ビジネスでは膨大なメールのやり取りが日常的に行われています。しかし、重要な情報が埋もれてしまい、効率よく管理・活用できないと感じる場面も多いのではないでしょうか？
そこでおすすめしたいのが、メールの文章からキーワードを抽出し、Microsoft Excelに格納する方法です。
この仕組みを導入すれば、データ整理や分析が簡単になり、業務全体の効率化につながるでしょう。
本記事では、この連携による具体的なメリットと連携方法を詳しく解説します。
データを活かしてよりスマートな業務環境を目指したい方は、ぜひ参考にしてください！
メール内容を一つひとつ手作業で確認し、Excelに入力する業務は、時間と手間がかかるうえに、ミスが生じる可能性もあります。しかし、キーワード抽出とMicrosoft Excel格納を自動化することで、こうした課題を解消できるでしょう。
例えば、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やAPIツールを活用すれば、メール受信後、自動的に必要なデータをMicrosoft Excelに転記できます。こうしたプロセスにより、従業員の作業時間を数時間単位で削減し、その分を戦略的な業務に充てることができるでしょう。
Microsoft Excelは単なるデータ保存ツールではなく、分析用データの作成にも優れたツールです。
メールから抽出されたキーワードをMicrosoft Excelに格納することで、データ分析の土台が整いやすくなります。
例えばよく使われるキーワードの頻度を分析すれば、顧客が何を重要視しているのかを把握しやすくなります。これを元に商品改善やサービスの質向上にもつながるでしょう。また、Microsoft Excelのピボットテーブルやグラフ作成機能を活用することで、データの視覚化ができるでしょう。
Microsoft Excelは、ほとんどのビジネスパーソンが使い慣れているツールであり、共有のしやすさにおいても優れています。
抽出したキーワードをExcel形式で保存しておけば、社内外の関係者と簡単に情報共有が可能です。
例えば、問い合わせ内容をMicrosoft Excelにまとめ、チーム全体に配布することで、全員が同じ情報を共有しながら業務を進めることができるでしょう。
この仕組みは、リモートワークやハイブリッドワークが普及しているビジネス環境において特に役立つでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、メールの文章からキーワードを抽出し、Microsoft Excelに格納する方法を説明します。
[Yoomとは]
YoomのAI機能を使い、メールが受信されると、自動でメール文章からキーワードを抽出し、Microsoft Excelに格納できます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Microsoft Excelをクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
(3)サインイン画面から、お持ちのアカウントでログインをします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにMicrosoft Excelが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
メールトリガーの「メールを受信したら」をクリックします。
(2)「メールトリガーの条件設定」画面から、赤枠に任意の文字列を入力し、メールアドレスを作ります。
「＋トリガー条件を追加」をクリックし、条件を設定します。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「メールトリガーをテスト」画面から、トリガー条件に合うメールを受信用のアドレスに送信し、
「テスト」をクリックします。
「テスト」が完了したら、「保存する」をクリックします。
(1)次にAI機能を使い、テキストからデータを抽出します。
「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
(2)「アクションを選択」画面から「変更する」をクリックします。
テキストの文字数に応じて変換タイプを選択してください。
選択が完了したら、「次へ」をクリックします。
(3)「詳細を設定」画面から、対象のテキストを入力します。
アウトプットから選択することでメールトリガーの情報を引用することができます。
下へ進み、抽出したい項目を直接入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(1)次にMicrosoft Excelと連携してレコードを追加します。
「レコードを追加する」をクリックします。
(2)Microsoft Excelの「データベースの連携」画面から、Microsoft Excelと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを追加する」のままで「次へ」をクリックします。
(3)ファイルの保存場所、ドライブID、ファイル名（任意）、アイテムID、シート名、テーブル範囲を入力します。ドライブID、アイテムID、シート名は下の画像のように候補から選択ができます。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(4)「データベース操作の詳細設定」画面から、追加するレコードの値をアウトプットを使って入力します。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(5)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「メールの文章からキーワードを抽出し、Microsoft Excelに格納する」フローボットの完成です。
Yoomでは他にもMicrosoft Excelを使った自動化の例がありますので、いくつかご紹介します。
1.フォーム回答された内容で、Microsoft Excelで見積書類を発行し、メールで送付する
このフローを活用することで、フォームの内容を基にMicrosoft Excelの雛形で見積書を自動で作成し、メールで送付できます。一連の動作がすべて自動化されるため、業務効率の向上が期待できます。
2.アンケートフォームに回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加しMicrosoft Teamsに通知する
アンケートフォームに回答があると、自動でMicrosoft Excelに回答内容を追加してMicrosoft Teamsに通知されます。これにより、Microsoft Excelに転記する手間を省き、Microsoft Teamsですぐに把握できます。
3.フォームで回答されたPDFから特定の文字列を抽出して、エクセルで請求書を作成しメールで送付する
フォームに添付された回答やファイル情報を読み取り、自動でMicrosoft Excelの請求書類を作成してメールを送付します。これにより、一連の動作を自動化できます。このフローはMicrosoft Excelで請求書を作成し、メールで送付している営業や経理担当者におすすめです。
さらに、Microsoft Excelを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
Microsoft Excelを使用したフローボットテンプレート一覧
メールからキーワードを抽出し、Microsoft Excelに格納する仕組みは、データの整理、業務効率化、分析の容易化、他システムとの連携、情報共有の促進など、幅広いメリットをもたらしてくれそうです。
これにより膨大な情報の中から必要なデータを素早く活用できる環境が整い、日常業務がよりスムーズに進むでしょう。
特に、Excelの柔軟性を活かしてデータを可視化・分析することで、正確でスピーディーな意思決定が期待できます。
この仕組みは、業務負担を軽減し、情報を最大限に活用したい方にぜひおすすめしたい方法です。
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