Outlookで受信したファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する

■概要

Outlookで受信した請求書や見積書などの添付ファイルを、都度手動でPDFに変換し、Dropboxに保存する作業に手間を感じてはいないでしょうか。この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、保存忘れや格納先のミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルをRPAでPDFに変換後、Dropboxの指定フォルダへ自動で格納する一連の流れを実現し、こうした課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する添付ファイルを、手作業でPDF化しDropboxで管理している方
• ファイル形式の変換やクラウドストレージへのアップロードといった定型業務を効率化したい方
• 手作業によるミスをなくし、ファイル管理業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信からファイル変換、格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他のコア業務に充てることができます。
• 手作業によるファイルの変換忘れや、異なるフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防止し、業務の品質向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定して、特定の件名や差出人などで起動条件を指定します。
3. 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
4. 続いて、「ブラウザを操作」を使い、ダウンロードしたファイルをオンラインのPDF変換ツールなどで変換するブラウザ操作を記録します。
5. 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダへ格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「ブラウザを操作」アクションでは、ファイル変換に利用するWebサービスや、アップロードから変換、ダウンロードまでの一連の操作手順を、ユーザーの環境に合わせて自由に設定できます。
• Outlookのトリガー条件で特定の差出人からのメールのみを対象にしたり、Dropboxのアップロード先フォルダを案件ごとに変更したりと、実際の業務に合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691