フォーム回答をもとにSlackでメールアドレスによるユーザー確認を行い、Google スプレッドシートに追加して通知する
フォーム回答をもとにSlackでメールアドレスによるユーザー確認を行い、Google スプレッドシートに追加して通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Slack
と
Google スプレッドシート
を自動連携できます。
■概要
フォームからの問い合わせや申請内容を確認する際、Slackで該当者のユーザー情報を探し、その情報をGoogle スプレッドシートに手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。こうした手作業は、対応漏れや入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけに、Slackでのユーザー検索からGoogle スプレッドシートへの記録、関係者へのメール通知までを自動化し、こうした確認作業の煩雑さを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームの回答をもとに、Slackでユーザー情報を確認し、手作業でGoogle スプレッドシートにまとめている方
- SlackとGoogle スプレッドシートを連携させ、問い合わせ管理の効率化を目指している情報システム部門やバックオフィス担当者の方
- 手作業による転記ミスを防ぎ、正確な情報管理フローを構築したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からSlackでのユーザー検索、Google スプレッドシートへの記録までが自動化され、これまで手作業で行っていた確認・転記作業の時間を短縮します
- 手作業での情報転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでSlackの「メールアドレスでユーザーを検索」アクションを設定し、フォームで取得したメールアドレスをもとにユーザー情報を検索します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容とSlackで取得したユーザー情報を記録します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、Slackでの検索結果に応じて後続の処理を分岐させます
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、検索結果に応じた内容を関係者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定するフォームでは、メールアドレス以外にも氏名や用件など、取得したい情報に合わせて回答項目を自由に設定できます
- Google スプレッドシートへの記録アクションでは、記録先となる任意のスプレッドシートIDやシート名を指定することが可能です
- 分岐機能では、Slackでユーザーが見つかった場合と見つからなかった場合など、前段のオペレーションで取得した情報をもとに条件を自由にカスタマイズできます
- メール通知アクションでは、通知先のメールアドレスを任意に設定できるほか、本文にフォームの回答内容やSlackの検索結果を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Slack、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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メッセージがチャンネルに投稿されたら
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チャンネルでメンションされたら
指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら
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チャンネルでメンションされたら（複数ユーザー指定）
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新しいチャンネルが作成されたら（Webhook）
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チャンネルでメンションされたら（複数ユーザー＆グループ指定）
メッセージのスタンプが削除されたら（Webhook）
行が追加されたら
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フローボットオペレーション
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チャンネルにメッセージを送るダイレクトメッセージを送るチャンネル内のメンバーIDを取得するチャンネルを作成チャンネルにメンバーを招待ユーザーグループの一覧を取得スレッドにメッセージを送るチャンネルをアーカイブスレッドのメッセージを取得パブリックチャンネルの一覧を取得プライベートチャンネルからメンバーを退出させるメールアドレスでユーザーを検索ユーザー情報を取得特定のメッセージを取得メッセージのリンクを取得メッセージを削除ユーザーグループ内のユーザー一覧を取得特定のメッセージのリアクション一覧を取得ユーザーグループを作成するチャンネルのメッセージ一覧を取得アタッチメントを指定しチャンネルにメッセージを送るリストの行一覧を取得リストを作成リストを更新特定のリストの行を取得リストのアクセス権を削除
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