【ノーコードで実現】Google Driveのファイルを定期的にダウンロードする方法

「Google Driveに保存されているレポートを、毎週月曜の朝にダウンロードしてチームに共有する作業、ついつい忘れてしまう…」

「毎日決まったファイルをダウンロードするだけなのに、地味に時間がかかって面倒…」

このように、Google Driveからの定期的なファイルダウンロード作業に、手間や煩わしさを感じていませんか？

もし、Google Drive上の指定したファイルを決まった日時に自動でダウンロードし、関係者に共有までできる仕組みがあれば、こうした定型業務から解放され、本来集中すべき分析や企画立案といったコア業務に時間を使えるようになるでしょう！

今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGoogle Drive上のファイルを定期的にダウンロードする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。

「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Google Driveの指定ファイルを定期的にダウンロードしてメールで送付する

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Google Driveからファイルを定期的にダウンロードするフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Google Driveの指定ファイルを定期的にダウンロードしてメールで送付するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google Driveのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• スケジュールトリガー設定とGoogle Driveおよびメールのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Google Driveの指定ファイルを定期的にダウンロードしてメールで送付する

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ステップ1：Google Driveをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

Google DriveとYoomのマイアプリ連携

新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるので、Google Driveと検索し対象アプリをクリックしてください。

「Sign in with Google」をクリックします。

Googleアカウントの選択画面が表示されるので、連携したいアカウントをクリックしてください。

選択したGoogleアカウントでログイン確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。

アクセス権限の確認画面が表示されるので、「続行」をクリックして連携を完了させましょう。

以上でマイアプリ登録は完了です！

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

Google Driveの指定ファイルを定期的にダウンロードしてメールで送付する

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以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

ステップ3：スケジュールトリガーの設定

それでは、ここから設定を進めていきましょう。

まずは「スケジュールトリガー」をクリックします。

今回は毎月1日の朝9時にフローボットを実行するよう、以下のスケジュールを設定しています。

• スケジュールトリガーの設定方法

設定が完了したら、「完了」をクリックします。

ステップ4：Google DriveでGoogle スプレッドシートをダウンロード

続いて、Google Drive上に保存されているGoogle スプレッドシートを指定の形式でダウンロードする設定を行いましょう。

「Google スプレッドシートをダウンロード」をクリックします。

アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google Driveと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。

事前準備として、共有対象となるGoogle スプレッドシートをあらかじめ用意しておきましょう。

今回は以下のGoogle スプレッドシートを作成しました。

ファイルID

入力欄をクリックするとマイアプリ連携をしたアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。

（事前準備で用意したGoogle スプレッドシートを設定してください）

ファイルタイプ
プルダウンからpdfを選択しましょう。

入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でファイルがダウンロードされるか確認しましょう。

テストに成功すると、Google DriveからダウンロードされたPDFファイルが表示されます。
以下の取得した値はこの後のステップで利用できます。

※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。

内容を確認し、「完了」をクリックします。

ステップ5：Yoomでメールを送る

いよいよ最後の設定です！
前のステップで取得した値を利用して、メールの送信設定を行いましょう。

「メールを送る」をクリックします。

送付するメールの内容を設定します。

To

送信先として必要な宛先を入力してください。
※なお、この後のフローで連携テストを行うと、ここで設定した宛先に実際にメールが送信されます。

誤送信を避けるため、テスト時はご自身のアドレスやテスト用のアドレスを指定しておくことをおすすめします。

件名

任意の内容で設定しましょう。

本文

送信するメールの本文を設定してください。

添付ファイル
前のステップでGoogle Driveから取得したファイルがデフォルトで設定されているので、確認しましょう。

入力が完了したら、「次へ」をクリックします。

送信先・件名・本文・添付ファイルなどが正しく設定されているか確認できたら「テスト」をクリックして、実際に指定した内容でメールが届くかを確認してください。

テストが成功すると、画面上に「テスト成功」と表示されます。

送信先として設定したメールアドレスの受信箱を開き、メールが届いているか確認してみましょう。
今回は、下記の通り受信されていました！

※テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスの形式が正しいか（例：@が大文字になっていないか等）を確認してください。

それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する可能性があります。

• エラー：送信先メールアドレスの形式が不正です。の原因・対応方法

【添付ファイル】

Yoomの操作画面に戻り、取得した値を確認し「保存する」をクリックします。

以上ですべての設定が完了しました！

ステップ6：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。

トリガーをONにすることで、設定したスケジュールを起点に、Google Drive上の指定したファイルが自動でダウンロードされ、メールで送信されるようになります。

実際に指定スケジュールになったタイミングで、メールにファイルが正しく添付されて届くかを確認してみましょう。

Google Driveを使った自動化例

フォルダ作成時のチャット通知や、格納されたファイルの承認ワークフロー、外部への送付をシームレスに完結。

手書き画像のテキスト化や、アプリ間のファイル同期、ステータスに合わせた移動・改名もノーコードで自動化します。

手作業による管理や転記ミスを減らし、常に整理された情報共有環境を構築しましょう。

Notionでページが更新されたら、Google Driveでファイル名を更新する

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■概要
このワークフローでは、Notionで行が更新されたら、Google Driveでファイル名を更新することが可能です。これにより、チーム全体の作業効率が向上し、重要な業務に集中できる環境を提供します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・NotionとGoogle Driveを日常的に使用しており、ファイル名の管理に手間を感じている方
・ファイル名のリネーム作業を自動化し、業務効率を向上させたいチームリーダーやプロジェクトマネージャー
・複数のファイルを扱う中で、一貫性のあるファイル名管理を実現したい事務担当者
・手動でのファイル名変更に伴うヒューマンエラーを防ぎたい方
・Yoomを活用して、既存のSaaSアプリ間の連携を強化し、業務プロセスを最適化したい企業

■注意事項
・Notion、Google DriveのそれぞれとYoomに連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Asanaで特定のプロジェクトのタスクが完了したら、Google Driveの関連ファイルを移動する

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■概要
Asanaでのタスク管理とGoogle Driveでのファイル管理は多くのチームで採用されていますが、タスク完了後に手動でファイルを整理するのは手間がかかり、更新漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、AsanaとGoogle Driveの連携を自動化し、特定のタスクが完了した際に、関連ファイルを指定のフォルダへ自動で移動させます。これにより、手作業によるファイル整理の手間をなくし、よりスムーズなプロジェクト管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとGoogle Driveを併用し、タスク完了後のファイル整理に手間を感じている方
・手作業でのファイル移動による、格納場所の間違いや更新漏れといったミスを防ぎたい方
・AsanaとGoogle Driveの連携を通じて、プロジェクト管理の自動化を推進したい方

■注意事項
・Asana、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Asanaのタスクに、Google Driveの関連ファイルのIDを登録しておいてください。

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Google Driveでフォルダが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する

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■概要
「Google Driveでフォルダが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する」フローは、ファイル管理とチームコミュニケーションをシームレスに連携させる業務ワークフローです。新しいフォルダがGoogle Driveに作成されるたびに、自動的にMicrosoft Teamsへ通知が届くため、チーム全体での情報共有がスムーズになります。これにより、プロジェクトの進行状況や新しい資料の追加を迅速に把握でき、業務効率の向上に寄与します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを日常的に利用し、ファイルやフォルダの管理に手間を感じているチームリーダーの方
・Microsoft Teamsを活用してコミュニケーションを図っているが、情報共有が追いつかないと感じている管理職の方
・新しいフォルダ作成時に全員への通知を自動化し、手動での連絡を省きたいと考えているIT担当者の方
・チームの作業の透明性を高め、プロジェクトの進行を迅速に把握したいプロジェクトマネージャーの方

■注意事項
・Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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GmailでWordファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しGoogle Driveに格納する

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■概要
メールで受け取ったWordファイルを、都度オンラインのコンバーターでPDFに変換し、手作業でフォルダに保存する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローは、特定のGmailを受信したことをきっかけに、添付されたWordファイルをRPA機能が自動でPDFに変換し、Google Driveへ格納します。
手作業で行っていた一連のファイル変換と保存作業を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Wordで作成された請求書や見積書などをメールで受け取り、PDFで保存している方
・手作業でのファイル形式の変換や、フォルダへの格納作業に手間を感じている方
・オンラインのWebサイトなどを利用した定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google Driveで手書き画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキスト化しJootoにタスクを追加する

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■概要
手書きのメモや書類の内容を、都度PCに手入力で転記する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Google Driveにアップロードされた手書きの画像ファイルをOCR機能で自動でテキスト化し、その内容をもとにJootoへタスクを追加する一連の流れを自動化できます。面倒な転記作業をなくし、情報の共有とタスク管理をスムーズにします。

■このテンプレートをおすすめする方
・手書きの議事録やメモをOCRでデータ化し、タスク管理を効率化したいと考えている方
・Google DriveとJootoを利用しており、手作業での情報連携に課題を感じている方
・現場からの手書き報告書をもとにしたタスク作成プロセスを自動化したいチームリーダーの方

■注意事項
・Google DriveとJootoのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Google Driveにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後Microsoft Excelにレコードを追加する

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■概要
「Google Driveにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後Microsoft Excelにレコードを追加する」ワークフローを利用すると、ファイル管理や承認作業を自動化できます。
手間をかけずにMicrosoft Excelへデータを反映できる点が特長です。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに業務ファイルや申請書をアップロードして運用している方
・ファイル管理や承認フローをこれまで手作業で行っていて、対応に手間を感じている方
・申請や承認が必要なファイルを、担当者へスピーディに回付したいと考えている方
・Microsoft Excelで管理台帳や記録をつけている方
・ファイルアップロード後の承認状況をMicrosoft Excelですぐに管理したい方
・ファイル承認やMicrosoft Excel記録の作業を分担している部署・チーム

■注意事項
・Google Drive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Google Driveにファイルが格納されたら承認を受け、Gmailでファイルを送付する

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Google Driveにファイルが格納されたら承認を受け、Gmailと連携して格納されたファイルを送付するフローです。

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GitHubでIssueが作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する

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■概要
GitHubでのIssue管理に際し、関連するドキュメントや資料をGoogle Driveで手動作成・管理することに手間を感じていませんか。
Issueごとにフォルダを作成し、情報を整理する作業は、単純ながらも抜け漏れや命名ミスが発生しやすい業務です。
このワークフローを活用することで、GitHubとGoogle Driveをスムーズに連携できます。
GitHubで新しいIssueが作成されると、その内容に応じたフォルダがGoogle Driveに自動で作成されるため、管理の手間やヒューマンエラーを解消し、開発業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方
・GitHubでプロジェクト管理を行い、Google Driveで関連資料を保管している開発チームの方
・GitHubとGoogle Drive間での手作業による情報整理に、非効率や課題を感じている方
・Issueごとのドキュメント管理を自動化し、業務の属人化を防ぎたいと考えている方

■注意事項
・GitHub、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Slackに通知する

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■概要
「指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Slackに通知する」フローは、定期的なデータ共有をスムーズに行うための業務ワークフローです。

■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にGoogle Driveで管理するデータをCSVでダウンロードし、Slackに通知しているチームリーダーの方
　・手動でのデータ変換やダウンロード、通知が煩わしいと感じている方
・プロジェクトの更新情報を定期的にチームメンバーに共有したいプロジェクトマネージャーの方
　・週次や月次など、指定したスケジュールで情報を共有することで、プロジェクトの進行をスムーズに保ちたい方

■注意事項
・Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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指定日時にGoogle Driveに格納された複数ファイルをDropboxに格納する

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■概要
「指定日時にGoogle Driveに格納された複数ファイルをDropboxに格納する」フローは、クラウドストレージ間のファイル移動を自動化する業務ワークフローです。
定期的なバックアップや共有用のファイル整理において手動での移動作業を省略し、指定した時間に自動でGoogle DriveからDropboxへ複数のファイルを転送します。
これにより作業の手間を減らしながら効率的なファイル管理が可能になります。


■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとDropboxを日常的に利用しており、ファイルの移動作業を自動化したい方
・定期的なバックアップやファイル整理を効率化したいビジネスユーザー
・複数のクラウドストレージを活用しているが、手動での管理に時間を取られている方
・ITツールを活用して業務プロセスの自動化を図りたい企業のIT担当者
・ファイル移動におけるヒューマンエラーを減らしたいチームリーダー

■注意事項
・Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。

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まとめ

Google Driveからのファイルダウンロードを自動化することで、これまで手作業で行っていた定期的なファイルダウンロードと共有作業の手間を削減し、共有漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。

これにより、担当者は毎回発生する定型業務から解放され、より重要な業務に集中できる環境が整うでしょう！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：ダウンロードしたファイルをSlackで共有できますか？

A：

はい、フローボットでアクションを追加することで可能です。

• 基本的なフローボットの作成方法

【設定手順】

フローボットでアクション直下の＋ボタンをクリックし、オペレーションタイプの選択からSlackを設定してください。

Slackのアクション項目から「メッセージを送信」などの通知系アクションを選択し、その後の設定を進めてください。

これにより、メール送信だけでなく、普段利用しているSlackなどのツールと連携し、用途に応じた情報共有フローを構築することも可能です。