Google Chatで投稿された内容をAsanaに追加する
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Google Chatで投稿された内容をAsanaに追加するフローです。
「Google Chatでのやり取りを、いちいちAsanaに転記するのは面倒！」
「チャットでの依頼内容をAsanaに登録し忘れて、タスクが漏れてしまったことがある…」
各アプリのデータを手作業で連携していると、このような手間や課題を感じませんか？
もし、Google Chatのメッセージをきっかけに、Asanaのタスクを自動作成する仕組みがあれば、こうした作業から解放されるはずです！
今回ご紹介する自動化はノーコードで誰でも簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務を効率化しましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle ChatとAsanaを連携するためのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google Chatで投稿された内容をAsanaに追加する
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Google Chatで投稿された内容をAsanaに追加するフローです。
Google ChatとAsanaを連携してできること
Google ChatとAsanaのAPIを連携すれば、手作業での情報登録や更新、共有といった業務を自動化できます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてくださいね。
Google Chatで投稿された内容をAsanaに追加する
Google Chatに投稿されたメッセージの内容から必要な情報をAIが抽出して、自動でAsanaのタスクとして追加するシンプルな連携です。
チャットでの議論や依頼事項を手動で転記する手間なくタスク化できるため、対応漏れや入力ミスを防げます。
Google Chatで投稿された内容をAsanaに追加する
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Google Chatで投稿された内容をAsanaに追加するフローです。
Google Chatで特定のメッセージが送信されたら、Asanaにタスクを追加する
Google Chatで「#タスク」のような特定のキーワードを含むメッセージが投稿された場合にのみ、タスク化することも可能です。
重要なメッセージだけをフィルタリングして連携できるため、Asanaのタスクリストを整理された状態に保てます。
Google Chatで特定のメッセージが送信されたら、Asanaにタスクを追加する
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■概要
Google Chatでのタスク依頼や重要な連絡を、都度Asanaに手作業で転記していませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローは、Google Chatの特定メッセージを起点にAsanaへのタスク追加を自動化するものであり、AsanaとGoogle Chat間の連携をスムーズにし、タスク管理の抜け漏れを防ぎ、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Chatでの依頼をAsanaに手作業で転記しており、手間を感じている方
・AsanaとGoogle Chatを連携させ、タスクの依頼漏れや対応忘れを防ぎたいチームリーダーの方
・チャットでの連絡を起点としたタスク管理の仕組みを構築し、業務を効率化したい方
■注意事項
・Google Chat、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google ChatとAsanaの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogle ChatとAsanaを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Google Chatで投稿された内容をAsanaに追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下のとおりです。
- Google ChatとAsanaのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google Chatのトリガー設定とAsanaのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google Chatで投稿された内容をAsanaに追加する
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Google Chatで投稿された内容をAsanaに追加するフローです。
ステップ1：Google ChatとAsanaのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
まずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください。
それでは、今回のフローで使用する各アプリとYoomの連携を進めていきましょう。
アプリ一覧画面の右上の検索窓からGoogle Chatを検索し、Google Chat（OAuth）のほうを選択してください。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。Google Chatの設定方法については、Google Chatでスペースにメッセージを送る方法をご覧ください。
Google Chat（OAuth）を選択したら、「Sign in with Google」をクリックし、次に進みましょう。
Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法を参考にしながら、Client IDとClient Secretを入力してください。
Client IDとClient Secretを入力すると、アカウントの選択に進みます。
追加アクセスを求められる場合がありますので、内容を確認し、先に進むとマイアプリ登録の完了です。
次は、Asanaとの連携です。
アプリ一覧画面でAsanaを検索・選択すると、Asanaのログイン画面が表示されます。
メールアドレス・パスワードの順に入力し、「ログイン」をクリックすればマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
Google Chatで投稿された内容をAsanaに追加する
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Google Chatで投稿された内容をAsanaに追加するフローです。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：Google Chatのトリガー設定
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「スペースにメッセージが送信されたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
- タイトル：任意設定
- トリガーアクション：「スペースにメッセージが送信されたら」を選択
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
「トリガーの起動間隔」を確認し、「スペースのリソース名」を候補から選択します。
【要確認】トリガーの起動間隔について
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用のプランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、ご注意ください。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
【要確認】テストを行う際の注意点
- テストを行う際は、トリガーとなるメッセージが必要です。以下のように、Google Chatでタスク化したいメッセージを送信してみてください。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※取得した値は、後のフローで使用します。
「メッセージ内容」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：テキストの抽出設定
Google Chatのメッセージから、Asanaのタスクに使用するテキストの抽出設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
続いて、アクションを選択に進みます。
それぞれの内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
※「変換タイプ」は、「変更する」をクリックして表示されるポップアップ画面で変更可能です。
次に、詳細を設定へ進みます。
「対象のテキスト」を取得した値から選択してください。
※取得した値を使用することで、毎回最新のメッセージからテキストを抽出できます。
「抽出したい項目」には、 Asanaでのタスク作成を想定し、連携したいものを手動で入力します。
※「タスク名」はタスク作成における必須項目です。
テストを実行し、成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：Asanaのアクション設定
Google Chatから抽出したテキストを使って、Asanaにタスクを作成するための設定をします。
最後のオペレーションにある、「タスクを追加」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「タスク名」を取得した値から選択します。
「プロジェクトID」「セクションID」は、それぞれ候補から選択してください。
以降の項目は任意です。必要に応じて設定してください。
テストを実行し、Asanaにタスクが追加されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
ステップ6：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
AsanaのデータをGoogle Chatに連携したい場合
今回はGoogle ChatからAsanaへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にAsanaからGoogle Chatへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Asanaでタスクが登録されたらGoogle Chatに通知する
Asanaで新しいタスクが作成された際、その情報を自動でGoogle Chatに通知する逆方向の連携です。タスクの追加をスムーズに共有でき、情報伝達の漏れを防げます。
Asanaでタスクが登録されたらGoogle Chatに通知する
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Asanaでタスクが登録されたらGoogle Chatに通知するフローです。
Asanaでタスクが登録されたら、内容を要約しGoogle Chatに通知する
Asanaでタスクが登録されたら、AIがそのタスク内容を自動で要約し、Google Chatに通知する連携です。わざわざAsanaを開いて確認しなくても、チャット上で要点を把握できるため、効率的に情報をキャッチアップできます。
Asanaでタスクが登録されたら、内容を要約しGoogle Chatに通知する
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■概要
Asanaでプロジェクト管理を行う中で、新しいタスクが追加されるたびにその内容をチームに共有するのは手間がかかる作業です。
特に、コミュニケーションにGoogle Chatを利用している場合、手作業での情報共有は非効率であり、重要な通知が他のメッセージに埋もれてしまうこともあります。
このワークフローを活用すれば、Asanaへのタスク登録をきっかけに、AIがタスク内容を自動で要約しGoogle Chatに通知するため、AsanaとGoogle Chatを連携させたタスク共有のプロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとGoogle Chatを連携させ、タスク共有を効率化したいと考えている方
・Asanaのタスク更新を手作業でGoogle Chatに通知しており、手間を感じている方
・プロジェクトの進捗共有を自動化し、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
■注意事項
・Asana、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Google ChatやAsanaのAPIを使ったその他の自動化例
Google ChatとAsanaの連携だけでなく、さまざまな外部サービスと組み合わせることで、より柔軟な業務自動化が実現するでしょう。
下記のテンプレートを参考に、情報共有やデータの蓄積、レポートの取得など、ご自身の業務フローを楽にする自動化をぜひお試しください。
Google Chatを使った便利な自動化例
Google Chatを活用することで、様々な場面での情報共有がスムーズに。外部サービスでのフォーム送信、データベースやクラウドストレージへのデータ追加も素早く通知可能です。
今回ご紹介した流れと同じように、メッセージの送信を起点として他のアプリに働きかける仕組みも自由に構築できます。
Google Chatでメッセージが送信されたら、投稿内容をGoogleドキュメントに追加する
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Google Chatでメッセージが送信されたら、投稿内容をGoogleドキュメントに追加するフローです。
■注意事項
・Google Chat、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知する
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■概要
Google Driveに新しいファイルが作成されたら、Google Chatで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとGoogle Chatを業務で使用している方
・Google Driveを使用してファイル管理をしている担当者
・手動によるGoogle Chatのメッセージ入力を自動化したいと考えている方
■注意事項
・Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Hubspotにフォームが送信されたら、Google Chatに通知する
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Hubspotにフォームが送信されたら、Google Chatに通知するフローです。
Notionのデータソースに情報が追加されたら、Google Chatに通知する
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■概要
Notionでタスク管理や情報共有を行う際、更新のたびに手作業でGoogle Chatに通知するのは手間がかかり、通知漏れのリスクも伴います。
重要な情報共有が遅れたり、抜け漏れが発生したりすると、業務に支障をきたすことも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに情報が追加・更新されると、自動でGoogle Chatに通知が送信されるため、こうした情報共有の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionで管理している情報を、都度手作業でGoogle Chatに通知している方
・手作業による通知で、連絡漏れや共有の遅延といったミスをなくしたいと考えている方
・チーム内の情報共有をより円滑にし、プロジェクトの進行をスムーズにしたいマネージャーの方
■注意事項
・Notion、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
毎日Google Adsからレポートを取得してGoogle Chatに通知する
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毎日指定の時間に前日のGoogle Adsからレポート情報を取得して、自動的にGoogle Chatに通知するフローです。
Asanaを使った便利な自動化例
Asanaでは、新規タスクの追加時に締切日をカレンダーに記録する、チャットツールに進捗を報告するなどの関連業務が自動化でき、チーム内外の情報の動きを円滑にします。
情報収集からのタスク化も一本化。作業の停滞を防ぎ、生産性を向上させるでしょう。
Asanaでタスクが追加されたらタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する
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Asanaで特定のセクションにタスクが追加されたら、タスクの期日をGoogleカレンダーに終日予定として登録するフローボットです。
Asanaでタスクが完了したらLINE WORKSに通知
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Asanaの特定のプロジェクトでタスクが完了したら、LINE WORKSに通知を送信します。
Asanaのタスクが完了したらNotionに完了履歴を記録する
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■概要
「Asanaのタスクが完了したらNotionに完了履歴を記録する」ワークフローは、プロジェクト管理の効率化を目指す方に最適な自動化プロセスです。
Asanaでタスクが完了すると自動的にNotionにその履歴が記録されるため、手動でのデータ入力や管理の手間を省けます。
これにより作業の透明性が向上しチーム全体の生産性が高まります。
■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとNotionを併用してプロジェクト管理を行っているチームリーダーの方
・タスク完了後の履歴管理を自動化し、手作業をasana notion 連携」を活用して業務フローを効率化したいと考えている企業の経営者の方
・プロジェクトの進捗状況を一元管理し、情報共有をスムーズに行いたい方
■注意事項
・Asana、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加する
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Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加するフローです。
Redditでキーワードにマッチする投稿が行われたら、Asanaにタスクを追加する
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■概要
「Redditでキーワードにマッチする投稿が行われたら、Asanaにタスクを追加する」ワークフローを利用すると、Redditの特定キーワード投稿をAsanaに自動でタスク化できます。
情報管理が円滑になり、作業の重複を減少させることが期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Redditを頻繁に利用し、特定のキーワードや話題を追っている方
・Asanaを使ってプロジェクト管理やタスク管理を行っている方
・新しい投稿や話題をスピーディに把握して迅速に対応したい方
・デジタルツールを駆使して効率的に情報収集とタスク管理を行いたい方
・Redditでの情報収集を効率化し、Asanaでのタスク管理と連携させたい方
■注意事項
・RedditとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
Google ChatとAsanaの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">手動での転記やタスク起票といった手間を削減できます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：タスクの担当者や期限も自動設定できますか？
A：はい、可能です。テキストの抽出設定で担当者のメールアドレスと期日を指定し、Asanaのアクション設定で抽出した値を設定してください。
Q：個人のDM（ダイレクトメッセージ）でも連携は可能ですか？
A：はい、可能です。Yoomは、Google Chatとの連携時に、対象のスペースが「プライベート」か「パブリック」かを問わず、必要な権限を付与することで連携できます。
ただし、プライベートスペースやプライベートリポジトリの場合、事前にYoom連携用アカウント（またはBot）の招待が必要です。
詳しくはGoogle Chatと連携して出来ることをご覧ください。
Q：連携が失敗した場合のエラー通知はありますか？
A：自動化フローでエラーが発生した場合、フローボット内でエラーとして記録されます。通知設定をしておくとメールなどで自動通知されますが、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。詳しくはエラー時の対応方法についてをご覧ください。
