ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらBoxに申請書類のPDFをアップロードする

■概要

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されるたびに、手作業で申請書類をダウンロードしてBoxへアップロードしていませんか？
この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、アップロード漏れなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローでの承認をきっかけに、関連する申請書類が自動でBoxに保存されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• ジョブカン経費精算・ワークフローでの申請書類の管理に手間を感じている経理担当者の方
• 承認後の書類を手作業でBoxにアップロードしており、ミスの発生に課題を感じている方
• 経費精算フロー全体のDXを推進し、業務の属人化を防ぎたいと考えている管理部門の方

■このテンプレートを使うメリット

• ジョブカン経費精算・ワークフローでの承認後、自動でBoxに書類が保存されるため、手作業でのファイル操作にかかっていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルのダウンロードミスや、Boxへのアップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとBoxをYoomに連携します。
2. 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「特定のフォームIDの申請が承認されたら」を設定します。
3. 次に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「申請の詳細情報を取得（汎用フォーム）」を設定し、承認された申請の情報を取得します。
4. 続いて、同じくジョブカン経費精算・ワークフローの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、申請に添付された書類をダウンロードします。
5. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」を設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• ジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定で、申請フォームのIDを任意で設定してください。
• ファイルの保存先として設定しているBoxは、ご利用の環境に合わせて他のクラウドストレージアプリに変更することが可能です。

■注意事項

• ジョブカン経費精算・ワークフロー、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。