Google Chatで特定のメッセージが送信されたら、Asanaにタスクを追加する

‍■概要

Google Chatでのタスク依頼や重要な連絡を、都度Asanaに手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローは、Google Chatの特定メッセージを起点にAsanaへのタスク追加を自動化するものであり、AsanaとGoogle Chat間の連携をスムーズにし、タスク管理の抜け漏れを防ぎ、業務の正確性と速度を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Chatでの依頼をAsanaに手作業で転記しており、手間を感じている方
• AsanaとGoogle Chatを連携させ、タスクの依頼漏れや対応忘れを防ぎたいチームリーダーの方
• チャットでの連絡を起点としたタスク管理の仕組みを構築し、業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google ChatのメッセージからAsanaへのタスク転記が自動化されるため、手作業の時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
• AsanaとGoogle Chat間の情報伝達がシステム化されることで、手作業による入力ミスやタスク化の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとAsanaをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、トリガーで取得したメッセージ内容からタスク名や担当者などの情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報を利用して、タスクを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatのトリガー設定で、通知を検知したいスペース（チャットルーム）を任意のリソース名で指定してください。
• AI機能のオペレーションでは、Google Chatのメッセージ内容から「何を」「どのように」抽出するかを自由に設定でき、タスク名、期限、担当者などを指定して抽出項目をカスタマイズしてください。
• Asanaにタスクを追加する際、プロジェクトやセクション、タスクの担当者などを任意に設定できます。また、AI機能で抽出した情報を変数としてタスク名や説明欄に自動で反映させることが可能です。

■注意事項

• Google Chat、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336‍
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。