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「Salesforceに登録された新規リードへのフォローアップメール、毎回作成するのが大変…」
「大量の問い合わせメール、内容を読んで返信文を考えるのに時間がかかりすぎている…」
このように日々のメール対応業務に多くの時間を費し、本来集中すべき業務に手が回らないと感じていませんか？
そこでもし、<span class="mark-yellow">Salesforceに新しいリードが追加されたらAIが自動でフォローアップメールを作成して送信したり、受信したメールの内容をAIが解析して返信文案を自動で作成したりできる仕組み</span>があったらどうでしょう。これらの定型作業から解放され、より創造的で重要な業務に集中する時間を確保できますね！
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OpenAIを活用してメール文面を生成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールとOpenAIを連携させてメール対応を自動化する方法を、具体的なテンプレートで紹介します！
OpenAIの文章生成・解析能力を活用すれば、これまで手作業で行っていたメール関連業務を効率化できるでしょう。
気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">SalesforceなどのCRMに新しいリード情報が追加された際、OpenAIが自動でパーソナライズされたフォローアップメールを生成し、指定のメールツールから送信する</span>フローです。リード獲得後のアプローチを自動化し、営業機会の損失を防ぎます。
<span class="mark-yellow">Outlookなどのメールツールで特定のメールを受信した際、その内容をOpenAIが自動で解析・要約し、適切な返信文の草案を作成して担当者に通知する</span>フローです。問い合わせ対応の初動を迅速化し、顧客満足度の向上に繋げられます。
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどで受け付けた問い合わせや申し込みの回答内容をもとにOpenAIが適切な返信メールを生成し、Gmailなどのメールツールから自動送信する</span>フローです。これまで手作業だったフォーム回答者への一次対応を自動化することができます。
それではここから代表的な例として、Salesforceに新規リードが追加されたら、OpenAIでフォローアップメールを生成し、Outlookで送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：OpenAI／Salesforce
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
SalesforceとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。Salesforceのマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
OpenAIとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。OpenAIのマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
OutlookとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみましょう！
※Salesforceと連携すると出来ることもご参照ください。
はじめにSalesforceでテスト用の新規リードを登録しましょう。
今回は例として、このリードをもとにフォローアップメールの文面を生成し、Outlookで送信するという想定で進めていきます。
準備できたらYoomの設定画面に戻り「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」のまま「次へ」をクリックしてください。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、テキストボックス下部の説明を参考にマイドメインURLを入力してテストしてください。
成功したら保存しましょう。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※"Session expired or invalid"というエラーが表示された場合はこちらをご確認ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
※ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
※ChatGPT/OpenAIと連携して出来ることも併せてご参照ください。
先ほど取得したリード情報をもとに、OpenAIを使ってメールの文面を生成します。
「テキストの生成（Chat completion）」をクリックしましょう。
ステップ3と同様、アクションは「テキストの生成（Chat completion）」のまま「次へ」をクリック。
メッセージコンテンツは予め設定されている通りで大丈夫です。
※以下のようにSalesforceから取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
以降の項目については、必須項目以外は任意なので選択しなくても問題ありません。
など、必要に応じて設定してください。
設定が完了したらテストしましょう。
成功したら保存してください。OpenAIがフォローアップメールの文面を生成してくれました！
OpenAIが生成したメールの文面をOutlookで送信します。
「メールを送る」をクリック。
※「メールを送る」でできることもご参照ください。
メールの設定に入ります。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次に、Toの欄にSalesforceの「メールアドレス」の値を設定してください。CC・BCCの設定も可能です。
最後に件名と本文を入力しましょう。
固定の文章や、Salesforce・OpenAIから取得したアウトプットなどの変数を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
通知したい形式で設定してみてください。
「次へ」をクリックするとメール送信のテスト画面に移るので、内容に誤りがないか確認してテストしましょう。
※「テスト」をクリックすると実際にメールが送信されます。送付されてもいいアドレスか事前にご確認いただくと安心です。
※テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスがアドレス形式になっていない可能性があります。@などが大文字になっていないかを確認してみてください。それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する場合があります。
成功したら保存しましょう。
Salesforceのリード情報をもとにしたフォローアップメールが、連携したOutlookアドレスから送信されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Salesforceに新規リードが追加されたら、OpenAIでフォローアップメールを生成し、Outlookで送信する方法でした！
Yoomでは、OpenAIを活用した様々な自動化を実現できます。ここでは、OpenAIに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Salesforceのリード情報をもとにOpenAIを活用してフォローアップメールの送信を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメール作成や送信の手間を削減し、迅速かつパーソナライズされた顧客対応を実現</span>できます。
これにより営業担当者はリードへのアプローチ速度を向上させ、コア業務である商談活動により多くの時間を割ける環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：AIが生成するメール文を、自社の文体に合わせてカスタマイズする方法は？
A：まず過去の自社メール文を分析し、語調・表現・敬語の使い方を明確化しましょう。そしてAIに例文を提示し「この文体に合わせて」などと指示することで、自社のトーン＆マナーに合わせた文章を生成することができます。
Q：AIが生成したメールを承認後に送信できますか？
A：可能です。OpenAIのアクション設定の下に「担当者へ対応を依頼」アクションを追加して設定してください。
Q：Salesforce以外のCRMやDBツールでも使えますか？
A：可能です。例えばkintoneをトリガーとしたい場合、連携アカウントとアクションを選択する画面でSalesforceのトリガーをkintoneの「レコードが登録されたら」等に変更してください。
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