HubSpotで管理している取引情報をもとに、見積書を作成して署名を依頼する一連の作業に手間がかかっていませんか？
取引ステージが更新されるたびに見積書を作成し、内容を確認してから手動で署名依頼をする作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや送付漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
もし、HubSpotの取引ステージ更新をきっかけに、自動で見積書を作成し、そのまま電子署名サービスへ連携される仕組みがあれば、これらの定型業務から解放されます。
そのうえ、営業担当者はより重要な商談や顧客フォローといったコア業務に集中できる時間を創出できます！
今回ご紹介する自動化はノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはHubSpotの取引データから見積書を自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
HubSpotで取引が指定ステージに進んだら、自動で電子署名付きの見積もりを作成する
試してみる
■概要
HubSpotで管理している取引が特定のステージに進んだ際、手作業で見積もりを作成し、署名を依頼する業務に手間を感じていませんか。 この一連の作業は、入力ミスや対応漏れが発生しやすいだけでなく、コア業務の時間を圧迫する要因にもなります。 このワークフローを活用することで、HubSpotにおける取引ステージの更新を起点とした見積もりの作成から署名者の追加まで、一連のプロセスを自動化し、営業活動の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで見積もり作成や署名依頼を手作業で行っている営業担当者の方
- 見積もり発行から契約締結までのリードタイムを短縮したい営業マネージャーの方
- HubSpotを起点とした営業プロセスの自動化を検討しているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの取引ステージ更新をトリガーに、見積もり作成から署名者追加までが自動で実行されるため、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業による見積もり情報の転記ミスや、署名依頼の対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」および「取引の商品項目を取得」アクションを設定し、見積もりに必要な情報を取得します。
- 次に、取得した情報をもとにHubSpotの「見積もりを作成」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「見積もりに署名者を追加」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーで設定するHubSpotの取引ステージは、「見積中」など自社の営業プロセスに合わせて任意で設定してください。
- HubSpotで見積もりを作成するオペレーションでは、「見積もり名」や「有効期限」などの項目を任意の内容で設定することができます。
■注意事項
- HubSpotとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotの見積書作成・電子署名フローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、HubSpotで取引が指定のステージに進んだ際に、電子署名付きの見積もりを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- HubSpotのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- HubSpotのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
HubSpotで取引が指定ステージに進んだら、自動で電子署名付きの見積もりを作成する
試してみる
■概要
HubSpotで管理している取引が特定のステージに進んだ際、手作業で見積もりを作成し、署名を依頼する業務に手間を感じていませんか。 この一連の作業は、入力ミスや対応漏れが発生しやすいだけでなく、コア業務の時間を圧迫する要因にもなります。 このワークフローを活用することで、HubSpotにおける取引ステージの更新を起点とした見積もりの作成から署名者の追加まで、一連のプロセスを自動化し、営業活動の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで見積もり作成や署名依頼を手作業で行っている営業担当者の方
- 見積もり発行から契約締結までのリードタイムを短縮したい営業マネージャーの方
- HubSpotを起点とした営業プロセスの自動化を検討しているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの取引ステージ更新をトリガーに、見積もり作成から署名者追加までが自動で実行されるため、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業による見積もり情報の転記ミスや、署名依頼の対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」および「取引の商品項目を取得」アクションを設定し、見積もりに必要な情報を取得します。
- 次に、取得した情報をもとにHubSpotの「見積もりを作成」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「見積もりに署名者を追加」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーで設定するHubSpotの取引ステージは、「見積中」など自社の営業プロセスに合わせて任意で設定してください。
- HubSpotで見積もりを作成するオペレーションでは、「見積もり名」や「有効期限」などの項目を任意の内容で設定することができます。
■注意事項
- HubSpotとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：HubSpotのマイアプリ連携
それではここから今回のフローで使用するHubSpotのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomとHubSpotにログインしてください。
HubSpotをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
HubSpotを連携して行えることについてより詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
※HubSpotの電子署名機能など、見積もりを利用するには一部プランへの加入（無料トライアルあり）が必要となりますのでご注意ください。
ご興味のある方は以下のリンク先をご確認ください。
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
HubSpotで取引が指定ステージに進んだら、自動で電子署名付きの見積もりを作成する
試してみる
■概要
HubSpotで管理している取引が特定のステージに進んだ際、手作業で見積もりを作成し、署名を依頼する業務に手間を感じていませんか。 この一連の作業は、入力ミスや対応漏れが発生しやすいだけでなく、コア業務の時間を圧迫する要因にもなります。 このワークフローを活用することで、HubSpotにおける取引ステージの更新を起点とした見積もりの作成から署名者の追加まで、一連のプロセスを自動化し、営業活動の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで見積もり作成や署名依頼を手作業で行っている営業担当者の方
- 見積もり発行から契約締結までのリードタイムを短縮したい営業マネージャーの方
- HubSpotを起点とした営業プロセスの自動化を検討しているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの取引ステージ更新をトリガーに、見積もり作成から署名者追加までが自動で実行されるため、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業による見積もり情報の転記ミスや、署名依頼の対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」および「取引の商品項目を取得」アクションを設定し、見積もりに必要な情報を取得します。
- 次に、取得した情報をもとにHubSpotの「見積もりを作成」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「見積もりに署名者を追加」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーで設定するHubSpotの取引ステージは、「見積中」など自社の営業プロセスに合わせて任意で設定してください。
- HubSpotで見積もりを作成するオペレーションでは、「見積もり名」や「有効期限」などの項目を任意の内容で設定することができます。
■注意事項
- HubSpotとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：HubSpotのトリガー設定
取引が指定のステージに更新されたらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
パイプラインを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から使用したいものを選択してください。
次に取引ステージを設定します。
先ほどと同様に入力欄をクリックし、表示された候補の中からフローボットを起動させたいステージを選択しましょう。
HubSpotの画面に移動し、テストとして利用したい取引のステージを、先ほどYoomの取引ステージの項目で設定したステージに更新しましょう。
今回ご紹介するテンプレートは、HubSpotの取引が指定のステージに更新されたら起動します。
そのため、実際にテストを行うには取引ステージを更新する必要があります。
今回は以下の取引のステージを更新しました。
※今回のテスト利用する取引には、取引と関連付ける項目として、以下の項目にそれぞれ設定を行っています。
このあとのステップでそれぞれ設定した情報を使用します。
取引のステージを更新したらYoomの画面に戻り、テストをクリックします。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
ステップ4：HubSpotの取引情報を取得する設定
取引情報の取得をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントが設定されていることを確認したら次へをクリックしてください。
取引IDにはデフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、取得した値は以下のように入力欄をクリックすることで設定できます。
設定できているのを確認したらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
