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ビジネスのデジタル化が進む現代、契約業務の効率化は企業にとって重要な課題です。特に、営業活動で得たリードをいかに迅速に契約締結へと導くかが競争力の鍵となります。今回は、HubSpotとDocuSignを連携し、HubSpotにフォームが送信されたら自動でDocuSignのエンベロープを作成する方法をご紹介します。
この自動化により、契約手続きのスピーディー化と業務負担の軽減が期待できます。
ここからは、ノーコードツールYoomを使って、HubSpotにフォームが送信されたら、DocuSignのエンベロープを作成する方法をご説明します。
[Yoomとは]
HubSpotでフォームが送信されたことをHubSpotのAPIを利用して受け取り、DocuSignが提供するAPIを用いて、DocuSignのエンベロープ作成に用いることで実現が可能です。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
HubSpotにフォームが送信されたら、DocuSignのテンプレートを使用してエンベロープを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・HubSpotで収集した情報を基にDocuSignのエンベロープを自動で作成し、契約プロセスを迅速化したいチーム
・フォーム送信後の契約書作成を自動化し、営業パイプラインを効率化したいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・フォーム送信に基づいて契約書や同意書を迅速に生成し、サポート対応を円滑に行いたいチーム
3.マーケティング部門
・フォーム送信後の契約や同意プロセスを自動化し、マーケティングキャンペーンの効率を高めたいチーム
4.契約管理部門
・HubSpotのフォーム送信情報を基に、DocuSignのテンプレートを使って自動的に契約書を作成し、契約管理を効率化したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・HubSpotのフォームデータとDocuSignのエンベロープが常に同期されるため、情報の一貫性を保つことができます。
・フォーム送信情報が即座にDocuSignのエンベロープ作成に反映されるため、プロアクティブな対応が可能になり、顧客満足度の向上に繋がります。
■注意事項
・HubSpot、DocuSignのそれぞれとYoomを連携させてください。
HubSpotとDocuSignをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「HubSpot」と入力し、検索結果からHubSpotを選択します。
2.表示された画面で、「HubSpotアカウントにサインイン」をクリックしてください。
次の画面で、Eメールアドレスを入力して、「次へ」をクリックしてください。
次の画面で、パスワードを入力して、「ログイン」をクリックしてください。
3.続いてDocuSignをマイアプリ登録します。
HubSpotの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「DocuSign」と入力し、検索結果からDocuSignを選択します。
次の画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックします。
次の画面で、パスワードを入力し、「ログイン」をクリックしてください。
以下の画面で、コードを入力し、「確認する」をクリックしてください。
マイアプリにHubSpotとDocuSignが表示されていれば、登録完了です。
以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。
■概要
HubSpotにフォームが送信されたら、DocuSignのテンプレートを使用してエンベロープを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・HubSpotで収集した情報を基にDocuSignのエンベロープを自動で作成し、契約プロセスを迅速化したいチーム
・フォーム送信後の契約書作成を自動化し、営業パイプラインを効率化したいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・フォーム送信に基づいて契約書や同意書を迅速に生成し、サポート対応を円滑に行いたいチーム
3.マーケティング部門
・フォーム送信後の契約や同意プロセスを自動化し、マーケティングキャンペーンの効率を高めたいチーム
4.契約管理部門
・HubSpotのフォーム送信情報を基に、DocuSignのテンプレートを使って自動的に契約書を作成し、契約管理を効率化したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・HubSpotのフォームデータとDocuSignのエンベロープが常に同期されるため、情報の一貫性を保つことができます。
・フォーム送信情報が即座にDocuSignのエンベロープ作成に反映されるため、プロアクティブな対応が可能になり、顧客満足度の向上に繋がります。
■注意事項
・HubSpot、DocuSignのそれぞれとYoomを連携させてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「フォームが送信されたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】HubSpotにフォームが送信されたら、DocuSignのエンベロープを作成する」をクリックすると表示されます。
2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
表示された画面で、詳細を設定します。「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3.「フォームID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。
4.アプリと連携する「テンプレートからエンベロープを作成・送信」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
5.API接続設定を行います。
「アカウントID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「テンプレートID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「受信者」の各項目は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
今回使用したテンプレートは以下の通りです。
■概要
HubSpotにフォームが送信されたら、DocuSignのテンプレートを使用してエンベロープを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・HubSpotで収集した情報を基にDocuSignのエンベロープを自動で作成し、契約プロセスを迅速化したいチーム
・フォーム送信後の契約書作成を自動化し、営業パイプラインを効率化したいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・フォーム送信に基づいて契約書や同意書を迅速に生成し、サポート対応を円滑に行いたいチーム
3.マーケティング部門
・フォーム送信後の契約や同意プロセスを自動化し、マーケティングキャンペーンの効率を高めたいチーム
4.契約管理部門
・HubSpotのフォーム送信情報を基に、DocuSignのテンプレートを使って自動的に契約書を作成し、契約管理を効率化したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・HubSpotのフォームデータとDocuSignのエンベロープが常に同期されるため、情報の一貫性を保つことができます。
・フォーム送信情報が即座にDocuSignのエンベロープ作成に反映されるため、プロアクティブな対応が可能になり、顧客満足度の向上に繋がります。
■注意事項
・HubSpot、DocuSignのそれぞれとYoomを連携させてください。
その他にもYoomにはHubSpotとDocuSignを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。
1.Gmailで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する
Gmailで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録するフローです。このフローでは、Gmailで受信したメールの署名情報を読み取り、HubSpotにコンタクトを登録することができるため、手動による転記作業の効率化が期待できます。
■概要
メールの署名情報を見て、手作業でCRMに顧客情報を登録する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりがちではないでしょうか。
特に、日々多くのメールをやり取りする営業担当者にとっては、無視できない負担となることもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールの署名からAIが自動で情報を抽出し、HubSpotへコンタクトを登録できるため、こうした課題を解決し、入力作業を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.HubSpotのフォーム情報をもとにGoogleカレンダーに予定を登録する
HubSpotのフォーム情報をもとにGoogleカレンダーに予定を登録するフローです。HubSpotのフォームで送信された情報をGoogleカレンダーに自動で登録することにより、スケジュール管理の効率化に繋がります。これにより、情報の取りこぼしを防ぎ、対応のスピードが向上するでしょう。例えば、フォームが送信された際に、その情報がスピーディーにカレンダーに反映されるため、担当者はすぐに対応の準備ができます。その結果、顧客満足度や信頼が向上し、ビジネスの成長に繋がるでしょう。
■概要
HubSpotのフォームから商談や面談の申し込みがあった際に、手動でGoogleカレンダーに予定を登録していませんか？この作業は単純ですが、対応件数が増えると入力の手間がかかり、日時の転記ミスなども発生しがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotでフォームが送信されると、その情報をもとにGoogleカレンダーへ自動で予定が作成されるため、こうした手間やミスを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
3.DocuSignで契約が完了したらGoogle Chatに通知する
DocuSignで契約が完了したらGoogle Chatに通知するフローです。チーム全体の生産性向上のために手間を省きたいと考えている方にはこのフローはおすすめです。自動でGoogle Chatへ契約完了の内容を通知することで、手作業を省き、他の業務に時間を割くことができるでしょう。その結果、コア業務に集中でき、生産性向上に繋がります。
■概要
DocuSignで契約が完了したらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方
・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業や個人事業主の方
2.契約完了の通知を関係者に迅速に伝えたい方
・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは帳票類の作成管理を円滑に行うためのツールです。
併せてGoogle Chatに通知することでチーム全体に情報共有を円滑に行うことができます。
しかし契約完了後の通知や書類送付などを都度確認し手動でGoogle Chatへ反映しなければならないのは、生産性を阻害する要因となります。
チーム全体の生産性向上のために手間を省きたいと考えている方には[DocuSignとMicrosoft Teamsを連携する]フローはおすすめです。
自動でGoogle Chatへ契約完了した内容を通知し手作業を省き他の業務に時間を使用することで、コア業務に注力でき生産性向上に繋げます。
■注意事項
・DocuSign、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
従来、契約書のやり取りはメールや郵送を介して行われており、署名や捺印のために数日から数週間かかることがありました。しかし、HubSpotにフォームが送信されると同時にDocuSignのエンベロープ（電子署名用ドキュメント）を自動作成することで、すぐに契約手続きを進めることが可能になるでしょう。特にリモートワーク環境では、オンラインでの契約処理が求められるため、電子契約の導入は必須です。この自動化により、契約締結までの時間を大幅に短縮し、スムーズな業務フローの実現が期待できます。例えば、営業担当者が商談後にHubSpotのフォームから契約情報を入力すれば、その情報を基にDocuSignで契約書が即時作成・送信されるため、スピーディーな対応が可能になるでしょう。
契約書の作成・送信作業を手動で行うと、入力ミスや送付漏れが発生しやすくなります。しかし、HubSpotのフォーム情報を元にDocuSignのエンベロープを自動作成すれば、手作業のミスを防ぎ、正確な契約処理が可能になるでしょう。例えば、契約先の氏名や会社名、契約金額などの重要な情報がHubSpotに正しく入力されていれば、その情報がDocuSignに自動反映されるため、転記ミスや誤送信のリスク低減に繋がります。さらに、送信状況の管理もDocuSign上で一元化できるため、「送ったつもりが送れていなかった」といったトラブルを防ぎ、業務の正確性向上が期待できます。
契約業務では、締結した書類の管理が重要です。紙ベースの契約書では、適切なファイリングや検索性の確保が課題になりますが、DocuSignを活用することで、契約データをクラウド上で一元管理できるでしょう。特に、HubSpotと連携することで、契約関連の情報が一貫して管理されるため、契約状況の把握が容易になるでしょう。例えば、HubSpot上で特定の取引先の履歴を確認する際、そのままDocuSignの契約書データにアクセスできるため、過去の契約状況をすぐに把握することが可能でしょう。この仕組みにより、契約管理の負担が軽減され、スムーズな監査や社内共有に繋がります。
今回は、HubSpotとDocuSignを連携させ、HubSpotにフォームが送信されたら、DocuSignのエンベロープを作成する方法をご紹介しました。この自動化により、契約業務のスピードアップやヒューマンエラーの削減、契約管理の効率化が期待できます。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
業務効率化やデジタル化を検討している企業の皆様は、ぜひ本記事を参考に、連携設定を進めてみてください。
