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最近、ビジネスの世界では「AIエージェント」を新しいチームメンバーのように迎える企業が増えてきました。
これまでのAIと違い、自分で考えて複数のアプリを操作し、仕事を最後まで進めてくれるのがAIエージェントの特徴です。本記事では、そのメリットや活用シーンを具体的に紹介します。
「自分でも作れるの？」という疑問に応えるべく、実際に作成して生成AIと性能を比べてみた検証結果も公開しています。
あなたのチームの働き方を変えるヒントが詰まっていますので、ぜひ気軽な気持ちで読んでみてください。
[Yoomとは]
商談メモから顧客の潜在的な課題を分析し、最適な提案構成案をGoogleドキュメントへ自律的に作成するAIワーカーです。自社商材の強みを活かした説得力の高い骨子を効率的にまとめられるので、提案活動の質を維持しつつ作成時間を短縮したい営業担当者やチームにおすすめです。
ヒアリングメモを分析し、Notionのナレッジを基に提案シナリオやGmailの下書きを自律的に作成するAIワーカーです。提案の質向上とフォローアップの迅速化により、営業活動の効率を最大化できるので、商談後の準備時間を削減し、顧客対応に専念したい営業担当者におすすめです。
AIエージェントとは、あらかじめ設定された目標（ゴール）に向かって、自律的に計画を立てて行動するAIシステムのことです。
ユーザーが「〇〇をしてほしい」と大まかな指示を出すだけで、AI自身が「そのためにはどのような手順を踏むべきか」「どのツールを使えばよいか」を考え、必要なアクションを自動で実行してくれます。
例えば、「明日の商談の準備をしておいて」と伝えるだけで、企業のWebサイトから最新ニュースを検索し、過去の取引履歴をCRMから抽出し、要約したメモをチャットで送信するところまでを一手に引き受けます。
人間が細かく手順を指示しなくても、AIが能動的に働いてくれるのが最大の特徴と言えます。
しかし、最新の汎用AI単体であっても、自社特有の複雑な業務ルールを毎回プロンプトで正確に指示し、安定して実行させるには手間や専門的な調整が必要です。
ビジネス現場に最適化されたAIエージェント（Yoomなど）の決定的な違いは、「ノーコードで高度な業務フローを構築し、社内固有のマニュアルに完全に準拠して安定稼働させられる」点にあります。属人的なチャットでの指示なしに、バックグラウンドで確実に業務を完遂させる仕組みづくりにおいて、特化型のAIプラットフォーム優位であるといえます。
これまでのITツールやRPAでも業務効率化は進められてきましたが、例外的な処理に弱く、あらかじめ決められたルール通りの単純作業しか自動化できないという課題がありました。
現在、AIエージェントは「当たり前に活用されるデジタル従業員」へと進化し、文脈を理解して柔軟に判断を下す必要がある複雑な業務まで任せられるようになっています。
さらに、YoomのようなノーコードでAIエージェントを構築できるハイパーオートメーションツールが普及したことで、エンジニアでなくても現場の担当者自身が手軽に高度な業務自動化を実装できるようになったことが、普及を力強く後押ししています。
AIエージェントを企業が導入することで、これまでの面倒だった作業をAIに一任できるほどの大きな恩恵を受けることができます。
ここでは、AIエージェントが業務の効率化を叶える具体的な4つのメリットについて、詳しく見ていきましょう。
たとえば、顧客からの問い合わせ対応一つをとっても、メールで受信し、内容をCRM（顧客管理システム）に登録し、社内のチャットツールで担当者にメンションを送るといった具合に、複数のツールをまたぐ作業が発生します。
AIエージェントを導入すれば、これらのアプリ間をシームレスに連携し、データの転記や通知を全自動で行うことができます。これにより、アプリを切り替える手間や作業時間が削減され、業務全体のスピードが向上する結果に繋がります。
AIエージェントは24時間365日休むことなく働き続けます。
深夜や休日に届いた急ぎの問い合わせに対しても、AIエージェントが内容を解析し、あらかじめ用意したマニュアルに基づいて一次回答を送信したり、緊急度を判定して適切な担当者のスマートフォンにアラートを飛ばしたりすることが可能です。
顧客をお待たせする時間が短縮されることで、顧客満足度（CS）の向上に直結するだけでなく、海外のクライアントと時差がある場合でもスムーズなコミュニケーションを実現できるという強力なメリットがあります。
特に月末の請求処理や大量のデータ集計など、疲労が溜まりやすいタイミングでの作業はミスの発生確率が高まりやすいでしょう。
しかし、AIエージェントにこれらの定型業務を任せることで、人間特有の「うっかりミス」を減らすことができます。また、誰が担当しても同じ品質で処理できるため、業務の属人化を防ぐことにも繋がります。
正確な処理が常に担保されることで、組織全体の業務品質が均一化し、手戻りによる時間のロスを削減できる点も見逃せません。
これまでは、商談の準備や会議の議事録作成、データ収集といった作業に1日の大半を奪われていた担当者も、AIエージェントを活用することで、顧客との対話や新規プロジェクトの企画、マーケティング戦略の立案といったクリエイティブな仕事に注力できるようになります。
結果として、従業員のモチベーション向上や企業全体の効率向上に繋がり、単なる時間短縮にとどまらない大きな成果を生み出すことが期待できます。
AIエージェントによるメリットを理解したところで、営業、人事、カスタマーサポート、経理とそれぞれの部門でどのような活用方法で役立っているのかを見ていきましょう。
お客さまと話すこと以外にも、調べ物や書類作りなど意外と手間がかかるものです。AIを使えば、これらをまるごと任せられます。
人に関わる仕事こそAIの得意分野です。
「早く、正しく答えなきゃ」というプレッシャーの強い現場でもAIが活躍します。
毎月の締め作業で、数字と格闘する時間を大幅にカットできます。
ここからは、実際にYoomの「AIワーカー」機能を使って、営業事務を担当するAIエージェントを作成し、業務がどれだけ効率化されるかを検証してみたいと思います。
YoomのAIワーカーは、特定の役割を与えられた「あなた専用のAI社員」として働く画期的な機能です。まずはどのような設定を行うのか、具体的な手順をご紹介します。
[Yoomとは]
単なるツール連携の枠を超え、自ら考え、判断し、実行する能力を持っているため、まるで優秀なアシスタントを一人雇ったかのような感覚で業務を任せることができます。
さらに、使えば使うほど自社の業務プロセスに適応し、より複雑な指示にも対応できるようになるのが特徴です。
エンジニアでなくても直感的な操作で育成できるため、日々の業務効率化に直結する頼もしい存在として、多くの企業で導入が進んでいます。
まずはYoomのダッシュボードからAIワーカーの新規作成画面を開きます。
今回は営業チームのサポートを目的とするため、AIワーカーの名前を「営業サポート担当AI」としました。
名前は後に変更ができますが、パッと見て作業内容がわかるような名前を付けてあげることがおすすめです。
今回は「営業メンバーの商談準備やデータ入力をサポートする優秀な事務アシスタントです。顧客からの連絡内容を的確に把握し、チームへの迅速な共有とシステムへの正確な記録を行ってください。」と定義しました。
ここを詳細に記載することで出力結果に生じるブレを少なくすることができます。
次へをクリックすると、詳細設定の画面が表示されます。
説明部分には、どんな支援をしてくれるAIワーカーなのかが他のユーザーにわかるような内容を入力しましょう。
今回は営業事務という役割に合わせて、「Gmail」で受け取った顧客情報の更新メールに返信を行い、「Salesforce」の顧客情報を更新し、「Slack」にて通知を行うという3つのツールを連携していきます。
ここからGmailを検索します。
次に、アカウント情報の登録とアクションの設定です。
下記は、すでに1つアカウントがAIワーカーと紐づいている状態ですが「連携アカウントを追加」から別のアカウントを追加できます。
アクションはメールを送る、メールを検索、特定のメッセージを取得を選択します。それぞれ意味合いとしては
といった役割となります。
また、それぞれ右側の矢印ボタンをクリックすると詳細な設定を行うことができます。
AIにすべて対応を任せることもできますが、必要に応じて明示的に設定を行いましょう。
今回は返信を行うメールアドレスと、メールの検索にゴミ箱やスパムを含まないようにする設定だけ実施しました。それ以外はAIワーカーに状況を見て判断してもらいます。
※Salesforceはチームプラン以上でのみご利用いただけるアプリとなっています。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができますので、ぜひお試しください！
連携するアカウント情報を設定したら、今回は取引先一覧の取得と、取引先のレコードの更新に関する項目の選択を行います。
また、各項目にて右側の矢印ボタンをクリックすることでマイドメインURLを設定することができます。
AIワーカー起動時にマイドメインURLを連携することでも動作しますが、毎回入力する手間を省きたい方は下記にて設定しておきましょう。
アクションは「チャンネルにメッセージを送る」を選択します。
アクションの詳細設定は、通知先のチャンネルIDだけ候補から指定して、メッセージの内容はAIに任せることにしました。
これで、AIワーカー内で使用する3つのアプリの設定が完了しました。
AIワーカーが業務を迷わず遂行できるように、行動のルールを記した「マニュアル」を設定します。
マニュアル作成におけるコツ・Tipsとして、人間にお願いする時と同じように、条件や手順を「構造化して詳しく記載する」ことが重要です。
例えば、
といった具合に、ステップ形式で箇条書きにします。
また、「もし氏名が記載されていなければ、修正内容の確認を行う」といった条件分岐を含めておくと、イレギュラーな事態にも柔軟に対応できるようになり、AIエージェントの精度が高まります。
以下のような点を意識して設定を行っています。
このように、「手順・出力形式・通知方法」までを一貫して定義することで、AIが安定して業務を実行できるマニュアルとなります。
特に、間違った情報で更新を行わないよう、不明点がある場合は勝手に推測して進めないように指示しています。
マニュアルの作成については、以下のヘルプを参考にしながら作成してみてください。
「harusara株式会社の顧客情報を更新して」と指示を送信しました。
もし、設定内容に不備や不足している情報があれば、チャット形式でエラーとして記載されるため、内容に沿って修正を行いましょう。
以下のエラーは前章でも触れましたが、SalesforceのマイドメインURLを設定していない旨のエラーとなります。
テストがうまくいくと、各ツールを使用して作業が進んでいく様子が確認できます。
テストが完了し、Salesforceの更新、Slackへの通知、Gmailでの返信が実施されたことが確認できました。
AIエージェント（Yoom AIワーカー）と、通常のAI（ブラウザ版のChatGPT等）を使って、使い勝手や業務効率化の度合いにどのような違いがあるかを比較検証しました。
メールを受け取り、Salesforceの更新、Slackへの通知、メールの返信を行うのはどちらが早いでしょうか？
1分程度で2パターンの返信内容が作成されました。
ブラウザ版のChatGPTでは文面の確認とともに複数のテイストで返信用の文章が作成されるため、相手との関係値によって使用する文面を選ぶことができます。
ですが、ChatGPTでできるのは文案の作成までとなります。
それ以上のシステムとの連携については複雑なAPI設定をエンジニアに依頼し、システムとして構築する必要が出てきます。
また、ChatGPT単体でもアプリの操作は可能となってきていますが、業務ルールへの完全な準拠や、複数のSaaSをまたぐ複雑なフローをノーコードで『確実かつ安定して』実行・管理する点においては、AIエージェントに優位性があるといえます。
作成したAIワーカーならメールの検索から返信までを自動で実施してくれます。今回は自動で返信を行うように設定していますが、一度文案を出力させて、担当者が確認を行ってから返信を行うようにフローを作成することも可能です。
AIエージェントは24時間365日稼働してくれるため、私たち人間はより創造的で付加価値の高い業務に専念できるようになります。
一方で、推測で勝手に作業を実施してしまうことを防ぐために、人の手での詳細な設定や、実運用前の検証なども必要となります。
まずは全てをAIエージェントに任せるのではなく、日々の少し面倒な社内へのチャットツールでの通知や、定型的なメール文の作成など身近なタスクから効率化していくことをお勧めします。
AIエージェントを上手く使いこなし、生産性や作業効率の向上に役立てていきましょう！
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