メールでTXTファイルを受信したら、RPAでJPGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
テキストファイル（.txt）を画像（.jpg）に変換する際、専用ツールを開いたりスクリーンショットを撮ったりする作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローは、メールで特定のTXTファイルを受信すると、自動でJPGファイルに変換しGoogle Driveへ保存する一連のプロセスを自動化します。手作業で行っていた変換作業を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的に発生するファイル変換作業を自動化したいと考えている方
- メール
- で受信したテキストファイルを都度手作業で変換し、Google Driveに保存している方
- ファイル形式の変換と保存作業における、手作業によるミスをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールでのファイル受信をトリガーに変換からGoogle Driveへの保存までを自動化し、手作業の時間を削減します。
- 手作業によるファイル変換時の設定ミスや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、Yoomのメールトリガーを選択しアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したTXTファイルをJPGファイルに変換する操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたJPGファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先となるフォルダのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
報告書やメモとして受け取ったTXTファイルの内容を、資料に貼り付けたり、チャットで視覚的に共有したりするために画像へ変換したいけれど、
スクリーンショットを撮ってトリミングしたり、画像編集ツールで手作業で作成するのは手間がかかり、複数ファイルがあると時間がかかってしまう、と感じていませんか？
もし、メールで受信したTXTファイルや、特定のフォルダに保存されたTXTファイルを自動で読み取り、JPG画像へ変換できる仕組みがあれば、これらの面倒な手作業から解放され、より重要な資料作成や情報共有といったコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できます。手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはTXTファイルをJPG画像に変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
メールでTXTファイルを受信したら、RPAでJPGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
テキストファイル（.txt）を画像（.jpg）に変換する際、専用ツールを開いたりスクリーンショットを撮ったりする作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローは、メールで特定のTXTファイルを受信すると、自動でJPGファイルに変換しGoogle Driveへ保存する一連のプロセスを自動化します。手作業で行っていた変換作業を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的に発生するファイル変換作業を自動化したいと考えている方
- メール
- で受信したテキストファイルを都度手作業で変換し、Google Driveに保存している方
- ファイル形式の変換と保存作業における、手作業によるミスをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールでのファイル受信をトリガーに変換からGoogle Driveへの保存までを自動化し、手作業の時間を削減します。
- 手作業によるファイル変換時の設定ミスや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、Yoomのメールトリガーを選択しアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したTXTファイルをJPGファイルに変換する操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたJPGファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先となるフォルダのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
TXTファイルをJPG画像に自動で変換する方法
ここでは、様々なツールを起点としてTXTファイルをJPG画像に自動で変換する方法を、具体的なテンプレートを用いてご紹介します。
ファイルがどこで発生しても自動で変換処理を行えるようになるため、手作業での変換の手間を大幅に削減できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールツールを起点にTXTファイルをJPG画像に変換する
Gmailなどのメールツールで特定のTXTファイルを受信したことをトリガーに、自動でJPG画像へ変換することができるので、メールで受け取ったレポートやメモを都度手動で変換する手間がなくなり、後続の業務へスムーズに連携できます。
メールでTXTファイルを受信したら、RPAでJPGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
テキストファイル（.txt）を画像（.jpg）に変換する際、専用ツールを開いたりスクリーンショットを撮ったりする作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローは、メールで特定のTXTファイルを受信すると、自動でJPGファイルに変換しGoogle Driveへ保存する一連のプロセスを自動化します。手作業で行っていた変換作業を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的に発生するファイル変換作業を自動化したいと考えている方
- メール
- で受信したテキストファイルを都度手作業で変換し、Google Driveに保存している方
- ファイル形式の変換と保存作業における、手作業によるミスをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールでのファイル受信をトリガーに変換からGoogle Driveへの保存までを自動化し、手作業の時間を削減します。
- 手作業によるファイル変換時の設定ミスや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、Yoomのメールトリガーを選択しアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したTXTファイルをJPGファイルに変換する操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたJPGファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先となるフォルダのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
フォームを起点にTXTファイルをJPG画像に変換する
Yoomのフォーム機能などでTXTファイルが送信された際に、自動でJPG画像に変換することも可能であり、ユーザーからのファイル提出や申請フローに組み込むことで、ファイル形式の統一と管理を効率化します。
フォームでTXTファイルが送信されたら、RPAでJPGファイルに変換しOneDriveにアップロードする
試してみる
■概要
TXTファイルを手動でJPGファイルに変換する作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。オンラインツールを利用する際も、ファイルのアップロードやダウンロード、別フォルダへの保存など、一連の操作は煩雑になりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームにTXTファイルを送信するだけで、JPGへのファイル変換から指定のOneDriveへのアップロードまでを自動で実行します。これにより変換に関連する手作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的にTXTファイルをJPG画像へ変換しており、手作業による管理に非効率を感じている方
- 変換プロセスを自動化し、作業ミスや対応漏れといったリスクを軽減したい方
- OneDriveをファイルストレージとして活用し、変換後のJPGファイルを自動で整理、一元管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームにファイルをアップロードするだけで、変換からOneDriveへの保存までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業で起こりうるファイルの変換ミスや保存し忘れ、誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、TXTファイルをアップロードするためのファイルアップロードフォームを設定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、TXTファイルをJPGファイルに変換する処理を自動化します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたJPGファイルを指定のフォルダへ格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームのタイトルや、ファイルをアップロードする際の質問内容は、実際の業務に合わせて任意で編集することが可能です。
- OneDriveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先となる任意のドライブIDと、格納したいフォルダのアイテムIDを設定してください。
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ストレージサービスを起点にTXTファイルをJPG画像に変換する
DropboxなどのストレージサービスにTXTファイルがアップロードされたタイミングを検知し、自動でJPG画像に変換して保存することで、チーム内でのファイル共有やバックアップ作業をより一層効率的に進めることができます。
DropboxにTXTファイルがアップロードされたら、RPAでJPGファイルに変換し保存する
試してみる
■概要
テキストファイルを画像ファイルに変換する作業、一つひとつ手作業で行っていませんか。
特に、定期的に発生する特定の形式への変換は、単純作業でありながらも手間がかかり、本来の業務を圧迫する一因になりがちです。
このワークフローを活用すれば、DropboxにTXTファイルをアップロードするだけで、RPA機能が自動でJPGファイルへ変換し指定のフォルダに保存するため、ファイル変換に関わる一連の定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 特定のファイル形式への変換作業を定型的に行っている方
- Dropboxにアップロードしたテキストファイルの変換と保存を手作業で行っている担当者の方
- ファイル変換のようなノンコア業務を自動化し、生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 変換からDropboxへの保存までを自動化するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務へ注力できます。
- 手作業によるファイルの選択ミスや保存場所の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定して、対象のTXTファイルを検知します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したTXTファイルをYoom上にダウンロードします。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のファイル変換サイトなどでTXTファイルをJPGファイルへ変換する操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたJPGファイルを指定のフォルダにアップロードします。
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、どのフォルダにTXTファイルがアップロードされた時にワークフローを起動させるか、対象のフォルダパスやファイル名を任意で設定してください。
- Dropboxからファイルをダウンロードするアクションでは、トリガーで指定したファイルがアップロードされたフォルダのパスを正しく設定してください。
- 変換後のJPGファイルを保存するDropboxのアップロードアクションでは、保存先となるフォルダのパスを任意で設定してください。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
メールで受信したTXTファイルをJPG画像に変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、メールでTXTファイルを受信したら、RPA機能でJPG画像に変換し、指定のGoogle Driveフォルダに自動でアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google Driveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- メールトリガー設定とRPAによる変換、Google Driveへのアップロード設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
メールでTXTファイルを受信したら、RPAでJPGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
テキストファイル（.txt）を画像（.jpg）に変換する際、専用ツールを開いたりスクリーンショットを撮ったりする作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローは、メールで特定のTXTファイルを受信すると、自動でJPGファイルに変換しGoogle Driveへ保存する一連のプロセスを自動化します。手作業で行っていた変換作業を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的に発生するファイル変換作業を自動化したいと考えている方
- メール
- で受信したテキストファイルを都度手作業で変換し、Google Driveに保存している方
- ファイル形式の変換と保存作業における、手作業によるミスをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールでのファイル受信をトリガーに変換からGoogle Driveへの保存までを自動化し、手作業の時間を削減します。
- 手作業によるファイル変換時の設定ミスや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、Yoomのメールトリガーを選択しアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したTXTファイルをJPGファイルに変換する操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたJPGファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先となるフォルダのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ステップ1：Google Driveをマイアプリ連携
Google DriveをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
【Google Driveのマイアプリ連携】
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
検索窓にGoogle Driveと入力し、選択します。
次の画面で、赤枠部分の「Sign in with Google」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、ログインするアカウントをクリックします。
こちらの画面が表示されたら、「次へ」をクリックしましょう。
最後に「続行」をクリックしたら、Google Driveのマイアプリ連携が完了です！
マイアプリ一覧にGoogle Driveのアイコンが表示されていることを確認後、次のステップに進みましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
メールでTXTファイルを受信したら、RPAでJPGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
テキストファイル（.txt）を画像（.jpg）に変換する際、専用ツールを開いたりスクリーンショットを撮ったりする作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローは、メールで特定のTXTファイルを受信すると、自動でJPGファイルに変換しGoogle Driveへ保存する一連のプロセスを自動化します。手作業で行っていた変換作業を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的に発生するファイル変換作業を自動化したいと考えている方
- メール
- で受信したテキストファイルを都度手作業で変換し、Google Driveに保存している方
- ファイル形式の変換と保存作業における、手作業によるミスをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールでのファイル受信をトリガーに変換からGoogle Driveへの保存までを自動化し、手作業の時間を削減します。
- 手作業によるファイル変換時の設定ミスや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、Yoomのメールトリガーを選択しアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したTXTファイルをJPGファイルに変換する操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたJPGファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先となるフォルダのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクト一覧から確認できます。
ステップ3：メールトリガー設定
最初の設定です！
ここからは、「メールでTXTファイルを受信したら、RPAでJPGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする」フローを設定していきます。
赤枠部分をクリックしましょう！
※メールトリガーの設定についての詳細はこちらをご確認ください。
ここでは、トリガーとなるメールの条件を設定します！
「タイトル」を任意で修正したら、赤枠に任意の文字列を入力し、メールアドレスを作ります。
このアドレス宛に条件を満たしたメールがトリガーとなります。
次に、トリガーの条件を設定しましょう！
まずは「検索箇所」と「検索条件」をプルダウンから選択します。
「文字列」には任意の文字を入力し、「次へ」をクリックします。
※今回は、件名に「ファイル」という文字列が含まれている場合のみ、トリガーが起動するように設定しました。
続いて、条件に合致したメールを先ほど作成したメールアドレスに送信します。
今回は、TXTファイルを添付した上で、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、アウトプットが表示されます。アウトプットはこの後の設定で活用するので、確認してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンタ
ここまで設定できたら「保存する」をクリックして、トリガー設定は完了です。
ステップ4：ブラウザを操作する設定
以下の赤枠をクリックしましょう！
[注意事項]
- ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあり、期間中は有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定手順に困ったときは、こちらもチェックしてください。
ブラウザを操作するオペレーション設定では事前準備が必要です。
まずは、こちらから「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」というChrome拡張機能を追加してください。
そのあと、右上の設定から「拡張機能を管理」をクリックし、シークレットモードの設定を行います。
表示された画面で「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の詳細をクリックしてください。
「シークレットモードでの実行を許可する」をオンにしましょう！
Yoomの画面に戻り、ブラウザ操作の詳細を設定します。
こちらのヘルプページを参照して、設定を行ってください。なお、アクション名は任意の名称を設定してください。
「1.URLにアクセス」では対象のURLを入力して「保存する」をクリックします。
これにより、Yoomが自動でブラウザを開いて指定したWebページにアクセスし、ブラウザ操作を指定できるようになります。
※今回は操作例として、外部変換サイトを使用しています。用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。ご自身で指定したサイト上で、アクションを一つずつ設定していきましょう。
なお、設定の方法はヘルプページを参考にしてください！
「2.ファイルをアップロード」では、デフォルトで、前段階で取得した添付ファイルが設定されています。こちらは特段変更は不要です。
すべての設定が終わったら「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、アウトプットが表示されます。
※アウトプットに表示された「ファイル」にカーソルを合わせると、JPGファイルのダウンロードが可能です。
ここまで確認ができたら「保存する」でRPA機能の設定は完了です。
ステップ5：Google Driveにファイルをアップロードする設定
いよいよ最後の設定です！赤枠部分をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面で、必須項目を設定しましょう！
-
格納先のファイルID：入力欄をクリックして表示される「候補」から引用して設定します。
-
ファイル名：任意の名称に設定してください。
※以下のように、アウトプットを引用して設定も可能です。
-
ファイルの添付方法：「取得した値を使用する」を選択
-
ファイル：「ファイル」を選択
入力が完了後、「テスト」→「保存する」をクリックします。
アウトプットが表示されたら、Google Driveの画面に移り、確認しましょう！
以上で、「メールでTXTファイルを受信したら、RPAでJPGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする」フローボットの設定が完了です！お疲れ様でした。
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
Google Driveを活用したその他の自動化例
Yoomでは、今回ご紹介したフロー以外にもGoogle Driveを活用した様々な自動化を実現できます。
ここでは、Google Driveに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Gmailで受信したファイルをRPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や発注書などのファイルを、都度PDF形式に変換してGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか。手作業によるファイル変換や保存は時間がかかるだけでなく、変換漏れや保存先の間違いといったミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、添付されたファイルのPDF変換からGoogle Driveへの格納までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したファイルを日常的にPDF変換し、手作業で管理している方
- ファイルの変換や格納といった定型業務でのヒューマンエラーを防止したい方
- ノンコア業務を自動化し、より付加価値の高い業務へ集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信からPDF変換、Google Driveへの格納までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたファイル処理の時間を短縮できます。
- 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなることで、変換忘れや保存場所の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定して、自動化したいメールの条件を指定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、受信したファイルをオンラインの変換ツールなどでPDF化する操作を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を選択し、RPAでPDFに変換したファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、PDF変換に利用するWebサイトのURLや、具体的な操作内容を任意で設定できます。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、ファイルの保存先となるフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
Gmailで受信した画像をRPAでPDFに変換して、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
取引先からGmailで受信した画像形式の注文書などを、手作業でPDFに変換してGoogle Driveに格納する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信するだけで、RPAが画像を自動でPDFに変換しGoogle Driveへ格納するため、ファイル管理に関する一連の業務を自動化し、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する画像ファイルを手動でPDF化し、管理している方
- Google Driveでのファイル形式を統一し、管理を効率化したいチームリーダーの方
- 手作業によるファイルの変換漏れや保存ミスなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信を起点に、画像のPDF変換からGoogle Driveへの格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの変換忘れや保存先の指定ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信した画像をPDFに変換するブラウザ操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、画像をPDFに変換するために使用するWebサイトや、そのサイト上での具体的な操作内容を任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイルをアップロード」アクションでは、ファイルのアップロード先フォルダを指定したり、ファイル名にメールの件名や受信日時といった動的な値を設定したりすることが可能です。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Google Driveに格納されたPDFデータをOCRして、内容確認およびGoogle スプレッドシートDBに追加し、Slackにその旨を通知する
試してみる
■概要
Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、Google スプレッドシートのデータベースへ追加およびSlackに通知するフローです。
わざわざPDFファイルの内容を手動で転記する必要がなく、かつ情報の共有まで含めて一貫した業務フローを構築することができます。
また、担当者依頼を途中に加えることによって、より確実なデータ追加を可能にしています。
■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシート、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、内容確認およびGoogle スプレッドシートDBに格納しGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Google スプレッドシートのデータベースに格納してGoogle Chatに通知するフローです。
ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシート、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
Google Driveに格納されたPDFデータをOCRして、内容確認およびYoomDBへ追加し、LINE WORKSへ通知
試してみる
■概要
Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。
途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
■事前準備
Yoomデータベースに追加したいPDF内の情報の列名を予め設定します。
※列名とは、このような項目を指します。「会社名」「氏名」「メールアドレス」 etc
■作成方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、Google Driveを選びます。
②特定のフォルダにファイル・フォルダが格納されたアクションを選択し、次のページで起動間隔と対象のフォルダIDを設定します。
③一度指定したフォルダに取得したい形式と同様のPDFをテストで格納し、Yoomに戻ってトリガーテストを行い取得を確認したら保存します。
④トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択します。
⑤画像ファイル・PDFファイルをダウンロードするアクションを設定し、次のページでファイルIDの欄をクリックして表示されたアウトプットからトリガーを選択し、トリガーで取得しているファイルIDを{{ファイルID}}のように埋め込みます。このようにすることで、取得したファイルIDをそのまま動的に使用できます。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
⑥＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。
⑦アクションから画像・PDFファイルを読み取るを選択し、次に進みます。
⑧ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補から⑤で取得したファイルを設定します。
⑨追加で抽出したい項目に、そのPDF上から取得した文字列の項目名を入力します。
※ファイル全体の文字列や複数行などの、複雑な取得はAIの仕様上うまく作動しない場合がありますので、ご注意ください。
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
⑩テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。
⑪＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。
⑫任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑩のテストで取得した値を{{●●}}のようにそのまま埋め込みます。このようにすることで、⑤と同様に取得した値をそのまま担当者依頼に表示させることができます。
⑬フォームを追加をクリックし、項目に⑩で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑩で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。
※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877
⑭＋マークを押し、データベースを操作するからYoomを選択後、事前に用意したテーブルを選択して、レコードを追加アクションを設定します。
⑮次のページで事前に設定した列名が表示されるので、各列名の欄をクリックし、⑬の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力します。
⑯＋マークを押し、アプリと連携するからLINE WORKSを選択してトークルームにメッセージを送信アクションを選びます。
⑰次のページで、BotIDやトークルームIDを設定し、メッセージ内容に任意の内容を設け設定完了です。
※LINE WORKSの詳細設定はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6228178
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
TXTファイルをJPG画像に変換する作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル変換やスクリーンショットの取得といった定型業務の手間をまるごと削減し、ヒューマンエラーのリスクも防ぐことができます。
これにより、資料作成や情報共有のスピードが向上し、本来注力すべき分析や企画といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もしファイル変換の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
