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HubSpotで管理している取引情報をもとに、見積書を作成して署名を依頼する一連の作業に手間がかかっていませんか？
取引ステージが更新されるたびに見積書を作成し、内容を確認してから手動で署名依頼をする作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや送付漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
もし、HubSpotの取引ステージ更新をきっかけに、自動で見積書を作成し、そのまま電子署名サービスへ連携される仕組みがあれば、これらの定型業務から解放されます。
そのうえ、営業担当者はより重要な商談や顧客フォローといったコア業務に集中できる時間を創出できます！
今回ご紹介する自動化はノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはHubSpotの取引データから見積書を自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、HubSpotで取引が指定のステージに進んだ際に、電子署名付きの見積もりを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
それではここから今回のフローで使用するHubSpotのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomとHubSpotにログインしてください。
HubSpotをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
HubSpotを連携して行えることについてより詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
※HubSpotの電子署名機能など、見積もりを利用するには一部プランへの加入（無料トライアルあり）が必要となりますのでご注意ください。
ご興味のある方は以下のリンク先をご確認ください。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
取引が指定のステージに更新されたらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
パイプラインを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から使用したいものを選択してください。
次に取引ステージを設定します。
先ほどと同様に入力欄をクリックし、表示された候補の中からフローボットを起動させたいステージを選択しましょう。
HubSpotの画面に移動し、テストとして利用したい取引のステージを、先ほどYoomの取引ステージの項目で設定したステージに更新しましょう。
今回ご紹介するテンプレートは、HubSpotの取引が指定のステージに更新されたら起動します。
そのため、実際にテストを行うには取引ステージを更新する必要があります。
今回は以下の取引のステージを更新しました。
※今回のテスト利用する取引には、取引と関連付ける項目として、以下の項目にそれぞれ設定を行っています。
このあとのステップでそれぞれ設定した情報を使用します。
取引のステージを更新したらYoomの画面に戻り、テストをクリックします。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
取引情報の取得をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントが設定されていることを確認したら次へをクリックしてください。
取引IDにはデフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、取得した値は以下のように入力欄をクリックすることで設定できます。
設定できているのを確認したらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
取引の商品項目を取得をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントが設定されていることを確認したら次へをクリックしてください。
取引IDにはデフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認してください。
確認できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
見積もりを作成をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントが設定されていることを確認したら次へをクリックしてください。
関連付け設定は以下のように、デフォルトで設定されています。
内容を確認し、問題なければ次へ進みます。
※以下の紐づく会社IDのリストのように、取得した値の値の部分が表示されていない場合は項目が設定されておらず空白となっておりますのでご注意ください。
見積もり名、有効期限はデフォルトで設定されていますが、編集可能です。
※動的な日付情報を設定したい場合は、入力欄をクリックし日付タブから選択してください。
※直接入力した場合は入力した値が固定値となりますのでご注意ください。
次に、見積もり言語、決済機能を有効化の項目を設定します。
今回は以下のように設定しましたが、ご自身の状況に合わせて設定してください。
その他の項目について、今回は使用しないため空欄となっておりますが、使用したい方は注釈を確認し設定を行いましょう。
※プルダウンメニューから選ぶと選択した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全ての見積もりの設定に適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックします。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
HubSpotに見積もりが作成されますのでご確認ください。
見積もりに署名者を追加をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントが設定されていることを確認したら次へをクリックしてください。
見積もりID、コンタクトIDはそれぞれデフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認してください。
確認できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
見積もりのコンタクトの箇所にContact Signerと表示されていますのでご確認ください。
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
トリガーをONにしたら実際にフローが起動するか確認してみましょう。
お疲れ様でした！
以上がHubSpotで取引が指定のステージに進んだ際に、電子署名付きの見積もりを自動で作成するフローでした！
HubSpotのAPIを使ったその他の自動化例
HubSpotのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
HubSpotを使った自動化例
取引が成立した際に自動で見積書や契約書を作成したり、フォームからのお問い合わせ情報をコンタクトへ自動登録したりできます。
HubSpotでステータスが更新された後に、チャットツールへ通知を送り情報を共有することも可能です。
HubSpotを起点とした見積書作成から電子署名依頼までの一連のプロセスを自動化することで、これまで営業担当者が手作業で行っていた定型業務の時間を削減し、入力ミスや送付漏れといったヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。
これにより、営業担当者はリードタイムを短縮して迅速に顧客対応を進められ、本来注力すべき商談の準備や顧客との関係構築といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：見積書作成後に社内承認フローを挟めますか？
A：
はい、可能です。
Yoomには、承認を依頼する機能や担当者へ対応を依頼する機能がございます。
ご興味のある方は以下のリンク先をご覧ください。
Q：GMOサインなど他の電子契約サービスも使えますか？
A：
はい、使えます。
YoomではHubSpotだけではなく、GMOサインなど様々なアプリと連携可能です。
また、フローボットは自由に編集できますので、チャットアプリやメールアプリを追加して、完了通知を行うこともできます。
連携できるアプリにご興味のある方は以下のリンク先をご覧ください。
※オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
※今回のテンプレートはオペレーションを4つ使用しています。
