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カスタマーサポート業務を担う方にとって、現在のサポート体制における正確な情報を迅速に把握することは安定したサポート対応にも直結し、業務を行う上での重要な項目の一つとなっていることでしょう。
Yoomを活用してIntercomとAirtableのアプリを連携し、情報が自動反映されることにより、正確な情報共有と情報の一元管理が実現します。
本記事では、Intercomで新しい会話が作成された際にAirtableに自動でレコードを作成する自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
この自動化により、手動作業の削減と迅速な対応が可能となり、業務の効率化を図れます。
Intercomで新しい会話が作成されると、その内容をもとにAirtableに自動でレコードが作成されるので、問い合わせ内容や顧客情報を一元管理できます。
例えば、Intercomへ顧客からの技術的な影響に関する質問があった際に、開発チームに対し、Airtableを介して情報共有することで、迅速な問題解決につなげられるでしょう。
情報の一元管理が可能になることで、担当者が顧客情報や問い合わせ内容を共有でき、複数のアプリを横断して確認作業を行わずに済みます。
Airtableで自動作成された問い合わせ情報を迅速に確認できるため、担当者は次のアクションに取り掛かるまでの時間を短縮できるでしょう。
一例として、Intercomで顧客対応トラフィックが急増した場合、Airtable側にその内容が素早く反映されるため、サポートチームのメンバーはリソース管理に迅速に対応できるようになります。
サポートスタッフが電話対応中であっても、リアルタイムで過去の応対内容を確認することで、現在の顧客対応にその情報を反映する、というようなスムーズな対応を実現できるかもしれません。
情報の自動反映により、Airtable側の手入力が不要になるため、カスタマーサポート担当者の作業負担が軽減されます。
例として、従来の手動作業では転記ミスが発生する可能性もありました。
このフローを導入することで、Intercomで登録した内容がそのままAirtableに追加されるため、このようなエラーを最小限に抑えることができます。
エラーが削減できた分、担当スタッフが業務に集中できる環境を整えることができるでしょう。
では、「Intercomで新しい会話が作成されたらAirtableにレコードを作成する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
Intercomで新しい会話が発生した際IntercomのAPIでその情報を取得し、AirtableのAPIを経由して自動でAirtableに記録することで実現することが可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
Intercomでの顧客対応後、その会話履歴をAirtableに手作業で入力・管理する業務に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、入力漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Intercomで新しい会話が作成されると同時に、Airtableへ自動でレコードが作成されるため、こうした課題をスムーズに解消し、顧客情報の管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
(1)まずはIntercomをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からIntercomを検索してください。
(2)Intercomのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
(3)「アクセス名」と「アクセストークン」を入力し、［追加］をクリックしてください。
これでIntercomの接続は完了です。
Intercomのマイアプリ連携方法はこちらのページも確認してください。
(4)次はAirtableを接続しましょう。
Intercomの新規接続と同じようにアプリを検索します。
(5)Airtableのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリック後、「＋ペースを追加」から該当するワークスペースを選択して、「アクセスを許可する」をクリックします。
Airtableのマイアプリ登録方法については、こちらのページもご確認ください。
クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
Intercomでの顧客対応後、その会話履歴をAirtableに手作業で入力・管理する業務に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、入力漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Intercomで新しい会話が作成されると同時に、Airtableへ自動でレコードが作成されるため、こうした課題をスムーズに解消し、顧客情報の管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは2つです。
(1)まず、トリガーとなるIntercomの設定を行います。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Intercomで新しい会話が作成されたらAirtableにレコードを作成する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)1つ目のアクション「新しく会話が作成されたら」をクリックしましょう。
(3)連携するIntercomのアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(4)次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
(5)設定後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップで以下のようなアウトプットを取得できます。
（内容は一例です。）
(1)最後に、2つ目のアクション「レコードを作成」をクリックします。
(2)連携するAirtableのアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)「ベースID」、「テーブルIDまたは名前」を、注釈に沿って設定を行いましょう。
(4)『フィールド情報』の「フィールド名」と「値」にも情報を入力します。
以下の画像のように、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
（例として、「値」の項目に、前ステップから取得した【会話ID】を設定しています。
設定する値を追加したい場合には、『＋フィールド情報を追加』をクリックして、情報を追加設定していきましょう。）
(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
今回のフローを取り入れることで、以下の画面のようなレコードがAirtable側で作成されます。
（以下はテスト画面です。）
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
Intercomでの顧客対応後、その会話履歴をAirtableに手作業で入力・管理する業務に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、入力漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Intercomで新しい会話が作成されると同時に、Airtableへ自動でレコードが作成されるため、こうした課題をスムーズに解消し、顧客情報の管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもIntercomを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
Intercomを使用して顧客とのコミュニケーションを管理している方におすすめのフローです。
顧客情報が迅速にHubspotに登録されるので、営業活動や顧客対応の効率化が目指せます。
情報の自動登録により、手動でのコンタクト登録作業が省略できます。
■概要
Intercomで新しく会話が作成されたらHubspotにコンタクトを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客とのコミュニケーションを頻繁に行う必要がある方
2.手動での顧客情報の登録や更新を減らし、自動化したいと考えている方
3.IntercomとHubspotを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・顧客情報が迅速にHubspotに登録され、営業活動や顧客対応の効率を大幅に向上させることができるからです。
・手動でのコンタクト登録作業が不要になり、業務の効率が向上します。
■注意事項
・Intercom、HubspotそれぞれとYoomを連携してください。
Asanaでタスク管理をしている場合、Intercomの会話情報をそのままタスクとして追加したいと考えている方におすすめのフローです。
Intercomの会話情報をAsana側にタスクとして自動追加できるので、効率よくタスク管理を進めることができます。
■概要
Intercomで新しい会話が作成されたらAsanaに会話情報をタスクとして追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Intercomを業務で使用している方
・Intercomで顧客とやり取りをすることが多い方
・顧客対応の効率化でIntercomを利用しているカスタマーサポート担当者
2.Asanaを活用して業務を進めている方
・Asanaでタスク管理をしている方
・Intercomの会話情報をAsanaにタスクとして追加したい方
■このテンプレートを使うメリット
Intercomは顧客とのやり取りを効率化できるツールです。
しかし、Intercomの会話情報をAsanaにタスクとして追加したい場合、両ツールを行き来する必要があり、手間だと感じているかもしれません。
Asanaでタスク管理をしている場合、Intercomの会話情報をそのままタスクとして追加したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Intercomの会話情報を自動でAsanaタスクとして追加することができるため、スピーディーにタスク管理を進めることができます。
また、チャットツールと連携することで、Asanaに追加されたタスクをメンバーに通知することもできるため、チーム内の共有をスムーズに行うことが可能です。
■注意事項
・Intercom、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
作業の自動化により、データが自動反映されるので、転記作業が不要となり、担当者の作業負担を軽減します。
また、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を抑制できます。
■概要
Intercomの新しい顧客との会話をその都度CRMツールに手動で情報を入力する作業は、手間がかかる上に登録ミスや漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Intercomで新しい会話が作成されたタイミングをトリガーとして、自動でサスケに顧客情報が登録されるため、顧客情報管理の精度を高めることにも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
今回紹介したIntercomとAirtableの連携により、問い合わせ内容の自動反映が行われるようになり、担当者の情報把握が迅速になることで、顧客対応の効率化が実現できます。
また、手作業の削減により、これまで担当者にかかっていた負担が軽減されます。
これにより、顧客満足の向上や日常業務の効率化が期待できるでしょう。
ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
