データベース/CRMサービスのデータをBoxに自動で送信・転送する
新規の購読者情報やコンタクト情報をもとに、自動でBoxにフォルダを作成するフローです。MailchimpやApolloで登録された情報に応じて、顧客ごとのフォルダを整理・生成できるため、資料管理の効率化や情報共有の迅速化に役立ちます。
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他のクラウドストレージにアップロードしたファイルをBoxにもアップロードする際、同じファイルを2度アップロードすることになるため、繰り返しの作業が発生している状態ですよね。
また、新規追加したデータを共有しなければならない際はチャットツールで知らせたり、必要に応じて新規ファイルを作成したりなど、ファイル管理って結構手間がかかりませんか？
このようなお悩みを抱えているのであれば、Boxを活用した自動化の導入をおすすめします！
自動化を導入すればこれらの作業がすべてオートメーション化可能になり、効率的なファイル管理が実現できるかもしれません。
<span class="mark-yellow">本記事では、プログラミングの知識がなくても自動化を導入できる方法を具体的に解説！</span>
Boxの自動化を活用すれば、業務の効率化はもちろん、ファイル管理のミスや対応の遅れを防ぐことができるかもしれません。簡単に始められる設定方法を詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてみてくださいね！
YoomにはBoxを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
いろいろな方法で、Boxにデータを自動で書き込み・転記することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにBoxの自動更新を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Microsoft TeamsやSlackといったチャットツールと連携して、BOXに自動でフォルダ作成やアップロードが出来ます。手動での作業が不要となり、業務全体の効率化が期待できます！
新規の購読者情報やコンタクト情報をもとに、自動でBoxにフォルダを作成するフローです。MailchimpやApolloで登録された情報に応じて、顧客ごとのフォルダを整理・生成できるため、資料管理の効率化や情報共有の迅速化に役立ちます。
複数のストレージサービス間でファイルを自動同期することで、情報の分散を防ぎ、常に最新のファイルをチーム全体で共有可能にします。Google DriveやMicrosoft SharePointでアップロードされたファイルをBoxに自動反映させることで、手動の転送作業を省き、スムーズなドキュメント管理とチーム連携ができるでしょう。
それでは、さっそく実際にBoxにデータを自動で書き込み・転記するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はMicrosoft Teamsで投稿された内容をもとに、Boxにフォルダを作成するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Microsoft Teamsの連携
1.検索する
検索ボックスにMicrosoft Teamsと入力し、Microsoft Teamsのアイコンをクリックします。
2.サインインをする
Microsoftのメールアドレスまたは電話番号を入力し次へをクリックします。
画面が遷移し、パスワード入力画面となります。パスワードを入力してサインインをクリックしてください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
〈注意事項〉
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Boxの連携
1.検索する
検索ボックスにBoxと入力し、Boxのアイコンをクリックします。
2.ログインをする
Boxで登録しているメールアドレスとパスワードを入力し承認をクリックします。
3.アクセス権限の許可
下記画面となりますのでBoxへのアクセスを許可してください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.トリガーの選択
記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。
2.アプリトリガーのAPI接続設定
ここでは、トリガーとなるMicrosoft Teamsのチャネルに投稿されたメッセージの連携設定をします。
まだ、Microsoft Teamsのチームとチャネルを準備していない場合は、このタイミングで作成しましょう!
なお、この後のテスト操作で、チャネルにメッセージが投稿されている必要があります。仮の内容で良いのでメッセージを投稿してください。
今回は、下記のようなMicrosoft Teamsチャネルを作成し、メッセージを投稿しました。
Microsoft Teamsの準備ができたら、Yoom画面に戻り下記項目を入力します。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
Microsoft Teamsのチャネルに投稿したメッセージが反映していればOKです。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.アクションを選択
ここでは、テキストの変換タイプを選択できます。
タイトルは、任意で編集可能です。
変換タイプは、デフォルトで「3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」が選択されています。文字数やタスク数に合わせて、変更可能です。
選択できたら、「次へ」を押して進みましょう。
3.詳細を設定
Microsoft Teamsのメッセージ内容から抽出する項目を設定しましょう!
入力が完了したら、「テスト」を実行しましょう。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
抽出したい項目で設定した内容が抽出できていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。
2.API接続設定
ここでは、Boxに作成するフォルダの設定をします。
まだ、Boxにフォルダを準備していない場合は、このタイミングで作成しましょう。
今回は、下記のようなテストフォルダを作成しました。
Boxの準備ができたら、Yoom画面に戻ります。
下記項目を入力していきましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功すると、Boxにフォルダが作成されているはずなので確認してみましょう。
赤枠のように、新しいフォルダの作成が確認できればOKです!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を選択して次のステップに進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
Yoomにはこの他にもBoxを活用した自動化のテンプレートがたくさんあります！
使い慣れているアプリとの自動化例がないか、ぜひ探してみてくださいね。
様々なツールからBoxへデータを送信・転送することで、他のクラウドストレージサービスと同じデータをスムーズに管理・共有できたり、必要に応じたフォルダを自動作成可能になったりなど、業務の手間が削減しやすくなるはずです。
これでファイルを取りこぼしたり、どちらのクラウドストレージが最新データなのか悩むことも少なくなりそうですよね！
なお、今回のような自動化は、<span class="mark-yellow">ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても実現可能です！</span>
初心者の方でもチャレンジしやすいシンプル設計で、誰でも簡単にBoxを活用した自動化の導入ができるでしょう。
気になった方はまずは無料アカウントを作成して、実際に使い勝手を確かめてみてください。
登録はたったの30秒で完了します。登録後はすぐに実機操作ができるため、実際に操作しながら使用感をチェック可能です！
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