右上の「起動する」をクリックし、動作確認を行います。
フローボットが「完了」になったら、Google スプレッドシートの画面に移り、レコードが更新されているか確認をしてみましょう。
赤枠が更新された箇所です。無事に更新されましたね。
これで、すべての設定は完了です。
Yoomのフロー画面に戻り、早速フローを起動させる場合は、赤枠部分をクリックし、トリガーをONにしてください。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
Yoomでは、スマレジを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、スマレジに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
ShopifyやBASEの商品情報をスマレジに自動登録し、さらにfreee会計からの支払い依頼をスマレジの取引情報として連携します。
そして、フォーム回答でスマレジ・タイムカードに勤怠を登録したり、スマレジで登録された会員・取引情報をSalesforceやスプレッドシート、Excelに同期が可能です。
また、定期的に在庫情報や売上レポートを取得し、SlackやLINEに通知します。
これにより、商品・顧客・売上情報のシステム間連携を自動化し、店舗運営とデータ管理の効率化を実現できます。
スマレジのスタッフ一覧取得と更新作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたスタッフ情報のメンテナンスにかかる時間と手間を削減し、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができ、</span>
これにより人事担当者や店舗マネージャーは常に最新かつ正確なスタッフ情報を参照できるようになり、シフト管理や勤怠管理といった関連業務もスムーズに進めることが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：フリープランでこの自動化は実現できますか？
A：スマレジとGoogle スプレッドシートはフリープランでもご利用いただけるアプリですが、今回のフローでは「同じ処理を繰り返す」オペレーションを含むため、フリープランではご利用いただけません。
なお、「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
ただし、Yoomではミニプラン、チームプラン、サクセスプランの各機能を、プランごとに2週間トライアルで体験することができます。
詳しくは以下をご確認ください。
Q：更新の頻度を自由に変更できますか？
A：はい。更新の頻度を変更したい場合は、スケジュールトリガーの設定画面から自由に変更が可能です。
Q：退職したスタッフの情報はどうなりますか？
A：スマレジでスタッフを削除してもGoogle スプレッドシート上で入力されたスタッフの情報は自動で削除されることはありません。
そのため、Google スプレッドシートの情報は、手動で削除する必要があります。
Yoomとスマレジの連携について、詳細は以下のリンクをご確認ください。
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