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データ管理をkintoneで行い、チャットツールにDiscordを活用しているのであれば、kintoneとDiscordのアプリ連携がおすすめです！
kintoneを活用して共同で行っている場合、特定のデータに対して質問や確認などのコメントが追加されることはありませんか？これに気付けないと、業務が滞ってしまう可能性がありますよね。
このような時こそkintoneとDiscordを連携して、kintoneにコメントが投稿されたことをリアルタイムでDiscordに通知しましょう！
コメントの内容がそのままDiscordに送信されるため、見落としを防ぎやすくなるだけではなく、コミュニケーションの円滑化も期待できます。ぜひご活用ください。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「kintoneでコメントが投稿されたらDiscordに通知する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
まず、特定のアプリにコメントが投稿されるとkintoneのAPIを利用してデータを取得します。
その後、DiscordのAPIを利用してそのデータを受け取り、特定のチャンネルに送信可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に導入可能です。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
■概要
kintoneでコメントが投稿されたらDiscordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを日常的に利用している部署
・kintoneへのレコード追加をリアルタイムで把握したい方
・kintoneの更新情報をチームメンバーに迅速に共有したい方
・kintoneの特定アプリへのレコード追加を起点にDiscordで通知を受け取りたい方
2.チームリーダー・マネージャー
・kintoneの更新状況を把握してチームの進捗管理に役立てたい方
・kintoneの特定アプリへの重要なコメント投稿を見逃したくない方
・Discordで通知を受け取ることでkintoneの情報をより手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
地理的に分散したチームや外出が多いメンバーとのコミュニケーションは、従来の対面型コミュニケーションと比較して頻度や質の低下が懸念されます。
Discordへの自動通知は非同期コミュニケーションを促進して、場所や時間を選ばずにプロジェクト関連情報を共有することを可能にします。例えば、海外拠点のメンバーが深夜にkintoneにコメントを追加した場合でも、国内のメンバーは翌朝Discord上で通知を受け取り、すぐに内容を確認することができます。これにより、リモートワーク環境下でも円滑なプロジェクト進行に貢献することができます。
■注意事項
・kintone、DiscordのそれぞれとYoomを連携させてください。
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.検索する
kintoneを検索します。
2.必須項目の入力
画像のように表示がされたら、必須項目を入力していきます。
詳しくはkintoneのマイアプリ連携についてのページをご確認ください。
3.追加する
必須項目が入力できたら、右下の追加をクリックします。
上記の表示が出たら連携完了です。
1.検索する
Discordのアイコンを選択します。
2.必須項目の入力
Discord Developer PortalからBotトークンを取得し、アクセストークンに入力します。
詳しくはDiscordのマイアプリ連携についてのページをご確認ください。
3.追加する
必須項目が入力できたら、右下の追加をクリックします。
上記の表示がされれば連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
■概要
kintoneでコメントが投稿されたらDiscordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを日常的に利用している部署
・kintoneへのレコード追加をリアルタイムで把握したい方
・kintoneの更新情報をチームメンバーに迅速に共有したい方
・kintoneの特定アプリへのレコード追加を起点にDiscordで通知を受け取りたい方
2.チームリーダー・マネージャー
・kintoneの更新状況を把握してチームの進捗管理に役立てたい方
・kintoneの特定アプリへの重要なコメント投稿を見逃したくない方
・Discordで通知を受け取ることでkintoneの情報をより手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
地理的に分散したチームや外出が多いメンバーとのコミュニケーションは、従来の対面型コミュニケーションと比較して頻度や質の低下が懸念されます。
Discordへの自動通知は非同期コミュニケーションを促進して、場所や時間を選ばずにプロジェクト関連情報を共有することを可能にします。例えば、海外拠点のメンバーが深夜にkintoneにコメントを追加した場合でも、国内のメンバーは翌朝Discord上で通知を受け取り、すぐに内容を確認することができます。これにより、リモートワーク環境下でも円滑なプロジェクト進行に貢献することができます。
■注意事項
・kintone、DiscordのそれぞれとYoomを連携させてください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】kintoneでコメントが投稿されたらDiscordに通知する」をクリックします。
3.アプリトリガー
kintoneのアイコンの「コメントが書き込まれたら」を選択してください。
次へ進みます。
4.Webhookの設定
kintoneのWebhook設定ページを確認し、設定を行いましょう。
これにより、kintoneのコメントが追加されたらリアルタイムでDiscordに通知されるようになります。
5.コメントの追加とテストの実行
kintoneでコメント追加しましょう。
その後、Yoomの画面に戻り、テストボタンをクリックします。テスト成功の表示がされたら保存を押しましょう。
1.アプリと連携する
Discordのアイコンの「Discordに通知する」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
2.チャンネルIDの入力
チャンネルIDを設定します。
ボックス下部の捕捉のとおりに入力してください。
3.メッセージ内容の設定
続けてDiscordに投稿するメッセージを設定します。ボックスをクリックしましょう。
赤枠をクリックします。
kintoneのデータが選択できるため、挿入したいデータをクリックしてください。
挿入できると画像のようになります。
4.テストの実行
他にも追加したいデータがある場合は同様に挿入しましょう。挿入したデータは記号などを用いて見やすくすることをおすすめします。
画像のように設定が完了したら、画面下にあるテストボタンを押します。
テスト成功の表示がされたら設定は完了です。保存をしましょう。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
kintoneでコメントが投稿されたらDiscordに通知する
■概要
kintoneでコメントが投稿されたらDiscordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを日常的に利用している部署
・kintoneへのレコード追加をリアルタイムで把握したい方
・kintoneの更新情報をチームメンバーに迅速に共有したい方
・kintoneの特定アプリへのレコード追加を起点にDiscordで通知を受け取りたい方
2.チームリーダー・マネージャー
・kintoneの更新状況を把握してチームの進捗管理に役立てたい方
・kintoneの特定アプリへの重要なコメント投稿を見逃したくない方
・Discordで通知を受け取ることでkintoneの情報をより手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
地理的に分散したチームや外出が多いメンバーとのコミュニケーションは、従来の対面型コミュニケーションと比較して頻度や質の低下が懸念されます。
Discordへの自動通知は非同期コミュニケーションを促進して、場所や時間を選ばずにプロジェクト関連情報を共有することを可能にします。例えば、海外拠点のメンバーが深夜にkintoneにコメントを追加した場合でも、国内のメンバーは翌朝Discord上で通知を受け取り、すぐに内容を確認することができます。これにより、リモートワーク環境下でも円滑なプロジェクト進行に貢献することができます。
■注意事項
・kintone、DiscordのそれぞれとYoomを連携させてください。
Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
例えば、今回紹介した自動化を、よりニーズに沿ったものにアレンジすることも可能です。
kintoneとDiscordの連携は、コメントの追加を知らせる以外にも活用可能です。
連携アカウントとアクションを選択画面にてプルダウンから選ぶことができます。
取りこぼしたくないデータをDiscordに通知すれば、データ管理の正確性を向上できるかもしれません。
毎日、毎週など、決まった日時でフローを起動することもできます。
月次締めデータなどを一度に取得してDiscordに通知すれば、データの見通しなどが防げる可能性が高まるでしょう。
他にkintoneとDiscordを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.kintoneにレコードが追加されたら、Discordに通知する
レコードの追加をDiscordに知らせることも可能です。新しいデータに気が付きやすくなることで、業務効率の向上が見込めるでしょう。
■概要
kintoneで顧客情報や案件情報を管理しているものの、更新情報をチームに共有する際、手作業での通知に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、kintoneに新しいレコードが追加されると、その内容が自動でDiscordに通知されます。手作業による通知の手間や、連絡漏れといった課題を解消し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに通知する
契約書の内容を読み取ってkintoneへ自動格納できます。さらにはDiscordにその旨が通知されるため、契約締結後のフローへスムーズな移行が可能かもしれません。
■概要
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Gmailを利用して重要な契約書類を受信している方
・契約書の管理を効率化し、見逃しやミスを減らしたいと考えている方
2.kintoneを活用してデータ管理を行っている企業
・契約書を自動的にkintoneに追加し、データ管理を一元化したいと考えている方
3.Discordをコミュニケーションツールとして活用しているチーム
・Discordを日常的に使用しており、重要な通知や情報を迅速に把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに通知するというフローを利用すれば、いくつかのメリットを享受できます。
まず、手入力の手間が省け、作業の正確性が向上します。
さらに、kintoneへの自動追加により、データの一元管理が実現しますので、情報の検索や閲覧が容易になります。
また、Discordへの通知機能を活用することで、チーム内での情報共有がスピーディに行えるため、コミュニケーションの円滑化につながるでしょう。
■注意事項
・Gmail、kintone、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
3.kintoneにレコードが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成
レコードを追加するたびにGoogle Driveにフォルダを作成します。取引先企業の追加、新規従業員登録、契約した案件別などのフォルダとして活用可能です。
■概要
HubSpotでフォームが送信されたらDiscordに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. HubSpotを使ってリード情報管理や顧客対応を行っている方
・リード情報の収集や問い合わせ受付のフォームをHubSpotで作成している方
・フォーム送信後のフォローアップを迅速化したい方
・手動でのデータ転記や連絡の手間を省きたい方
2. 業務でDiscordを利用している方
・Discordを使ってチームのコミュニケーションをとっている方
・他のアプリからの情報をDiscordで受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを活用することで、フォームの回答情報をスムーズに共有できます。マーケティング担当者によるデータ分析、営業担当者によるリードへのアプローチ、カスタマーサポート担当者による問い合わせ対応など、それぞれのフォローアップの迅速化が可能になります。また、自動通知によって転記が不要となるため、入力ミスや連絡漏れを防ぐことができます。
■注意事項
・HubSpot、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
今回の連携により、kintoneに追加されたコメントがDiscordへリアルタイム送信されるため、異なる部署間の連携がスムーズになるかもしれません。
例えば、営業アシスタントの方がkintoneに入力したデータについて経理部が質問をしたい場合、そのデータに直接コメントをするだけで、どのアプリの、どのレコードに対し、誰が、いつ、どのようなコメントをしたのかDiscordに送信されます。
これにより、メッセージを受け取る側は無駄なく情報を把握できるため、的確な返信が行いやすくなる可能性が高まるでしょう。
また、返信の際はDiscordにスレッドを作成することでも返信可能になります。kintone上では説明しきれない詳細なやり取りも可能なため、業務上のコミュニケーションが取りやすくなるはずです。
kintoneとDiscordを連携して、コメントの通知を自動化すれば、コメントチェックの効率が向上する可能性があります。
例えば、kintoneにコメントが追加されていても気付かない場合はありませんか？とは言え、見落としを防ぎたくないからと何度もkintoneにコメントチェックをしに行くのは、あまり効率的ではないかもしれません。
このような時こそkintoneとDiscordの連携の出番です！幾度もkintoneにコメントチェックをしに行かずとも、Discordの通知のみを気にかければいいため、作業効率の向上が期待できるでしょう。
kintoneにコメントが追加されると、リアルタイムDiscordにメッセージが送信されます。そのため、これまで以上にコミュニケーションが活発に行えるかもしれません。
例えば、1時間前のコメントに気が付いて返信をしたけれど、その返信に対する返事がさらに1時間後の場合、まるで時差がある相手と会話をしているような状態ですよね。スピード感のあるコミュニケーションの方が話が弾みやすく、業務にスピード感が出るのではないでしょうか。
しかし、Discordにリアルタイムでメッセージが届くようになれば、このようなラグの発生は最低限に抑えられるはずです。
これにより、今まで以上に返信速度がアップする可能性があり、コミュニケーションが円滑に進みやすくなることが期待できます。
kintoneとDiscordの連携は、コメントの見落としを防ぎやすくなるだけではなく、コミュニケーションが促進する可能性も秘めています。コメントが追加されたことがリアルタイムで送信されれば、これまで以上に素早いレスポンスが実現できるかもしれません。
今回紹介したアプリ連携は、プログラミング不要で可能です。Yoomはクリックだけで設定が完了するテンプレートも多数あり、気軽に業務フローを自動化できます。
そのため、今まで自動化の導入を諦めていた方でも取り入れやすいため、ぜひこの機会にお試しください。
