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Microsoft Excelとメール受信トリガーを連携して、メールの文章からキーワードを抽出し、Microsoft Excelに格納する方法
ビジネスでは膨大なメールのやり取りが日常的に行われています。しかし、重要な情報が埋もれてしまい、効率よく管理・活用できないと感じる場面も多いのではないでしょうか？
そこでおすすめしたいのが、メールの文章からキーワードを抽出し、Microsoft Excelに格納する方法です。
この仕組みを導入すれば、データ整理や分析が簡単になり、業務全体の効率化につながるでしょう。
本記事では、この連携による具体的なメリットと連携方法を詳しく解説します。
データを活かしてよりスマートな業務環境を目指したい方は、ぜひ参考にしてください！
こんな方におすすめ
- 大量のメールを管理・整理する必要があるカスタマーサポート担当者・営業担当者
- Microsoft Excelを活用して問い合わせの傾向分析やニーズ調査を行いたい方
- リモートワークや複数部署間での協業が必要なプロジェクト担当者
Microsoft Excelとメール受信トリガーの連携メリットと具体例
メリット1：業務の自動化による作業時間の短縮
メール内容を一つひとつ手作業で確認し、Excelに入力する業務は、時間と手間がかかるうえに、ミスが生じる可能性もあります。しかし、キーワード抽出とMicrosoft Excel格納を自動化することで、こうした課題を解消できるでしょう。
例えば、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やAPIツールを活用すれば、メール受信後、自動的に必要なデータをMicrosoft Excelに転記できます。こうしたプロセスにより、従業員の作業時間を数時間単位で削減し、その分を戦略的な業務に充てることができるでしょう。
メリット2：分析用データの容易な作成
Microsoft Excelは単なるデータ保存ツールではなく、分析用データの作成にも優れたツールです。
メールから抽出されたキーワードをMicrosoft Excelに格納することで、データ分析の土台が整いやすくなります。
例えばよく使われるキーワードの頻度を分析すれば、顧客が何を重要視しているのかを把握しやすくなります。これを元に商品改善やサービスの質向上にもつながるでしょう。また、Microsoft Excelのピボットテーブルやグラフ作成機能を活用することで、データの視覚化ができるでしょう。
メリット3：情報共有の容易さ
Microsoft Excelは、ほとんどのビジネスパーソンが使い慣れているツールであり、共有のしやすさにおいても優れています。
抽出したキーワードをExcel形式で保存しておけば、社内外の関係者と簡単に情報共有が可能です。
例えば、問い合わせ内容をMicrosoft Excelにまとめ、チーム全体に配布することで、全員が同じ情報を共有しながら業務を進めることができるでしょう。
この仕組みは、リモートワークやハイブリッドワークが普及しているビジネス環境において特に役立つでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、メールの文章からキーワードを抽出し、Microsoft Excelに格納する方法を説明します。
[Yoomとは]
メールの文章からキーワードを抽出し、Microsoft Excelに格納する方法
YoomのAI機能を使い、メールが受信されると、自動でメール文章からキーワードを抽出し、Microsoft Excelに格納できます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- Microsoft Excelのマイアプリ登録
- メールを受信した際の設定をする
- AI機能を使い、テキストからデータを抽出する
- Microsoft Excelと連携してレコードを追加する
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要日々受信するメールの中から必要な情報を探し出し、手作業でMicrosoft Excelに転記する業務に手間を感じていませんか。こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、情報の見落としや入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、メールの受信をきっかけにAIが自動で文章からキーワードを抽出し、Microsoft Excelへ格納するため、データ入力に関する課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- 大量のメールを確認し、手作業で情報をMicrosoft Excelに転記しているご担当者の方
- メールからのデータ転記における入力ミスや、確認漏れなどのリスクを軽減したい方
- 問い合わせ対応などの定型的なメール処理を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット- メール受信から情報抽出、Microsoft Excelへの格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- システムが正確に情報を処理することで、手作業による転記ミスやキーワードの見落としといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、受信したメールの本文から必要な情報を抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のファイルに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- メール機能のトリガーは、Yoomが発行する専用アドレスの指定だけでなく、件名や本文に含まれるキーワードなど、起動条件を任意で設定可能です。
- AI機能のテキスト抽出では、受信したメール本文から「会社名」や「担当者名」など、抽出したいテキスト項目を自由に設定できます。
- Microsoft Excelへのレコード追加では、情報を格納したい任意のファイルIDやシート名を指定できます。
■注意事項- Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- 大量のメールを確認し、手作業で情報をMicrosoft Excelに転記しているご担当者の方
- メールからのデータ転記における入力ミスや、確認漏れなどのリスクを軽減したい方
- 問い合わせ対応などの定型的なメール処理を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から情報抽出、Microsoft Excelへの格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- システムが正確に情報を処理することで、手作業による転記ミスやキーワードの見落としといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、受信したメールの本文から必要な情報を抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のファイルに格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- メール機能のトリガーは、Yoomが発行する専用アドレスの指定だけでなく、件名や本文に含まれるキーワードなど、起動条件を任意で設定可能です。
- AI機能のテキスト抽出では、受信したメール本文から「会社名」や「担当者名」など、抽出したいテキスト項目を自由に設定できます。
- Microsoft Excelへのレコード追加では、情報を格納したい任意のファイルIDやシート名を指定できます。
■注意事項
- Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
ステップ1：Microsoft Excelをマイアプリ連携
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Microsoft Excelをクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
(3)サインイン画面から、お持ちのアカウントでログインをします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにMicrosoft Excelが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ステップ2：メールを受信した際の設定をする
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
■概要日々受信するメールの中から必要な情報を探し出し、手作業でMicrosoft Excelに転記する業務に手間を感じていませんか。こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、情報の見落としや入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、メールの受信をきっかけにAIが自動で文章からキーワードを抽出し、Microsoft Excelへ格納するため、データ入力に関する課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- 大量のメールを確認し、手作業で情報をMicrosoft Excelに転記しているご担当者の方
- メールからのデータ転記における入力ミスや、確認漏れなどのリスクを軽減したい方
- 問い合わせ対応などの定型的なメール処理を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット- メール受信から情報抽出、Microsoft Excelへの格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- システムが正確に情報を処理することで、手作業による転記ミスやキーワードの見落としといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、受信したメールの本文から必要な情報を抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のファイルに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- メール機能のトリガーは、Yoomが発行する専用アドレスの指定だけでなく、件名や本文に含まれるキーワードなど、起動条件を任意で設定可能です。
- AI機能のテキスト抽出では、受信したメール本文から「会社名」や「担当者名」など、抽出したいテキスト項目を自由に設定できます。
- Microsoft Excelへのレコード追加では、情報を格納したい任意のファイルIDやシート名を指定できます。
■注意事項- Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- 大量のメールを確認し、手作業で情報をMicrosoft Excelに転記しているご担当者の方
- メールからのデータ転記における入力ミスや、確認漏れなどのリスクを軽減したい方
- 問い合わせ対応などの定型的なメール処理を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から情報抽出、Microsoft Excelへの格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- システムが正確に情報を処理することで、手作業による転記ミスやキーワードの見落としといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、受信したメールの本文から必要な情報を抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のファイルに格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- メール機能のトリガーは、Yoomが発行する専用アドレスの指定だけでなく、件名や本文に含まれるキーワードなど、起動条件を任意で設定可能です。
- AI機能のテキスト抽出では、受信したメール本文から「会社名」や「担当者名」など、抽出したいテキスト項目を自由に設定できます。
- Microsoft Excelへのレコード追加では、情報を格納したい任意のファイルIDやシート名を指定できます。
■注意事項
- Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
メールトリガーの「メールを受信したら」をクリックします。
(2)「メールトリガーの条件設定」画面から、赤枠に任意の文字列を入力し、メールアドレスを作ります。
「＋トリガー条件を追加」をクリックし、条件を設定します。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「メールトリガーをテスト」画面から、トリガー条件に合うメールを受信用のアドレスに送信し、
「テスト」をクリックします。
「テスト」が完了したら、「保存する」をクリックします。
ステップ3：AI機能を使い、テキストからデータを抽出する
(1)次にAI機能を使い、テキストからデータを抽出します。
「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
(2)「アクションを選択」画面から「変更する」をクリックします。
テキストの文字数に応じて変換タイプを選択してください。
選択が完了したら、「次へ」をクリックします。
(3)「詳細を設定」画面から、対象のテキストを入力します。
アウトプットから選択することでメールトリガーの情報を引用することができます。
下へ進み、抽出したい項目を直接入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
ステップ4：Microsoft Excelと連携してレコードを追加する
(1)次にMicrosoft Excelと連携してレコードを追加します。
「レコードを追加する」をクリックします。
(2)Microsoft Excelの「データベースの連携」画面から、Microsoft Excelと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを追加する」のままで「次へ」をクリックします。
(3)ファイルの保存場所、ドライブID、ファイル名（任意）、アイテムID、シート名、テーブル範囲を入力します。ドライブID、アイテムID、シート名は下の画像のように候補から選択ができます。
- ファイルの保存場所：プルダウンから選択
- ドライブID：候補から選択
- ファイル名（任意）：直接入力
- アイテムID：候補から選択
- シート名：候補から選択
- テーブル範囲：直接入力
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(4)「データベース操作の詳細設定」画面から、追加するレコードの値をアウトプットを使って入力します。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(5)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「メールの文章からキーワードを抽出し、Microsoft Excelに格納する」フローボットの完成です。
■概要日々受信するメールの中から必要な情報を探し出し、手作業でMicrosoft Excelに転記する業務に手間を感じていませんか。こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、情報の見落としや入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、メールの受信をきっかけにAIが自動で文章からキーワードを抽出し、Microsoft Excelへ格納するため、データ入力に関する課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- 大量のメールを確認し、手作業で情報をMicrosoft Excelに転記しているご担当者の方
- メールからのデータ転記における入力ミスや、確認漏れなどのリスクを軽減したい方
- 問い合わせ対応などの定型的なメール処理を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット- メール受信から情報抽出、Microsoft Excelへの格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- システムが正確に情報を処理することで、手作業による転記ミスやキーワードの見落としといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、受信したメールの本文から必要な情報を抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のファイルに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- メール機能のトリガーは、Yoomが発行する専用アドレスの指定だけでなく、件名や本文に含まれるキーワードなど、起動条件を任意で設定可能です。
- AI機能のテキスト抽出では、受信したメール本文から「会社名」や「担当者名」など、抽出したいテキスト項目を自由に設定できます。
- Microsoft Excelへのレコード追加では、情報を格納したい任意のファイルIDやシート名を指定できます。
■注意事項- Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- 大量のメールを確認し、手作業で情報をMicrosoft Excelに転記しているご担当者の方
- メールからのデータ転記における入力ミスや、確認漏れなどのリスクを軽減したい方
- 問い合わせ対応などの定型的なメール処理を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から情報抽出、Microsoft Excelへの格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- システムが正確に情報を処理することで、手作業による転記ミスやキーワードの見落としといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、受信したメールの本文から必要な情報を抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のファイルに格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- メール機能のトリガーは、Yoomが発行する専用アドレスの指定だけでなく、件名や本文に含まれるキーワードなど、起動条件を任意で設定可能です。
- AI機能のテキスト抽出では、受信したメール本文から「会社名」や「担当者名」など、抽出したいテキスト項目を自由に設定できます。
- Microsoft Excelへのレコード追加では、情報を格納したい任意のファイルIDやシート名を指定できます。
■注意事項
- Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
Microsoft Excelを使ったその他の自動化例
Yoomでは他にもMicrosoft Excelを使った自動化の例がありますので、いくつかご紹介します。
1.フォーム回答された内容で、Microsoft Excelで見積書類を発行し、メールで送付する
このフローを活用することで、フォームの内容を基にMicrosoft Excelの雛形で見積書を自動で作成し、メールで送付できます。一連の動作がすべて自動化されるため、業務効率の向上が期待できます。
■概要フォームからの問い合わせに応じて都度見積書を作成し、手作業でメール送付する業務は、手間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に、件数が増えてくると対応の遅れや転記ミスなどが起こり、機会損失に繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、フォームに回答が送信されるだけで、Microsoft Excelでの見積書発行からGmailでのメール送付までを自動化でき、迅速かつ正確な対応を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- フォームの回答内容を元にした見積書作成・送付業務に多くの時間を要している方
- Microsoft ExcelとGmailを用いた手作業での見積書送付を効率化したいと考えている方
- 見積書送付時の宛先間違いや添付漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム回答から見積書送付までの一連の流れが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、送付先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft ExcelとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーで、フォームの「回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで、Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させます
- 最後に、オペレーションで、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した見積書を添付して任意の宛先に送付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーとなるフォームでは、見積書作成に必要な会社名や数量などの回答項目を自由に設定してください。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、書類のテンプレートとして使用するファイル（アイテムID）やシート名を任意で設定し、フォームで取得した値を引用して、書類内の各フィールドを自由に設定することが可能です。
- Gmailのオペレーションでは、通知先を任意で設定できるだけでなく、メール本文にフォームで取得した会社名などの値を変数として埋め込み、内容をカスタマイズすることが可能です。
■注意事項- Microsoft Excel、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- フォームの回答内容を元にした見積書作成・送付業務に多くの時間を要している方
- Microsoft ExcelとGmailを用いた手作業での見積書送付を効率化したいと考えている方
- 見積書送付時の宛先間違いや添付漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
- フォーム回答から見積書送付までの一連の流れが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、送付先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。
- はじめに、Microsoft ExcelとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーで、フォームの「回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで、Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させます
- 最後に、オペレーションで、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した見積書を添付して任意の宛先に送付します
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、見積書作成に必要な会社名や数量などの回答項目を自由に設定してください。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、書類のテンプレートとして使用するファイル（アイテムID）やシート名を任意で設定し、フォームで取得した値を引用して、書類内の各フィールドを自由に設定することが可能です。
- Gmailのオペレーションでは、通知先を任意で設定できるだけでなく、メール本文にフォームで取得した会社名などの値を変数として埋め込み、内容をカスタマイズすることが可能です。
- Microsoft Excel、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.アンケートフォームに回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加しMicrosoft Teamsに通知する
アンケートフォームに回答があると、自動でMicrosoft Excelに回答内容を追加してMicrosoft Teamsに通知されます。これにより、Microsoft Excelに転記する手間を省き、Microsoft Teamsですぐに把握できます。
■概要アンケートフォームに寄せられた回答を、手作業でMicrosoft Excelに転記し、関係者へMicrosoft Teamsで共有する作業に時間を取られていませんか？手作業での対応は、転記ミスや通知漏れなどのヒューマンエラーが発生する可能性があり、迅速な情報共有の妨げになることもあります。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけに、Microsoft Excelへのデータ追加とMicrosoft Teamsへの通知が自動化され、これらの課題をスムーズに解消します。■このテンプレートをおすすめする方- フォームで収集したアンケート回答の転記作業を自動化したいと考えている方
- Microsoft Excelへのデータ入力とMicrosoft Teamsでの情報共有を効率化したい方
- 手作業によるデータ転記ミスや、関係者への通知漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- フォームへの回答後、自動でMicrosoft Excelにデータが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 人の手を介さずに処理が実行されるため、転記時の入力ミスや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームで受け取った回答内容を転記するように指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルに通知を送ります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーに設定するフォームでは、アンケートの内容に合わせて質問項目を自由にカスタマイズしてください。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、書き込み対象となるファイル（アイテムID）やシート名を任意で設定し、フォームの回答内容をどの列に追加するかを指定します。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先となるチームIDやチャネルIDを任意で設定してください。
■注意事項- Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- フォームで収集したアンケート回答の転記作業を自動化したいと考えている方
- Microsoft Excelへのデータ入力とMicrosoft Teamsでの情報共有を効率化したい方
- 手作業によるデータ転記ミスや、関係者への通知漏れを防ぎたい方
- フォームへの回答後、自動でMicrosoft Excelにデータが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 人の手を介さずに処理が実行されるため、転記時の入力ミスや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
- はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームで受け取った回答内容を転記するように指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルに通知を送ります。
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定するフォームでは、アンケートの内容に合わせて質問項目を自由にカスタマイズしてください。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、書き込み対象となるファイル（アイテムID）やシート名を任意で設定し、フォームの回答内容をどの列に追加するかを指定します。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先となるチームIDやチャネルIDを任意で設定してください。
- Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.フォームで回答されたPDFから特定の文字列を抽出して、エクセルで請求書を作成しメールで送付する
フォームに添付された回答やファイル情報を読み取り、自動でMicrosoft Excelの請求書類を作成してメールを送付します。これにより、一連の動作を自動化できます。このフローはMicrosoft Excelで請求書を作成し、メールで送付している営業や経理担当者におすすめです。
■概要フォームで受け付けた依頼をもとに請求書を作成する際、PDFの内容を目で確認しながら手入力で転記する作業は、手間がかかる上にミスも起こりやすいのではないでしょうか。特に、毎月多くの請求書を発行する業務では、こうした作業が大きな負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、フォームに回答が送信されると、添付されたPDFからOCR機能で情報を自動抽出し、Microsoft Excelでの請求書作成からGmailでの送付までを一気通貫で自動化できます。■このテンプレートをおすすめする方- フォームからの依頼をもとに、手作業で請求書を発行している経理や営業事務の担当者の方
- Microsoft ExcelとGmailを用いた請求書発行業務の手間を削減したいと考えている方
- 請求書発行時の転記ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム回答から請求書作成、メール送付までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- PDFからの情報転記やメール作成時の入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft ExcelとGmailをYoomと連携する
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定する
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームから受け取ったPDFファイルから指定のテキストを読み取るアクションを設定する
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、OCR機能で読み取った情報をもとに請求書を発行するアクションを設定する
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、発行した請求書ファイルを添付してメールを送信するアクションを設定する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- フォームのトリガー設定では、請求書発行に必要な情報を取得できるよう、質問項目を任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、回答されたPDF内のどの文字列を抽出するかを任意で指定することが可能です。
- Microsoft Excelでの書類発行設定では、使用する請求書の雛形テンプレートや、発行する書類の詳細を任意で設定してください。
- Gmailでのメール送付設定では、送付先のメールアドレスを任意で設定できます。また、メールの件名や本文には、フォームの回答内容などを変数として差し込むことも可能です。
■注意事項- Microsoft Excel、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCR AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「こちらの記事」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- フォームからの依頼をもとに、手作業で請求書を発行している経理や営業事務の担当者の方
- Microsoft ExcelとGmailを用いた請求書発行業務の手間を削減したいと考えている方
- 請求書発行時の転記ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
- フォーム回答から請求書作成、メール送付までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- PDFからの情報転記やメール作成時の入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
- はじめに、Microsoft ExcelとGmailをYoomと連携する
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定する
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームから受け取ったPDFファイルから指定のテキストを読み取るアクションを設定する
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、OCR機能で読み取った情報をもとに請求書を発行するアクションを設定する
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、発行した請求書ファイルを添付してメールを送信するアクションを設定する
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームのトリガー設定では、請求書発行に必要な情報を取得できるよう、質問項目を任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、回答されたPDF内のどの文字列を抽出するかを任意で指定することが可能です。
- Microsoft Excelでの書類発行設定では、使用する請求書の雛形テンプレートや、発行する書類の詳細を任意で設定してください。
- Gmailでのメール送付設定では、送付先のメールアドレスを任意で設定できます。また、メールの件名や本文には、フォームの回答内容などを変数として差し込むことも可能です。
- Microsoft Excel、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCR AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「こちらの記事」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
さらに、Microsoft Excelを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
Microsoft Excelを使用したフローボットテンプレート一覧
まとめ
メールからキーワードを抽出し、Microsoft Excelに格納する仕組みは、データの整理、業務効率化、分析の容易化、他システムとの連携、情報共有の促進など、幅広いメリットをもたらしてくれそうです。
これにより膨大な情報の中から必要なデータを素早く活用できる環境が整い、日常業務がよりスムーズに進むでしょう。
特に、Excelの柔軟性を活かしてデータを可視化・分析することで、正確でスピーディーな意思決定が期待できます。
この仕組みは、業務負担を軽減し、情報を最大限に活用したい方にぜひおすすめしたい方法です。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
