■概要
日々の問い合わせ対応など、大量のメール処理に追われて業務時間が圧迫されていませんか。
特に定型的な内容への返信作成は、手間がかかる一方で重要な業務です。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したメールの内容をOpenAIが自動で解析し、返信文の草案を作成して担当者へ送信する一連の流れを自動化できます。OpenAIを活用したメール業務の自動化によって、返信作成の手間を省き、スムーズな顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OpenAIを活用して、日々のメール対応を効率化したいと考えているカスタマーサポート担当者の方
- Outlookでの問い合わせ対応にかかる時間を短縮し、定型的な返信作成を自動化したい方
- AIによる文章生成を導入し、メール返信の品質を均一化させたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信したメールを元にOpenAIが自動で返信文案を作成するため、メールの一次対応にかかる時間を短縮でき、より重要な業務に集中できます。
- AIが一定の品質で返信文案を生成するため、担当者による対応のばらつきを防ぎ、業務の標準化と属人化の解消に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOpenAIをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、フローボットを起動する条件を指定します。
- 次に、オペレーションでOpenAIの「テキストの生成（Chat completion）」アクションを設定し、トリガーで受信したメール内容を元に返信文案を作成させます。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、OpenAIが生成したテキストを本文に含めたメールを担当者へ送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールの受信フォルダや、件名・本文に含まれる特定のキーワードを任意で設定できます。
- OpenAIでのテキスト生成アクションでは、プロンプト（指示文）を自由にカスタマイズすることが可能であり、トリガーで受信したメールの件名や本文といった情報を変数としてプロンプトに組み込めます。
- 最後のOutlookでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文を任意に設定でき、OpenAIが生成した返信文案などを変数として利用することが可能です。
■注意事項
- OpenAI、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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