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とにかく早く試したい方へ
YoomにはBoxを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要 Microsoft Teamsでの連絡内容は多岐にわたるため、後から情報を探すのが大変だと感じていませんか。特に、新しい案件やプロジェクトに関する投稿のたびに手作業でBoxにフォルダを作成していると、手間がかかる上に作成漏れといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのチャネルへの投稿をトリガーに、AIが内容を解析してBoxへ自動でフォルダを作成するため、こうした手作業やミスをなくし、情報管理を効率化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
他のクラウドストレージにアップロードしたファイルをBoxにもアップロードする際、同じファイルを2度アップロードすることになるため、繰り返しの作業が発生している状態ですよね。
また、新規追加したデータを共有しなければならない際はチャットツールで知らせたり、必要に応じて新規ファイルを作成したりなど、ファイル管理って結構手間がかかりませんか？
このようなお悩みを抱えているのであれば、Boxを活用した自動化の導入をおすすめします！
自動化を導入すればこれらの作業がすべてオートメーション化可能になり、効率的なファイル管理が実現できるかもしれません。
本記事では、プログラミングの知識がなくても自動化を導入できる方法を具体的に解説！
Boxの自動化を活用すれば、業務の効率化はもちろん、ファイル管理のミスや対応の遅れを防ぐことができるかもしれません。簡単に始められる設定方法を詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてみてくださいね！
Boxにデータを自動で書き込み・転記する様々な方法
いろいろな方法で、Boxにデータを自動で書き込み・転記することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにBoxの自動更新を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
チャットツールのデータをBoxに自動で送信・転送する
Microsoft TeamsやSlackといったチャットツールと連携して、BOXに自動でフォルダ作成やアップロードが出来ます。手動での作業が不要となり、業務全体の効率化が期待できます！
■概要 Microsoft Teamsでの連絡内容は多岐にわたるため、後から情報を探すのが大変だと感じていませんか。特に、新しい案件やプロジェクトに関する投稿のたびに手作業でBoxにフォルダを作成していると、手間がかかる上に作成漏れといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのチャネルへの投稿をトリガーに、AIが内容を解析してBoxへ自動でフォルダを作成するため、こうした手作業やミスをなくし、情報管理を効率化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。 ■概要 Slackに新しいファイルが投稿されたら、Boxにアップロードすることができるフローです。 ファイルの格納先やファイル名の設定は自由にカスタマイズ可能です。 SlackとBoxを連携することでファイルが投稿されたら自動的にBoxに追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。 ■注意事項 ・Slack、BoxそれぞれとYoomを連携してください。 ・アップロード先のフォルダIDやファイル名の設定を適宜変更してご利用ください。
データベース/CRMサービスのデータをBoxに自動で送信・転送する
新規の購読者情報やコンタクト情報をもとに、自動でBoxにフォルダを作成するフローです。MailchimpやApolloで登録された情報に応じて、顧客ごとのフォルダを整理・生成できるため、資料管理の効率化や情報共有の迅速化に役立ちます。
■概要 Mailchimpに新しい購読者が追加されるたびに、顧客管理のために手動でBoxにフォルダを作成する作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用することで、Mailchimpへの購読者追加をトリガーとして、Boxに自動でフォルダを作成する仕組みを構築できるため、こうした定型業務から解放され、より重要な業務に集中できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Apolloで新規コンタクトを登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをBoxに手作業で作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、作成漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Apolloへのコンタクト登録をトリガーに、Boxへ自動でフォルダが作成されるため、こうした定型業務から解放され、より重要なタスクに集中できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ストレージサービスのデータをBoxに自動で送信・転送する
複数のストレージサービス間でファイルを自動同期することで、情報の分散を防ぎ、常に最新のファイルをチーム全体で共有可能にします。Google DriveやMicrosoft SharePointでアップロードされたファイルをBoxに自動反映させることで、手動の転送作業を省き、スムーズなドキュメント管理とチーム連携ができるでしょう。
■概要 Microsoft SharePointとBoxを併用しているものの、両方に同じファイルを都度アップロードする作業に手間を感じていませんか。手作業による二重入力は時間がかかるだけでなく、ファイルのアップロード漏れといったミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されると自動でBoxにもファイルが追加されます。これにより、ファイル管理の課題を解消し、業務の正確性を高めます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ◼️概要 Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、Boxの指定フォルダにそのファイルを連携するフローです。 ◼️注意事項 ・各アプリとYoomとの連携が必要です。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Boxにデータを自動で書き込み・転記するフローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にBoxにデータを自動で書き込み・転記するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はMicrosoft Teamsで投稿された内容をもとに、Boxにフォルダを作成するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要 Microsoft Teamsでの連絡内容は多岐にわたるため、後から情報を探すのが大変だと感じていませんか。特に、新しい案件やプロジェクトに関する投稿のたびに手作業でBoxにフォルダを作成していると、手間がかかる上に作成漏れといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのチャネルへの投稿をトリガーに、AIが内容を解析してBoxへ自動でフォルダを作成するため、こうした手作業やミスをなくし、情報管理を効率化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ステップ1：Microsoft TeamsとBoxをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Microsoft Teamsのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
〈注意事項〉
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Boxのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要 Microsoft Teamsでの連絡内容は多岐にわたるため、後から情報を探すのが大変だと感じていませんか。特に、新しい案件やプロジェクトに関する投稿のたびに手作業でBoxにフォルダを作成していると、手間がかかる上に作成漏れといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのチャネルへの投稿をトリガーに、AIが内容を解析してBoxへ自動でフォルダを作成するため、こうした手作業やミスをなくし、情報管理を効率化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：Microsoft Teamsのトリガー設定
1.トリガーの選択
記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。
2.アプリトリガーのAPI接続設定
ここでは、トリガーとなるMicrosoft Teamsのチャネルに投稿されたメッセージの連携設定をします。
まだ、Microsoft Teamsのチームとチャネルを準備していない場合は、このタイミングで作成しましょう!
なお、この後のテスト操作で、チャネルにメッセージが投稿されている必要があります。仮の内容で良いのでメッセージを投稿してください。
今回は、下記のようなMicrosoft Teamsチャネルを作成し、メッセージを投稿しました。
Microsoft Teamsの準備ができたら、Yoom画面に戻り下記項目を入力します。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
Microsoft Teamsのチャネルに投稿したメッセージが反映していればOKです。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ4：テキストからのデータ抽出設定
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.アクションを選択
ここでは、テキストの変換タイプを選択できます。
タイトルは、任意で編集可能です。
変換タイプは、デフォルトで「3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」が選択されています。文字数やタスク数に合わせて、変更可能です。
選択できたら、「次へ」を押して進みましょう。
3.詳細を設定
Microsoft Teamsのメッセージ内容から抽出する項目を設定しましょう!
入力が完了したら、「テスト」を実行しましょう。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
抽出したい項目で設定した内容が抽出できていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ5：Boxのフォルダ作成設定
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。
2.API接続設定
ここでは、Boxに作成するフォルダの設定をします。
まだ、Boxにフォルダを準備していない場合は、このタイミングで作成しましょう。
今回は、下記のようなテストフォルダを作成しました。
Boxの準備ができたら、Yoom画面に戻ります。
下記項目を入力していきましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功すると、Boxにフォルダが作成されているはずなので確認してみましょう。
赤枠のように、新しいフォルダの作成が確認できればOKです!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を選択して次のステップに進みましょう。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
Boxを使ったその他の自動化例
Yoomにはこの他にもBoxを活用した自動化のテンプレートがたくさんあります！
使い慣れているアプリとの自動化例がないか、ぜひ探してみてくださいね。
■概要 BoxとOneDriveを連携し、Boxの特定のフォルダにアップロードされたファイルをOneDriveにもアップロードするフローボットです。 BoxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.BoxとOneDriveをそれぞれ利用されている方 ■このテンプレートを使うメリット ・Boxにファイルを入れば、自動でOneDriveにもファイルがアップロードできるので、どちらのツールにもファイルをアップする手間を削減できます。 ■注意事項 ・Box、OneDriveそれぞれのアプリとYoomの連携が必要です。 ・BoxのフォルダIDやOneDriveの格納先のフォルダの設定は自由に変更してご利用ください。 ■概要 「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。 ■概要 DocuSignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、Boxの特定のフォルダに格納します。 ◼️概要 SalesforceとBoxをAPIで連携し、Salesforceの取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら、Boxに取引先名のフォルダを作成し、フォルダのURLをレコードに記載するフ ローボットです。 フォルダ名は取引先名で作成されるため、わざわざフォルダを手動で作成する必要がありません。 Boxで新たにフォルダを作成する親フォルダのIDを変更してご利用ください。 ◼️注意事項 ・Box、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 毎月月初に発生する定例業務として、Boxで新しいフォルダを手作業で作成している方もいらっしゃるのではないでしょうか。この作業は単純ですが、忘れると後続の業務に影響が出る可能性があり、地味に手間のかかる業務です。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに合わせてBox内に自動でフォルダが作成されるため、毎月のフォルダ作成業務から解放され、作成忘れの心配もなくなります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
2.BoxとOneDriveでなにか効率化を図ってみたい方
3.BoxとOneDriveのどちらにも同じファイルを格納する業務がある方
・自動でファイルをアップロードするので、漏れやミスを削減できます。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。
まとめ
様々なツールからBoxへデータを送信・転送することで、他のクラウドストレージサービスと同じデータをスムーズに管理・共有できたり、必要に応じたフォルダを自動作成可能になったりなど、業務の手間が削減しやすくなるはずです。
これでファイルを取りこぼしたり、どちらのクラウドストレージが最新データなのか悩むことも少なくなりそうですよね！
なお、今回のような自動化は、ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても実現可能です！
初心者の方でもチャレンジしやすいシンプル設計で、誰でも簡単にBoxを活用した自動化の導入ができるでしょう。
気になった方はまずは無料アカウントを作成して、実際に使い勝手を確かめてみてください。
登録はたったの30秒で完了します。登録後はすぐに実機操作ができるため、実際に操作しながら使用感をチェック可能です！
よくあるご質問
Q：自動化が失敗したらどうなりますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
Q：フォルダ作成以外にどんな操作ができますか？
A：Boxでは、フォルダ作成のほかにも「ファイルをコピー」や「ファイルをアップロード」などの連携できるテンプレートが用意されています。
さまざまな用途に使えるテンプレートも豊富に揃っていますので、ぜひこちらからご確認ください。
Q：フォルダ名に日付や顧客名を入れることは可能ですか？
A：はい、可能です！トリガーで取得した値をフォルダ名に連携できます。
Boxの内容が反映されるように、トリガーで設定して、必要な情報をマッピングしてみてくださいね！
