■概要
毎月の目標設定とチームへの共有は重要な業務ですが、担当者へのリマインドや内容の取りまとめ、共有メールの作成など、手作業が多くて手間がかかると感じていませんか。このワークフローを活用すれば、毎月決まった日時に担当者へ目標入力の依頼を自動で送り、入力が完了したらその内容をOutlookメールでチームに自動で周知できます。これにより、定期的な報告業務を効率化し、共有漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- チームの目標管理を行っており、定期的な進捗共有を効率化したいマネージャーの方
- 毎月の目標提出や報告業務のリマインド、共有作業に時間を取られている担当者の方
- チーム全体の目標意識を高め、情報共有の仕組みを円滑にしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎月決まった日時に自動で起動するため、目標提出のリマインドや共有メールの作成といった定型業務に費やす時間を削減できます。
- 担当者への依頼からチームへの共有までを自動化することで、周知漏れや共有内容のばらつきといったヒューマンエラーを防ぎ、業務を標準化します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、ワークフローを起動したい日時や繰り返し周期（例：毎月1日の午前10時）を設定します。
- 次に、オペレーションで「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、目標を入力してもらう担当者や依頼内容を指定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、前のステップで入力された目標内容を記載したメールをチームに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、フローボットを起動したい日時や「毎日」「毎週」「毎月」といった繰り返し周期を任意で設定してください。
- 担当者への対応依頼の設定では、目標入力を依頼する担当者や、「今月の目標を入力してください」といった依頼内容の詳細を任意で設定可能です。
- Outlookのメール送信設定では、通知先のメールアドレスを自由に設定できます。また、メールの本文には固定のテキストだけでなく、担当者が入力した目標内容を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- OutlookとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
