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とにかく早く試したい方へ
YoomにはBoxを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
「Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Boxにフォルダを作成する」フローは、チーム内の情報共有とファイル管理をスムーズに行える業務ワークフローです。Microsoft Teamsでの重要な投稿をトリガーとして、自動的にBoxにフォルダを生成し、関連ファイルの整理やアクセス管理を効率化します。これにより、情報の一元化と迅速なファイル共有が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとBoxを日常的に利用しており、情報管理を効率化したい方
・チーム内での情報共有やファイル整理に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
・業務ワークフローの自動化を通じて、業務効率を向上させたいIT担当者の方
■注意事項
・Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
他のクラウドストレージにアップロードしたファイルをBoxにもアップロードする際、同じファイルを2度アップロードすることになるため、繰り返しの作業が発生している状態ですよね。
また、新規追加したデータを共有しなければならない際はチャットツールで知らせたり、必要に応じて新規ファイルを作成したりなど、ファイル管理って結構手間がかかりませんか？
このようなお悩みを抱えているのであれば、Boxを活用した自動化の導入をおすすめします！
自動化を導入すればこれらの作業がすべてオートメーション化可能になり、効率的なファイル管理が実現できるかもしれません。
本記事では、プログラミングの知識がなくても自動化を導入できる方法を具体的に解説！
Boxの自動化を活用すれば、業務の効率化はもちろん、ファイル管理のミスや対応の遅れを防ぐことができるかもしれません。簡単に始められる設定方法を詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてみてくださいね！
Boxにデータを自動で書き込み・転記する様々な方法
いろいろな方法で、Boxにデータを自動で書き込み・転記することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにBoxの自動更新を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
チャットツールのデータをBoxに自動で送信・転送する
Microsoft TeamsやSlackといったチャットツールと連携して、BOXに自動でフォルダ作成やアップロードが出来ます。手動での作業が不要となり、業務全体の効率化が期待できます！
■概要
「Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Boxにフォルダを作成する」フローは、チーム内の情報共有とファイル管理をスムーズに行える業務ワークフローです。Microsoft Teamsでの重要な投稿をトリガーとして、自動的にBoxにフォルダを生成し、関連ファイルの整理やアクセス管理を効率化します。これにより、情報の一元化と迅速なファイル共有が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとBoxを日常的に利用しており、情報管理を効率化したい方
・チーム内での情報共有やファイル整理に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
・業務ワークフローの自動化を通じて、業務効率を向上させたいIT担当者の方
■注意事項
・Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Slackに新しいファイルが投稿されたら、boxにアップロードすることができるフローです。
データベース/CRMサービスのデータをBoxに自動で送信・転送する
新規の購読者情報やコンタクト情報をもとに、自動でBoxにフォルダを作成するフローです。MailchimpやApolloで登録された情報に応じて、顧客ごとのフォルダを整理・生成できるため、資料管理の効率化や情報共有の迅速化に役立ちます。
■概要
「Mailchimpで購読者が追加されたらBoxにフォルダを作成する」フローは、メールマーケティングとクラウドストレージの連携を自動化する業務ワークフローです。
新しい購読者がMailchimpに登録されるたびに、自動的にBox内に専用フォルダが作成され、関連情報の管理がスムーズになります。
これにより、手動でのフォルダ作成作業を省略し、業務効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Mailchimpを活用して定期的に購読者を増やしているマーケティング担当者の方
・Boxを利用して顧客情報やマーケティングデータを整理・管理しているチームの方
・手動でのフォルダ作成に時間を取られ、業務効率化を図りたいと考えているビジネスオーナーの方
・データ管理の一貫性を保ちつつ、エラーを減らしたいと考えているIT担当者の方
・MailchimpとBoxの連携を強化し、情報の一元管理を目指している企業の方
■注意事項
・MailchimpとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
「Apolloでコンタクトが登録されたらBoxにフォルダを作成する」フローは、営業活動のデータ管理を効率化する業務ワークフローです。
新規コンタクトがApolloに追加されると、自動的にBoxにフォルダが作成されます。これにより手動でのフォルダ作成の手間を省き、データの整理やアクセスがスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Apolloで営業コンタクトを管理している営業担当者
・Boxでのデータ整理に時間を取られているチームメンバー
・業務の自動化を通じて効率化を目指すIT担当者
・手動でのフォルダ作成を減らし、業務時間を有効活用したいビジネスパーソン
■注意事項
・Apollo、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ストレージサービスのデータをBoxに自動で送信・転送する
複数のストレージサービス間でファイルを自動同期することで、情報の分散を防ぎ、常に最新のファイルをチーム全体で共有可能にします。Google DriveやMicrosoft SharePointでアップロードされたファイルをBoxに自動反映させることで、手動の転送作業を省き、スムーズなドキュメント管理とチーム連携ができるでしょう。
■概要
「Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたらBoxにも追加する」フローは、ファイル管理の効率化を目指す業務ワークフローです。
このワークフローを活用することで、SharePointに新しいファイルがアップロードされた際に、自動的にBoxにも同じファイルが追加されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとBoxを併用している企業のIT担当者
・ファイル管理の効率化を図りたいプロジェクトリーダー
・業務プロセスの自動化を推進する経営者
・RPAやAIを活用した業務改善に関心がある方
・ドキュメントのセキュリティとバックアップを強化したい管理者
■注意事項
・Microsoft SharePoint、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
・Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、boxの指定フォルダにそのファイルを連携するフローです。
■注意事項
・各アプリとYoomとの連携が必要です。
Boxにデータを自動で書き込み・転記するフローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にBoxにデータを自動で書き込み・転記するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はMicrosoft Teamsで投稿された内容をもとに、Boxにフォルダを作成するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
「Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Boxにフォルダを作成する」フローは、チーム内の情報共有とファイル管理をスムーズに行える業務ワークフローです。Microsoft Teamsでの重要な投稿をトリガーとして、自動的にBoxにフォルダを生成し、関連ファイルの整理やアクセス管理を効率化します。これにより、情報の一元化と迅速なファイル共有が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとBoxを日常的に利用しており、情報管理を効率化したい方
・チーム内での情報共有やファイル整理に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
・業務ワークフローの自動化を通じて、業務効率を向上させたいIT担当者の方
■注意事項
・Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Microsoft TeamsとBoxをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Microsoft Teamsのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
〈注意事項〉
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Boxのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
「Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Boxにフォルダを作成する」フローは、チーム内の情報共有とファイル管理をスムーズに行える業務ワークフローです。Microsoft Teamsでの重要な投稿をトリガーとして、自動的にBoxにフォルダを生成し、関連ファイルの整理やアクセス管理を効率化します。これにより、情報の一元化と迅速なファイル共有が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとBoxを日常的に利用しており、情報管理を効率化したい方
・チーム内での情報共有やファイル整理に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
・業務ワークフローの自動化を通じて、業務効率を向上させたいIT担当者の方
■注意事項
・Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：Microsoft Teamsのトリガー設定
1.トリガーの選択
記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。
2.アプリトリガーのAPI接続設定
ここでは、トリガーとなるMicrosoft Teamsのチャネルに投稿されたメッセージの連携設定をします。
まだ、Microsoft Teamsのチームとチャネルを準備していない場合は、このタイミングで作成しましょう!
なお、この後のテスト操作で、チャネルにメッセージが投稿されている必要があります。仮の内容で良いのでメッセージを投稿してください。
今回は、下記のようなMicrosoft Teamsチャネルを作成し、メッセージを投稿しました。
Microsoft Teamsの準備ができたら、Yoom画面に戻り下記項目を入力します。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
Microsoft Teamsのチャネルに投稿したメッセージが反映していればOKです。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ4：テキストからのデータ抽出設定
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.アクションを選択
ここでは、テキストの変換タイプを選択できます。
タイトルは、任意で編集可能です。
変換タイプは、デフォルトで「3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」が選択されています。文字数やタスク数に合わせて、変更可能です。
選択できたら、「次へ」を押して進みましょう。
3.詳細を設定
Microsoft Teamsのメッセージ内容から抽出する項目を設定しましょう!
入力が完了したら、「テスト」を実行しましょう。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
抽出したい項目で設定した内容が抽出できていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ5：Boxのフォルダ作成設定
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。
2.API接続設定
ここでは、Boxに作成するフォルダの設定をします。
まだ、Boxにフォルダを準備していない場合は、このタイミングで作成しましょう。
今回は、下記のようなテストフォルダを作成しました。
Boxの準備ができたら、Yoom画面に戻ります。
下記項目を入力していきましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功すると、Boxにフォルダが作成されているはずなので確認してみましょう。
赤枠のように、新しいフォルダの作成が確認できればOKです!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を選択して次のステップに進みましょう。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
Boxを使ったその他の自動化例
Yoomにはこの他にもBoxを活用した自動化のテンプレートがたくさんあります！
使い慣れているアプリとの自動化例がないか、ぜひ探してみてくださいね。
Boxにアップロードされたファイルを、OneDriveに保存するフローボットです。boxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
・手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
・BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
・定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方
■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Docusignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、boxの特定のフォルダに格納します。
Salesforceの取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら、Boxに取引先名のフォルダを作成し、フォルダのURLをレコードに記載します。
■概要
毎月月初にBoxでフォルダを作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Boxを業務で使用している方
・ファイルやフォルダの管理をBoxで行っている方
・共同作業でBoxを利用しているチーム
・フォルダの作成を自動化しフォルダ名称を統一して管理したい方
・毎月のフォルダ作成を手動で行っている方
■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
まとめ
様々なツールからBoxへデータを送信・転送することで、他のクラウドストレージサービスと同じデータをスムーズに管理・共有できたり、必要に応じたフォルダを自動作成可能になったりなど、業務の手間が削減しやすくなるはずです。
これでファイルを取りこぼしたり、どちらのクラウドストレージが最新データなのか悩むことも少なくなりそうですよね！
なお、今回のような自動化は、ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても実現可能です！
初心者の方でもチャレンジしやすいシンプル設計で、誰でも簡単にBoxを活用した自動化の導入ができるでしょう。
気になった方はまずは無料アカウントを作成して、実際に使い勝手を確かめてみてください。
登録はたったの30秒で完了します。登録後はすぐに実機操作ができるため、実際に操作しながら使用感をチェック可能です！
よくあるご質問
Q：自動化が失敗したらどうなりますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
Q：フォルダ作成以外にどんな操作ができますか？
A：Boxでは、フォルダ作成のほかにも「ファイルをコピー」や「ファイルをアップロード」などの連携できるテンプレートが用意されています。
さまざまな用途に使えるテンプレートも豊富に揃っていますので、ぜひこちらからご確認ください。
Q：フォルダ名に日付や顧客名を入れることは可能ですか？
A：はい、可能です！トリガーで取得した値をフォルダ名に連携できます。
Boxの内容が反映されるように、トリガーで設定して、必要な情報をマッピングしてみてくださいね！
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