■概要
Microsoft Teamsでの連絡内容は多岐にわたるため、後から情報を探すのが大変だと感じていませんか。特に、新しい案件やプロジェクトに関する投稿のたびに手作業でBoxにフォルダを作成していると、手間がかかる上に作成漏れといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのチャネルへの投稿をトリガーに、AIが内容を解析してBoxへ自動でフォルダを作成するため、こうした手作業やミスをなくし、情報管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsとBoxを活用しており、手作業でのフォルダ作成に課題を感じている方
- プロジェクト開始時の定型業務を自動化し、業務の抜け漏れや遅延を防ぎたいマネージャーの方
- 情報管理のルールを統一し、チーム全体の生産性向上や業務の標準化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿だけでフォルダが自動で作成されるため、手作業でBoxを操作する手間や時間を削減できます。
- 手作業に起因するフォルダの作成忘れや命名規則の誤りを防ぎ、情報管理の品質を均一に保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、AIの「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、投稿されたメッセージからフォルダ名にしたい情報を抽出します。
- 最後に、Boxの「フォルダを作成」アクションを設定し、AIが抽出した情報をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIの「テキストからデータを抽出する」アクションで利用するプロンプトを編集し、Microsoft Teamsの投稿内容からフォルダ名として利用したい情報（例：案件名、クライアント名など）を任意に指定できます。
■注意事項
- Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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