■概要

Outlookの予定表に登録されたスケジュールを、手作業で一覧にして管理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
特に、チーム全体の予定を把握したり、定期的な報告資料を作成したりする際には、転記作業に多くの時間が割かれがちです。

このワークフローを活用すれば、定期的にOutlookから予定表の一覧情報を自動で取得し、Microsoft Excelのファイルへ同期することが可能で、こうした日々の定型業務を効率化し、より重要な業務へ集中する時間を創出します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookの予定表を一覧で管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
• チームメンバーのスケジュールをMicrosoft Excelで管理し、共有しているマネージャーの方
• 定期的に発生する報告業務のため、Outlookの予定表一覧の作成を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定したスケジュールでOutlookの予定表一覧が自動でMicrosoft Excelに同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるデータの転記作業が不要になるため、入力間違いや予定の転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Excel、Microsoft Teams、OutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「毎日」「毎週」など、フローボットを起動したい任意のスケジュールを設定します
3. 次に、オペレーションでOutlookの「予定表一覧を取得」アクションを設定し、対象の予定表や取得期間を指定します
4. 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した予定表の情報を任意のファイルに追加します
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、処理が完了した旨を任意のチャネルに通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsへメッセージを送信するオペレーションでは、通知先のチャネルやメンション先を任意で設定してください
• メッセージの本文には、前のオペレーションで取得したOutlookの予定件数やMicrosoft Excelのファイルへのリンクといった動的な情報と、任意のテキストを組み合わせて設定することが可能です

■注意事項

• ‍‍Outlook、Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。