Asanaでタスクが登録されたら、内容を要約しGoogle Chatに通知する

■概要

Asanaでプロジェクト管理を行う中で、新しいタスクが追加されるたびにその内容をチームに共有するのは手間がかかる作業です。特に、コミュニケーションにGoogle Chatを利用している場合、手作業での情報共有は非効率であり、重要な通知が他のメッセージに埋もれてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Asanaへのタスク登録をきっかけに、AIがタスク内容を自動で要約しGoogle Chatに通知するため、AsanaとGoogle Chatを連携させたタスク共有のプロセスを効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• AsanaとGoogle Chatを連携させ、タスク共有を効率化したいと考えている方
• Asanaのタスク更新を手作業でGoogle Chatに通知しており、手間を感じている方
• プロジェクトの進捗共有を自動化し、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaへのタスク追加をトリガーに、AIによる要約とGoogle Chatへの通知が自動で行われるため、手作業での共有にかかっていた時間を短縮できます。
• 通知の漏れやタスク内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チームメンバーへ正確な情報を迅速に共有することが可能になります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「要約する」アクションでAsanaから取得したタスクの内容を要約するように設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションで、要約した内容を指定のスペースに通知するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaのトリガー設定では、通知の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で設定してください。
• AI機能による要約では、Asanaから取得したタスク名や詳細説明などの情報（変数）を組み合わせて要約対象の文章を作成したり、要約の条件を自由にカスタマイズできます。
• Google Chatへの通知では、通知先のスペースを任意で設定できるほか、メッセージ本文に固定のテキストや、前段階のAsanaやAI機能で取得した情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• Asana、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336