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HubSpotで管理している取引情報をもとに、見積書を作成して署名を依頼する一連の作業に手間がかかっていませんか？
取引ステージが更新されるたびに見積書を作成し、内容を確認してから手動で署名依頼をする作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや送付漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
もし、HubSpotの取引ステージ更新をきっかけに、自動で見積書を作成し、そのまま電子署名サービスへ連携される仕組みがあれば、これらの定型業務から解放されます。
そのうえ、営業担当者はより重要な商談や顧客フォローといったコア業務に集中できる時間を創出できます！
今回ご紹介する自動化はノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはHubSpotの取引データから見積書を自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、HubSpotで取引が指定のステージに進んだ際に、電子署名付きの見積もりを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
それではここから今回のフローで使用するHubSpotのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomとHubSpotにログインしてください。
HubSpotをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
HubSpotを連携して行えることについてより詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
※HubSpotの電子署名機能など、見積もりを利用するには一部プランへの加入（無料トライアルあり）が必要となりますのでご注意ください。
ご興味のある方は以下のリンク先をご確認ください。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
取引が指定のステージに更新されたらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
パイプラインを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から使用したいものを選択してください。
次に取引ステージを設定します。
先ほどと同様に入力欄をクリックし、表示された候補の中からフローボットを起動させたいステージを選択しましょう。
HubSpotの画面に移動し、テストとして利用したい取引のステージを、先ほどYoomの取引ステージの項目で設定したステージに更新しましょう。
今回ご紹介するテンプレートは、HubSpotの取引が指定のステージに更新されたら起動します。
そのため、実際にテストを行うには取引ステージを更新する必要があります。
今回は以下の取引のステージを更新しました。
※今回のテスト利用する取引には、取引と関連付ける項目として、以下の項目にそれぞれ設定を行っています。
このあとのステップでそれぞれ設定した情報を使用します。
取引のステージを更新したらYoomの画面に戻り、テストをクリックします。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
取引情報の取得をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントが設定されていることを確認したら次へをクリックしてください。
取引IDにはデフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、取得した値は以下のように入力欄をクリックすることで設定できます。
設定できているのを確認したらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
取引の商品項目を取得をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントが設定されていることを確認したら次へをクリックしてください。
取引IDにはデフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認してください。
確認できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
見積もりを作成をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントが設定されていることを確認したら次へをクリックしてください。
関連付け設定は以下のように、デフォルトで設定されています。
内容を確認し、問題なければ次へ進みます。
※以下の紐づく会社IDのリストのように、取得した値の値の部分が表示されていない場合は項目が設定されておらず空白となっておりますのでご注意ください。
見積もり名、有効期限はデフォルトで設定されていますが、編集可能です。
※動的な日付情報を設定したい場合は、入力欄をクリックし日付タブから選択してください。
※直接入力した場合は入力した値が固定値となりますのでご注意ください。
次に、見積もり言語、決済機能を有効化の項目を設定します。
今回は以下のように設定しましたが、ご自身の状況に合わせて設定してください。
その他の項目について、今回は使用しないため空欄となっておりますが、使用したい方は注釈を確認し設定を行いましょう。
※プルダウンメニューから選ぶと選択した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全ての見積もりの設定に適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックします。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
HubSpotに見積もりが作成されますのでご確認ください。
見積もりに署名者を追加をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントが設定されていることを確認したら次へをクリックしてください。
見積もりID、コンタクトIDはそれぞれデフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認してください。
確認できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
見積もりのコンタクトの箇所にContact Signerと表示されていますのでご確認ください。
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
トリガーをONにしたら実際にフローが起動するか確認してみましょう。
お疲れ様でした！
以上がHubSpotで取引が指定のステージに進んだ際に、電子署名付きの見積もりを自動で作成するフローでした！
HubSpotのAPIを使ったその他の自動化例
HubSpotのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
HubSpotを使った自動化例
取引が成立した際に自動で見積書や契約書を作成したり、フォームからのお問い合わせ情報をコンタクトへ自動登録したりできます。
HubSpotでステータスが更新された後に、チャットツールへ通知を送り情報を共有することも可能です。
■概要
Google Workspaceにユーザが新しく登録されたら、HubSpotにコンタクトを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.IT管理部門
・Google Workspaceで新しいユーザが登録されるたびに、自動でHubSpotにコンタクトを作成し、ユーザ情報の管理を一元化したいチー
・ユーザ登録を自動化して、効率的に管理したいチーム
2.営業部門
・Google Workspaceの新規ユーザ情報をHubSpotに反映させ、営業リードとして管理したいチーム
・ユーザ情報を素早くHubSpotに登録し、迅速なフォローアップを行いたいチーム
3.マーケティング部門
・Google Workspaceでの新規ユーザ情報をHubSpotに取り込み、マーケティングキャンペーンに活用したいチーム
4.カスタマーサポートチーム
・新規ユーザがGoogle Workspaceに登録された際に、HubSpotで顧客対応をスムーズに行いたいチーム
5.データ管理チーム
・Google WorkspaceとHubSpot間でユーザデータの一貫性を保ち、一元管理したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・業務の効率化とデータの一元管理が実現でき、リソースの最適化とプロアクティブな対応も可能になります。
・チームのコラボレーション強化とマーケティング活動の強化により、より効果的な業務進行が期待できます。
■注意事項
・Google Workspace、HubSpotのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Airtableに新しいレコードが登録されたら、HubSpotにチケットを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.プロジェクト管理チーム
・Airtableでプロジェクト情報を管理し、その情報をHubSpotでチケットとして追跡・管理したいチーム
・新しいプロジェクトやタスクの登録を迅速にHubSpotで対応したいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・Airtableで顧客情報やサポートリクエストを管理し、それをHubSpotでチケット化して対応したいチーム
・サポートリクエストがAirtableに登録されたら、HubSpotで対応状況を追跡したいチーム
3.営業部門
・Airtableで見込み顧客情報を管理し、その情報をHubSpotでチケット化してフォローアップを行いたいチーム
・新規リードや顧客の問い合わせをAirtableに登録し、HubSpotで対応を効率化したいチーム
4.データ管理チーム
・Airtableで管理しているデータをHubSpotでチケットとして処理し、データの一貫性と追跡を行いたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・レコード情報が常に最新の状態で管理されるため対応の質の向上に繋がります。
・Airtableで新しいレコードが登録されるたびに手動でHubSpotにチケットを作成する手間を省けるため、作業時間を大幅に短縮することができます。
■注意事項
・Airtable、HubSpotのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、HubSpotに取引を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.AsanaとHubSpotを併用している営業・マーケティングチーム
・Asanaで管理しているプロジェクトやタスクを、HubSpotの取引として自動的に登録し、一元管理したい方
・Asanaのタスク情報を活用して、HubSpotで効率的なリードナーチャリングや顧客管理を行いたい方
・手作業での情報転記の手間を省き、業務効率を向上させたい方
2.Asanaでプロジェクト管理を行い、HubSpotでCRMを行っている企業
・プロジェクトの進捗状況と顧客情報を連携させ、より効果的な営業戦略を立案したい方
・Asanaのタスク完了をトリガーに、HubSpotで取引を自動的に作成し、営業プロセスを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Asanaでタスクが追加されたら、自動でHubSpotに取引が作成されるため、手作業でのデータ入力の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
・Asanaのタスク完了をトリガーにHubSpotで取引を作成することで、営業プロセスを自動化し、効率化を図ることができます。
■注意事項
・HubSpot、AsanaのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
BASEで注文が発生したら会員情報をHubSpotに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BASEを業務に利用している方
・円滑なECサイト運営に活用している方
・注文に連動する情報を業務に活用している方
2.HubSpotを使用したメール配信を行う方
・マーケティングツールとして活用している方
■このテンプレートを使うメリット
BASEはECサイトに関連する業務の効率化に活用できるツールです。
同時にHubSpotを活用したマーケティング活動を行うことで、生産性向上へと繋げていくことができます。
しかしBASEの注文が発生するごとに手作業でHubSpotへ登録するのは、従業員の負担を増やし、モチベーション低下につながる可能性があります。
このフローを活用すると、BASEの注文情報をHubSpotに自動で登録し、手作業を省くことができます。
今まで入力のためにかかっていた手作業の時間を大幅に削減し、チーム全体の業務効率の向上に繋げることができます。
また引用した情報で登録を行うことで、手入力によるミスを回避し、精度の高い情報を登録することができます。
■注意事項
・BASE、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Garoonのカレンダーに登録された予定のメモを、HubSpotのリードのメモにも追加するフローです。
Garoonのカレンダーに登録された予定情報（メモなど）をわざわざ確認しなくても、自動的にHubSpotにも予定情報が追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
HubSpotに追加する内容は自由に設定することができます。
■注意事項
・Garoon、HubSpotそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
CRMとしてHubSpotを、決済システムとしてStripeを利用しているものの、それぞれの情報が分断されている状態ではないでしょうか。HubSpotで管理する会社情報をStripeへ手作業で登録する業務は、手間がかかる上に転記ミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、HubSpotとStripeをスムーズに連携させ、HubSpotに新しい会社が作成されると、自動でStripeに顧客情報が作成されるため、二重入力の手間をなくし、顧客管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotのコンタクトにリードが登録されたら、LINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客管理にHubSpotを活用しているマーケティングチーム
・HubSpotを利用してリード情報を一元管理している方
・見込み顧客へのフォローアップを効率化したい方
2.LINE WORKSを業務コミュニケーションツールとして利用している企業
・リード情報をLINE WORKSで迅速に把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、新しくHubSpotに追加されたリード情報をLINE WORKS上で迅速に確認できます。
HubSpotにアクセスする手間を省くことができるため、リード情報を確認しやすくなり、その後の対応もスムーズに行うことができます。
適切なフォローアップができるため、顧客体験の向上に寄与します。
また、メンバーへの情報共有の手段としても有効です。
通知されたリード情報をもとに、そのままチャット上でやりとりができるため、メンバーとの連携も強化されるでしょう。
■注意事項
・ HubSpotとLINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・LINE WORKSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
HubSpotに新しいコンタクト情報を登録するたびに、手作業で見積書や契約書を作成し、メールで送付する業務は手間がかかるものであり、宛先の間違いや書類の添付漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotのコンタクト作成をトリガーとして、書類作成からメール送信までを自動化できるため、課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
HubSpotを起点とした見積書作成から電子署名依頼までの一連のプロセスを自動化することで、これまで営業担当者が手作業で行っていた定型業務の時間を削減し、入力ミスや送付漏れといったヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。
これにより、営業担当者はリードタイムを短縮して迅速に顧客対応を進められ、本来注力すべき商談の準備や顧客との関係構築といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：見積書作成後に社内承認フローを挟めますか？
A：
はい、可能です。
Yoomには、承認を依頼する機能や担当者へ対応を依頼する機能がございます。
ご興味のある方は以下のリンク先をご覧ください。
Q：GMOサインなど他の電子契約サービスも使えますか？
A：
はい、使えます。
YoomではHubSpotだけではなく、GMOサインなど様々なアプリと連携可能です。
また、フローボットは自由に編集できますので、チャットアプリやメールアプリを追加して、完了通知を行うこともできます。
連携できるアプリにご興味のある方は以下のリンク先をご覧ください。
※オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
※今回のテンプレートはオペレーションを4つ使用しています。
